Passa al contenuto principale
Documentazione
Documentazione
Administrator Guide
Ultimo aggiornamento: 2023-06-23
Configurare la condivisione di gruppo per Drive

Configurare la condivisione di gruppo per Drive

  • Criteri di sicurezza: dominio
    Drive Administrator
     nell'area funzionale System.
  • Per ogni gruppo di sicurezza con cui si desidera condividere gli elementi, assicurarsi che il gruppo rientri in entrambi i seguenti elementi:
    • Il dominio Drive.
    • Il dominio per il tipo di elemento che si desidera condividere. Ad esempio, se si desidera condividere le cartelle di lavoro di Worksheets con un gruppo di sicurezza, il gruppo di sicurezza deve disporre delle autorizzazioni di accesso per il dominio Worksheets.
È possibile consentire agli utenti self service di condividere elementi di tipi specifici con uno o più gruppi di sicurezza. Un utente può condividere elementi di quel tipo con il gruppo, anche se l'utente che condivide l'elemento non è un membro del gruppo.
Se si decide di non configurare la condivisione di gruppo, l'opzione non verrà visualizzata nella finestra di dialogo Condividi. Drive continuerà a consentire solo la condivisione con singoli utenti e la condivisione tramite un collegamento/URL.
La tabella seguente identifica i tipi di elementi e i gruppi di sicurezza con cui è possibile condividerli. Tenere presente che, sebbene Drive stesso non consenta la condivisione con gruppi di sicurezza vincolati, alcune integrazioni delle applicazioni di Drive consentono la condivisione di gruppi vincolati. In tal caso, il gruppo viene visualizzato nell'elenco selezionabile dei gruppi di sicurezza. Esempio: Worksheets non consente la condivisione con gruppi di sicurezza vincolati, ma alcune applicazioni che integrano Worksheets nel proprio workflow lo consentono.
È possibile configurare:
  • Gruppi basati su ruolo se soddisfano le limitazioni definite nella tabella.
  • Gruppi pubblici per tutti i tipi di elementi ad eccezione dei modelli di documento e di notifica, se soddisfano le limitazioni definite nella tabella.
Drive non supporta la condivisione di gruppi con gruppi di sicurezza di intersezione.
Tipo di elemento
Gruppo di sicurezza
Discovery Board
Qualsiasi gruppo di sicurezza nel sistema.
Per condividere con l'autorizzazione Visualizzazione, il gruppo deve avere accesso ad almeno un'origine dati utilizzata nella bacheca.
Per condividere con l'autorizzazione Modifica, il gruppo deve disporre dell'accesso in Modifica al
dominio Discovery Board: Create
 .
Modello di documento
Qualsiasi gruppo senza vincoli aggiunto ai criteri di sicurezza per il dominio Docs.
File
Qualsiasi gruppo senza vincoli aggiunto ai criteri di sicurezza per il dominio Drive.
Cartella
Qualsiasi gruppo senza vincoli aggiunto ai criteri di sicurezza per il dominio Drive.
File multimediale
Qualsiasi gruppo senza vincoli aggiunto ai criteri di sicurezza per il dominio Drive.
Modello di notifica
Qualsiasi gruppo senza vincoli aggiunto ai criteri di sicurezza per il dominio Notification Designer.
Presentazione
Qualsiasi gruppo senza vincoli aggiunto ai criteri di sicurezza per il dominio Slides.
Cartella di lavoro
Qualsiasi gruppo senza vincoli aggiunto ai criteri di sicurezza per il dominio Worksheets.
Considerazioni sulla configurazione:
  • Informare gli utenti self service su quando la condivisione di gruppo è appropriata.
  • Quando si configurano i gruppi per la condivisione del gruppo, assicurarsi che tutti i membri del gruppo siano a conoscenza della propria appartenenza al gruppo e che conoscano gli altri membri del gruppo.
  • Se si creano gruppi di sicurezza da configurare per la condivisione del gruppo, assegnare loro nomi significativi e comprensibili per gli utenti self service.
  • Se è stato utilizzato un gruppo di grandi dimensioni come Tutti i collaboratori per concedere l'accesso a un'applicazione, valutare la possibilità di aggiungere gruppi più piccoli per soddisfare le esigenze di casi d'uso di condivisione di gruppo. Esempio: invece di abilitare la condivisione del gruppo per il gruppo di sicurezza Tutti i collaboratori, è possibile limitarla al gruppo Recruiter.
  1. Accedere all'attività
    Configurazione condivisione gruppo in Drive
     .
  2. (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo
    Solo gli amministratori possono raggruppare la condivisione
     .
    Se questa opzione è selezionata, la configurazione configurata nel resto di questi step verrà applicata solo agli amministratori di Drive; la ricerca di condivisione di gruppo non sarà visibile agli utenti self service.
    Se si limita la condivisione del gruppo agli amministratori:
    • Solo gli amministratori di Drive con accesso in modifica o superiore a un elemento di Drive possono condividere tale elemento con un gruppo di sicurezza.
    • Gli utenti self service non vedranno l'opzione
      Condividi con gruppo
       nella finestra di dialogo Condividi.
    • Gli utenti self service possono essere destinatari di elementi condivisi di gruppo e possono vedere quali elementi sono stati condivisi con loro come parte di un gruppo, ma non possono modificare o rimuovere le autorizzazioni di condivisione.
  3. Aggiungere ogni tipo di elemento che si desidera condividere con un gruppo di sicurezza, quindi selezionare i gruppi di sicurezza con cui è possibile condividere gli elementi.
    Per impostazione predefinita, dopo aver selezionato il tipo di elemento, vengono visualizzati automaticamente tutti i gruppi di sicurezza con autorizzazione di accesso per quel tipo di elemento. Eliminare i gruppi di sicurezza con cui non si desidera che gli utenti condividano.
    Il tipo di elemento File è associato a qualsiasi tipo di file che non rientra in una categoria più specializzata in Drive; in altre parole, si tratta dei tipi di file abilitati nel sistema utilizzando l'attività
    Modifica configurazione tenant - Sistema
     , nella sezione
    Istruzioni per la configurazione del tipo di file
     . Quando si abilita la condivisione di gruppo per il tipo di elemento File, si abilita la condivisione di gruppo per tutti questi tipi di file.
    Per il tipo di elemento Cartella, se si abilita la condivisione di gruppo e un utente condivide una cartella con un gruppo, le autorizzazioni si propagano ai file nella cartella, indipendentemente dal fatto che il singolo tipo di file sia stato abilitato o meno per la condivisione di gruppo. Esempio: i file multimediali in una cartella condivisa ereditano le autorizzazioni in base all'impostazione della cartella condivisa, anche se il tipo di file multimediale non è abilitato in modo specifico per la condivisione di gruppo.
Gli utenti self service visualizzano le seguenti modifiche nell'interfaccia utente dopo aver abilitato la condivisione di gruppo, se non è stata limitata agli amministratori:
  • Tutti gli utenti di Drive visualizzeranno la sezione
    Condividi con gruppi
     della finestra di dialogo
    Condividi
     quando scelgono di condividere un elemento di Drive.
  • Gli utenti di Drive possono iniziare a digitare il nome di un gruppo nel campo
    Condividi con gruppi
     per vedere con quali gruppi possono condividere.
  • Gli utenti di Drive possono visualizzare e gestire i gruppi che hanno accesso (e il livello di accesso) a un elemento condiviso nel gruppo nella scheda
    Chi ha accesso
     della finestra di dialogo
    Condividi
     .
  • Quando un utente ottiene o perde l'appartenenza a un gruppo, ottiene o perde automaticamente l'accesso agli elementi condivisi con quel gruppo.
  • A differenza della condivisione con singoli utenti, quando si condivide un elemento con un gruppo, il sistema non invia notifiche. È possibile avvisare le persone che è stato condiviso un elemento con loro. Esempio: se è stata condivisa una cartella di lavoro Worksheets con un gruppo, è possibile inviare un'e-mail contenente un collegamento.