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Documentazione
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Administrator Guide
Ultimo aggiornamento: 2024-03-22
Procedura: Depositare i pagamenti cliente

Procedura: Depositare i pagamenti cliente

  • Configurare il dominio di sicurezza
    Process: Customer Deposit
     nell'area funzionale Customer Accounts.
  • Configurare il processo aziendale
    Evento deposito cliente
     e i relativi criteri di sicurezza nell'area funzionale Customer Accounts.
Quando un cliente effettua un pagamento, è possibile creare un deposito a fronte di una fattura durante la registrazione del pagamento. In alternativa, è possibile utilizzare l'attività
Creazione deposito cliente
 . È anche possibile creare un deposito durante la registrazione di una vendita a pronti tramite l'attività
Registrazione vendite a pronti
 .
Per le transazioni in blocco è possibile utilizzare i seguenti servizi Web:
  • Inserisci pagamento cliente
     per registrare prima il pagamento, quindi
    Inoltra deposito cliente
     per creare il deposito in quanto le due azioni non sono combinate nei servizi Web.
  • È anche possibile utilizzare il servizio Web
    Submit Cash Sale
     per registrare il deposito per le transazioni in contanti.
  • Get Cash Sales
     o
    Get Customer Deposits
     per recuperare i dati di deposito.
  • Annulla deposito cliente
     per stornare il deposito.
Il sistema esegue le seguenti operazioni:
  • Deposita i fondi nel conto bancario specificato.
  • Registra i pagamenti come passività nella contabilità generale fino alla consegna dei beni o dei servizi.
  • Visualizza un ID istanza con i dettagli della transazione. Ad esempio, Deposito cliente: assegno BofA il 24/01/2024 per $ 626.250,00
È anche possibile:
  • Utilizzare le regole di registrazione contabile per configurare una contabilità generale diversa per i fondi non depositati.
  • Aggiungere allegati a un deposito cliente per fornire ulteriori dettagli. 
  • Configurare le convalide personalizzate e il processo aziendale per inoltrare le approvazioni.
  1. (Facoltativo) Accedere all'attività
    Creazione definizione ID/Generatore di sequenze
     .
    Configurare il generatore di sequenze per visualizzare l'ID deposito cliente nella fattura. Consultare Creare definizioni di ID e generatori di sequenze.
    Aggiunta di un ID deposito cliente:
    • Migliora la capacità di trovare e creare report sui depositi dei clienti per i clienti con un volume elevato di transazioni.
    • Migliora la riconciliazione di cassa garantendo che l'ID segua un formato accettabile per la banca.
    • Garantisce che l'ID di riferimento non sia vuoto e che non vengano creati numeri di deposito duplicati.
  2. (Facoltativo) Accedere all'attività
    Modifica configurazione tenant - Dati finanziari
     .
    Configurare il
    Generatore di ID per depositi cliente
     nella sezione
    ID sequenza documenti aziendali
     per attivare gli ID deposito cliente.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Tenant Setup - Financials
     nell'area funzionale System.
  3. Accedere all'attività
    Creazione deposito cliente
    .
    • Specificare l'
      Azienda
       che controlla il conto sul quale si desidera depositare il pagamento. Il sistema utilizza automaticamente la valuta aziendale per il deposito, ma è possibile impostare il valore su qualsiasi valuta.
    • (Facoltativo) Selezionare altri criteri per limitare le dimensioni dell'elenco dei pagamenti.
  4. Selezionare i pagamenti che si desidera depositare.
    L'elenco rappresenta i pagamenti registrati utilizzando l'attività
    Registrazione pagamento cliente
    .
    L'attività contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Conto bancario
    Il conto per il deposito del pagamento. Assicurarsi che il conto accetti la valuta del pagamento.
    Se la valuta del pagamento e la valuta conto bancario sono diverse, il sistema utilizza
    Tipo tasso di cambio
     e
    Tasso di cambio
     per convertire nella valuta del conto bancario i pagamenti in valuta estera depositati.
    È possibile modificare:
    • Il tipo di tasso di cambio predefinito nell'attività
      Gestione tipi tasso di cambio
      .
    • Il tasso di cambio predefinito tra la valuta del deposito e del conto bancario nell'attività
      Gestione tassi di cambio valuta
      .
    Riferimento deposito
    Consente di identificare questo deposito durante la riconciliazione.
    Totale riga di controllo
    Confrontare il
    Totale importo deposito
     dei pagamenti selezionati con l'importo di controllo desiderato specificato qui.
  5. (Facoltativo) Per aggiungere allegati durante la creazione o la modifica di un deposito, selezionare un pagamento e fare clic su
    Seleziona file
     nella scheda
    Allegati deposito
    .
    • Per aggiungere allegati dopo che è già stato creato un deposito cliente, accedere all'attività
      Aggiungi/Modifica allegato
       dal menu delle azioni correlate di un deposito cliente.
    • Per evitare di richiamare un processo aziendale di approvazione, assicurarsi di includere nel dominio di sicurezza i gruppi di sicurezza che dovrebbero avere accesso all'attività
      Aggiungi/Modifica allegato
       .
    • Per visualizzare gli allegati associati ai depositi cliente, utilizzare il campo di report
      Attachments for Customer Deposit
       in un report personalizzato.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Process: Customer Deposit – Add/Change Attachment
     nell'area funzionale Customer Accounts.
  • Il sistema crea le registrazioni contabili per la transazione.
  • Quando si inoltra il deposito, viene avviato il processo aziendale
    Evento deposito cliente
     per la revisione e l'approvazione. È possibile:
    • Rivedere i dettagli del deposito e modificare secondo necessità.
    • Aggiungere o eliminare allegati.
    • Rinviarlo ai fini della revisione.
    • Approvare il deposito per poterlo aggiungere al conto bancario definito.
Dopo aver registrato un deposito, è possibile:
  • Riconciliare i depositi eseguendo il job Pianificazione riconciliazione automatica per il conto bancario desiderato.
  • Inoltrare il deposito non riconciliato con stato
    In attesa di richiesta di pagamento
    .
  • Annullare i depositi non riconciliati con stato Approvato.
    • Quando si annulla il deposito, i movimenti CoGe vengono stornati.
    • È possibile aggiungere convalide personalizzate e configurare i processi aziendali
      Evento deposito cliente
       per gestire gli annullamenti.
    • Le spese di annullamento vengono trattenute dal deposito.
Per visualizzare i dettagli di un deposito, è possibile accedere a:
  • La scheda
    Depositi
     nel record delle fatture cliente e dei pagamenti.
  • Il report
    Ricerca depositi cliente
     .
  • Il report
    Pagamenti e depositi cliente
     .
  • Il report
    Azione deposito cliente in attesa
     .