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Administrator Guide
Ultimo aggiornamento: 2023-06-23
Procedura: Configurare le fatture cliente

Procedura: Configurare le fatture cliente

  • Configurare il processo aziendale
    Evento fattura cliente
     e i relativi criteri di sicurezza nell'area funzionale Customer Accounts.
È possibile semplificare la creazione delle fatture configurando le fatture cliente in modo da popolare i dettagli di pagamento, rivedere l'abbinamento delle fatture, applicare la verifica del budget, inoltrare le fatture a un responsabile dell'approvazione assegnato e molto altro ancora.
  1. Configurare il dominio di sicurezza
    Process: Customer Invoice (NEW)
     nell'area funzionale Customer Accounts. Questo dominio consente agli utenti con ruoli aziendali o senza vincoli di gestire le fatture cliente. Per un controllo più granulare sulle azioni relative alle fatture cliente, è possibile concedere autorizzazioni per vari sottodomini.
  2. Configurare il processo aziendale
    Evento fattura cliente
     per garantire la correttezza delle operazioni di fatturazione, stampa e invio tramite e-mail.
    1. Nei criteri di sicurezza del processo aziendale
      Evento fattura cliente
      , aggiungere il gruppo di sicurezza Responsabili approvazione alle azioni Approvazione e Revisione. Questa configurazione consente di inoltrare una fattura cliente a un responsabile dell'approvazione designato nell'organizzazione.
      Assicurarsi che chi ha avviato il processo aziendale abbia accesso ai seguenti domini di sicurezza:
      • Dominio
        Access Customer (Segmented)
      • Dominio
        Process: Customer Invoice - Core
      • Tipi di gruppo di sicurezza
        Ruoli - Azienda
      • Tipi di gruppo di sicurezza
        Ruoli - Cliente
      Inoltre, concedere le Autorizzazioni di integrazione per il dominio
      Access Customer (segmented)
      , nonché l'accesso
      Get
       e
      Put
       ai seguenti domini:
      • Evento integrazione
      • Process: Electronic Invoices
    2. Modificare il processo aziendale
      Evento fattura cliente
       e configurare lo step di azione
      Avvio evento interaziendale relativo alla fattura cliente
       per le transazioni interaziendali.
      Il sistema applica l'approvazione solo all'azienda specificata nell'intestazione della fattura. Quando l'approvazione viene rifiutata, il processo viene interrotto.
    3. Configurare lo step
      Servizio stampa fattura cliente
       nel processo aziendale
      Evento fattura cliente
       per stampare automaticamente le fatture cliente.
      Per stampare la fattura con un ciclo di stampa
      Finale
      , aggiungere lo step di servizio dopo lo step di approvazione e impostare lo step di approvazione come finale.
    4. Configurare lo step di servizio
      Fatturazione elettronica tramite regole di consegna documenti
       nel processo aziendale
      Evento fattura cliente
       per la fatturazione elettronica.
    5. Configurare lo step di servizio
      Invio fattura cliente via e-mail
       nel processo aziendale
      Evento fattura cliente
       per inviare automaticamente via e-mail un file PDF della fattura cliente non appena si stampa il documento.
    6. Configurare lo step di servizio
      Integrazione
       nel processo aziendale
      Evento fattura cliente
       per avviare automaticamente l'integrazione della fattura elettronica.
      Impostare una regola condizionale nello step Integrazione per garantire che l'integrazione della fattura elettronica venga avviata soltanto quando il sistema genera un PDF della fattura dopo l'ultimo ciclo di stampa.
  3. Per regolare le transazioni interaziendali, stabilire la relazione tra le aziende.
  4. Per creare ID univoci per fatture, operazioni in Dare e Avere e rifatturazioni, configurare la numerazione fatture univoca a livello del tenant o per singole aziende. Quando si definisce un'impostazione a livello di azienda, questa sostituisce l'impostazione a livello del tenant per tale azienda.
  5. Quando si utilizza la numerazione in sequenza senza interruzioni, è necessario abilitarla dopo aver configurato le regole del generatore di sequenze.
  6. (Facoltativo) Accedere all'attività
    Gestione tipi di fattura per paese
     per configurare il tipo di fattura legale basata sul paese impostando l'opzione
    Utilizzo tipo di fattura
     su
    Fatture cliente
    .
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Tax
     nell'area funzionale Common Financial Management.
  7. (Facoltativo) Accedere all'attività
    Modifica dettagli contabilità aziendale
     e selezionare l'opzione
    Fattura cliente
     nell'elenco valori
    Consenti registrazioni contabili per data approvazione
     per utilizzare la data di approvazione come data di registrazione nelle fatture cliente e nelle rettifiche, oppure quando si desidera ordinare i numeri di sequenza dei documenti in base alla data di registrazione.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Company Accounting
     nell'area funzionale Common Financial Management.
  8. (Facoltativo) Accedere all'attività
    Modifica opzioni conti clienti
     e selezionare la casella di controllo
    Impedisci modifiche alle fatture dopo la stampa finale
     per consentire all'azienda desiderata di evitare modifiche a una fattura approvata e stampata.
    Una volta abilitata questa funzionalità, non sarà possibile disabilitarla se sono state generate fatture.
    Una volta che una fattura ha lo stato
    Approvata
     e il tipo di esecuzione di stampa ha lo stato
    Finale
     non è più possibile annullare o modificare la fattura o aggiornare le righe per l'azienda specificata. Il sistema imposta anche un campo
    Data finalizzazione
     nella pagina
    Visualizzazione fattura cliente
    .
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Customer Accounts
     nell'area funzionale Customer Accounts e
    Set Up: Company General
     nell'area funzionale Common Financial Management.
Una volta configurata la fattura, è possibile:
  • Creare fatture singole o consolidate.
  • Rettificare, copiare, modificare o annullare le fatture.
  • Modificare le fatture approvate.
  • Utilizzare la funzionalità di creazione credito e rifatturazione per creare una fattura corretta in caso di fatturazione errata.
  • Gestire le fatture e inserirle in contestazione, riscossione o sospensione pagamento.
  • Stampare e inviare le fatture via e-mail.