Concetto: Timbrature

I collaboratori possono registrare direttamente l'entrata e l'uscita nel sistema utilizzando:

La worklet
Presenze
.
I dispositivi mobili. Quando si seleziona la casella di controllo
Abilita check-in standard su dispositivo mobile
nell'attività
Modifica configurazione tenant - HCM
, i collaboratori possono immettere tipi di orario, worktag e commenti durante il check-in. Possono anche specificare i motivi dell'uscita al momento del check-out.
Il report
Mie timbrature
su desktop per aggiungere manualmente le timbrature, se è stata assegnata la sicurezza appropriata. Se i manager dispongono della sicurezza appropriata, possono anche utilizzare il report
Storico timbrature
sul desktop per aggiungere, modificare o eliminare le timbrature per conto dei collaboratori.

È possibile utilizzare la timbratura come metodo di immissione ore esclusivo per un collaboratore. È anche possibile utilizzarlo come supplemento all'attività o al report

Immissione mie ore

. È possibile limitare i collaboratori a registrare l'entrata o l'uscita solo nelle sedi di lavoro limitando l'accesso alle attività di timbratura a determinati indirizzi IP. È anche possibile utilizzare i geo-fence per garantire che i collaboratori effettuino il check-in e l'uscita dai loro dispositivi mobili solo quando si trovano nelle loro sedi di lavoro.

È anche possibile utilizzare i seguenti servizi Web per caricare le timbrature da un sistema di raccolta ore di terzi:

A meno che non si configuri il tenant per rinviare il processo, l'abbinamento delle timbrature avviene al momento della creazione. Se si rinvia l'abbinamento, le nuove timbrature risultano

In attesa

finché non hanno completato il processo di corrispondenza. Il sistema visualizza le timbrature in attesa nel calendario di immissione ore di un collaboratore, ma non è necessario correggerle. È possibile pianificare il processo di abbinamento per tutte le timbrature in sospeso nel tenant utilizzando l'attività

Elaborazione timbrature

. È anche possibile abbinare le timbrature in attesa di un singolo collaboratore utilizzando il report

Storico timbrature

.

Quando si esegue la corrispondenza, il sistema tenta di trovare un evento di timbratura corrispondente, ad esempio un evento di entrata con un evento di uscita. Quindi le due timbrature vengono collegate per creare un blocco orario da visualizzare nel calendario immissione ore del collaboratore. Quando si crea un blocco orario, il sistema rispetta l'opzione di arrotondamento del codice di immissione ore ed esegue i calcoli delle ore.

In genere si abbina una timbratura in entrata a una timbratura in uscita successiva. Tuttavia, nel caso di due eventi di check-in di fila, il secondo evento di check-in viene considerato come un evento di check-out. Quindi il sistema crea un blocco orario con i dettagli lavorativi del primo check-in. Ciò consente ai collaboratori di registrare l'entrata per un'altra attività senza dover eseguire l'uscita dall'attività corrente. È possibile impedire l'abbinamento di timbrature in entrata consecutive configurando il modello di immissione ore.

Quando il sistema non riesce a trovare una timbratura corrispondente, l'evento di timbratura non corrisponde fino a quando non viene aggiunto un altro evento corrispondente. Se una timbratura in attesa non trova un abbinamento, diventa una timbratura parziale anziché mantenere lo stato timbratura in attesa.

Le timbrature non abbinate derivano da eventi di check-in o check-out mancanti. Quando si importano le ore da timbrature o sistemi di raccolta ore di terzi, possono verificarsi eventi mancanti. Possono verificarsi anche quando i collaboratori registrano l'entrata o l'uscita utilizzando:

Schede della home page
L'app per dispositivi mobili
La worklet
Presenze
.

Per aggiungere timbrature mancanti:

Dal menu delle azioni correlate per il collaboratore, selezionare
Ore e assenze
Aggiungi timbratura
.
Importare timbrature aggiuntive.
Nel report
Modifica e approvazione ore
, aggiungere un evento di uscita a un'entrata non abbinata selezionando
Compilazione automatica uscita pianificata
.
Utilizzare il report
Storico timbrature
o
Il mio storico timbrature
.

Il sistema genera blocchi orari e timbrature non corrispondenti quando si correggono gli eventi non abbinati nei seguenti elementi:

Modificare e approvare il report ore
selezionando
Modifica immissione ore
.
Calendario immissione ore

Esempio: un collaboratore effettua il check-in su dispositivo mobile alle 9:00, ma si dimentica di effettuare il check-out alle 17:00. Il manager trova il check-in non abbinato nel calendario immissione ore e corregge l'evento non abbinato. Il sistema non aggiorna la scheda mobile o la home page del collaboratore con un'uscita perché il calendario immissione ore ha creato un blocco orario e non un evento di uscita.

Il sistema visualizza le timbrature in attesa e non abbinate nel calendario di immissione ore in ordine cronologico fino a quando non vengono abbinate in blocchi orari. Nel calendario immissione ore è possibile correggere le timbrature non abbinate, ma non le timbrature in attesa. Quando si corregge una timbratura non abbinata aggiungendo una timbratura di entrata o di uscita corrispondente, il sistema crea un blocco orario ma non un altro evento di timbratura.