Procedura: Configurare le notifiche di permesso
È possibile creare e inviare notifiche automatiche di permessi via e-mail e su dispositivo mobile per:
- Collaboratori a cui si desidera ricordare di prendere un permesso, in base a criteri specifici.
- Manager e amministratori che hanno richieste di permesso che richiedono la loro approvazione.
- Copiare e modificare un report standard basato sull'oggetto business Collaboratore come base per i destinatari della notifica. Esempio: creare una copia del reportResponsabili approvazione permessi con eventi in attesa di azionee condividerlo con gli amministratori delle assenze.Criteri di sicurezza:
- DominioIndexed Data Source: Workersnell'area funzionale Staffing.
- DominioWorker Data: Time Off (Time Off)nell'area funzionale Time Off and Leave.
- Accedere all'attivitàModifica configurazione tenant - Notifiche.Criteri di sicurezza:Set Up: Tenant Setup - BP and Notificationsnell'area funzionale System.
- Selezionare la schedaGestione assenzenella sezioneImpostazioni consegna notificheper sostituire le impostazioni di consegna del tipo di notifica padre. Per impostazione predefinita, il sistema disattiva le notifiche push e via e-mail per la regola di routing.
- Riattivare l'audio di e-mail e notifiche push.
- Nell'elenco divalori Regola, selezionareRegola di routing notifiche per la regola Gestione assenze tipo padre notifica.
- Dal menu delle azioni correlate della regola, selezionare il collegamentoNotification Routing Rule for Notification Parent Type Absence Managementnella finestra popup.
- Nel reportVisualizzazione regola di routing notifiche, selezionare dal menu delle azioni correlate della regola.
- Fare clic suAggiungiper aggiungere canali di notifica.
- SelezionareE-mailnell'elenco di valoriCanaleeImmediatamentenell'elencodi valori Frequenza predefinitaper abilitare le notifiche e-mail.
- SelezionareNotifiche push su dispositivo mobilenell'elenco di valoriCanaleeImmediatamentenell'elenco di valoriFrequenza predefinitaper abilitare le notifiche push su dispositivo mobile.
- (Facoltativo) Accedere all'attivitàCreazione periodo di distribuzione.Creare periodi di tempo personalizzati che è possibile selezionare nell'elenco divalori Contenutoquando si creano distribuzioni pianificate per la gestione delle assenze o il monitoraggio delle ore. Quando si esegue ilReport distribuzione pianificata, il sistema utilizza questi periodi di tempo per determinare se i collaboratori hanno eseguito tempestivamente un'azione sulla notifica. Esempio: è possibile creare un periodo di tempo personalizzato che il sistema utilizza per anticipare di 10 giorni la ricerca di richieste di eventi di permesso.Criteri di sicurezza: dominioAdminister Scheduled Distributionnell'area funzionale System.
- Accedere all'attivitàCreazione distribuzione pianificata.Immettere idettagli dell'articolodi distribuzione.
- Selezionare iltipo di contenutodella notifica.
- Quando si selezionaRichiedi permesso, il sistema invia notifiche ai collaboratori per ricordare loro di prendere un permesso. Le notifiche inMie attivitàindirizzano i collaboratori all'attivitàRichiesta assenze.Quando si selezionaRevisione permesso, il sistema invia notifiche ai manager e agli amministratori che hanno richieste di permesso che richiedono la loro approvazione. Le notifiche inMie attivitàconsentono ai manager o ai partner assenze di rivedere le richieste di approvazione.
- InContenuto, selezionare il periodo di tempo che si desidera utilizzare per l'analisi stato di completamento quando si esegue ilreport di distribuzione pianificata.Il sistema filtra in base alle date delle richieste di permesso del collaboratore. È possibile selezionare:
- Un periodo di tempo di distribuzione personalizzato.
- Ultimi 14 giornida filtrare in base alle richieste di permesso in cui il permesso rientra nel periodo di 14 giorni precedente.
- Ultimi 7 giornida filtrare in base alle richieste di permesso in cui il permesso rientra nel periodo di 7 giorni precedente.
- Questo meseper filtrare a partire dal primo giorno del mese.
- Completare i dettaglidei destinataridella distribuzione pianificata.Selezionare un destinatario salvato o crearne uno nuovo. Dall'elenco valoriTipo, selezionare:
- Organizzazione, se è stata selezionatal'opzione Richiesta permesso/Richiesta assenzeperTipo di contenuto.
- Report personalizzato, se è stata selezionatal'opzione Revisione permessoperil tipo di contenutoe il report personalizzato in base airesponsabili approvazione dei permessi con eventi in attesa di azione. Nella sezioneCriteri report, filtrare i risultati destinatari specificando i valori dei campi del report, ad esempio:
- Tipo permesso coordinato
- Data inizio
- Data fine
Quando si definiscono i destinatari per le distribuzioni pianificate, tenere presente che i periodi di tempo nei criteri del report hanno senso in termini di periodo di tempo del contenuto selezionato inContenuto. - Completare i dettaglidella configurazione.
- Completare i dettaglidi Messaggiper definire il contenuto del messaggio di notifica dei permessi per ogni canale.
- PerFrequenza distribuzione, selezionare unaFrequenza esecuzioneper specificare la frequenza con cui si desidera inviare la notifica.
- Completare i dettaglidella pianificazioneassegnando un nome alla richiesta e avviare il impiego di distribuzione della pianificazione.
- Creare un nuovo report personalizzato o accedere a un report standard predefinito di Workday che consente di creare report sulle distribuzioni pianificate. Esempio: è possibile modificare il report denominatoReport distribuzione pianificata.Assicurarsi che il report contenga una riga che includa il campo di reportStato completamentonell'oggetto businessRecord connessione.Criteri di sicurezza:modificarel'accesso nel dominioAdminister Scheduled Distributions.
Dopo l'esecuzione della distribuzione pianificata, eseguire il report di distribuzione pianificata per verificare se collaboratori, manager e amministratori hanno intrapreso l'azione appropriata nel periodo di tempo specifico. Quando il tipo di contenuto per la notifica è:
- Richiesta permesso/Richiesta assenza, il campo di reportStato completamentorestituisce Vero se il destinatario della notifica ha creato una nuova voce di permesso entro il periodo di tempo.
- Revisione permesso, il campo di reportStato completamentorestituisce Vero se il destinatario della notifica non ha più eventi di permesso che richiedono l'approvazione entro il periodo di tempo.