Creare e pubblicare modelli di documenti
Criteri di sicurezza: i seguenti domini nell'area funzionale System:
- Drive
- Docs
- Raccolta documenti
Quando si creano e si pubblicano i modelli, tenere presenti le seguenti considerazioni:
- Se si desidera condividere automaticamente un modello di Documenti con un insieme di utenti, è possibile condividere una cartella in Drive con singoli utenti o con un gruppo di sicurezza e inserire il nuovo modello in tale cartella.
- Documenti non supporta la pubblicazione automatica in una data futura. Se si desidera sospendere le modifiche fino a una data specificata, è necessario pubblicare manualmente in tale data.
- Documenti non supporta la modifica o la pubblicazione simultanea di modelli da parte di più di un utente.
- Documenti non supporta la formattazione della lingua da destra a sinistra (RTL) .
- Quando si crea un nuovo modello, il nuovo modello sarà disponibile per la configurazione nel processo aziendale anche se non è stato ancora pubblicato. Fino alla pubblicazione, il documento generato sarà vuoto. È consigliabile configurare un modello per un processo aziendale solo dopo la pubblicazione.
- Se si caricare un file modello scaricato in precedenza, assicurarsi di pubblicarlo prima di configurarlo nel processo aziendale.
- Da Drive, selezionareNuovo>Modello documentoe assegnare un nome al modello.Per DocuSign, è necessario utilizzare un nome con meno di 100 caratteri. Per Adobe Sign, i nomi non possono contenere caratteri speciali come la e commerciale.
- Selezionare un'origine.L'origine è il tipo processo aziendale che utilizza lo stepGenerazione documentoper il documento. Esempio: il tipo processo aziendaleOffertapuò essere un'origine.
- Selezionare una categoria.Le categorie consentono di organizzare e gestire diversi tipi di documenti associati ai collaboratori o ad altri oggetti in Workday. È possibile utilizzare i gruppi di sicurezza basati su segmento per limitare le categorie di documenti visualizzate nell'elenco elenco valori.
- (Facoltativo) Selezionare per modificare la lingua di base.Quando si crea il modello, Workday Docs imposta l'inglese come lingua di base . Le nuove istanze linguistiche utilizzano il contenuto in inglese come punto di partenza per il modello tradotto.
- Aggiungere contenuto al modello.Inizialmente il modello non è pubblicato. Nella parte superiore del modello viene visualizzato un indicatoreModifichepubblicateo non pubblicate per indicare lo stato del contenuto.
- (Facoltativo) Aggiungere nuove istanze di lingua per il modello facendo clic su .Quando si crea istanza della lingua , Docs copia il contenuto esistente dalla lingua di base nella nuova istanza. Quindi utilizzare il contenuto come guida e sostituirlo manualmente con il contenuto nella lingua desiderata.Il contenuto tradotto nelle intestazioni e nei piè di pagina viene creato e gestito allo stesso modo del contenuto del modello. Ogni lingua ha intestazioni e piè di pagina separati.Se un documento generato viene inviato a un utente la cui lingua preferita non corrisponde a nessuna delle istanze linguistiche definite, il Workday invia a tale utente il documento lingua di base .
- Fare clic suPubblicaper rendere attivo il contenuto corrente nel modello.Quando si pubblica il modello, i processi aziendali iniziano a utilizzare il modello aggiornato durante la generazione dei documenti.Quando si fa clic suPubblica, se nel modello sono presenti errori:
- Se l' istanza della lingua contiene uno o più errori nei campi dati, nelle regole condizione o nelle immagini, viene visualizzato un punto rosso accanto a una lingua nell'elenco a discesa utente autorizzato a modificare (in Drive) di testo e nell'elenco a discesa delle intestazioni/piè di pagina.
- Se è presente un errore in una lingua, viene visualizzato un bordo rosso attorno all'elenco a discesa utente autorizzato a modificare (in Drive) di testo e all'elenco a discesa delle intestazioni/piè di pagina. Il bordo rosso viene visualizzato finché non vengono corretti tutti gli errori in tutte le istanze linguistiche.
- Un banner rosso e casella di controllo vengono visualizzati nel pannello regola condizionale o dei campi dati, consentendo di visualizzare solo le regole o i campi con errori.
- Apportare ulteriori modifiche al modello secondo necessità. Non appena si apporta una modifica, il suo stato diventa Non pubblicato e l'indicatoreModifiche non pubblicatearancione viene visualizzato nella parte superiore del modello. Le modifiche al modello non vengono utilizzate nel processo aziendale finché non si fa clic suPubblicaper attivare tali modifiche.