Creare e pubblicare modelli di documenti
Criteri di sicurezza: i seguenti domini nell'area funzionale System:
- Drive
- Docs
- Raccolta documenti
Quando si creano e si pubblicano i modelli, tenere presenti le seguenti considerazioni:
- Documenti non supporta la conversione automatica di modelli basati su blocchi di testo nel formato modello di Documenti.
- Documenti non supporta i contenuti riutilizzabili tra i modelli. Esempio: se lo stesso contenuto è presente in due modelli, è necessario aggiornarlo in entrambi.
- Se si desidera condividere automaticamente un modello di Documenti con un insieme di utenti, è possibile condividere una cartella in Drive con singoli utenti o con un gruppo di sicurezza e inserire il nuovo modello in tale cartella.
- Documenti non supporta la pubblicazione automatica in una data futura. Se si desidera sospendere le modifiche fino a una data specifica, è necessario pubblicarle manualmente in tale data.
- Documenti non supporta la modifica o la pubblicazione simultanea di modelli da parte di più di un utente.
- Documenti non supporta la formattazione della lingua da destra a sinistra (RTL).
- Quando si crea un nuovo modello, il nuovo modello sarà disponibile per la configurazione nel processo aziendale anche se non è stato ancora pubblicato. Fino alla pubblicazione, il documento generato sarà vuoto. È consigliabile non configurare un modello in un BP fino a quando non lo si pubblica.
- Se si carica un file modello scaricato in precedenza, assicurarsi di pubblicarlo prima di configurarlo nel processo aziendale.
- In Drive, selezionareNuovo>Modello documentoe assegnare un nome al modello.Per DocuSign, è necessario utilizzare un nome con meno di 100 caratteri. Per Adobe Sign, i nomi non possono contenere caratteri speciali come la e commerciale.Ove applicabile, Workday Docs imposta automaticamente il rrisultante ddocumento escadenza offset a 10 anni; al momento questo valore non è modificabile.
- Selezionare un'origine.Il source è il tipo di processo aziendale che utilizza lo stepGenerazione documentoper il documento. Esempio: il tipo di processo aziendaleOffertapuò essere a source
- Selezionare una categoria.Le categorie consentono di organizzare e gestire diversi tipi di documenti associati ai collaboratori o ad altri oggetti nel sistema. È possibile utilizzare gruppi di sicurezza basati su segmento per limitare le categorie di documenti quello visualizzare nell'elenco valori
- (Facoltativo) Selezionare , per aggiungere un lingua di base.Quando tucreare il modello, Workday Docs imposta l'inglese come lingua di base. Any nuove istanze linguistiche utilizzare il contenuto in inglese come punto di partenza per il modello tradotto.Quandosi salva la modifica nella lingua di base, le nuove istanze della lingua create dal modello della lingua di base copieranno il contenuto della nuova lingua di base.Le istanze della lingua del modello esistenti mantengono lo stesso contenuto.È consigliabile eseguire qualsiasi modifica della lingua di base come azione separata nella finestra di dialogo Lingue rispetto all'aggiunta di nuove istanze di lingua. Se si apre la finestra di dialogo Lingue, si modifica la lingua di base, si aggiungono lingue e quindi si salva, le nuove lingue erediteranno il contenuto dalla lingua di base precedente e non da quella appena selezionata.
- Aggiungere contenuto al modello.Inizialmente il modello non è pubblicato.APubblicatooModifiche non pubblicateL'indicatore viene visualizzato nella parte superiore del modello per indicare lo stato del contenuto.
- (Facoltativo) Aggiungere nuovo istanze di lingua per il modello facendo clic su .Quando si crea un'istanza di lingua, Docs copia il contenuto esistente dalla lingua di base nella nuova istanza. Quindi utilizzare il contenuto come guida e sostituirlo manualmente con il contenuto nella lingua desiderata.Il contenuto tradotto nelle intestazioni e nei piè di pagina viene creato e gestito allo stesso modo del contenuto del modello. Ogni lingua ha intestazioni e piè di pagina separati.Le istanze linguistiche non hanno requisiti linguistici specifici; il nome della lingua è semplicemente un identificativo che consente di monitorare le diverse istanze di lingua nel modello.Se un documento generato viene inviato a un utente la cui lingua preferita non corrisponde a nessuna delle istanze linguistiche definite, il sistema invia a tale utente il documento nella lingua di base.
- Fare clic suPubblicaper rendere attivo il contenuto corrente nel modello.Quando si pubblica il modello, i processi aziendali iniziano a utilizzare il modello aggiornato durante la generazione dei documenti.Quando si fa clic suPubblica, se nel modello sono presenti errori:
- Se l'istanza della lingua contiene uno o più errori nei campi dati, nelle regole condizionali o nelle immagini, viene visualizzato un punto rosso accanto a una lingua nell'elenco a discesa dell'editor di testo e nell'elenco a discesa delle intestazioni/piè di pagina.
- Se è presente un errore in una lingua, viene visualizzato un bordo rosso attorno all'elenco a discesa dell'editor di testo e all'elenco a discesa delle intestazioni/piè di pagina. Il bordo rosso viene visualizzato finché non vengono corretti tutti gli errori in tutte le istanze linguistiche.
- Un banner rosso e una casella di controllo vengono visualizzati nel pannello delle regole condizionali o dei campi dati, consentendo di visualizzare solo le regole o i campi con errori.
- Apportare ulteriori modifiche al modello in base alle esigenze. Non appena si apporta una modifica, lo stato diventa Non pubblicato e l'indicatoreModifiche non pubblicatearancione viene visualizzato nella parte superiore del modello. Le modifiche al modello non vengono utilizzate nel processo aziendale finché non si fa clic suPubblicaper attivare tali modifiche.