Procedura: Applicare i pagamenti cliente
- Registrare il pagamento cliente.
- Configurare il processo aziendaleApplicazione pagamento clientee i criteri di sicurezza nell'area funzionale Customer Accounts. Consultare Modificare i criteri di sicurezza dei processi aziendali.
Dopo aver registrato un pagamento cliente, è possibile imputare il pagamento alle fatture cliente appropriate, imputare un determinato importo in acconto, registrare un pagamento in eccesso e aggiungere allegati e note. Non è possibile registrare un pagamento in eccesso quando al pagamento è associato un rimborso cliente con stato
Bozza
. Il sistema consente inoltre di:
- Applicare le cancellazioni durante il processo di imputazione del pagamento.
- Cercare fatture aggiuntive prima di imputare il pagamento.
È anche possibile annullare, restituire o annullare l'imputazione di un pagamento. Per annullare l'imputazione di grandi volumi di pagamenti cliente con errori, è possibile utilizzare l'operazione del servizio Web
Annulla imputazione pagamento cliente
. Per visualizzare tutto lo storico delle transazioni, è possibile creare un report personalizzato avanzato utilizzando l'oggetto business Storico transazioni cliente
. - (Facoltativo) Accedere all'attivitàGestione motivi crediti.
- Aggiungere i motivi per l'acconto del pagamento. Assicurarsi che almeno un motivo sia attivo.
- Se non si definiscono i motivi di acconto, i campiMotivo accontoeDescrizione accontonon saranno visibili quando si effettua un pagamento in acconto durante l'imputazione del pagamento.
- Per un pagamento cliente già imputato con una parte dell'importo messo in acconto, è possibile accedere all'attivitàAggiunta/modifica motivo accontodal menu delle azioni correlate del pagamento cliente per aggiungere un motivo.
- Per gli aggiornamenti in blocco, è possibile utilizzare l'operazione del servizio WebPut On-Account Reason.
Criteri di sicurezza:Set Up: Customer Accountsnell'area funzionale Common Financial Management. - (Facoltativo) Accedere all'attivitàModifica configurazione tenant - Dati finanziari.Per applicare i pagamenti cliente intervalutari utilizzando il tasso di cambio della data di pagamento per impostazione predefinita, selezionare la casella di controlloUsa tasso di cambio data pagamento per pagamenti intervalutarinella sezioneOpzioni conto cliente.
- Inoltrare bozze di domande di pagamento intervaluta e completare le richieste di approvazione in attesa per i pagamenti intervalutari prima di abilitarlo.
- Quando si abilita l'opzione, ma si specifica un tasso di cambio valuta sostitutivo per l'applicazione per più valute, il sistema utilizza il tasso di cambio valuta sostitutivo per calcolare l'importo del pagamento nella valuta della fattura.
- Quando si annulla l'imputazione di un pagamento con imputazioni di pagamento elaborate prima dell'abilitazione, il sistema storna le imputazioni precedenti e utilizza il tasso di cambio e gli importi calcolati alla data dell'imputazione di pagamento.
- Quando si dispone di un pagamento con imputazioni di pagamento elaborate prima e dopo l'abilitazione:
- Il sistema storna le imputazioni di pagamento elaborate prima dell'abilitazione e utilizza il tasso di cambio e gli importi calcolati alla data dell'imputazione di pagamento.
- Il sistema storna le imputazioni di pagamento elaborate dopo l'abilitazione e utilizza il tasso di cambio e gli importi calcolati alla data di pagamento.
- (Facoltativo) Accedere all'attivitàModifica configurazione imputazione pagamento cliente.
- Per eseguire ricerche in un volume elevato di fatture aperte, selezionare l'opzioneNon preselezionare fatturedall'elenco divalori Configura fatture preselezionatenella sezioneImpostazioni applicazione manuale.
- Non preselezionare fatture: il sistema non seleziona le fatture selezionate in precedenza.
- Preselezionare fatture di avviso di pagamento e fatture non imputate in precedenza: il sistema preseleziona tutte le fatture selezionate in precedenza, comprese quelle selezionate manualmente.
- Preseleziona solo fatture di avviso di pagamento: il sistema preseleziona solo le fatture identificate nella griglia di rimessa del pagamento.
- Per inserire uno sconto per pagamento rapido in base all'importo netto della fattura anziché all'importo dovuto durante l'imputazione del pagamento, selezionare la casella di controllo Calcolapagamento rapido da importo netto fattura.
Criteri di sicurezza:Set Up: Company Generalnell'area funzionale Common Financial Management. - (Facoltativo) Dal menu delle azioni correlate del pagamento cliente, selezionareApplica aggiornamento avviso di pagamento.
- Quando si riceve un pagamento cliente senza avviso di rimessa, è prima possibile aggiungere ilTipo avviso di rimessae i dettagli associati nella grigliaAvviso di rimessaper più fatture.
- Assicurarsi di aggiungere una riga separata per ogni tipo di avviso di pagamento.
- Il sistema impedisce di aggiornare il tipo di avviso di pagamento quando il pagamento cliente è già imputato, imputato, annullato o restituito.
- È anche possibile utilizzare l'operazione del servizio WebPut Customer Paymentper un volume elevato di aggiornamenti. Assicurarsi di specificare ilTipo avviso di rimessacon ID istanza identico a quello della fattura. Impostare il flagPronto per imputazione automaticasu true e assicurarsi chel'Importo da pagarenon sia superiore al pagamento.
Criteri di sicurezza:Process: Customer Invoice Paymentnell'area funzionale Customer Accounts. - Accedere all'attivitàImputazione pagamento cliente.Selezionare ilPagamento clienteche si desidera imputare.Configurare i seguenti domini di sicurezza nell'area funzionale Customer Accounts:
- Processo: Pagamento in contanti - Visualizzazione
- Processo: Fattura cliente - Visualizzazione
- Process: Cancellazione cliente - Visualizzazione
- L'attività contiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Righe avviso di pagamentoFare clic per visualizzare le righe dell'avviso di pagamento dalla registrazione del pagamento cliente. Il sistema seleziona automaticamente le fatture dall'avviso di pagamento e inserisce l'importo del pagamento per facilitare l'imputazione del pagamento.Applica al meno recenteQuando si seleziona questa casella di controllo, il sistema ordina la grigliaFattureperScadenza, elencando per prime le fatture meno recenti. Il sistema seleziona quindi le fatture con importi che possono essere pagati per intero con l'Importo pagamento da imputare. Quando l'importo della fattura successiva è superiore all'importo residuo da imputare, il sistema assegna solo l'importo residuo da pagare per tale fattura.Esempio: è presente un pagamento registrato di 1000,00 EUR. La fattura meno recente per il cliente è di 600,00 EUR e la successiva è di 1500,00 EUR. Il sistema seleziona entrambe le fatture, imputa il pagamento alla prima fattura per intero e il resto alla fattura successiva. I 1.100,00 EUR in sospeso della seconda fattura rimangono nella coda delle fatture non pagate.Richiamo ultimo pagamentoQuando si seleziona questa casella di controllo, il sistema seleziona automaticamente le fatture applicabili nei risultati.Importo da mettere in accontoQuando l'importo del pagamento è superiore all'importo totale applicato a una o più fatture, è possibile imputare l'importo del pagamento in eccesso. Per pareggiare e inoltrare il pagamento, immettere un importo pari al valoreImporto residuo da imputare. Il sistema aggiorna quindi l'Importo residuo da imputarea zero, il che significa che il pagamento è in pareggio e pronto per l'inoltro. - Selezionare le fatture per l'imputazione di pagamento.
- Per le fatture consolidate, imputare il pagamento alle fatture dei clienti padre o figlio.
- Il sistema non supporta i pagamenti per conto terzi e le cancellazioni che includono fatture con sconto a termine.
- Per eseguire ricerche in un volume elevato di fatture aperte, fare clic suCerca fatture.È possibile continuare a cercare e aggiungere fatture più volte. Ogni volta che si esegue una ricerca, il sistema salva le modifiche precedenti, inclusi gli importi dei pagamenti, gli importi degli sconti e le cancellazioni.
- L'immissione delle informazioni di pagamento per ogni riga della fattura contiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Importo pagamentoApplicare un importo totale o parziale del pagamento registrato alla fattura selezionata. Per gli importi parziali, mettere in acconto il saldo residuo.Quando si applicano pagamenti cliente con importo pari a zero, assicurarsi che le fatture cliente e le rettifiche di accredito selezionate siano pari a 0.Importo scontoQuando si imputa il pagamento entro la data di sconto indicata nella fattura cliente, il sistema applica lo sconto in base all'importo del pagamento applicato, non al saldo della fattura. I termini dello sconto vengono impostati nella fattura cliente nel campoTermini di pagamento.Il sistema applica gli importi degli sconti nell'ambito del processo di imputazione del pagamento. Gli importi degli sconti non fanno parte dell'importo del pagamento stesso e vengono visualizzati in un campo separato nei report.Righe di cancellazioneFare clic sul valore di cancellazione e specificare l'importo. È anche possibile:- Aggiungere una nota e gli allegati alla cancellazione.
- Selezionare un motivo predefinito per la cancellazione.
- Se nel tenant è abilitato il saldo per worktag, suddividere l'importo della cancellazione per motivo di cancellazione e worktag di saldo.
Il sistema aggiorna la registrazione contabile della riga di registrazione per riflettere gli importi in dare e in avere nei conti CoGe corretti.Importo residuo dovutoIl sistema aggiorna questo valore in modo dinamico quando uno dei seguenti importi cambia:- Importo dovuto
- Importo sconto
- Importo pagamento
- Importo cancellazione
Il sistema avvia il processo aziendale
Evento di imputazione pagamento cliente
per inoltrare il pagamento per le approvazioni, quindi crea le righe di registrazione automatica. Se si salva per dopo, il pagamento viene salvato nello stato Bozza
e non genera alcuna riga di registrazione automatica. Per i pagamenti di importo pari a zero, il sistema crea un pagamento cliente con imputazione completa con stato Completato
.Per le transazioni interaziendali:
- Il sistema popola automaticamente l'affiliata interaziendale tra le due aziende per le righe di registrazione generate. È possibile visualizzare i dettagli della contabilità interaziendale nella della transazione cliente.
- Creare un ciclo di regolamento per trasferire il pagamento e cancellare i debiti e i crediti interaziendali.
È possibile annullare l'imputazione e modificare i pagamenti cliente per aggiornare:
- Valuta fattura e cliente di origine rimessa per pagamenti precedentementeimputati completamente.
- Valuta fattura per pagamenti precedentementeimputati con acconto.