Concetto: Pagamenti cliente

Quando è necessario registrare grandi volumi di pagamenti in entrata, è possibile elaborarli con l'attività

Registrazione in blocco pagamenti cliente

. Utilizzare questa attività quando il pagamento corrisponde a una o a poche fatture. È anche possibile registrare pagamenti per clienti diversi.

Tenere presente che l'attività si limita a registrare i pagamenti e non li imputa. Pertanto il sistema non crea registrazioni automatiche. Se si desidera che il sistema crei registrazioni automatiche per registrare i flussi di cassa, è possibile creare un deposito nell'attività. Il sistema crea quindi le registrazioni a giornale dal deposito.

Il sistema consente di centralizzare la ricezione dei pagamenti cliente, in modo che una singola azienda possa pagare le fatture alle aziende correlate. Un'azienda può ricevere pagamenti da un cliente per conto di altre aziende correlate e pagare le fatture a tali aziende. Questa funzionalità semplifica e velocizza il riconoscimento della ricezione dei pagamenti e accelera le rimesse in contanti alle banche. Tuttavia il sistema non supporta l'imputazione dei pagamenti su delega e le transazioni di cancellazione che includono fatture con condizioni di sconto.

Impostazione per pagamenti interaziendali:

Usare il dominio
Process: Customer Invoice
come criterio di sicurezza per consentire allo specialista della contabilità clienti di visualizzare maggiori dettagli sulle fatture di altre aziende.
Per abilitare le relazioni interaziendali, selezionare
Autorizzazione avvio transazioni
nell'attività
Modifica profilo interaziendale
.

Di seguito sono elencate altre aree del sistema che supportano i pagamenti interaziendali:

Il report
Visualizzazione registrazioni per transazione cliente
contiene una scheda
Transazione interaziendale
che visualizza le righe della registrazione contabile interaziendale, inclusi i debiti e i crediti.
Gli estratti conto del cliente forniscono una descrizione dei pagamenti a o da un'altra azienda, in base al contesto.
Per elaborare pagamenti interaziendali quando il saldo per worktag è attivo per una delle due aziende, assicurarsi che la valuta utilizzata dall'azienda che paga per conto dell'utente sia la stessa valuta dell'azienda, della fattura e della valuta del pagamento.
Per trovare fatture in altre aziende, utilizzare le categorie elenco valori
Stesso destinatario fattura
o
Responsabile della rimessa - Per azienda
nelle seguenti attività:
Registrazione pagamento cliente
Imputazione pagamento cliente

È possibile registrare e imputare i pagamenti dei clienti con un importo di pagamento pari a 0. In questo modo è possibile cancellare più fatture aperte e rettifiche non vincolate in un'unica transazione.

Quando si imputa un importo pari a 0, il sistema crea un pagamento cliente con stato pagamento

Completato

e stato imputazione

Completamente imputato

.

Quando si registrano pagamenti cliente con importo pari a zero, non è possibile:

Registrare un deposito.
Hanno una valuta di pagamento e fattura diversa.
Immettere le informazioni sull'avviso di pagamento.
Selezionare il pagamento per l'imputazione automatica.

Quando si imputano pagamenti cliente con importo pari a zero, non è possibile:

Registrare i pagamenti in eccesso.
Mettere un importo in acconto.

Se non si desidera registrare i pagamenti cliente con un importo di pagamento pari a 0, è possibile creare convalide personalizzate per

il pagamento cliente

nel report

Gestione convalide personalizzate

.

I bonifici registrano l'attività di imputazione di pagamento cliente e non generano registrazioni contabili. Il sistema salva queste transazioni come

Bonifico in entrata

o

Bonifico in uscita,

a seconda del cliente per il quale si esegue il report. È possibile accedere ai

dettagli dell'attività cliente

o al report

Riepilogo attività cliente

per visualizzare i dettagli. Le fatture interaziendali non generano trasferimenti di pagamento.

I bonifici di pagamento vengono eseguiti quando l'imputazione di pagamento riguarda le fatture in cui:

Il
cliente responsabile della rimessa
è diverso dal cliente del pagamento.
Ad esempio, in Azienda A, si registra un pagamento cliente in cui il
Cliente responsabile della rimessa
è
John Doe
ma si imputa il pagamento a
Customer
Bluemoon
.
Trasferimento pagamento in uscita
: quando si accede al report
Riepilogo attività cliente
per John Doe e si fa clic sul valore nella colonna
Totale pagamento
, il sistema visualizza una griglia dei dettagli della transazione con due righe per ogni transazione di pagamento. Una riga mostra il
tipo di transazione
del
pagamento
, incluso
l'importo del pagamento
e il valore
di riduzione
associato. La seconda riga mostra il
Tipo di transazione
di
Trasferimento pagamento in uscita
e il valore
di Aumento
associato per la rimozione dell'importo del pagamento.
Pagamento in entrata
: quando si accede al report
Riepilogo attività cliente
per Bluemoon e si fa clic sul valore nella colonna
Totale pagamento
, il sistema visualizza una griglia dei dettagli della transazione con una sola riga per ogni transazione di pagamento. La riga visualizza il
tipo di transazione
del
trasferimento di pagamento in entrata
e il valore
di riduzione
associato in quanto riduce i crediti.
L'azienda di pagamento è diversa dall'azienda di fatturazione.
Ad esempio, si registra un pagamento cliente per
l'azienda
A
al cliente John Doe, ma lo si imputa a una fattura per
l'azienda
B
al cliente John Doe.
Trasferimento pagamento in uscita
: quando si accede al report
Riepilogo attività cliente
per l'azienda A e si fa clic sul valore nella colonna
Totale pagamento
per il cliente John Doe, il sistema visualizza una griglia dei dettagli della transazione con due righe per ogni transazione di pagamento. Una riga mostra il
Tipo di transazione
del
pagamento
, incluso l'
Importo pagamento
e il valore
di Riduzione
associato. La seconda riga mostra il
Tipo di transazione
di
Trasferimento pagamento in uscita
e il valore
di Aumento
associato per la rimozione dell'importo del pagamento.
Bonifico in entrata
: quando si accede al report
Riepilogo attività cliente
per l'azienda B e si fa clic sul valore nella colonna
Totale pagamento
per il cliente John Doe, il sistema visualizza una griglia dei dettagli della transazione con una sola riga di transazione. La riga visualizza il
tipo di transazione
del
trasferimento di pagamento in entrata
e il valore
di riduzione
associato in quanto riduce i crediti.

I contratti di sponsorizzazione studente consentono a istituti di istruzione, aziende ed enti governativi di pagare le spese per l'istruzione di uno o più studenti. Accedere all'attività

Record Student Sponsor Payment

per registrare i pagamenti di sponsorizzazione dello studente e imputarli specificamente alle fatture per i contratti di sponsorizzazione.

In alcuni paesi, le aziende possono scegliere di pagare l'imposta sul valore aggiunto (IVA) in corrispondenza dei pagamenti anziché sulle fatture. Al momento della configurazione, è possibile registrare l'IVA in attesa sulla fattura e l'IVA dovuta al momento della riscossione del pagamento. L'IVA al pagamento viene calcolata e applicata automaticamente. Quando si configura l'IVA al pagamento per un'azienda:

Le fatture cliente che non sono state pagate utilizzeranno ancora la registrazione contabile originale. Il sistema non applica la registrazione imposte al pagamento.
Le fatture cliente create dopo la configurazione dell'IVA utilizzeranno l'IVA nel calcolo dei pagamenti.

Tenere presenti i seguenti aspetti dell'applicazione dell'IVA nel sistema:

La fattura cliente e le rettifiche fattura del cliente supportano aliquote diverse per le singole righe fattura.
Sono supportate imposte riproporzionate per i pagamenti parziali.
I pagamenti in acconto utilizzano l'aliquota d'imposta predefinita di un'azienda.
I pagamenti in acconto vengono imputati a una fattura cliente.

È possibile configurare i termini di pagamento nel sistema per definire:

Scadenze per le fatture cliente.
Sconti basati sulla data di pagamento della fattura.
Termini di pagamento specifici del cliente.

I metodi di pagamento determinano il conto utilizzato per le varie transazioni. Il sistema offre diversi metodi di pagamento, utilizzabili per configurare i tipi di pagamento nel proprio ambiente tramite l'attività

Gestione tipi di pagamento

. Alcuni metodi di pagamento sono elettronici e comportano ulteriori considerazioni sull'elaborazione. È possibile utilizzare il metodo di pagamento dell'addebito diretto per i tipi di pagamento elettronici.

Quando si utilizza un fornitore esterno per elaborare i pagamenti al di fuori del sistema, è consigliabile mappare il tipo di pagamento su

Metodo di pagamento

Manuale

.

Un tipo di pagamento è una forma di pagamento valida utilizzata per effettuare i pagamenti. È possibile configurare ciascun tipo di pagamento e mapparlo a un metodo di pagamento valido predefinito di Workday. I tipi di pagamento elettronici, come l'addebito diretto o la carta di credito, vengono elaborati attraverso cicli di regolamento. Il sistema crea automaticamente una combinazione di deposito e pagamento. Dopo aver completato i pagamenti, il software per i regolamenti genera le voci contabili associate a ciascun pagamento.

Per gli altri tipi di pagamento, registrare i pagamenti con l'attività

Registrazione pagamento cliente

e imputarli alle fatture associate. Esempio: è possibile mappare un

Metodo di pagamento

Carta di credito

sul

Tipo pagamento

Visa

.

Il sistema include vari report che offrono una visione chiara dei processi di pagamento, tra cui:

Per visualizzare i dettagli delle transazioni di pagamento dei clienti, è possibile creare un report personalizzato avanzato. Utilizzare l'oggetto business

Storico transazioni cliente

dall'origine dati

Customer Payment for Fatture Report

e selezionare i campi di report pertinenti:

Data registrazione
Imputazioni di pagamento cliente
Valuta fattura
Importo acconto
Importo pagamento in eccesso
Motivo pagamento in eccesso
Worktag pagamento in eccesso
Totale pagamento imputato
Data transazione

È possibile creare un report personalizzato avanzato per visualizzare il pagamento dei clienti e i dettagli delle transazioni pertinenti.

Accedere all'attività
Creazione report personalizzato
.
Selezionare
Avanzate
per Tipo report.
Selezionare
Pagamento cliente per fatture
per
origine dati
.
Accedere all'oggetto business
Pagamento cliente per fatture
e selezionare le colonne di report pertinenti.
Accedere all'oggetto business
Storico transazioni cliente
e selezionare le colonne di report pertinenti, inclusi i seguenti campi, quindi selezionare
OK
:
Data registrazione
: recupera la data registrazione per la transazione cliente.
Imputazioni di pagamento cliente
: recupera le imputazioni di pagamento cliente per la transazione cliente.
Valuta fattura
: recupera la valuta della fattura utilizzata nella transazione cliente.
Motivo pagamento in eccesso
: recupera il motivo utilizzato per la transazione cliente con pagamento in eccesso.
Worktag pagamento in eccesso
: recupera i worktag utilizzati per la transazione cliente con pagamento in eccesso.
Data transazione
: recupera la data della transazione per la transazione cliente.

Il sistema supporta anche la creazione di report su tutte le transazioni dei clienti, inclusi i pagamenti dei clienti, le vendite a pronti e le cancellazioni, da un'unica origine dati report

Customer Transactions

.