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Ultimo aggiornamento: 2023-09-22
Concetto: Ricevute via e-mail per le spese

Concetto: Ricevute via e-mail per le spese

I responsabili della notifica delle spese e i loro delegati possono inviare le ricevute delle spese via e-mail al sistema, semplificando il processo di creazione e inoltro delle note spese. Anziché scaricare le ricevute e caricarle manualmente, chi ha inoltrato le spese e i relativi delegati possono inviare le ricevute via e-mail e il sistema:
  • Creare spese rapide con le ricevute aggiunte come allegati.
  • Convertire le ricevute HTML in PDF e allegarle alla spesa rapida.
Il sistema supporta:
  • Ricevute allegate
  • Ricevute nel corpo dell'e-mail (HTML).
Se si allegano più ricevute a un'e-mail, il sistema crea spese rapide separate per ogni ricevuta.
Se un'e-mail contiene una ricevuta nel corpo dell'e-mail e un allegato, il sistema crea solo una spesa rapida per la ricevuta allegata.
Se si abilita la scansione delle ricevute per le spese, il sistema inserisce i valori nei seguenti campi in una nota di spesa rapida:
  • Importo
  • Valuta
  • Data
  • Esercente

Indirizzo e-mail destinatario pagamento nota spese

Per inviare ricevute e-mail, i destinatari dei pagamenti delle note spese devono:
  • Configurare l'indirizzo e-mail nelle informazioni di contatto di Workday.
    Un destinatario pagamento nota spese può avere più di un indirizzo e-mail nelle proprie informazioni di contatto.
  • Utilizzare l'indirizzo e-mail nelle informazioni di contatto di Workday per inviare le ricevute al dominio specifico.
Il sistema utilizza l'indirizzo e-mail per abbinare la ricevuta al destinatario del pagamento della nota spese, quindi crea la spesa rapida.
I delegati devono immettere l'indirizzo e-mail dei destinatari del pagamento delle note spese nel campo CC di un'e-mail per creare una spesa rapida per loro conto. Il sistema utilizza l'e-mail del destinatario del pagamento e l'e-mail del delegato per valutare la relazione del delegato e creare una spesa rapida per il destinatario del pagamento. Se non esiste una relazione di delega, il sistema crea una spesa rapida utilizzando l'indirizzo e-mail del delegato.

Invio di ricevute spese via e-mail

È consigliabile:
  • Evitare inoltri multipli nel corpo dell'e-mail (ad esempio: DEVIA: DEVIA:) per una migliore precisione dell'OCR.
  • Invio di ricevute come allegati o nel corpo dell'e-mail.
  • Invio dei seguenti tipi di file allegati supportati da OCR: JPEG, JPG, PNG, WEBP, BMP, PDF, TIFF, TIF, GIF.
Immagini come loghi, annunci o mappe a cui si fa riferimento nel corpo dell'e-mail non possono essere incluse nel file PDF generato se risiedono al di fuori del firewall del tenant di Workday.
Per creare una spesa rapida, i tipi di file devono soddisfare i seguenti requisiti di dimensione:
Tipo di file
Dimensione
PDF
Qualsiasi dimensione
PNG o TIFF
Maggiore di 40 KB
Altri file
Maggiore di 20 KB
Il sistema non supporta i seguenti tipi di file: CSS, CSV, ICS, MSG, PGP, PROPERTIES, RPTDESIGN, SVG, TXT, WSDL, WXF, XML, XLS, XLSM, XLSX, XPD, XSL, XSLT, ZIP.

Notifiche

Per i destinatari del pagamento delle note spese, se si verificano errori durante la creazione di una spesa rapida, il sistema invia un'attività a Mie attività del destinatario del pagamento.
Per i delegati, se il sistema non stabilisce una relazione di delega, crea una spesa rapida per il delegato. Il delegato riceverà quindi un'attività in Mie attività.