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Ultimo aggiornamento: 2026-03-13
Concetto: Pagamenti cliente

Concetto: Pagamenti cliente

Quando si riceve un pagamento cliente, è possibile:
  • Registrare il pagamento e depositarlo.
  • Imputarlo alle fatture cliente o alle rettifiche delle fatture. Durante imputazione pagamento, è possibile:
    • Imputare l'intero importo o il pagamento parziale e depositare il saldo in acconto.
    • Applicare o sostituire gli importi sconto predefiniti.
    • Deselezionare tutte le fattura e le rettifiche fattura nella griglia imputazione pagamento .
    • Cancellare gli importi totali o parziali fattura .
  • Registrare il pagamento in eccesso e tenerlo in acconto.
Dopo aver inoltrato il pagamento, è possibile:
  • Annullare l'imputazione del pagamento completo e modificarlo per apportare le necessarie correzioni.
  • Annullare il pagamento in caso di errore prima che il deposito venga riconciliato.
  • Contabilizzare il pagamento respinto già depositato in banca.
Quando si annullano i pagamenti:
  • I pagamenti in attesa non sono più disponibili per il regolamento.
  • Il sistema non include più quei pagamenti quando si stampano gli assegni o si genera il file bancario per i cicli di regolamento completati.
  • Se l'assegno è già stato stampato o il file bancario è già stato inviato, l'operazione di annullamento blocca i pagamenti. Invalidare l'assegno tramite l'attività
    Record Voided Checks
    .
Quando si annullano o si contabilizzano i pagamenti respinti, il sistema genera registrazioni a giornale per stornare i pagamenti originali, ne annulla l'imputazione e rende la fattura nuovamente disponibile per l'imputazione del pagamento. È possibile accedere al report
Ricerca pagamenti
 per visualizzare i pagamenti emessi e annullati in un'unica sede e riconciliare i pagamenti.
È possibile configurare il controllo del saldo di cassa per impedire l'elaborazione dei pagamenti in uscita in caso di fondi insufficienti. ConsultareProcedura: Configurare la verifica avanzata del saldo di cassa .
È possibile utilizzare le seguenti attività per eseguire varie azioni:
  • Registrazione pagamento cliente
  • Registrazione in blocco pagamenti cliente
  • Imputazione pagamento cliente
  • Imputazione automatica pagamenti cliente
  • Creazione deposito cliente
  • Creazione rimborso cliente
Se si dispone di pagamenti con grandi volumi di righe di rimessa, è possibile caricarli tramite i servizi Web ed elaborarli utilizzando l'attività
Imputazione automatica pagamenti cliente
.
Nelle attività
Imputazione automatica pagamenti cliente
 e
Pianificazione imputazione automatica pagamenti cliente
 , è possibile elaborare le imputazioni di pagamento con:
  • Rettifiche di accredito fattura cliente che includono sconti sui pagamenti elenco valori .
  • Fatture cliente con importi negativi che includono sconti per pagamenti elenco valori .

Registrazione in blocco pagamenti cliente

Quando è necessario registrare grandi volumi di pagamenti in entrata, è possibile elaborarli con l'attività
Registrazione in blocco pagamenti cliente
. Utilizzare questa attività quando il pagamento corrisponde a una o a poche fatture. È anche possibile registrare pagamenti per clienti diversi.
Tenere presente che l'attività si limita a registrare i pagamenti e non li imputa. Pertanto il sistema non crea registrazioni automatiche. Se si desidera che il sistema crei registrazioni automatiche per registrare i flussi di cassa, è possibile creare un deposito nell'attività. Il sistema crea quindi le registrazioni a giornale dal deposito.

Pagamento cliente in eccesso

Quando si ricevere fondi in eccesso da un cliente, è possibile registrare l'importo come segue:
  • Saldo acconto: nell'intestazione del pagamento quando non si conoscono le fatture a cui imputare l'importo del pagamento in eccesso. Questo importo viene registrato come passività nella CoGe , ma si basa sulle regole di registrazione contabile. È anche possibile elaborare un rimborso per il saldo. Il pagamento rimane in corso con lo stato Conto imputato. Non vengono visualizzati i dettagli della destinazione dell'applicazione in eccesso, ad eccezione del cliente specifico .
  • Importo acconto nella griglia Imputazione pagamento per una riga fattura che genera un documento acconto associato alla fattura specifica e associato alla fattura al cliente. Per questa transazione:
    • Il pagamento viene contrassegnato come completato e interamente pagato.
    • L'importo viene trattenuto come credito per le fatture future ed è possibile imputarlo manualmente, automaticamente, annullare l'imputazione o rimborsarlo in base alle esigenze.
    • Includere l'OAD negli estratti conto cliente per comunicare le informazioni di credito al cliente.
    • È possibile aggiungere un importo in acconto per:
      • Fatture cliente positive
      • Fatture cliente consolidate
      • Rifatturazione fattura cliente
      • Rettifiche fattura in Dare, quando l'importo applicato è uguale all'importo importo dovuto e non si applicano cancellazioni o sconti alle rettifiche.
      • Quando si imputa in eccesso una fattura interaziendale , il Workday assegna automaticamente l' azienda della fattura imputata al documento acconto appena generato, garantendo una registrazione accurata del credito.
    • Il Workday non supporta gli importi in acconto quando la fattura selezionata:
      • Include una cancellazione o sconto.
      • fattura cliente negativa o con importo pari a zero .
      • È una rettifica fattura di credito.
      • È stato interamente pagato.
      • È una fattura interaziendale con saldo per worktag standard o facoltativo abilitato.
  • Pagamenti in eccesso: per cancellare un saldo credito piccolo e irrilevante che non è pratico da monitorare, imputare o rimborsare.
    • Per elaborare i pagamenti in eccesso, è necessario configurare il processo aziendale Pagamento in eccesso .
    • Non è possibile imputare pagamenti in eccesso a fatture future.
    • I fondi devono essere riconosciuti come utile.
    • Per stornare la cancellazione e riportare i fondi allo stato acconto , è necessario annullare il pagamento dal menu delle azioni correlate Pagamento in eccesso pagamento cliente. Quando si annulla un pagamento cliente, vengono annullati automaticamente tutti i pagamenti in eccesso associati.
    • Quando si immette un importo pagamento in eccesso , il Workday utilizza il machine learning per visualizzare suggerimenti per il motivo pagamento in eccesso , nonché i worktag centro di costo e sede .

Pagamenti interaziendali

Il sistema consente di centralizzare la ricezione dei pagamenti cliente, in modo che una singola azienda possa pagare le fatture alle aziende correlate. Un'azienda può ricevere pagamenti da un cliente per conto di altre aziende correlate e pagare le fatture a tali aziende. Questa funzionalità semplifica e velocizza il riconoscimento della ricezione dei pagamenti e accelera le rimesse in contanti alle banche. Tuttavia il sistema non supporta l'imputazione dei pagamenti su delega e le transazioni di cancellazione che includono fatture con condizioni di sconto.
Impostazione per pagamenti interaziendali:
  • Usare il dominio
    Process: Customer Invoice
     come criterio di sicurezza per consentire allo specialista della contabilità clienti di visualizzare maggiori dettagli sulle fatture di altre aziende.
  • Per abilitare le relazioni interaziendali, selezionare
    Autorizzazione avvio transazioni
     nell'attività
    Modifica profilo interaziendale
    .
Di seguito sono elencate altre aree del sistema che supportano i pagamenti interaziendali:
  • Il report
    Visualizzazione registrazioni per transazione cliente
     contiene una scheda
    Transazione interaziendale
     che visualizza le righe della registrazione contabile interaziendale, inclusi i debiti e i crediti.
  • Gli estratti conto del cliente forniscono una descrizione dei pagamenti a o da un'altra azienda, in base al contesto.
  • Per elaborare pagamenti interaziendali quando il saldo per worktag è attivo per una delle due aziende, assicurarsi che la valuta utilizzata dall'azienda che paga per conto dell'utente sia la stessa valuta dell'azienda, della fattura e della valuta del pagamento.
  • Per trovare fatture in altre aziende, utilizzare le categorie elenco valori
    Stesso destinatario fattura
     o
    Responsabile della rimessa - Per azienda
     nelle seguenti attività:
    • Registrazione pagamento cliente
    • Imputazione pagamento cliente

Pagamenti di importo pari a zero

È possibile registrare e imputare i pagamenti cliente con un importo di pagamento pari a 0. In questo modo è possibile cancellare più fatture aperte e rettifiche non vincolate in un'unica transazione.
Quando si imputa un importo pari a 0, il Workday crea un pagamento cliente con stato pagamento
Completato
 e stato applicazione
Completamente imputato
 .
Quando si registrano pagamenti cliente con importo pari a zero, non è possibile:
  • Registrare un deposito.
  • Hanno una valuta di pagamento e fattura diversa.
  • Immettere le informazioni avviso di pagamento .
  • Selezionare il pagamento per l'imputazione automatica.
Quando si imputano pagamenti cliente con importo pari a zero, non è possibile:
  • Registrare i pagamenti in eccesso.
  • in acconto un importo .
Se non si desidera registrare i pagamenti cliente con un importo di pagamento pari a 0, è possibile creare convalide personalizzate per
il pagamento cliente
 nel report
Gestione convalide personalizzate
 .
Questa Workday non è supportata nel servizio Web
Put Customer Payment
 .

Pagamenti cliente e depositi da estratti conto bancari

È anche possibile registrare i pagamenti e i depositi cliente direttamente dalle righe estratto conto bancario . È necessario configurare gli insiemi di regole di pagamento cliente per definire i criteri di mappatura della riga estratto conto bancario al pagamento cliente . È quindi possibile collegare gli insiemi di regole a un conto bancario. Quando si registra un estratto conto bancario e si esegue il job
Pianificazione pagamento cliente da riga estratto conto bancario
 , viene verificato se la riga estratto conto bancario corrisponde alle regole definite.
  • Ogni riga estratto conto bancario crea un pagamento e un deposito.
  • Quando azienda è abilitata per la numerazione in sequenza senza interruzioni per le fatture cliente , è possibile definire un insieme di regole di pagamento cliente per identificare un cliente responsabile della rimessa trovato nella riga estratto conto bancario in base a una corrispondenza esatta o ai prefissi fattura .
  • Eccezioni per l'abbinamento dei pagamenti senza interruzioni:
    • Se il testo avviso di pagamento esclude gli zeri iniziali, il job di corrispondenza non riuscirà a ricerca (noun), trova (verb) il numero fattura senza interruzioni.
    • Se vengono trovate più fatture con diversi clienti fatturazione, le fatture verranno popolate ma il campo cliente rimarrà vuoto per l'immissione manuale.
    • L'abilitazione numerazione in sequenza senza interruzioni fa sì che il sistema ignori le fatture standard durante il processo di abbinamento estratto conto bancario .

Trasferimenti di pagamento

I bonifici registrano l'attività imputazione pagamento cliente e non generano registrazioni contabili. Il Workday salva queste transazioni come
trasferimento in entrata
 o
trasferimento in uscita,
 a seconda del cliente per il quale si esegue il report. È possibile accedere ai
dettagli dell'attività cliente
 o al report
Riepilogo attività cliente
 per visualizzare i dettagli. Le fatture interaziendali non generano trasferimenti di pagamento.
I bonifici di pagamento vengono eseguiti quando l' imputazione pagamento riguarda le fatture in cui:
  • Il
    cliente responsabile della rimessa
     è diverso dal cliente del pagamento .
    • Ad esempio, in Azienda A, si registra un pagamento cliente in cui il
      Cliente responsabile della rimessa
       è
      John Doe
       ma si imputa il pagamento a
      Customer
      Bluemoon
       .
    • Trasferimento pagamento in uscita
       : quando si accede al report
      Riepilogo attività cliente
       per John Doe e si fa clic sul valore nella colonna
      Totale pagamento
       , il Workday visualizza una griglia dei dettagli della transazione con due righe per ogni transazione di pagamento. Una riga mostra il
      tipo di transazione
       del
      pagamento
       , incluso
      l'importo del pagamento
       e il valore
      di diminuzione
       associato. La seconda riga visualizza il
      tipo di transazione
       di
      trasferimento pagamento in uscita
       e il valore
      di aumento
       associato per la rimozione dell'importo del pagamento.
    • Trasferimento pagamento in entrata
       : quando si accede al report
      Riepilogo attività cliente
       per Bluemoon e si fa clic sul valore nella colonna
      Totale pagamento
       , il Workday visualizza una griglia dei dettagli transazione con una sola riga per ogni transazione di pagamento. La riga visualizza il
      tipo di transazione
       di
      trasferimento pagamento in entrata
       e il valore
      di riduzione
       associato in quanto riduce i crediti.
  • L' azienda di pagamento è diversa dall'azienda azienda fattura.
    • Ad esempio, si registra un pagamento cliente per
      l'azienda
      A
       al cliente John Doe, ma lo si imputa a una fattura per
      l'azienda
      B
       al cliente John Doe.
    • Trasferimento pagamento in uscita
       : quando si accede al report
      Riepilogo attività cliente
       per l'azienda A e si fa clic sul valore nella colonna
      Totale pagamento
       per il cliente John Doe, il Workday visualizza una griglia dei dettagli della transazione con due righe per ogni transazione di pagamento. Una riga visualizza il
      tipo di transazione
       del
      pagamento
       , incluso l'
      importo del pagamento
       e il valore
      di riduzione
       associato. La seconda riga visualizza il
      tipo di transazione
       di
      trasferimento pagamento in uscita
       e il valore
      di aumento
       associato per la rimozione dell'importo del pagamento.
    • Trasferimento pagamento in entrata
       : quando si accede al report
      Riepilogo attività cliente
       per l'azienda B e si fa clic sul valore nella colonna
      Payment Total
       per il cliente John Doe, il Workday visualizza una griglia dei dettagli della transazione con una sola riga della transazione. La riga visualizza il
      tipo di transazione
       di
      trasferimento pagamento in entrata
       e il valore
      di riduzione
       associato in quanto riduce i crediti.

Pagamenti per contratti di sponsorizzazione studente

I contratti di sponsorizzazione studente consentono a istituti di istruzione, aziende ed enti governativi di pagare le spese per l'istruzione di uno o più studenti. Accedere all'attività
Record Student Sponsor Payment
 per registrare i pagamenti di sponsorizzazione dello studente e imputarli specificamente alle fatture per i contratti di sponsorizzazione.

IVA al pagamento

In alcuni paesi, le aziende possono scegliere di pagare l'imposta sul valore aggiunto (IVA) in corrispondenza dei pagamenti anziché sulle fatture. Al momento della configurazione, è possibile registrare l'IVA in attesa sulla fattura e l'IVA dovuta al momento della riscossione del pagamento. L'IVA al pagamento viene calcolata e applicata automaticamente. Quando si configura l'IVA al pagamento per un'azienda:
  • Le fatture cliente che non sono state pagate utilizzeranno ancora la registrazione contabile originale. Il sistema non applica la registrazione imposte al pagamento.
  • Le fatture cliente create dopo la configurazione dell'IVA utilizzeranno l'IVA nel calcolo dei pagamenti.
Tenere presenti i seguenti aspetti dell'applicazione dell'IVA nel sistema:
  • La fattura cliente e le rettifiche fattura del cliente supportano aliquote diverse per le singole righe fattura.
  • Sono supportate imposte riproporzionate per i pagamenti parziali.
  • I pagamenti in acconto utilizzano l'aliquota d'imposta predefinita di un'azienda.
  • I pagamenti in acconto vengono imputati a una fattura cliente.
Il Workday non supporta l'IVA sui pagamenti per le transazioni interaziendale dirette quando il saldo per worktag è abilitato per i ricevimenti interaziendale .

Termini di pagamento

È possibile configurare i termini di pagamento nel sistema per definire:
  • Scadenze per le fatture cliente.
  • Sconti basati sulla data di pagamento della fattura.
  • Termini di pagamento specifici del cliente.

Valori sostitutivi pagamento

Quando si registrano o si modificano i pagamenti cliente , è possibile sostituire l'importo sconto di pagamento calcolato dal sistema direttamente nell'avviso avviso di pagamento pagamento cliente e specificare l'importo effettivo sconto applicato dal cliente se lo sconto applicato è diverso dai termini di pagamento. Questa funzionalità si applica solo quando si seleziona una singola fattura. La funzionalità non si applica quando:
  • Sono presenti più fatture in ogni riga.
  • L'importo nei campi Sconto goduto e Importo da pagare è superiore all'importo importo dovuto.
  • Sono presenti riferimenti sul lato destro della riga di rimessa.
  • Si selezionano i tipi di documento non supportati sul lato sinistro, come fattura consolidata , documento acconto o pagamenti in conto deposito.
  • Il segno dell'importo dello sconto non corrisponde al documento supportato.

Metodi di pagamento

I metodi di pagamento determinano il conto utilizzato per le varie transazioni. Il sistema offre diversi metodi di pagamento, utilizzabili per configurare i tipi di pagamento nel proprio ambiente tramite l'attività
Gestione tipi di pagamento
. Alcuni metodi di pagamento sono elettronici e comportano ulteriori considerazioni sull'elaborazione. È possibile utilizzare il metodo di pagamento dell'addebito diretto per i tipi di pagamento elettronici.
Quando si utilizza un fornitore esterno per elaborare i pagamenti al di fuori del sistema, è consigliabile mappare il tipo di pagamento su
Metodo di pagamento
Manuale
.

Tipi pagamento

Un tipo di pagamento è una forma di pagamento valida utilizzata per effettuare i pagamenti. È possibile configurare ciascun tipo di pagamento e mapparlo a un metodo di pagamento valido predefinito di Workday. I tipi di pagamento elettronici, come l'addebito diretto o la carta di credito, vengono elaborati attraverso cicli di regolamento. Il sistema crea automaticamente una combinazione di deposito e pagamento. Dopo aver completato i pagamenti, il software per i regolamenti genera le voci contabili associate a ciascun pagamento.
Per gli altri tipi di pagamento, registrare i pagamenti con l'attività
Registrazione pagamento cliente
 e imputarli alle fatture associate. Esempio: è possibile mappare un
Metodo di pagamento
Carta di credito
 sul
Tipo pagamento
Visa
.

Report sui pagamenti

Il sistema include vari report che offrono una visione chiara dei processi di pagamento, tra cui:
  • Conti clienti che richiedono un'azione
  • Dettagli attività cliente
  • Riepilogo attività cliente
  • Dettagli saldo cliente
  • Riepilogo saldo cliente
  • Depositi cliente che richiedono un'azione
  • Partite aperte cliente
  • Pagamenti cliente che richiedono un'azione
  • Ricerca pagamenti
  • Visualizzazione documento acconto
Per visualizzare i dettagli delle transazioni di pagamento dei clienti, è possibile creare un report personalizzato avanzato . Utilizzare l' oggetto business
Storico transazioni cliente
 dall'origine origine dati
Customer Payment for Fatture Report
 e selezionare i campi di report pertinenti:
  • Data registrazione
  • Imputazioni pagamento cliente
  • Valuta fattura
  • Importo acconto
  • Importo pagamento in eccesso
  • Motivo pagamento in eccesso
  • Worktag pagamento in eccesso
  • Totale pagamento imputato
  • Data transazione
È possibile creare un report personalizzato avanzato per visualizzare i pagamenti dei clienti e i dettagli delle transazioni pertinenti.
  1. Accedere all'attività
    Creazione report personalizzato
    .
    • Selezionare
      Avanzate
       per Tipo report.
    • Selezionare
      Pagamento cliente per fatture
       per
      origine dati
       .
  2. Accedere oggetto business
    Pagamento cliente per fatture
     e selezionare le colonne di report pertinenti.
  3. Accedere oggetto business
    Storico transazioni cliente
     e selezionare le colonne di report pertinenti, inclusi i seguenti campi, quindi selezionare
    OK
     :
    • Data registrazione
       : recupera la data registrazione per la transazione cliente.
    • Imputazioni pagamento cliente
       : recupera le imputazioni di pagamento cliente per la transazione cliente.
    • Valuta fattura
       : recupera la valuta fattura utilizzata nella transazione cliente.
    • Motivo pagamento in eccesso
       : recupera il motivo utilizzato per la transazione cliente pagamento in eccesso .
    • Worktag pagamento in eccesso
       : recupera i worktag utilizzati per la transazione cliente pagamento in eccesso .
    • Data transazione
       : recupera la data della transazione per la transazione cliente.
Workday obiettivo supportato anche la creazione di report su tutte le transazioni cliente , inclusi i pagamenti cliente , le vendite a pronti e le cancellazioni, da un'unica origine dati report
Customer Transactions
 .