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Ultimo aggiornamento: 2024-06-14
Caricare i dati di consolidamento nel sistema

Caricare i dati di consolidamento nel sistema

È possibile caricare i dati di consolidamento manualmente oppure tramite una connessione a un servizio di recupero documenti, come ad esempio Secure File Transfer Protocol (SFTP).
Caricare solo l'attività per il periodo aperto corrente.
Il sistema non ricalcola l'attività del periodo in base ai saldi finali caricati.
Il sistema conserverà soltanto il nome del file CSV caricato e non salverà il file. Il sistema presuppone che l'endpoint ERP esterno continuerà a fungere da sistema di registrazione per l'entità non Workday ai fini di audit.
Per la stessa azienda, la stessa data di registrazione e lo stesso codice libro (o dimensione di raggruppamento), l'operazione di ricaricamento dei dati di consolidamento in un periodo aperto comprende i seguenti stati per i dati di consolidamento:
Stato dei dati di consolidamento
Descrizione
Approvato
Una registrazione contabile viene contabilizzata e associata ai dati. Il sistema annulla i dati di consolidamento precedenti con la stessa dimensione di raggruppamento, comprese tutte le registrazioni, e li sostituisce con i nuovi dati di consolidamento.
Sostituito
Il sistema ha sostituito questi dati con dati di consolidamento successivi aventi la stessa dimensione di raggruppamento. La registrazione contabile associata è stata annullata.
Bozza
A questi dati non è associata alcuna registrazione contabile. Pertanto, i dati di consolidamento precedenti non verranno annullati. Sarà necessario annullare manualmente i dati di consolidamento facendo clic su
Annulla
.
Se si desidera inoltrare nuovamente i dati di consolidamento per la stessa dimensione di raggruppamento, è necessario ricaricare l'intera attività del periodo del bilancio di verifica riepilogativo. Non è possibile caricare registrazioni contabili incrementali di rettifica.
  1. (Facoltativo) In base ai requisiti, creare convalide personalizzate per identificare problemi relativi alle transazioni che richiedono una revisione più attenta o ulteriori azioni. Esempio: creare una convalida personalizzata per garantire che ogni volta che si aggiorna una riga utilizzando l'attività
    Correzione dati di consolidamento
    , il sistema crei una nota di riga per finalità di audit trail. Consultare Procedura: Impostare convalide personalizzate.
    È possibile condividere queste convalide nelle registrazioni contabili, a condizione che i campi siano presenti sia nella riga che nella registrazione contabile.
    Per un elenco delle convalide predefinite di Workday durante l'evento di integrazione e prima di creare il caricamento dei dati di consolidamento, consultare la pagina Consolidation Data Capture Validations nella Community.
  2. Accedere al report
    Hub dati di consolidamento
    .
  3. Fare clic su
    Carica
    .
  4. L'attività
    Caricamento dati di consolidamento
     contiene i seguenti elementi:
    Opzione
    Descrizione
    Informazioni sistema di origine
    Selezionare il nome dell'integrazione da eseguire. Il nome dell'integrazione è stato assegnato nell'attività di configurazione
    Gestione sistema di origine per mappature di integrazione
    .
    Inoltro automatico
    Selezionare questa opzione se si desidera che il sistema avvii automaticamente il processo aziendale per ottenere dati di consolidamento privi di errori.
    Quando le regole di mappatura generano valori di output in conflitto, il sistema:
    • Non popola il risultato della mappatura.
    • Visualizza un avviso.
    • Non inoltra automaticamente i dati anche se si seleziona
      Inoltro automatico
      .
    Allegati
    Utilizzare l'opzione
    Trascina i file qui
     o
    Seleziona file
     per aggiungere i file dei dati di consolidamento.
    È possibile caricare file solo in base a un formato di file predefinito. Consultare Riferimenti: Dati di consolidamento - Formato file CSV di integrazione in entrata.
  5. Confermare che i file di dati di consolidamento siano stati caricati correttamente, quindi fare clic su
    OK
    .
  6. Nel report
    Hub dati di consolidamento
    , fare clic su
    Aggiorna
     per assicurarsi che l'evento di integrazione venga completato correttamente.
    Una volta completati gli eventi di integrazione, se non si sono verificati errori di integrazione, la scheda
    Elaborazione
     nella griglia
    Eventi di integrazione (ultimi 30 giorni)
     viene sostituita dalla scheda
    Completato
    .
    Il report
    Hub dati di consolidamento
     visualizza i dettagli dei dati di consolidamento nelle due griglie seguenti:
    • Dati di consolidamento (questa griglia visualizza per impostazione predefinita i dati di consolidamento per il periodo aperto corrente. È possibile personalizzare tale visualizzazione dall'elenco di valori di ricerca)
    • Eventi di integrazione (ultimi 30 giorni)
  7. Nella griglia
    Dati di consolidamento
    , rivedere i dettagli di ciascun dato di consolidamento caricato, ad esempio:
    Opzione
    Descrizione
    Azienda
    Nome dell'azienda che detiene i dati di consolidamento.
    Sistema di origine
    Nome dell'endpoint ERP esterno.
    Stato
    Indica i seguenti stati per ciascun file di dati di consolidamento:
    • Approvato: i dati di consolidamento sono stati approvati e sono state generate registrazioni contabili.
    • Bozza: i dati di consolidamento sono stati caricati, ma non sono stati inoltrati per l'approvazione. Potrebbero essere presenti errori/avvisi che è necessario controllare prima di inoltrare i dati tramite il processo aziendale.
    • Annullato: i dati di consolidamento sono stati annullati utilizzando il pulsante Annulla.
    • Sostituito: è stato inoltrato nuovamente un file contenente la stessa dimensione di raggruppamento:
      • I dati di consolidamento sostituiti passano dallo stato
        Approvato
         allo stato
        Sostituito
        .
      • La registrazione associata ha lo stato
        Annullato
        .
    • Errore: i dati di consolidamento sono stati inoltrati per l'approvazione, ma al termine del processo aziendale viene creata una registrazione errata. Se non è possibile risolvere l'errore, contattare l'assistenza clienti di Workday per ottenere ulteriore supporto.
    • Inoltrato: i dati sono stati inoltrati per l'approvazione utilizzando il processo aziendale
      Evento di creazione registrazione per dati di consolidamento
      .
    Errori
    Indica il numero di errori nei dati di consolidamento.
    È possibile fare clic sul numero per visualizzare i dettagli degli errori.
    Registrazione a giornale
    Registrazione creata dal sistema dopo l'approvazione dei dati di consolidamento.
    È possibile fare clic sulla registrazione per analizzarne i dettagli.
  8. Fare clic su
    Visualizza
     per rivedere i dettagli dei dati di consolidamento caricati.
    1. Selezionare
      Solo righe aggiornate
       se si desidera visualizzare solo le righe aggiornate per i conti CoGe e i worktag corretti in precedenza.
    2. Fare clic su
      OK
      .
      Il sistema visualizza le informazioni relative ai dati di consolidamento, ad esempio:
      • Conti CoGe mappati e correnti
      • Valuta della transazione e del mastro
      • Importi delle transazioni e del mastro
      • Worktag correnti e mappati
      • Risultati di mappatura
      • Nome dell'ultimo utente che ha aggiornato i dati e minuto dell'ultimo aggiornamento
  9. Fare clic su
    Correggi
     per correggere gli errori nei dati di consolidamento. Dopo aver corretto gli errori, è possibile inoltrare i dati di consolidamento per l'approvazione.
  10. (Facoltativo) Fare clic su
    Annulla
     per annullare i dati di consolidamento. È possibile annullare solo i dati di consolidamento con stato
    Bozza
    .
  11. Rivedere le quattro schede nella griglia
    Eventi di integrazione (ultimi 30 giorni)
    .
    • Nella scheda
      Elaborazione
       vengono visualizzati i dettagli dell'evento di integrazione che il sistema sta ancora completando.
    • Nella scheda
      Completato
       vengono visualizzati i dettagli di ogni evento di integrazione completato, ad esempio:
    Opzione
    Descrizione
    Evento integrazione
    Istanza dell'evento di integrazione.
    È possibile fare clic sull'istanza per eseguire il drill-down dei dettagli dell'evento.
    URL di download controllo diagnostica
    Istanza del file di diagnostica.
    Per diagnosticare gli errori dei file, fare clic sull'URL, quindi fare clic sul pulsante "+" per espandere la selezione.
    Il download del controllo diagnostica fornisce un riepilogo dell'integrazione e visualizza gli eventuali errori relativi ai file.
    Messaggi integrazione
    I messaggi di integrazione visualizzano gli errori relativi all'integrazione.
    Se non è possibile risolvere tutti gli errori dopo aver caricato il file, si consiglia di contattare l'amministratore di sistema.
    Visualizzazione dati di consolidamento
    Fare clic sulla freccia giù per:
    • Visualizzare i dettagli dei dati di consolidamento.
    • Effettuare l'esportazione in Excel.
    • Effettuare l'esportazione in PDF.
    • La scheda
      Incompleto
       visualizza i dettagli di ciascun evento di integrazione che crea insiemi di consolidamento dovuti a errori. Vengono visualizzate informazioni quali:
    Opzione
    Descrizione
    Evento integrazione
    Istanza dell'evento di integrazione.
    È possibile fare clic sull'istanza per eseguire il drill-down dei dettagli dell'evento.
    URL di download controllo diagnostica
    Istanza del file di diagnostica.
    Per diagnosticare gli errori dei file, fare clic sull'URL, quindi fare clic sul pulsante "+" per espandere la selezione.
    Il download del controllo di diagnostica visualizza principalmente gli errori relativi ai file.
    Messaggi integrazione
    I messaggi di integrazione visualizzano gli errori relativi all'integrazione.
    Se non è possibile risolvere tutti gli errori dopo aver caricato il file, si consiglia di contattare l'amministratore di sistema.
    • La scheda
      Non riuscito
      visualizza i dettagli degli eventi di integrazione non riusciti per i quali il sistema non ha creato set di dati di consolidamento a causa di un errore di sistema. Vengono visualizzate informazioni quali:
    Opzione
    Descrizione
    Evento integrazione
    Istanza dell'evento di integrazione.
    È possibile fare clic sull'istanza per eseguire il drill-down dei dettagli dell'evento.
    URL di download controllo diagnostica
    Istanza del file di diagnostica.
    Per diagnosticare gli errori dei file, fare clic sull'URL, quindi fare clic sul pulsante "+" per espandere la selezione.
    Il download del controllo di diagnostica visualizza principalmente gli errori relativi ai file.
    Messaggi integrazione
    I messaggi di integrazione visualizzano gli errori relativi all'integrazione.
    Se non è possibile risolvere tutti gli errori dopo aver ricaricato il file, si consiglia di contattare l'amministratore di sistema.