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Ultimo aggiornamento: 2023-06-23
Dettagliare righe di spesa

Dettagliare righe di spesa

  • Creare le righe di una nota spese.
  • Configurare il processo aziendale
    Evento nota spese
     e i criteri di sicurezza nell'area funzionale Expenses.
È possibile dettagliare le righe di spesa per includere e monitorare costi più particolareggiati.
  1. Accedere alla nota spese a cui si desidera aggiungere righe.
  2. La sezione
    Elenco voci dettagliate
     contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Importo unitario
    Se il campo è modificabile, immettere l'importo di una unità relativo a questo elenco di voci dettagliate. È possibile inserire importi diversi in ciascun elenco di voci dettagliate.
    Importo imposta
    Per le note spese con IVA, l'importo dell'imposta viene calcolato a partire dal codice imposta e dall'assoggettamento fiscale associati alla voce di spesa.
    Personale
    Il sistema detrae le spese personali dal totale del rimborso nell'intestazione della nota spese.
    Azienda
    Disponibile solo se l'azienda consente l'elaborazione interaziendale delle note spese.
    Selezionare un'azienda a cui addebitare l'elenco di voci dettagliate diversa dall'azienda indicata nell'intestazione.
    Non è possibile modificare l'
    Azienda
     se:
    • L'elenco di voci dettagliate riguarda una spesa personale.
    • Alla nota spese è collegata un'autorizzazione di spesa o una contabilità pre-impegni.
    • L'
      Azienda
       è associata a un worktag Progetto d'investimento.
    Worktag
    Selezionare i worktag per tenere conto di questo elenco di voci dettagliate separatamente dagli altri elenchi di voci dettagliate, ad esempio unità operative, clienti e centri di costo.
    Per le spese fatturabili, è possibile selezionare i worktag a cui associarle, ad esempio un progetto o un cliente.
    Codice imposta
    Per le note spese con IVA, il codice imposta viene impostato in base al
    Paese trasferta
    . Se la voce di spesa non include l'attributo per il paese della trasferta, selezionare il codice imposta per ciascun elenco di voci dettagliate.
    Importo totale
    Il sistema ottiene l'importo totale moltiplicando la quantità per l'importo unitario.
    Fatturabile
    Selezionare se la riga dell'elenco di voci dettagliate è fatturabile a un progetto o a un cliente.
    Fare clic su
    Aggiungi
     per includere ulteriori elenchi di voci dettagliate.
    I campi degli elenchi di voci dettagliate utilizzano gli attributi obbligatori configurati per la voce di spesa. Esempio: la voce di spesa
    Pause pranzo con ospiti
     richiede l'inserimento di un valore nei campi
    Partecipanti
     e
    N. persone
    .
    Se l'organizzazione supporta i dati delle transazioni con carta di credito di livello 3, il sistema visualizza un'icona con un segno di spunta verde sulla riga di spesa con la transazione che contiene dati di livello 3. Inoltre, se si abilita l'elenco dettagliato degli hotel automatico, il sistema popola automaticamente le righe di dettaglio con i dati di livello 3 dei soggiorni in hotel.
Il sistema visualizza alcuni dettagli, ad esempio
Worktag
, nelle righe degli elenchi di voci dettagliate per tenere traccia di informazioni molto particolareggiate a livello di elenco di voci dettagliate. Per visualizzare tutti i dettagli della riga di spesa a livello dell'elenco di voci, fare clic su
Modifica
 o
Visualizza dettagli
 nella sezione
Elenco voci dettagliate
.
Nel sistema le registrazioni contabili dipendono dagli elenchi di voci dettagliate piuttosto che dalle righe di spesa allo scopo di fornire maggiore visibilità durante:
  • La generazione di report
  • La revisione delle analisi di spesa
La fattura di un hotel contiene voci non rimborsabili, come ad esempio un acquisto effettuato in un negozio di articoli da regalo. È possibile dettagliare la transazione del negozio di articoli da regalo sul conto dell'hotel e separare gli importi personali dalle spese rimborsabili.
Il costo del biglietto aereo per un viaggio di lavoro include il viaggio verso la sede della conferenza e una presentazione di vendita. L'organizzazione ha due centri di costo separati per questi tipi di spesa, quindi è necessario:
  • Utilizzare due elenchi di voci dettagliate per la riga.
  • Selezionare i worktag appropriati per ciascuna riga dell'elenco di voci dettagliate.