Considerazioni sulla configurazione: Comunicazioni ad hoc con i collaboratori
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo delle comunicazioni ad hoc con i collaboratori. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Le comunicazioni ad hoc con i collaboratori consentono di comunicare ai collaboratori messaggi sensibili al fattore tempo tramite e-mail, notifiche push su dispositivo mobile e SMS.
Vantaggi per l'azienda
- Fornisce l'accesso ai gruppi di collaboratori non facilmente raggiungibili solo tramite e-mail, migliorando la reattività.
- Consente di comunicare con i collaboratori utilizzando più canali contemporaneamente, aumentando l'efficienza delle comunicazioni.
- Riduce la necessità di utilizzare fornitori di terze parti per la messaggistica, migliorando la praticità.
- Consente di applicare il brand alle e-mail da modelli di notifica e e-mail, collegando i messaggi ai colori, alla grafica e ai collegamenti personalizzati che trasmettono la cultura aziendale.
- Consente di utilizzare modelli di messaggio contenenti testo precomposto, risparmiando tempo e aiutando a mantenere la coerenza nelle comunicazioni scritte.
Casi d'uso
- Creare e inviare messaggi ai collaboratori tramite e-mail, notifiche push su dispositivo mobile o SMS o una combinazione di questi canali.
- Inviare comunicazioni urgenti ai collaboratori che potrebbero non avere accesso frequente all'e-mail.
- Comunicare annunci e promemoria critici a tutta l'azienda a un massimo di 20.000 collaboratori.
- Selezionare un destinatario in base ai dati dei collaboratori. Esempi: profilo professionale, sede, organizzazione di supervisione.
- Selezionare gruppi specifici di collaboratori per i messaggi mirati degli amministratori delle risorse umane.
Domande e considerazioni
Domanda | Considerazione |
|---|---|
Quali canali si desidera utilizzare per comunicare con i collaboratori? | Tutti i clienti di Workday HCM possono inviare comunicazioni con i collaboratori tramite e-mail e notifiche push su dispositivo mobile. Per inviare messaggi tramite SMS, è necessario essere anche un cliente della SKU Workday Messaging.
|
In che modo è possibile incorporare il branding dell'organizzazione nell'attività Invio comunicazioni collaboratore ? | È possibile applicare il branding del tenant esistente nei seguenti modi:
|
Quali modelli si desidera utilizzare per aggiungere il brand e-mail ai messaggi dei collaboratori? | Quando si accede all'elenco valori Branding e-mail nell'attività Invio comunicazioni collaboratore , è possibile selezionare i modelli per aggiungere il brand visivo esistente al messaggio. È possibile selezionare:
Per creare e utilizzare i modelli di notifica, è necessario configurare Notification Designer. |
Come si desidera aggiungere testo ai messaggi dei collaboratori? | È possibile:
|
In che modo è possibile inviare messaggi SMS al telefono cellulare personale di un collaboratore? | Per impostazione predefinita, il sistema recapita i messaggi dei collaboratori ai numeri di cellulare dell'azienda, ma è possibile inviare messaggi al cellulare personale di un collaboratore se il collaboratore:
Se un collaboratore elenca sia un numero di cellulare di casa che di lavoro, può selezionare solo 1 per le notifiche SMS. |
In che modo è possibile utilizzare l'AI per creare le mie comunicazioni ad hoc con i collaboratori? | L'editor di testo AI per comunicazioni con i collaboratori ad hoc offre due opzioni di funzionalità AI:
Entrambe le opzioni sono contrassegnate da un'icona a forma di sparkle viola per indicare che utilizzano l'intelligenza artificiale. Assicurarsi che le best practice per la revisione, la modifica e l'approvazione del contenuto dei messaggi siano stabilite prima che le comunicazioni vengano inviate ai gruppi di collaboratori. Questo approccio è in linea con il fatto di mantenere un "controllo umano" su qualsiasi contenuto generato dall'intelligenza artificiale, consentendo allo stesso tempo ai creatori di comunicazioni di perfezionare i messaggi per vari scenari. |
Suggerimenti
- Configurare e testare le comunicazioni ad hoc con i collaboratori in un tenant non di produzione prima di utilizzare la funzionalità nel tenant di produzione.
- L'attivitàInvio comunicazioni con i collaboratoriconsente di inviare messaggi a un massimo di 5.000 collaboratori. Per raggiungere un massimo di 20.000 destinatari, selezionare una ricerca salvata esistente creata nel reportRicerca collaboratori.Assicurarsi di utilizzare il report standardRicerca collaboratoridi Workday; in caso contrario, l'opzioneInvia messaggionon sarà disponibile.
- Quando si crea la regola di routing delle notifiche per i canali selezionati, selezionare una frequenza predefinitaImmediatamente. In caso contrario, la frequenza delle notifiche per questo canale potrebbe influire su tutti i processi aziendali personalizzati.
- Assegnare gruppi di sicurezza basati su ruolo ai criteri di sicurezza per consentire a utenti come manager o partner HR di inviare comunicazioni.
Requisiti
- È necessario configurare Notification Designer per creare e utilizzare i modelli di notifica.Consultare Procedura: Configurare la sicurezza per Notification Designer.
- I collaboratori devono abilitare la ricezione di SMS.
Limitazioni
- La funzionalità SMS in Ad hoc Worker Communications è disponibile solo per i numeri di cellulare di Stati Uniti, Regno Unito e Canada.
- È possibile utilizzare l'attivitàInvio comunicazioni con il collaboratoresolo per inviare messaggi agli indirizzi e-mail di lavoro.
Configurazione del tenant
Accedere all'attività
Modifica configurazione tenant - Notifiche
per:
- Creare una regola di routing perla messaggistica collaboratore ad hocsostituendo le impostazioni del tipo di notifica padre HCM.
- Selezionare uno o più dei seguenti canali di notifica:
- E-mail
- Notifica push su dispositivo mobile
- SMS.
Criteri di sicurezza
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Ad Hoc Worker Messages nell'area funzionale Staffing | Consente agli utenti dei gruppi di sicurezza senza vincoli di accedere all'attività Invio comunicazioni collaboratore . È necessario proteggere l'accesso a questo dominio per accedere all'attività Invio comunicazioni collaboratore dal report Ricerca collaboratori . |
Nell'area funzionale System:
| Consente di utilizzare Workday Drive e Notification Designer per creare e selezionare modelli di notifica nelle comunicazioni con i collaboratori ad hoc. |
Gestione SMS nell'area funzionale System | Consente agli utenti dei gruppi di sicurezza senza vincoli di accedere ai seguenti report:
|
Set Up: Message Templates nell'area funzionale System | Consente di utilizzare i modelli di messaggio nell'attività Invio comunicazioni collaboratore . |
Processi aziendali
Nessun impatto.
Report
Report | Considerazione |
|---|---|
Tutte le notifiche SMS in uscita
| Consente di visualizzare tutte le notifiche SMS in uscita in un intervallo di date specificato. I dettagli includono le seguenti informazioni:
|
Notifiche di processi aziendali e integrazioni indicizzate
| Consente di visualizzare i dettagli di tutte le notifiche completate per l'intervallo di date specificato, tra cui:
|
Dettagli righe evento di notifica SMS
| Consente di visualizzare tutte le notifiche SMS per il periodo specificato. I dettagli di ogni notifica includono:
|
Integrazioni
Nessun impatto.
Connessioni e touchpoint
Funzionalità | Considerazioni |
|---|---|
Drive | Drive consente di creare, condividere e gestire modelli di notifica, che è possibile selezionare quando si inviano messaggi ai collaboratori. |
Designer notifiche | È possibile utilizzare Notification Designer per gestire il layout, il design e il contenuto dei modelli di notifica. |
Workday Messaging | Consente di inviare messaggi ai collaboratori tramite SMS. |
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.