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Ultimo aggiornamento: 2024-03-08
Concetto: Criteri per l'archiviazione dei saldi permessi

Concetto: Criteri per l'archiviazione dei saldi permessi

Quando i collaboratori accedono ad attività e report sui permessi nel tenant, il sistema calcola i saldi dei piani permessi e gli importi maturati in modo dinamico in base alle regole dei piani permessi. Per accedere ai valori del saldo, il sistema accede in background ai report che eseguono calcoli da un momento specifico.
Tutti i collaboratori hanno uno storico permessi. Il sistema inserisce molti eventi nel profilo del collaboratore, inclusi eventi di permessi, maturazioni che si accumulano e riporti da un periodo saldo a un altro periodo saldo. Il sistema accede alle stesse informazioni a velocità diverse, a seconda che venga o meno configurato per archiviare i saldi:
  • Se non si configura il tenant per l'archiviazione dei saldi, l'elaborazione richiede molto più tempo. In assenza di un momento specifico a cui fare riferimento, il sistema esegue i calcoli a partire dal momento in cui i saldi sono stati immessi per la prima volta. Il sistema deve risalire allo storico iniziale dei collaboratori per calcolare tutti i componenti delle assenze e generare i risultati del saldo assenze.
  • Al contrario, se si archiviano i saldi a intervalli, quando i collaboratori accedono ai saldi dei piani permessi, il sistema visualizza i risultati calcolati dai saldi archiviati più recenti. Poiché viene utilizzata una data più recente, il tempo di elaborazione è molto più ridotto e dunque l'esperienza utente risulta migliore e più efficiente.
Per ottimizzare le performance, è possibile pianificare processi per archiviare i saldi su base regolare per tutti i piani permessi che rilevano i saldi. Quando si utilizza l'attività
Pianificazione processo di saldo permessi calcolato
 per archiviare i saldi a partire da 91 giorni e le maturazioni, il sistema utilizza i saldi e gli importi delle maturazioni archiviati come punto di partenza per i calcoli dinamici successivi.
È possibile archiviare i saldi alla data di inizio di qualsiasi periodo compreso nei piani periodi del piano permessi. Non è possibile archiviare saldi per una data futura.
In caso di problemi di performance relativi alle assenze, utilizzare il report
Visualizzazione pianificazioni per processo saldo permessi calcolato
 per verificare se sono presenti pianificazioni per l'archiviazione dei saldi permessi. Qualora non siano presenti, crearli.

Best practice per la performance

Per mantenere un livello minimo di performance, il sistema verifica ogni mese se un piano permessi ha archiviato i saldi a una data di riferimento nei 13 mesi precedenti. In caso contrario, archivia automaticamente i saldi dei 13 mesi che precedono la terza domenica del mese in oggetto. Tuttavia, è consigliabile pianificare manualmente processi personalizzati in base ai piani permessi e ai requisiti aziendali.
È consigliabile:
  • Non archiviare i saldi alla data odierna.
  • Eseguire
    Pianificazione processo di saldo permessi calcolato
     a partire da 91 giorni. Quando si archiviano i saldi, il sistema utilizza la data di inizio periodo, derivata dal piano periodi del piano.
  • Non eseguire la
    Pianificazione processo di saldo permessi calcolato
     più spesso di quanto si esegue il piano periodi. Esempio: se il piano periodi del piano permessi è:
    • Ogni due settimane è possibile eseguire il processo ogni due settimane. Non eseguire il processo ogni settimana.
    • Ogni mese è possibile eseguire il processo ogni mese o con una frequenza inferiore a quella mensile. Non eseguire il processo ogni settimana o ogni due settimane.
    • Trimestrale è possibile eseguire il processo ogni tre mesi. Non eseguire il processo ogni settimana, ogni due settimane o ogni mese.
    Non eseguire il processo per il periodo corrente. Impostare un valore maggiore di 0 per
    Giorni antecedenti data di esecuzione
    . Come best practice, impostare almeno 91 giorni. Il vantaggio principale dell'impostazione del valore su almeno 91 giorni è assicurare che il sistema archivi la maturazione, migliorando così ulteriormente le performance.
  • Modificare la pianificazione del job per elaborare meno piani contemporaneamente o aumentare la frequenza.
  • Pianificare l'esecuzione notturna del processo.
    Per i progetti di distribuzione iniziale di Workday o per le fusioni e le acquisizioni, considerare l'ordine delle operazioni che può influire sui tempi di elaborazione dei calcoli. Per ottenere prestazioni ottimali, quando si caricano i saldi dei collaboratori cessati nei tenant di Workday, si consiglia di eseguire i seguenti step in questo ordine:
    1. Caricamento dei permessi
    2. Archiviazione dei saldi
    3. Cessazione del collaboratore
  • Utilizzare i servizi web Import per i permessi e le assenze per transazioni di record con volumi elevati, superiori a 2,000 righe per caricamento.
  • Prestare attenzione alle pianificazioni dei report e alla loro sincronizzazione. Assicurarsi di eseguire i report prima di eseguire i saldi calcolati dei permessi pianificati. Eseguire i report con cadenza trimestrale e calcolare i saldi archiviati con cadenza almeno trimestrale. Fornire un punto di partenza per calcolare i saldi aiuta il framework di rendicontazione a recuperare le informazioni. Se si eseguono report trimestrali sulle assenze maturate a livello aziendale, è preferibile eseguire i report in un momento successivo all'esecuzione del saldo archiviato pianificato più recente. I report personalizzati e le origini dati indicizzate, come Workers for HCM Reporting, sono fattori chiave da considerare ai fini delle performance, in quanto aiutano a recuperare i saldi assenze archiviati in modo più efficiente.
  • Se l'organizzazione conta più di 100.000 collaboratori HCM attivi, è necessario rivedere le performance del tenant in base al probabile volume di transazioni. Il supporto di questo numero di collaboratori può richiedere ulteriore attenzione per valutare il tempo di esecuzione del tenant e le esperienze degli utenti finali.
  • Eseguire il processo
    Pianificazione processo di saldo permessi calcolato
     dopo che i dipendenti hanno terminato di immettere i permessi per il periodo.
    Esempio: attendere che i dipendenti inseriscano il loro permesso alla fine dell'anno prima di eseguire il processo per il mese di dicembre. In questo modo si riduce la frequenza con cui il sistema deve ricalcolare e archiviare i saldi in risposta a immissioni retroattive.

Configurazione del tenant

Rivedere la modalità di visualizzazione dei saldi nella worklet Assenze. Se si nota che il caricamento richiede molto tempo o che la worklet richiede molto tempo per popolarsi, valutare la possibilità di accedere all'attività
Modifica configurazione tenant - HCM
 e passare alla sezione
Permessi
. Selezionare l'opzione
Disabilita saldi in worklet assenze
. I collaboratori possono continuare a visualizzare i saldi sul calendario quando visualizzano le proprie assenze o registrano un'assenza.
Rivedere le impostazioni del tenant per la gestione paghe. Accedere all'attività
Modifica configurazione tenant - Gestione paghe
, accedere alla sezione
Buste paga
 e abilitare le opzioni
Salva dati assenze per le buste paga dopo il completamento paga
 per migliorare le performance delle buste paga e del servizio web
Get Payroll Payslips
. La persistenza si verifica tra il calcolo e il completamento della paga. Il sistema esamina i dati delle assenze persistenti dal risultato della paga, tranne quando la gestione paghe è stata completata prima che l'opzione fosse abilitata.

Effetti sulle performance

I seguenti fattori aumentano la complessità dei calcoli dei saldi permessi. Se è necessario eseguire il processo più spesso per alcuni o tutti i piani, considerare i seguenti aspetti:
  • Frequenza del piano periodi, ad esempio settimanale o mensile. Non utilizzare i piani periodi con frequenza giornaliera per i piani permessi. È consigliabile selezionare almeno una pianificazione settimanale.
  • Limiti: superiore, inferiore e riporto
  • Più ratei associati al saldo
  • Più permessi associati al piano
  • Saldo del piano che dipende da un altro saldo del piano
  • Numero di periodi elaborati nel piano periodi
  • Numero di dipendenti idonei al piano Configurare l'idoneità del paese per i piani permessi o i calendari delle festività.
  • Volume di valori sostitutivi e rettifiche
  • Volume delle richieste di permesso con i calcoli delle ore immessi tramite Workday Time Tracking
  • Volume di permessi e correzioni caricati attraverso servizi Web
Alcuni suggerimenti generali:
  • Includere ogni piano in una sola pianificazione.
  • Valutare la possibilità di archiviare i saldi per le maturazioni complesse e per quelle che utilizzano le maturazioni mobili. In caso contrario, i risultati e i tempi di esecuzione del tenant possono essere influenzati negativamente.
  • Assicurarsi che i piani periodi siano limitati al solo tempo necessario per caricare i saldi dei collaboratori. La creazione di piani periodi troppo arretrati nel passato e l'archiviazione non coerente di tali saldi comportano tempi più lunghi per il calcolo dinamico dei saldi.
  • Assicurarsi di utilizzare i calcoli della tabella di ricerca avanzata.
  • Quando si utilizzano i calcoli correlati ai componenti assenza
    Time Off Paid
    , è necessario che questi calcoli valutino altri calcoli, ad esempio il limite inferiore per restituire un valore. Spesso non è necessario utilizzare questo calcolo correlato a componente assenza se il piano utilizza un limite inferiore e la convalida
    Max unità di permesso non pagate consentite
    . Se possibile, utilizzare invece il valore calcolo correlato a componente assenza
    Time Off Total
    , in quanto non valuta altri calcoli.
  • Rivedere le configurazioni di sicurezza. Configurazioni complesse nei domini relativi alle assenze e sui criteri di sicurezza dei processi aziendali possono influire sull'accesso alle attività e ai processi aziendali.

Integrazioni

Molte integrazioni utilizzano il framework di reportistica per recuperare i dati per i servizi web esterni. Se i saldi non vengono archiviati e il servizio web viene eseguito, ciò può influire sui tempi di esecuzione delle integrazioni pianificate. Considerare l'impatto sulle performance del tenant che invia o estrae informazioni per le transazioni in entrata e in uscita.
Per le transazioni in uscita, verificare se l'integrazione accede ai saldi in base a un periodo di tempo. La quantità di dati e l'intervallo di tempo possono influire sulle performance. Se possibile, cercare di limitare tali intervalli di tempo. Se è noto che l'esecuzione di un'integrazione richiederà molto tempo, valutare l'esecuzione dell'integrazione in un momento diverso o considerare se l'archiviazione dei saldi possa velocizzarla.