Considerazioni sulla configurazione: Congedi

Di che cosa si tratta

La funzionalità congedo di Workday consente:

Ai collaboratori di registrare i congedi dal lavoro con una data di fine stimata o flessibile.

Agli amministratori di gestire gli effetti che un congedo può avere su altre aree del sistema e su altri sistemi, ad esempio Effettivi o Gestione paghe.

Vantaggi per l'azienda

È possibile utilizzare la funzionalità congedo di Workday per:

Rilevare i costi, in quanto è possibile utilizzare i report per visualizzare l'impatto dell'assenteismo sull'organizzazione e calcolare la passività legata alle assenze.

Ridurre al minimo i rischi, in quanto si assicura che i criteri dei congedi siano coerenti con i requisiti specifici del paese.

Migliorare l'efficienza dell'organizzazione, in quanto i manager possono utilizzare i report, prevedere le tendenze e pianificare le risorse di conseguenza.

Eseguire l'integrazione con una soluzione di gestione paghe per elaborare i pagamenti dei collaboratori in congedo.

Semplificare il processo di spostamento dei collaboratori da un tipo di congedo a un altro, ad esempio da congedo di maternità pagato a congedo di maternità non pagato.

Creare una serie di tipi e categorie congedo adatti ai requisiti specifici dell'organizzazione. Questa funzionalità migliora l'esperienza utente, poiché consente di trovare rapidamente il tipo di congedo corretto per la propria richiesta.

Casi d'uso

Consentire ai collaboratori di visualizzare e richiedere alcuni tipi di congedo, ma non altri.

Assegnare ai collaboratori un congedo e consentirne il relativo rientro.

Richiedere documentazione, altre informazioni obbligatorie o entrambe le cose ai collaboratori quando inseriscono le richieste di congedo.

Importare grandi volumi di eventi congedo in Workday.

Domande e considerazioni

Quando si decide se creare un permesso o un congedo, considerare quanto segue:

Domanda	Considerazioni
Quando si prevede il rientro al lavoro dei collaboratori?	È possibile creare: Un permesso per assenze di breve durata con una data di rientro al lavoro nota. Il sistema crea una richiesta di permesso per ogni giorno in cui un collaboratore prevede di essere assente. Esempio: utilizzare le ferie annuali con una data di rientro pianificata. Un congedo di più lunga durata o un congedo per un periodo di assenza dal lavoro con una data di fine stimata. Esempio: utilizzare il congedo parentale per neogenitori.
Come si desidera visualizzare lo stato dei collaboratori?	È possibile creare: Un permesso se si desidera che lo stato dei collaboratori rimanga invariato. Un congedo se si desidera che lo stato dei collaboratori venga visualizzato come In congedo . È possibile configurare se lo stato deve essere visualizzato per ogni tipo di congedo. Esempio: è possibile configurare il sistema in modo che nasconda i collaboratori in congedo dalla funzione di ricerca.
Come si desidera limitare il saldo assenze di un collaboratore?	È possibile creare: Un permesso se si desidera che il collaboratore maturi il suo saldo nel corso del tempo. Esempio: il congedo per malattia pagato può maturare in un determinato periodo per consentire ai collaboratori di richiedere fino a 10 giorni all'anno. Un congedo se non è necessaria alcuna maturazione. I tipi di congedo prevedono un diritto di cui ogni collaboratore idoneo può usufruire. Esempio: si concede il congedo parentale in base all'idoneità del collaboratore e ai requisiti aziendali.
Come si desidera che i collaboratori rientrino al lavoro?	È possibile creare: Un permesso se si desidera che un collaboratore rientri al lavoro senza l'approvazione del manager. Un congedo se i manager devono assicurarsi che il congedo termini prima che un collaboratore possa rientrare al lavoro. Lo stato di un collaboratore resta In congedo finché il manager non dispone il rientro al lavoro.
Quali periodi si utilizzano per rilevare le assenze?	È possibile creare: Un permesso se si desidera che i collaboratori maturino il loro saldo entro un periodo specificato. Il piano periodi utilizzato per Permessi è allineato al piano che si utilizza per Gestione paghe. Un congedo se il periodo saldo si applica anteriormente o posteriormente alla decorrenza del congedo o alla prima data del congedo.

Quando si configurano i congedi, considerare i seguenti aspetti:

Domanda	Considerazioni
Quali dati si desidera che i collaboratori immettano per richiedere un congedo?	Quando si configurano i tipi di congedo, è possibile: Creare regole per visualizzare i dati necessari per ogni richiesta di tipo di congedo. I manager possono utilizzare tali informazioni per assicurare che i collaboratori compilino le richieste correttamente. Includere i moduli richiesti dall'organizzazione per ottenere il rimborso dal governo. Esempio: il sistema invia moduli governativi a un collaboratore che immette una richiesta di congedo parentale. Configurare i motivi che i collaboratori devono selezionare quando immettono una richiesta di assenza. È possibile visualizzare il numero utilizzi dei motivi nei report per prevedere le tendenze e pianificare le risorse. Configurare campi aggiuntivi che un collaboratore compila quando immette una richiesta di congedo. È possibile utilizzare i campi predefiniti di Workday o aggiungere campi personalizzati ed etichette sostitutive per questi campi. ad esempio Data di nascita figlio. È possibile configurare il tipo di congedo in modo da rendere obbligatori tali campi. È anche possibile nascondere i campi a un collaboratore. Quando un responsabile valutazione verifica la richiesta, il sistema mostra i campi nascosti. Se il campo nascosto richiede un valore, lo deve immettere il responsabile valutazione.
Come si intende pagare i collaboratori in congedo?	È possibile eseguire le operazioni seguenti: Configurare congedi a cascata che prevedono percentuali di paga diverse nel corso dei congedi. Selezionare i congedi che hanno effetto sulla gestione paghe. L'amministratore della gestione paghe può configurare regole per la remunerazione del collaboratore in congedo. È possibile creare tipi di congedo separati quando un collaboratore passa da una percentuale di pagamento a un'altra. È anche possibile creare congedi a cascata per spostare un collaboratore da un congedo all'altro alla scadenza del suo saldo.
Quali tipi di congedo si desidera mettere a disposizione dei collaboratori?	Per limitare l'accesso ai tipi di congedo, è possibile creare regole di idoneità. Si possono inoltre aggiungere tipi di congedo ai segmenti di sicurezza per assicurare che i collaboratori visualizzino solo i tipi di congedo ai quali sono idonei. Esempio: limitare l'idoneità ai collaboratori a tempo pieno o richiedere che i collaboratori abbiano lavorato almeno 250 ore nei 12 mesi precedenti.
Come si desidera visualizzare i tipi di congedo?	I tipi di congedo possono essere raggruppati in categorie congedo. Quando inseriscono una richiesta di congedo, i collaboratori hanno la possibilità di scegliere tra i tipi di congedo pertinenti all'interno di tali categorie. Questa funzionalità migliora l'esperienza utente, poiché consente di trovare rapidamente il tipo di congedo corretto per la propria richiesta. Nel sistema sono disponibili categorie congedo specifiche per il paese e i rispettivi tipi di congedo. Esempio: creare una categoria congedo denominata Congedo aziendale per i congedi di invalidità e lutto e un'altra denominata Congedo familiare per i congedi di maternità e i congedi parentali. È anche possibile raggruppare i tipi di congedo per paesi e aree geografiche specifici in una categoria congedo.
Come si desidera informare i collaboratori in merito allo stato della loro richiesta?	Quando si configurano i congedi, i collaboratori possono utilizzare le attività self service per visualizzare lo stato delle loro richieste. È anche possibile creare messaggi di convalida per avvisare i collaboratori quando immettono la richiesta. Esempio: è possibile visualizzare un avviso quando i collaboratori immettono richieste di congedo che superano il loro saldo.
Quali giorni non lavorativi si desidera includere nei saldi congedi?	È possibile configurare i giorni da includere nei saldi congedi dei collaboratori. Esempio: un collaboratore richiede un congedo di studio durante i mesi in cui sono previste festività nazionali. È possibile configurare il tipo di congedo in modo da includere o escludere le festività al momento della detrazione dal saldo congedi.
Come si imposta il rientro al lavoro dei collaboratori dopo un congedo?	È possibile configurare il sistema in modo che avvisi i manager quando i loro collaboratori rientrano da un congedo. I collaboratori possono inviare le proprie richieste di rientro da congedo utilizzando le attività self service dei dipendenti. Il sistema diventa ancora più efficiente poiché consente di disporre il rientro da congedo di un gruppo di collaboratori.
Come vengono individuati i collaboratori in congedo?	È possibile visualizzare la dicitura (In congedo) dopo il nome del collaboratore. Se il collaboratore ha più di una posizione ed è in congedo da una soltanto, è possibile configurare l'annotazione da visualizzare accanto alla posizione interessata. Esempio: un collaboratore copre tre posizioni, professore, ricercatore e medico. Tutti i tipi di congedo ai quali è idoneo sono impostati affinché visualizzino lo stato (In congedo) alle seguenti condizioni: Prende un congedo basato su collaboratore, (In congedo) viene visualizzato dopo il suo nome e le tre posizioni. Prende un congedo basato su posizione esclusivamente per la sua posizione di professore, (In congedo) viene visualizzato solo dopo la posizione di professore.
Come si desidera visualizzare il numero di giorni di congedo presi da un collaboratore?	È possibile creare un report che visualizzi tutti i congedi approvati di un collaboratore. Il report è configurabile in modo che indichi il numero di giorni in cui il collaboratore è assente in un determinato intervallo di tempo. Esempio: creare un report per visualizzare il numero totale di giorni di malattia che un collaboratore prende in 6 mesi.
Come si desidera correggere le richieste di congedo approvate?	È possibile configurare i processi aziendali per consentire ai manager di correggere una richiesta di congedo o di rientro approvata. Se il tipo di congedo influisce sulla gestione paghe, le correzioni attivano una notifica al partner di interfaccia gestione paghe dell'organizzazione del collaboratore.
Come si desidera creare i tipi di congedo specifici per il paese?	È possibile utilizzare il report Global Library per visualizzare descrizioni di alto livello di tipi di congedo esemplificativi.
Come si desidera elaborare i diritti durante un congedo?	È possibile calcolare i diritti in base a una categoria congedo o a un tipo di congedo specifico. Se il tipo di congedo è collegato ad altri tipi di congedo o permessi, è possibile visualizzare il saldo del diritto combinato per i relativi congedi e permessi.
Se si consente ai collaboratori di usufruire di un congedo parziale, come si desidera che richiedano il congedo?	È possibile configurare tipi di congedo che: Consentire ai collaboratori di immettere una percentuale di congedo quando richiedono un congedo. Ripartire proporzionalmente le unità di congedo godute dai collaboratori quando richiedono un congedo, in base alla percentuale di congedo immessa nella richiesta.
Come si desidera che i collaboratori maturino i permessi durante i congedi?	È possibile sospendere la maturazione di un collaboratore quando è in congedo. In alternativa è possibile ripartire proporzionalmente la maturazione per il periodo di congedo del collaboratore.

Suggerimenti

A settembre 2025, è previsto il ritiro dei seguenti report e attività precedenti:

Calendario assenze

Mettere il collaboratore in congedo

Richiesta congedo

Calendario permessi e congedi

Calendario permessi

Per facilitare la transizione all'esperienza Calendario assenze su desktop e dispositivi mobili, è consigliabile acquisire familiarità con se stessi e i gruppi di utenti configurando invece le azioni di avvio per l'esperienza. Consultare Procedura: Configurare l'esperienza del calendario assenze.

È consigliabile eseguire le seguenti azioni:

Non configurare la maturazione per un periodo saldo quando un collaboratore è in congedo, durante la creazione di un permesso.

Creare convalide per i tipi di congedo che rilevano i saldi. Le convalide avvisano i collaboratori che potrebbero non disporre del saldo per completare la richiesta di congedo.

Utilizzare i motivi congedo e la funzionalità dati aggiuntivi per fornire i dati necessari per facilitare l'amministrazione.

Requisiti

Assicurarsi che i periodi di congedo non si sovrappongano in caso di congedi a cascata.

Limitazioni

I congedi a cascata prevedono la fine di un congedo prima che inizi il successivo. Non si tratta di un congedo continuativo. Ciò può causare problemi durante la generazione dei report, in quanto si evidenzia che il collaboratore ha usufruito di più di un congedo. Valutare la possibilità di disporre il rientro di un collaboratore dal congedo esistente, in modo che il congedo a cascata successivo sia l'unico presente.

I collaboratori devono inserire almeno un giorno per una richiesta di congedo.

Per motivi di privacy, non è possibile fare riferimento direttamente ai campi di report relativi all'oggetto business Evento di richiesta congedo nei calcoli di Workday Payroll, ad esempio al motivo del congedo.

Workday Payroll non supporta il calcolo della retribuzione retroattiva per più resi da congedo in un singolo evento. Per restituire i collaboratori o correggere i resi da più eventi di richiesta di congedo, selezionare un solo evento di richiesta di congedo alla volta. Il sistema crea un evento di rientro congedo separato per ogni evento di richiesta di congedo. Consultare:

Correggere le richieste di rientro dal congedo

Fare rientrare i collaboratori da un congedo

Workday Payroll for Canada non supporta la funzionalità ROE con congedi a cascata.

Workday Payroll for the UK non supporta i tipi di congedo a cascata collegati ai pagamenti previsti dalla legge.

La durata massima che è possibile impostare per un tipo di congedo è 50 anni.

I tipi di congedo non supportano i diritti con maturazione. Impostare i diritti all'inizio dell'evento di congedo da detrarre durante il periodo saldo del tipo di congedo.

Utilizzare la stessa unità di tempo per qualsiasi permesso frazionato associato a un tipo di congedo corrispondente.

Workday non genera calcoli assenze con tipi di congedo corrispondenti ai calcoli di gestione paghe.

I collaboratori rimangono In congedo
dopo la cessazione, a meno che non siano rientrati durante il processo di cessazione.

Configurazione del tenant

Selezionare

Consenti sovrapposizione di impiego per congedo

per sovrapporre i collaboratori nella stessa posizione quando il titolare avvia un congedo. Questa impostazione si applica automaticamente a qualsiasi posizione coperta da un collaboratore che entra in congedo.

Criteri di sicurezza

Utenti con accesso a:

Il dominio Set Up: Leave of Absence
nell'area funzionale Time Off and Leave può creare tipi di congedo. Inoltre hanno la possibilità di controllare l'accesso ai tipi di congedo creando regole.

Il dominio Set Up: Maintain Additional Fields
nell'area funzionale System può aggiungere, modificare, rimuovere e visualizzare campi aggiuntivi per Absence in Workday.

Per limitare l'accesso ai tipi di congedo, è possibile creare regole di idoneità. È anche consentito aggiungere tipi di congedo ai segmenti di sicurezza per assicurare che i collaboratori idonei visualizzino i tipi di congedo.

Configurare il processo aziendale Richiesta congedo
per consentire agli utenti di mettere in congedo altri collaboratori o di correggere le richieste di congedo.

Gli utenti con accesso a un gruppo di sicurezza di avvio per il processo aziendale Richiesta rientro da congedo
possono disporre il rientro da congedo dei collaboratori.

Processi aziendali

Processo aziendale	Considerazioni
Calendario assenze (legacy)	L'azione di avvio Immissione assenze nel criterio di sicurezza del processo aziendale Calendario assenze legacy consente ai collaboratori protetti di utilizzare il calendario delle assenze per mettere in congedo altri collaboratori.
Richiesta congedo	È possibile aggiungere step a questo processo aziendale per: Richiedere documentazione di supporto quando un collaboratore immette una richiesta. Generare dinamicamente documenti modificabili quando un collaboratore immette una richiesta. Configurare chi può approvare le richieste di congedo e correggere le date di fine congedo se cambiano. Consentire agli utenti di richiedere una modifica alla retribuzione, ai benefit o entrambi di un collaboratore quando usufruisce di un congedo o rientra da un congedo. Consentire agli utenti di caricare in blocco gli eventi congedo.
Richiesta rientro da congedo	È possibile aggiungere step a questo processo aziendale per: Consentire ai collaboratori di richiedere il rientro da congedo per conto di qualcuno. Consentire agli utenti di aggiornare manualmente le date di servizio, ad esempio la data inizio servizio continuativo. Consentire agli utenti di richiedere una modifica alla retribuzione e/o ai benefit di un collaboratore quando usufruisce di un congedo o rientra da un congedo. Consentire agli utenti di caricare in blocco le richieste di rientro dagli eventi congedo. Abilitare la generazione dinamica di documenti modificabili quando un collaboratore richiede il rientro da un congedo.
Cessazione	Aggiungere il processo di congedo automatizzato dopo lo step di completamento per consentire la cessazione dei collaboratori mentre sono in congedo.

Report

Report o dashboard	Considerazioni
Tutte le categorie congedo	Utilizzare questo report per visualizzare tutte le categorie di congedo che è possibile utilizzare per raggruppare i tipi di congedo in modo che i collaboratori possano selezionarli quando richiedono un congedo.
Tutti i segmenti di sicurezza tipo congedo Visualizzazione segmento di sicurezza tipo congedo	Utilizzare questi report per visualizzare i tipi di congedo a cui i collaboratori hanno accesso.
Immissione assenze	Utilizzare questo report per visualizzare i tipi di congedo per i quali il collaboratore è idoneo il primo giorno della richiesta di congedo.
Risultati congedo per collaboratore (include il saldo congedi) Risultati congedo per organizzazione (include i saldi congedi) Gestire i documenti dei collaboratori	Utilizzare questi report per prevedere le tendenze e pianificare i costi dei collaboratori in congedo.
Calendario assenze team	Utilizzare questo report per analizzare le richieste di assenza e gestire meglio le risorse dei team.
Visualizzazione categoria congedo	Utilizzare questo report per visualizzare una categoria congedo specifica. I dettagli includono: Ogni tipo di congedo appartenente alla categoria congedo Se la categoria congedo è attiva La sua disponibilità per i collaboratori in ogni sede Effetti sull'elaborazione gestione paghe Numero utilizzi
Visualizzazione regola congedo	Consente di visualizzare le regole condizionali che costituiscono una regola congedo specifica.
Visualizzazione tipo congedo	Utilizzare questo report per visualizzare i criteri di idoneità e gli effetti congedo per un tipo di congedo specifico.
Visualizzazione idoneità congedo collaboratori per organizzazione	Utilizzare questo report per visualizzare i dettagli di idoneità al congedo per i collaboratori attivi all'interno delle organizzazioni selezionate, alla data corrente.
Collaboratori in congedo	Consente di identificare i collaboratori in congedo e verificare che gli eventuali pagamenti in corso esistenti siano ancora applicabili durante il congedo.
Collaboratori rientrati da congedo Collaboratori in rientro da congedo	Consentono di identificare i collaboratori rientrati o che rientrano dal congedo e verificare di aver configurato correttamente la gestione paghe.

Integrazioni

Servizi Web	Considerazione
Recupero famiglie congedo Put Leave Family	Utilizzare questi servizi Web per visualizzare le categorie congedo esistenti o caricarne di personali.
Recupero motivi tipo congedo Inserisci motivo tipo congedo	Utilizzare questi servizi Web per visualizzare i motivi congedo esistenti o caricarne di personali.
Recupero tipi di congedo Put Leave Type	Utilizzare questi servizi Web per visualizzare i tipi di congedo esistenti o caricarne di personali.
Import Request Leave of Absence Events	Utilizzare questo servizio Web per: Caricare grandi volumi di richieste di congedo in batch. Correggere più richieste di congedo per i collaboratori. Facoltativamente, è possibile aggiungere un commento per ogni richiesta di congedo.
Import Request Return from Leave of Absence Events	Utilizzare questo servizio Web per: Caricare grandi volumi di richieste di rientro da congedo in batch. Correggere più richieste di rientro da congedo per i collaboratori. Aggiungere un commento per ogni richiesta di rientro da congedo.
Request Leave of Absence	Utilizzare questo servizio Web per inserire nuove richieste di congedo o correggere quelle esistenti.
Request Return from Leave of Absence	Utilizzare questo servizio Web per richiedere il rientro di un collaboratore da un congedo.

Connessioni e touchpoint

Touchpoint	Considerazioni
Benefit	Workday Benefit può fare riferimento ai congedi per modificare le scelte relative ai benefit del dipendente, segnalare un evento personale e conseguentemente aggiornare le scelte di benefit.
Gestione paghe	Quando un collaboratore è in congedo con effetto sulla gestione paghe abilitato, il sistema lo elabora come in congedo. Elabora i collaboratori con altri tipi di congedo come attivi. È possibile definire regole di elaborazione gestione paghe diverse per i collaboratori in congedo. Workday Payroll offre inoltre diverse funzionalità che consentono di soddisfare i requisiti normativi in materia di report per i collaboratori in congedo.
Gestione talento	Workday Talent Management rimuove i collaboratori dal tipo di congedo dai processi di valutazione e feedback dei dipendenti.
Permessi	Il sistema può sospendere le maturazioni quando un collaboratore è in congedo.
Rilevazione presenze e assenze	I collaboratori possono immettere e inoltrare le ore attraverso Workday Time Tracking mentre sono in congedo. È anche possibile creare una convalida delle ore per impedire l'inoltro.

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.