Creare una fattura acconto da un ordine di acquisto

Administrator Guide

Configurare la regola di registrazione contabile: Acconto per fornitore
.

Configurare il processo aziendale Evento fattura fornitore
e i criteri di sicurezza nell'area funzionale Supplier Accounts.

(Facoltativo) Creare un filtro di regolamento personalizzato per le fatture di acconto selezionando la casella di controllo

Acconto

nell'attività

Creazione filtro personalizzato ciclo di regolamento

(Facoltativo) Aggiornare le convalide personalizzate e i report personalizzati esistenti per includere o escludere le fatture di acconto.

Creare un acconto per un ordine di acquisto per le righe di beni e servizi non utilizzate in una fattura fornitore. Selezionare le righe da ordini di acquisto, contratti fornitore, ricevimenti, fogli ore e registri attività.

Accedere

a Visualizzazione ordine di acquisto

e aprire l'ordine di acquisto per il quale si desidera creare una fattura di acconto.

Dalle azioni correlate dell'ordine di acquisto, selezionare

Crea

acconto

per accedere all'attività

Creazione fattura acconto fornitore

Completare la sezione

Informazioni fattura

Opzione	Descrizione
Azienda	L'azienda responsabile dell'acconto dell'ordine di acquisto. Per fatturare a un fornitore diverso da quello dell'ordine di acquisto, selezionare l'azienda per cui è selezionata l'opzione Consenti fornitori diversi per fattura e acquisto .
Fornitore	Selezionare il fornitore per la fattura di acconto. Il sistema visualizza solo i fornitori in sospeso o attivi disponibili per l'uso con l'azienda o la gerarchia di aziende selezionata. Per creare una fattura di acconto per un fornitore diversa dal fornitore dell'ordine di acquisto, selezionare il fornitore per cui è selezionata l'opzione Fattura qualsiasi fornitore .
Connessione per rimessa	Creare connessioni fornitore per rimettere fatture e pagamenti a diversi indirizzi fornitore, indirizzi e-mail e conti bancari di regolamento.
Valuta	Il sistema compila automaticamente questo campo con la valuta del fornitore, o la valuta dell'azienda, in questo ordine di priorità. È possibile sostituire tale valuta con una qualsiasi delle valute accettate definite per il fornitore. Per una fattura di acconto creata dal portale fornitore o da un ordine di acquisto, il campo Valuta viene compilato dall'ordine di acquisto.
Data fattura	Immettere la data in cui si crea la fattura di acconto. Se per il fornitore sono stati definiti i termini di pagamento, la data di scadenza dipende dalla data della fattura. Esempio: se i termini di pagamento sono Net 30 , il campo Scadenza è 30 giorni dopo la data della fattura per l'acconto. Se la data coincide con periodo chiuso, la registrazione contabile viene effettuata nel periodo disponibile successivo.
Data ricevimento fattura	Immettere la data in cui l'azienda riceve l'ordine di acquisto dal fornitore. È possibile monitorare la data in cui l'azienda riceve un ordine di acquisto a fini di report o per analizzare la quantità di tempo necessaria per elaborare un ordine di acquisto. La data di ricezione della fattura fornisce una misura dell'efficienza dell'organizzazione, in base al tempo trascorso dal momento in cui la fattura viene ricevuta fino alla sua registrazione.
Totale riga di controllo	Immettere un importo se si conosce la fattura totale dell'acconto e si desidera assicurarsi che l' Importo totale fattura calcolato corrisponda alle aspettative.

Completare la sezione

Termini e imposte

Opzione	Descrizione
Termini di pagamento	Specificare i termini di pagamento concordati con il fornitore.
Data sconto	Viene calcolata automaticamente in base ai Termini di pagamento che prevedono uno sconto per il pagamento anticipato e alla Data fattura .
Scadenza	Calcolato automaticamente.
Valore sostitutivo scadenza	Selezionare una data di scadenza diversa in caso di eccezione ai termini.
Pagamento separato	Selezionare questa opzione per pagare la fattura separatamente durante un ciclo di regolamento. È possibile popolare questa casella di controllo in tutte le fatture di un fornitore selezionando la casella di controllo Pagamenti sempre separati nei dettagli del pagamento fornitore o nella connessione predefinita per la rimessa.
Tipo pagamento predefinito	Se si seleziona Carta di credito è possibile selezionare la carta di credito di un collaboratore dall'elenco di valori Carta di credito .
Tipo pagamento sostitutivo	Selezionare un tipo di pagamento diverso per il fornitore.
Tipo riferimento	Se si seleziona un tipo di riferimento internazionale, immettere un N. riferimento che abbia un massimo di 140 caratteri.
Scopo pagamento paese di origine	Selezionare un codice per lo scopo del pagamento se il paese che invia il pagamento della fattura in questione richiede un codice scopo. Questo campo viene visualizzato quando si abilitano i codici scopo pagamento nell'attività Modifica configurazione tenant - Dati finanziari . Consultare Procedura: Impostare i codici scopo pagamento.
Scopo pagamento paese di destinazione	Selezionare un codice scopo del pagamento se il paese che riceve il pagamento della fattura in questione richiede un codice scopo. Questo campo viene visualizzato quando si abilitano i codici scopo pagamento nell'attività Modifica configurazione tenant - Dati finanziari . Consultare Procedura: Impostare i codici scopo pagamento.
Codice di inoltro bancario	Selezionare un codice di routing bancario mappato a un conto bancario da cui regolare i pagamenti per la fattura. Per abilitare l'elenco valori, è necessario configurare almeno una regola di indirizzamento bancario che utilizzi un codice di indirizzamento bancario attivo. Consultare Impostare i codici di indirizzamento bancario.
Opzione imposte predefinita	Il sistema compila automaticamente questo valore, recuperandolo dai dettagli di contabilità aziendale. Il sistema compila automaticamente le righe con l'opzione imposte predefinita dell'intestazione, ma è possibile sostituire tale opzione a livello di riga. Per abilitare le regole fiscali predefinite per le fatture create a partire da richieste di fatture fornitore, abilitare le opzioni di imposta aziendali per le fatture generate da richieste di fattura fornitore a livello di tenant. Quando la richiesta di fattura fornitore non specifica le imposte e l'impostazione predefinita per l'azienda è l'opzione Calcolare imposta dovuta a fornitore o Calcolare imposta autofatturata , il sistema compila i campi seguenti nella riga della fattura fornitore: Assoggettamento fiscale Codice imposta Opzione imposte Detraibilità delle imposte Quando la richiesta di fattura fornitore specifica le imposte, il sistema: Popola l'opzione Immettere imposta dovuta a fornitore . Non popola i campi di imposta a livello di riga della fattura.
Codice imposta predefinito	Il sistema inserisce automaticamente il codice imposta specificato nel profilo del fornitore. Se nel profilo del fornitore non è definito alcun codice imposta, o si desidera sostituirlo, selezionare un codice imposta. Il sistema compila automaticamente le righe con il codice imposta predefinito dell'intestazione, ma è possibile sostituire tale codice a livello di riga.
Importo imposta	Se si sceglie di calcolare le imposte, Workday mostra la somma degli importi delle imposte calcolati nelle righe dell'imponibile, in base al codice imposta specificato per ogni riga. Per sostituire l'importo calcolato, è possibile modificare l'imposta per aliquota d'imposta calcolata nella scheda Imposta . Se si sceglie di immettere l'imposta dovuta al fornitore, immettere l'importo dell'imposta per la transazione. È necessario disporre di almeno una riga con assoggettamento fiscale imponibile e abilitata per la ripartizione. L'imposta ripartita tra le righe corrisponde al solo importo indetraibile per la transazione e la somma non sempre corrisponde all'importo di intestazione. Se si immette un valore negativo, il sistema assegna l'importo dell'imposta a una riga negativa o a costo zero.
Aggiorna imposte	Selezionare Aggiorna imposte se si aggiornano le imposte in una riga della fattura e si desidera ricalcolare le imposte visualizzate nell'intestazione. Se si aggiornano le imposte in una riga della fattura, il sistema ricalcola automaticamente le imposte nell'intestazione quando la fattura viene inoltrata o salvata come bozza. Se si integra un servizio fiscale esterno, il sistema nasconde il campo per supportare le registrazioni e i report basati sui calcoli fiscali del sistema esterno. È possibile configurare l'integrazione di un servizio esterno nell'attività Modifica dettagli fiscali azienda .

Quando si crea una fattura di acconto da un ordine di acquisto o da un contratto fornitore, gli importi dell'intestazione della fattura per i costi logistici corrispondono agli importi non fatturati dell'ordine di acquisto o del contratto fornitore.

Quando si crea una fattura di acconto da un ricevimento, gli importi dell'intestazione della fattura per i costi logistici corrispondono alla somma delle ripartizioni delle righe dell'ordine di acquisto o del contratto fornitore ricevuti. Workday ripartisce proporzionalmente gli importi in base alla quantità o all'importo del ricevimento (inclusa quella in eccesso).

Completare la sezione

Informazioni riferimento fattura

Opzione	Descrizione
Indirizzo destinatario spedizione	Workday utilizza questo indirizzo durante la valutazione delle regole fiscali per determinare il codice imposta e i valori sostitutivi di assoggettamento fiscale per le righe della transazione.
Codice gestione	Selezionare un codice di gestione dei pagamenti per la fattura, ad esempio Sospensione pagamento per ritiro o Pagamento in una notte . Questo campo viene visualizzato quando si configurano le istruzioni per la gestione dei pagamenti.
In sospeso	Selezionare questa opzione per sospendere il pagamento per la fattura.
Documento fornitore ricevuto	Selezionare questa opzione se il fornitore ha presentato una fattura o un altro documento pertinente.
N. fattura fornitore	Se si riceve il documento del fornitore, immettere il numero di riferimento relativo. Esempio: se il fornitore ha presentato una fattura, immettere il numero di fattura riportato nel documento del fornitore. In Workday la convalida dei duplicati per questo campo è abilitata per impostazione predefinita. Per eseguire la convalida in base alle proprie condizioni, è possibile disabilitare questa opzione utilizzando l'attività Configurazione tenant - Dati finanziari e quindi l'attività Gestione convalide personalizzate per definire le regole delle proprie condizioni per le fatture fornitore.
N. OA esterno	Se si utilizza un sistema di approvvigionamento diverso da Workday, immettere il numero dell'ordine di acquisto.
Fatture con riferimento	Selezionare fatture esistenti per creare un riferimento a livello di intestazione.
Tipo fattura legale	Se si utilizzano i tipi di fattura per classificare le fatture fornitore conformemente ai requisiti di legge, selezionare un tipo di fattura.
Collegamento documento	Se le immagini del documento vengono archiviate in un repository esterno, immettere l'URL del percorso dell'immagine anziché includere l'immagine come allegato. Dopo il salvataggio, Workday visualizza l'URL come collegamento dinamico all'immagine. Ogni collegamento deve iniziare con uno dei criteri URL validi definiti dall'amministratore della sicurezza, altrimenti il sistema non consente il collegamento.
Nota	Quando si stampa un assegno per il pagamento della fattura fornitore, il valore immesso qui viene stampato nel campo Nota dell'assegno. Selezionare l'opzione Usa nota fattura in Nota pagamento fornitore predefinita per il fornitore. Per configurare la nota nella fattura, utilizzare l'attività Creazione fornitore o Creazione modifica fornitore . Se più di una fattura per l'assegno al fornitore include una nota, Workday concatena le note sull'assegno.
Responsabile approvazione	Selezionare un responsabile approvazione incaricato di rivedere e approvare la fattura fornitore. Per impostare un responsabile per l'approvazione, aggiungere il relativo gruppo di sicurezza Responsabile approvazione della fattura fornitore ai criteri di sicurezza del processo aziendale Evento fattura fornitore .

Dettagli acconto

, fare clic sulla casella di controllo

Acconto

per immettere le righe di acconto.

Nella scheda

Riga acconto

, aggiungere righe e fornire i dettagli per le righe selezionate da altri documenti aziendali.

Utilizzare la scheda

Imposta

per visualizzare un riepilogo di tutti i codici imposta e del relativo assoggettamento, in base a quanto specificato nelle righe della fattura.

Se l'imposta è applicabile a più righe, in questa scheda vengono consolidate e l'importo viene sommato all'imposta.

(Facoltativo) La scheda

Tasso di cambio

contiene i seguenti elementi:

Per le fatture in valuta estera, è possibile apportare rettifiche per ottenere un tasso di cambio diverso. Eventuali modifiche apportate nella scheda

Tasso di cambio

vengono registrate nel campo

Tasso di cambio effettivo

, che visualizza il tasso utilizzato per le registrazioni contabili per convertire gli importi delle rate nella valuta mastro. Qualsiasi valore sostitutivo immesso attiva la selezione della casella di controllo

Valore sostitutivo tasso

Opzione	Descrizione
Valore sostitutivo tipo tasso di cambio	Selezionare un'opzione per sostituire il tipo di tasso predefinito utilizzato per cercare il tasso di cambio.
Valore sostitutivo data tasso di cambio	Selezionare una data per sostituire la data del tasso di cambio predefinita utilizzata per cercare il tasso di cambio.
Sostituzione manuale tasso di cambio	Immettere un tasso di cambio per sostituire il tasso di cambio o fornire un tasso quando non è disponibile un tasso predefinito.
Valori predefiniti	In questa sezione viene visualizzato il tasso di cambio tenant predefinito in base alla data della fattura.

Utilizzare la scheda

Allegati

per caricare o trascinare i file, ad esempio i documenti di supporto per l'acconto degli ordini di acquisto.

Per gli allegati dei documenti aziendali, i tipi di file supportati sono elencati nell'attività

Modifica configurazione tenant - Sistema

È possibile associare gli allegati di acconto dell'ordine di acquisto alle fatture cliente per le transazioni fatturabili.

Utilizzare la scheda

Informazioni coda di lavoro

per aggiungere

Tag coda di lavoro

Note coda di lavoro

e altri dettagli da mostrare per la fattura nel report

Area di lavoro fatture fornitore

Per visualizzare la scheda

Informazioni coda di lavoro

, configurare i seguenti domini di sicurezza:

Process: Supplier Invoice Work Queue

Manage: Supplier Invoice Work Queue

Inoltrare

l'acconto dell'ordine di acquisto per l'approvazione.

Il sistema avvia il
Processo aziendale
Evento fattura fornitore
per la revisione e l'approvazione. Se la definizione del processo aziendale include uno step di approvazione, i responsabili della valutazione possono modificare l'acconto dell'ordine di acquisto prima di approvarlo.

Per visualizzare l'elenco dei report predefiniti con le relative descrizioni, accedere al report

Report standard di Workday

e selezionare l'opzione Conti fornitori
.

Per pagare le fatture di acconto approvate, i fornitori devono avere lo stato attivo.

Regolare le fatture di acconto approvate. Il processo di regolamento crea ed effettua i pagamenti fatturati. Al termine del processo, il sistema aggiorna le voci contabili per i singoli pagamenti.