Domande frequenti: Drive Item Storage e integrazioni

Dove vengono archiviati gli elementi di Drive?

Drive archivia gli articoli in sedi diverse a seconda del tipo di articolo. Questa tabella mostra i tipi di articoli supportati e le relative posizioni di stoccaggio.

Tipo di articolo	Posizione di archiviazione	Note
Cartelle di Drive	Data center tenant
File	Data center tenant	Il tipo di elemento File è associato ai tipi supportati che non rientrano in una categoria più specializzata: BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, HTM, HTML, JPEG, JPG, PDF, PNG, PPT, PPTX, SVG, TIF, TIFF, XLS, XLSM e XLSX.
Discovery board	Data center tenant	Il sistema archivia i dati del discovery board nel database OMS. Il sistema archivia le chiavi che fanno riferimento ai dati in un datastore proprietario separato.
Modelli di notifica	Data center tenant	Database proprietario nel data center del tenant. Nota : Notification Designer utilizza una rete di distribuzione dei contenuti (CDN) di terzi per recapitare le immagini nelle e-mail che il sistema invia agli utenti.
Cartelle di lavoro di Worksheets	Data center tenant	Database proprietario nel data center del tenant.
Presentazioni di diapositive	Data center tenant	Database proprietario nel data center del tenant.
Workday Media Files (contenuti di e-learning video, audio, live streaming e pacchetti di contenuti di e-learning (come SCORM, AICC o altri formati))	Provider di data center cloud (contratto di servizio obbligatorio)	È possibile scegliere di caricare i file relativi a Learning in tre modi. Quando si esegue il caricamento, i file diventano disponibili utilizzando Drive, ma il sistema archivia i file con il provider di data center cloud. Durante la creazione di un corso/lezione accedendo a una posizione sul computer. Come azione autonoma in Drive; quindi accedervi durante la configurazione di un corso/lezione. Utilizzo di un servizio Web Per ulteriori informazioni sui file di Workday Media Cloud, consultare Workday Media Cloud - Domande frequenti nella community.

I caricamenti di Drive vengono sottoposti a scansione antivirus?

Sì, ad eccezione dei file multimediali.

Qual è il limite di archiviazione per i file di Drive?

Drive non limita il numero di file che è possibile caricare. I limiti delle dimensioni dei file dipendono dal tipo di file che si sta caricando. I video sono limitati a 20 GB e i file SCORM, AICC e zip sono limitati a 4 GB. Altri file come PDF o XLSX sono limitati a 30 MB per singolo file. Al momento non sono presenti limiti alla capacità di archiviazione totale di Drive nel tenant. Tuttavia, non è consigliabile utilizzare Drive come repository di file per tutti i file dell'organizzazione. Al contrario, Drive è meglio utilizzato per contenuti e file specifici per i flussi di lavoro in Workday. Il sistema collaborerà direttamente con i clienti nei casi in cui modelli di utilizzo anomali o eccessivamente intensi influiscono sulle prestazioni delle normali operazioni aziendali.

Come si massimizzano le performance in Drive?

È consigliabile impostare una cartella di file utilizzati di frequente da utilizzare come visualizzazione predefinita, invece della visualizzazione di Drive. Esempio: creare una cartella denominata

Elementi importanti

e spostarvi gli elementi utilizzati di frequente. Fare clic sull'icona

Impostazioni

. Selezionare

+Aggiungi cartella

e aggiungere la cartella

Elementi importanti

al menu di navigazione a sinistra. Quindi trascinare la cartella nella posizione in alto; diventa la tua home page in Drive. Fare clic su Salva.

Utilizzare le cartelle al livello "Mio Drive" per archiviare gli elementi, riducendo al minimo il numero di singoli file archiviati nella visualizzazione principale di Drive. Quando nella visualizzazione Drive sono presenti migliaia di singoli file, le performance iniziano a diminuire.

Utilizzare le condivisioni di gruppo invece di condividerle con un numero elevato di singoli utenti.

Gli utenti possono caricare in Drive materiale sensibile o protetto da copyright?

Ogni cliente è pienamente responsabile di tutti i contenuti ospitati in Drive, inclusi i file originariamente creati al di fuori di un ambiente Workday e quindi caricati su Drive. È consigliabile collaborare con i team IT e legale per definire e pubblicare criteri accettabili per l'utilizzo e il contenuto dei dati.

Esiste un processo aziendale configurabile associato alla possibilità di inoltrare file a Drive?

No, qualsiasi utente con accesso al dominio Drive può caricare file con tipi di file supportati direttamente su Drive.

Il sistema ha accesso ai file archiviati in Drive?

No. I file di Drive sono protetti per ogni cliente e il sistema non può accedervi. L'unica eccezione si verifica se il cliente concede esplicitamente la visibilità temporanea nell'ambito di una richiesta di supporto tecnico o di una situazione simile.

Viene eseguito il backup dei file in Drive?

Il sistema dispone di un piano di archiviazione definito per ogni tipo di file. Tutti i file, ad eccezione dei file multimediali, vengono archiviati su un server in un data center di Workday. I file multimediali vengono archiviati in un centro di archiviazione basato su cloud di terze parti (in genere Amazon Web Services, sebbene siano disponibili altri provider) gestito da un contratto di terze parti.

È possibile eliminare i file di Drive?

I proprietari dei contenuti possono rimuovere i file e posizionarli nel Cestino. In questo modo vengono annullate tutte le relazioni di condivisione file associate ai file. I file rimangono nel Cestino dell'utente e possono essere ripristinati in un secondo momento.

Gli amministratori di Drive possono eliminare definitivamente la maggior parte dei tipi di file utilizzando l'attività Eliminazione file permanente di Drive. I tipi di file esclusi dall'attività includono:

I discovery board utilizzati come worklet nella home page.

File multimediali (video e pacchetti di contenuti).

Cartelle di lavoro utilizzate nell'integrazione di applicazioni come Gestione paghe, Selezione personale o HCM.

Elementi che hanno un riferimento da un articolo della Knowledge Base

Cartelle che contengono elementi.

Cartelle di lavoro utilizzate come modello da altre cartelle di lavoro.

Modelli di documento (utilizzati nello step di generazione del documento nel processo aziendale) che hanno un riferimento da un documento generato o da uno step di revisione del documento.

Sono disponibili servizi Web pubblici per Drive?

Sì, Drive fornisce servizi Web pubblici associati al dominio Drive Web Services. L'autorizzazione del proprietario è obbligatoria. I servizi Web sono disponibili per tipi di file come PDF, DOCX, PPT, JPG e altri. Al momento non sono supportate cartelle o elementi in aree specifiche del prodotto come:

Discovery board

Modelli di documenti

File multimediali (inclusi i file ZIP)

Modelli di notifica

Presentazioni di diapositive

Cartelle di lavoro di Worksheets

Considerazioni:

I file caricati su Drive utilizzando un servizio Web vengono visualizzati nella visualizzazione principale di Drive.

Drive non converte automaticamente i file caricati utilizzando un servizio Web. Esempio: quando si carica un file CSV dall'interfaccia utente di Drive, Drive converte automaticamente il file CSV in una cartella di lavoro Worksheets. Questa conversione non viene eseguita con i servizi Web.

Servizi Web	Descrizione
Recupera contenuto documento Drive	Consente di visualizzare il contenuto del documento di Drive
Recupero configurazioni di condivisione gruppo di configurazione tenant	Visualizzare le configurazioni delle condivisioni di gruppo nel tenant
Inserisci contenuto documento Drive	Creare o aggiornare il contenuto del documento di Drive
Put configurazioni di condivisione gruppo di configurazione tenant	Creare o aggiornare le configurazioni delle condivisioni di gruppo nel tenant