Concetto: Motore di ottimizzazione della pianificazione dei turni

Il motore di ottimizzazione utilizza l'intelligenza artificiale per confrontare numerosi possibili scenari di pianificazione dei turni e generare il calendario turni che soddisfa nel modo più efficace le esigenze. Il motore di ottimizzazione crea i calendari turni tenendo conto dei seguenti fattori:

Esigenze della richiesta di manodopera
Attributi del collaboratore (ad esempio qualifiche, disponibilità e preferenze)
Configurazione e obiettivi aziendali

Per creare i calendari dei turni, il motore di ottimizzazione pianifica i turni determinando la durata, l'ora di inizio e l'ora di fine. Durante la pianificazione dei turni, il motore di ottimizzazione assegna i turni a collaboratori qualificati per soddisfare le esigenze della richiesta di manodopera. Il motore di ottimizzazione ottimizza anche il calendario turni per raggiungere il più possibile gli obiettivi aziendali senza violare alcun vicolo.

Il motore di ottimizzazione si basa sui dati della richiesta di manodopera definiti a livello di organizzazione con turni per generare i calendari dei turni. È possibile definire la richiesta di manodopera per un'organizzazione specificando quanto segue:

Il tipo di lavoro da svolgere
Il numero di collaboratori necessari per eseguire il lavoro
Il periodo di tempo specifico in cui il lavoro deve essere svolto

La durata del turno è determinata da una combinazione delle impostazioni dell'organizzazione con turni di alto livello e della richiesta di manodopera. Il motore di ottimizzazione non crea turni al di fuori del periodo di tempo determinato dalla richiesta di manodopera. Inoltre, il motore di ottimizzazione non crea turni che violano le convalide della durata minima del turno, della durata massima del turno o delle regole per la pausa pranzo definite per l'organizzazione con turni di alto livello. Il motore di ottimizzazione crea invece periodi di pausa pranzo definiti nell'organizzazione con turni di alto livello e tenta di scaglionarli per soddisfare al meglio i requisiti di copertura. Se l'impostazione di coerenza è maggiore di zero, il motore di ottimizzazione può creare turni anche in base all'ora di inizio e di fine del turno di un collaboratore nel periodo di riferimento.

Il sistema non genera mai un calendario turni con turni non assegnati. Se un collaboratore non è disponibile per l'assegnazione a un turno, tale turno non viene incluso nel calendario turni. Il sistema indica automaticamente i divari nella copertura tra la richiesta di manodopera e i turni generati e assegnati. Il sistema indica anche i punti in cui la copertura potrebbe essere eccessiva o insufficiente.

Il motore di ottimizzazione crea solo calendari turni che non violano nessuno dei seguenti vincoli rigidi fissi:

Disponibilità: se un collaboratore ha un permesso o un congedo che si sovrappone al turno, viene considerato non disponibile.
Durata massima turno: un turno non può superare la durata massima definita dall'organizzazione con turni di alto livello.
Periodo minimo di riposo tra un turno e l'altro.
Durata minima turno: un turno deve corrispondere almeno alla durata minima del turno definita dall'organizzazione con turni di alto livello.
Regole per la pausa pranzo: un turno deve rispettare la regola della pausa pranzo definita dall'organizzazione con turni di alto livello.
Un turno al giorno: il sistema assegna automaticamente un collaboratore a un solo turno al giorno, anche se il collaboratore ha più di una posizione o più di una assegnazione di tag di pianificazione.
Turni non sovrapposti: un collaboratore non può essere assegnato a più di un turno alla volta.
Qualifica in base al tag di pianificazione: un collaboratore deve essere qualificato per un turno tramite l'assegnazione del tag di pianificazione per essere assegnato al turno.

L'unica circostanza in cui un vincolo rigido può essere ignorato è quando è abilitata la coerenza per la settimana del calendario turni generata. In questo caso, se un turno è stato aggiornato manualmente per ignorare una regola relativa alle ore minime o massime o alla pausa pranzo nel periodo di riferimento precedente, è possibile continuare a ignorare la regola nella settimana del calendario turni.

Esistono anche vincoli rigidi allentabili, ovvero vincoli occasionalmente rigidi. In presenza di vincoli non rigidi, questi vengono indicati come obiettivi. È possibile configurare tali vincoli come allentabili (e considerati obiettivi) o rigidi attraverso le impostazioni del calendario turni:

Numero massimo di ore settimanali.
Numero massimo di giorni lavorativi

Se il motore di ottimizzazione non è in grado di individuare una soluzione che non violi un vincolo rigido, potrebbe allentare i vincoli rigidi Richiesta di manodopera e Ore settimanali minime. Il motore di ottimizzazione considera questi vincoli come vincoli flessibili per individuare una soluzione che non violi nessuno degli altri vincoli rigidi.

Poiché l'ottimizzazione manodopera di Workday risolve i vincoli rigidi, tenta anche di raggiungere gli obiettivi aziendali definiti al momento della generazione del calendario turni. I vincoli flessibili regolabili sono obiettivi che il motore di ottimizzazione cerca di rispettare il più possibile. Quando il motore di ottimizzazione soddisfa questi vincoli, migliora la qualità e il punteggio del calendario turni, ma se tali vincoli non vengono soddisfatti, il motore di ottimizzazione genera comunque un calendario turni. I vincoli flessibili includono:

Coerenza
Copertura della richiesta
Costo manodopera
Ore settimanali max
Calcolo ore settimanali minime
Giorni lavorativi max
Giorni/Orari preferiti
Tag di pianificazione preferiti
Orario settimanale preferito

I vincoli flessibili vengono configurati dall'organizzazione con turni di alto livello e ponderati su una scala da 0 a 100. Per configurare il motore di ottimizzazione in modo che ignori un vincolo flessibile, è possibile impostare la ponderazione su zero. È possibile sostituire queste impostazioni a livello di collaboratore. I valori sostitutivi a livello di collaboratore hanno la priorità sulle impostazioni della sezione a scorrimento al momento della generazione del calendario turni.

Il sistema gestisce ponderazioni intrinseche che determinano l'importanza relativa di ciascun vincolo flessibile. Di seguito sono riportate le ponderazioni intrinseche di Workday, dalla ponderazione massima alla ponderazione minima:

Coerenza
Ore settimanali max
Ore settimanali min
Numero massimo di giorni lavorativi
Copertura della richiesta
Costo manodopera
Orario settimanale preferito
Tag di pianificazione preferiti
Giorni/Orari preferiti

Tali impostazioni vengono popolate automaticamente dalla configurazione delle impostazioni nell'organizzazione con turni di alto livello.

Quando i manager generano un calendario turni, possono utilizzare le sezioni a scorrimento per controllare le ponderazioni di diversi vincoli flessibili. Quando un calendario turni viene generato per la prima volta, il sistema posiziona automaticamente le sezioni a scorrimento in base alle impostazioni definite per l'organizzazione con turni di alto livello. Una volta che i manager hanno modificato le impostazioni della sezione a scorrimento e generato un calendario turni, il sistema riporta le impostazioni del calendario turni alla settimana successiva.

Il valore di coerenza consente di creare calendari turni che siano copie (o che siano simili alle copie) di settimana in settimana. La coerenza copia gli orari di inizio e di fine dei turni e le pause pranzo, ma non i tag di pianificazione. Se l'impostazione del calendario turni è maggiore di zero, la coerenza verrà considerata prioritaria rispetto a tutti gli altri vincoli flessibili.

Il sistema cerca un calendario turni di riferimento da confrontare in una o due settimane precedenti, a seconda della configurazione dell'organizzazione con turni di alto livello o dei valori sostitutivi. Se il calendario turni di riferimento include permessi, il sistema esegue un altro ciclo di ricerca di una o due altre settimane per individuare una settimana senza permessi. Se il sistema non è in grado di individuare un calendario turni di riferimento per un collaboratore, il motore di ottimizzazione ignora la coerenza per tale collaboratore.

Se l'impostazione di coerenza è maggiore di zero ed è presente un turno nella settimana di riferimento in cui sono state sostituite manualmente una o più delle seguenti regole, il sistema potrebbe rispettare il valore sostitutivo inserito manualmente e riportarlo nella settimana corrente:

Pausa pranzo
Durata massima turno
Durata minima turno

Se non è necessario un turno nella settimana di riferimento per soddisfare la richiesta di manodopera della settimana corrente, il sistema potrebbe comunque generare il turno all'interno della settimana corrente.

Dopo aver generato il calendario turni, il motore di ottimizzazione assegna al calendario turni un punteggio complessivo in base alle seguenti dimensioni:

Coerenza
Copertura
Riduzione costo manodopera
Tag di pianificazione preferiti dei collaboratori
Orario settimanale preferito del collaboratore

Il sistema fornisce inoltre un punteggio per ogni dimensione e una descrizione di come il calendario turni ha soddisfatto ciascuna dimensione. Le ponderazioni dei vincoli flessibili definite non influiscono sul punteggio del calendario turni o sui punteggi di ciascuna dimensione. Esempio: si imposta la

Ponderazione della coerenza

su

Bassa

. Il motore di ottimizzazione genera un calendario turni comprendente turni non coerenti con i turni del ciclo di ricerca precedente. Pertanto, il punteggio della

Coerenza

sarà probabilmente

Scarso

.

Se i collaboratori possono accettare un turno senza violare vincoli rigidi (come disponibilità e qualifiche dei tag di pianificazione), il sistema li consiglia come collaboratori sostitutivi per i turni esistenti. I collaboratori consigliati vengono classificati in base al punteggio per la sostituzione. Il sistema mostra un punteggio di sostituzione come

percentuale di corrispondenza

. La

percentuale di corrispondenza

viene calcolata tenendo conto dei seguenti fattori:

Il sistema considera i collaboratori con una tariffa più alta o che faranno straordinari come corrispondenza bassa.
Più il turno si scosta dall'orario di lavoro preferito del collaboratore, più basso è il suo punteggio di corrispondenza.
Il sistema considera il collaboratore una corrispondenza se nel turno è presente uno dei tag di pianificazione preferiti.