Generare spese finanziarie

Administrator Guide

Configurare il processo aziendale Evento interessi e spese di mora
e i relativi criteri di sicurezza nell'area funzionale Common Financial Management.

Configurare regole per gli interessi e le spese di mora.

Definire valori predefiniti e sostitutivi per le regole relative a interessi e spese di mora.

Impostare opzioni di calcolo per generare interessi e penalità per ritardo.

Criteri di sicurezza: dominio Set Up: Interest Rate and Late Fee Rule
nell'area funzionale Common Financial Management.

Dopo aver configurato le regole e i calcoli delle spese finanziarie, è possibile elaborare gli interessi e le penalità per ritardo per generare spese finanziarie sulle fatture scadute. È possibile specificare:

Data di elaborazione e opzioni di output

Azienda della fattura, valuta, data o scadenza

Parametri del cliente

Il sistema recupera le fatture corrispondenti ai criteri specificati. È possibile selezionare fatture specifiche da includere nell'esecuzione dei calcoli. Quando si elaborano le fatture, il sistema:

Genera un nuovo documento fattura cliente per interessi o genera solo un report, per consentire la visualizzazione dei calcoli prima di elaborare le spese finanziarie.

Visualizza le spese finanziarie solo dopo che l'utente approva il processo aziendale Evento interessi e spese di mora
. Quando si configurano le approvazioni condizionali nel processo aziendale e il responsabile dell'approvazione rifiuta la transazione, il documento delle spese finanziarie non viene creato.

Una volta generato un documento spese finanziarie, non è possibile modificare l'azienda, il cliente o i campi della valuta. Vengono bloccate anche le seguenti azioni sulla fattura originale:

Annullamento

Modifica

Accredito e rifatturazione

Modifica di dati

Aggiornamento di righe

Per eseguire queste azioni è necessario annullare tutte le fatture delle spese finanziarie precedenti relative alla fattura originale.

Tuttavia, quando si utilizza una

Data di elaborazione

futura, il sistema include le fatture scadute fino a tale periodo e addebita su tali fatture gli interessi e le penalità per ritardo. Una volta generate le spese finanziarie è possibile annullare la fattura delle spese finanziarie, ma non è possibile elaborare ulteriori spese fino al termine del periodo.

Per generare automaticamente le spese finanziarie, è invece possibile accedere all'attività

Pianificazione elaborazione interessi e penalità per ritardo

. Questa attività consente di elaborare facilmente grandi volumi di fatture cliente. Per generare le spese finanziarie per un mese intero, impostare la pianificazione di modo che venga eseguita ogni giorno.

Quando le penalità vengono elaborate manualmente, il sistema recupera fino a 1000 fatture per esecuzione.

Accedere all'attività

Elaborazione interessi e penalità per ritardo

L'attività contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
Frequenza di elaborazione	Selezionare: Regole di calcolo giornaliere per elaborare le penalità per il mese corrente Regole di calcolo mensili per elaborare le penalità per il mese precedente Il sistema include solo le regole che hanno l' Opzione di calcolo impostata su Mensile , indipendentemente dalla frequenza di elaborazione. In base alla regola di elaborazione selezionata, il sistema visualizza campi aggiuntivi per un'ulteriore definizione delle date del processo.
Mese di elaborazione	Questa opzione viene visualizzata solo quando l'elenco di valori Frequenza di elaborazione è impostato su Regole di calcolo mensili . Il sistema imposta automaticamente il mese corrente. È possibile modificare il mese, ma il sistema imposta come Data di elaborazione l'ultima data del mese specificato. L'ultima data genera una nuova fattura delle spese finanziarie ogni mese, a condizione che i Giorni generazione documento interessi siano impostati su 0 nella regola associata relativa alle spese di mora. Quando si utilizza l'attività Pianificazione elaborazione interessi e penalità per ritardo , il sistema visualizza invece l'elenco di valori Opzione mese di elaborazione . Per stabilire le tempistiche di esecuzione dell'utilità di pianificazione, è possibile specificare le seguenti opzioni: mese corrente, mese precedente oppure mese successivo alla data di pianificazione. Esempio: si imposta Mese di elaborazione su Mese precedente alla data di pianificazione . Se si pianifica l'esecuzione del processo per il 2 luglio, il sistema calcola le spese finanziarie il 30 giugno, l'ultima data del mese precedente.
Data di elaborazione	Questa opzione viene visualizzata solo quando l'elenco di valori Frequenza di elaborazione è impostato su Regole di calcolo giornaliere ; l'opzione viene impostata automaticamente sulla data corrente. Quando si utilizza l'attività Pianificazione processo interessi e penalità per ritardo viene invece visualizzata l' Opzione data di elaborazione ed è possibile specificare la data corrente, il primo giorno del mese corrente o precedente, l'ultimo giorno del mese corrente o precedente o il numero di giorni precedenti o successivi alla data di pianificazione. Quando si elaborano le spese finanziarie, il calcolo di interessi e spese di mora esamina tutte le fatture aperte e determina l'idoneità delle fatture in base alla data di elaborazione specificata. Il sistema verifica anche se le fatture idonee includono interessi e spese di mora precedenti. In tal caso recupera solo le fatture con un'esecuzione calcoli precedente alla data di elaborazione specificata.
Data di elaborazione successiva	Quando si elaborano gli interessi e le penalità per ritardo in base a una pianificazione, il sistema compila automaticamente questo campo per comunicare la data di elaborazione successiva delle spese finanziarie.
Includi solo fatture idonee alla data di regolamento	Questa opzione viene visualizzata solo quando l'elenco valori Frequenza di elaborazione è impostato su Regole di calcolo mensili . Selezionare questa casella di controllo quando si desidera eseguire l'elaborazione giornaliera delle spese finanziarie, ma l'elenco valori Frequenza di elaborazione è impostato sull'opzione Regole di calcolo mensili . Se si elaborano interessi e spese di mora a metà mese, il sistema include solo le fatture che risultano idonee alla data di esecuzione, incluso il periodo di tolleranza. Viene esclusa qualsiasi fattura con data di scadenza successiva alla data di esecuzione, anche se la data appartiene al mese corrente. Quando si elaborano nuovamente interessi e spese di mora in un altro giorno dello stesso mese, il sistema ignora le fatture che presentano già spese finanziarie.
Opzioni di output	Selezionare un'opzione: Solo a fini di reporting : genera solo un calcolo, che è possibile utilizzare nei report personalizzati per visualizzare le spese finanziarie prima di elaborarle. Creazione nuova fattura per spese finanziarie : elabora le spese finanziarie su fatture cliente con la stessa azienda, cliente e valuta e le raggruppa in righe per generare una fattura. Genera una sola fattura delle spese finanziarie per un determinato mese. Dopo aver generato una seconda fattura delle spese finanziarie, non è più possibile modificare la prima fattura. Creazione nuova rettifica fattura per spese finanziarie : crea una rettifica con due righe, una per gli interessi e una per le penalità per ritardo. Creazione rettifica fattura separata per spese finanziarie : crea due rettifiche, una per l'addebito interessi e un'altra per le spese di mora. È possibile pagare la spesa finanziaria o cancellarla. Una volta che il sistema ha generato la fattura delle spese finanziarie o una rettifica, non è possibile modificare la fattura originale. Il sistema esclude le fatture degli sponsor, le fatture degli studenti e le fatture che fanno parte di pagamenti, cancellazioni, rettifiche o crediti e rifatturazioni in corso.
Data fattura spese finanziarie	Questo campo viene visualizzato solo quando come opzione di output si imposta la generazione di un documento di spese finanziarie. L'impostazione predefinita per la data della fattura spese finanziarie è Data di elaborazione e quando si esegue il processo viene generato un documento. Se le regole finanziarie utilizzano un'opzione di calcolo mensile, il sistema imposta la data della fattura sull'ultimo giorno del mese di elaborazione. È possibile inserire una data diversa per soddisfare le esigenze aziendali. Quando si pianifica l'elaborazione, è anche possibile specificare i giorni precedenti o successivi alla data di pianificazione per la creazione del documento fattura delle spese finanziarie. È possibile visualizzare la data esatta che appare sul documento fattura nel campo Data fattura spese finanziarie successiva .
Criteri data fattura	È possibile filtrare ulteriormente l'output del calcolo specificando la data della fattura e intervalli di date di scadenza della fattura corrispondenti, successivi o precedenti alla data di esecuzione del processo.

A seconda dell'opzione di output specificata, il sistema genera un report, una fattura delle spese finanziarie o un documento di rettifica fattura. Ogni volta che si esegue questo processo il sistema fornisce uno snapshot della regola e delle configurazioni di calcolo.

Visualizzare i dettagli delle spese finanziarie per una fattura nel report

Ricerca esecuzioni di calcoli interessi e spese di mora

. Quando si addebitano sia il tasso di interesse sia le spese di mora, il sistema visualizza una riga distinta per ogni spesa.

The Next Level: Introduction to Automatically Calculating and Applying Late Fees and Interest Charges to Past Due Invoices