Considerazioni sulla configurazione: Contabilità dei leasing
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo della contabilità dei leasing. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
La contabilità dei leasing in Workday genera automaticamente le transazioni di leasing dai contratti fornitore. È quindi possibile creare report economici sulle attività per diritto d'uso e sulle passività per leasing. Questi report aiutano a conformarsi agli standard contabili correnti previsti dagli U.S. GAAP (United States General Accepted Accounting Principles), dalla U.S. GASB (United States Governmental Accounting Standards Board) e dagli IFRS (International Financial Reporting Standards).
Vantaggi per l'azienda
Con la contabilità dei leasing di Workday è possibile:
- Registrare ed elaborare la contabilità dell'intero ciclo di vita di un leasing utilizzando solo Workday, senza altre integrazioni e applicazioni.
- Creare contratti fornitore di tipo leasing per leasing finanziari, leasing operativi e leasing operativi a breve termine.
- Generare i dati necessari per i requisiti di comunicazione dati quantitativi.
- Generare rendiconti finanziari comparativi dei periodi precedente e successivo alle modifiche degli standard contabili di U.S. GAAP, GASB e IFRS.
- Confrontare i contratti fornitore di tipo leasing operativo in base a diversi metodi contabili creando contratti alternativi.
- Importare in Workday i contratti di leasing attivi e in corso senza duplicare le transazioni storiche.
Casi d'uso
In Workday è possibile creare contratti fornitore di tipo leasing che consentono di registrare i contratti e le transazioni di leasing. Qualsiasi combinazione dei seguenti contratti di leasing può essere rappresentata:
- Leasing finanziari
- Leasing operativi per IFRS o U.S. GASB
- Leasing operativi per report comparativi e retrospettivi
- Leasing operativi per U.S. GAAP
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Quali sono i requisiti finanziari e legali per i report?
Qual è la modalità di creazione dei report sulle transazioni contabili di leasing richiesta dai covenant bancari e sul debito? | Sono la sede e la struttura dell'organizzazione a determinare gli obblighi relativi ai report economici. Ogni paese prevede che le aziende forniscano i rendiconti finanziari in conformità ai requisiti di legge. Se si opera sia negli Stati Uniti sia in un paese che segue gli IFRS, potrebbe essere necessario produrre report in base a entrambi gli standard contabili.
I covenant bancari e sul debito potrebbero anche richiedere report economici comparativi o retrospettivi diversi dai requisiti di legge stabiliti dal governo locale o nazionale. Prima di configurare la contabilità dei leasing, verificare gli obblighi relativi ai report economici. Potrebbe essere necessario configurare qualsiasi combinazione dei seguenti contratti fornitore di tipo leasing:
|
Quali tipi di contratti di leasing si ha necessità di registrare nel sistema? | Se si prevede di registrare leasing finanziari o operativi che utilizzano la Quota di ammortamento beni materiali per diritto d'uso , è possibile prevedere ulteriori interventi per la configurazione della contabilità dei beni. La contabilità dei beni richiede i seguenti passaggi aggiuntivi per impostare le aree funzionali Business Asset Accounting e Business Asset Tracking.
È anche possibile rappresentare i contratti di leasing in Workday in base agli standard contabili precedenti. Valutare la possibilità di configurare un tipo di contratto per i leasing operativi che utilizzi il metodo contabile Quota di ammortamento lineare . È quindi possibile utilizzare il tipo di contratto per creare report che mettono a confronto i contratti di leasing in base a standard diversi. |
Sono presenti contratti di leasing attivi e in corso da registrare in Workday? | Se si dispone di contratti di leasing attivi e in corso, è consigliabile eseguirne la migrazione in Workday e aggiornare lo stato della rata. Il sistema consente di generare transazioni contabili per i contratti di leasing relativi a qualsiasi periodo di rata. Questa funzionalità consente di importare i contratti di leasing in corso rappresentando i contratti parzialmente completati.
Esempio: il contratto è iniziato nel 2015 e terminerà nel 2025. Quando si aggiorna lo stato delle rate pagate impostandolo su Contabilizzato manualmente , tali transazioni vengono riconosciute come contabilizzate e non vengono generate transazioni aggiuntive.Specificare lo stato della rata prima di generare la registrazione contabile di riconoscimento dei costi. Utilizzare l'attività Aggiornamento in blocco rata contratto di leasing allo stato Disponibile o Contabilizzato manualmente per specificare lo stato.In caso di storno di una rata con stato Contabilizzato manualmente dopo aver modificato un contratto, è possibile che venga visualizzata una colonna Registrazione manuale obbligatoria nel piano di riconoscimento dei costi. Il sistema visualizza questa colonna quando è necessario fornire una registrazione contabile che rettifichi i mastri per la rata stornata. |
In che modo si desidera registrare le transazioni di leasing finanziario in Workday? | È possibile creare leasing finanziari senza configurare la contabilità dei leasing. Il sistema registra automaticamente le transazioni dei beni patrimoniali ammortizzabili dai leasing finanziari nel codice libro comune. È possibile modificare questo funzionamento configurando un codice libro per i contratti di leasing finanziario nell'attività Gestione configurazione codici libro contratti di leasing .
Se in seguito si decide di non utilizzare il codice libro comune, è possibile creare una nuova configurazione del codice libro durante l'impostazione della contabilità dei leasing. Non è possibile modificare o rimuovere la configurazione di un codice libro dopo l'uso. |
Suggerimenti
Funzionalità | Considerazioni |
|---|---|
Categorie di spesa | Considerare le attrezzature o le strutture che si intende prendere in leasing. Si consiglia di configurare le categorie di spesa per ogni tipo di leasing utilizzato. Esempio: categorie di spesa per veicoli, macchinari di produzione, edifici adibiti a uffici e laptop.
Non è possibile modificare una categoria di spesa una volta che è in uso. |
Contratti fornitore di tipo leasing alternativi | È consigliabile utilizzare contratti fornitore di tipo leasing alternativi quando potrebbe essere necessario confrontare contratti in base a standard contabili o tassi di interesse diversi. I contratti fornitore di tipo leasing alternativi consentono di evitare la creazione e la gestione di più contratti separati per rappresentare le stesse condizioni contrattuali.
Se si desidera creare un contratto fornitore di tipo leasing alternativo, è necessario:
|
Informazioni contabili multilibro | È consigliabile configurare le informazioni contabili multilibro quando si desidera creare leasing finanziari o leasing operativi che utilizzano la Quota di ammortamento beni materiali per diritto d'uso .
Quando si abilitano le informazioni contabili multilibro, è necessario configurare anche la regola di registrazione contabile Bene aziendale - regolamento multilibro .Quando non si configurano le informazioni contabili multilibro, il sistema registra automaticamente le transazioni dei beni nel codice libro comune. |
Requisiti
Nessun impatto.
Limitazioni
Non è possibile selezionare i worktag delle sovvenzioni nella sezione
Righe beni
quando si crea un contratto fornitore di tipo leasing. La funzionalità di elaborazione dei costi di assegnazione non è supportata con i contratti fornitore di tipo leasing.Per i beni in leasing generati da contratti fornitore di tipo leasing completamente ricevuti, non è possibile assegnarli ai collaboratori.
Quando si utilizzano le variazioni per leasing, non è possibile:
- Creare modifiche per i leasing multiazienda.
- Creare modifiche per i leasing operativi a breve termine.
- Creare una variazione da un contratto fornitore di tipo leasing alternativo.
- Creare contratti fornitore di tipo leasing alternativi dopo aver rettificato il contratto originale. Se si desidera creare contratti fornitore di tipo leasing alternativi, è necessario farlo prima di creare la variazione.
- Copiare i contratti fornitore di tipo leasing rettificati. Se si desidera copiare il contratto fornitore di tipo leasing, è necessario farlo prima di creare la variazione.
È possibile creare solo le seguenti variazioni per i contratti fornitore di tipo leasing:
- Proroghe di leasing
- Modifiche ai pagamenti non legate a CPI
- Modifica worktag
Il sistema supporta solo:
- Imposta totalmente detraibile per la contabilità dei leasing
- Esercizi fiscali con mesi di calendario nei piani di riconoscimento dei costi
Configurazione del tenant
Selezionare
Contabilità leasing
nella sezione Contabilità leasing
dell'attività Modifica configurazione tenant - Dati finanziari
per abilitare la funzionalità.Abilitare le informazioni contabili multilibro nell'attività
Modifica configurazione tenant - Dati finanziari
quando si seleziona Leasing operativo IFRS o settore pubblico
e almeno una delle seguenti opzioni:
- Approccio retrospettivo completo o modificato
- Leasing operativo US GAAP
Criteri di sicurezza
Configurare i seguenti domini di sicurezza nell'area funzionale Common Financial Management:
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Set Up: Accounts
| Impostare insiemi di conti. |
Set Up: Accounting Rules
| Impostare regole di registrazione contabile. |
Set Up: Journal Source
| Configurare le transazioni automatiche per la contabilità dei leasing. |
Set Up: Spend Categories
| Impostare le categorie di spesa per la contabilità dei leasing. |
Configurare i seguenti domini di sicurezza nell'area funzionale Supplier Contract:
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Process: Supplier Contract - Expense Recognition
| Creare la registrazione contabile di riconoscimento dei costi e visualizzare i piani di riconoscimento dei costi.
È possibile utilizzare questo dominio per pianificare la creazione automatica della registrazione contabile di riconoscimento dei costi per i contratti fornitore di tipo leasing. |
Set Up: Supplier Contract Accounting
| Assegnare codici libro alle configurazioni dei contratti fornitore di tipo leasing. |
Set Up: Supplier Contracts
| Configurare i tipi di contratto fornitore di leasing e i tipi di variazione di leasing. |
Se si desidera creare contratti fornitore di tipo leasing con beni patrimoniali ammortizzabili, configurare i seguenti domini di sicurezza:
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Process: Supplier Contract - Receipt nell'area funzionale Supplier Contracts | Creare ricevute per i contratti fornitore. |
Set Up: Ledger and Book nell'area funzionale Common Financial Management | Impostare i codici libro per la contabilità dei leasing. |
Set Up: Company Asset Books nell'area funzionale Business Asset Accounting | Limitare le transazioni dei libri cespiti aziendali. |
Set Up: Business Asset Accounting nell'area funzionale Business Asset Accounting | Gestire i libri cespiti e visualizzare i profili e i piani di ammortamento. |
È anche possibile configurare il dominio
Access Supplier Contract Type (Segmented)
nell'area funzionale Supplier Contracts per controllare l'accesso a qualsiasi tipo di contratto fornitore. Quando si configura un collaboratore per l'accesso a un contratto di leasing, ha accesso anche al contratto alternativo.Processi aziendali
Processi aziendali | Considerazioni |
|---|---|
(Facoltativo) Evento contratto fornitore alternativo
| Creare contratti alternativi per i leasing. |
(Facoltativo) Evento di registrazione bene
| Registrare i beni. Configurare questo processo aziendale se si desidera creare:
|
(Facoltativo) Receipt Event
| Creare e approvare le ricevute per le righe di contratto. |
(Facoltativo) Evento di variazione contratto fornitore
| Creare variazioni per i contratti fornitore di tipo leasing. |
Evento contratto fornitore
| Creare e approvare contratti fornitore di tipo leasing. |
Evento fattura fornitore
| Creare e approvare fatture fornitore di tipo leasing per le rate delle fatture fornitore. |
Evento di pianificazione fatture fornitore per contratto
| Creare piani e rate delle fatture fornitore per i leasing. |
Evento di annullamento contratti leasing fornitore
| Annullare i contratti fornitore di tipo leasing. |
Report
È possibile utilizzare i seguenti report standard per le comunicazioni di dati quantitativi per i report economici:
Report | Considerazioni |
|---|---|
Contabilità leasing - Spesa interessi per leasing
| Spesa interessi dei contratti fornitore di tipo leasing nel periodo di rata specificato. |
Contabilità leasing - Costi leasing operativo
| Costi dei contratti fornitore di tipo leasing operativo nel periodo di rata specificato. |
Contabilità leasing - Pagamenti in contanti pianificati
| Pagamenti in contanti pianificati per gli importi utilizzati per misurare le passività per leasing. Consente di revisionare i pagamenti che riducono la passività per leasing nei periodi di rata specificati. |
Contabilità leasing - Informazioni aggiuntive non monetarie
| Dettagli aggiuntivi non monetari delle passività per leasing che hanno origine da attività per diritto d'uso. |
Contabilità leasing - Costi variabili leasing
| Costi variabili di leasing per i periodi di rata specificati collegati a fatture fornitore dei contratti fornitore di tipo leasing. |
Contabilità leasing - Tasso di attualizzazione medio ponderato
| Tasso di attualizzazione medio ponderato dei pagamenti di leasing residui nei contratti fornitore di tipo leasing a una data di riferimento specificata. |
Contabilità leasing - Durata leasing media ponderata
| Durata leasing media ponderata dei contratti fornitore di tipo leasing a una data di riferimento specificata. |
È possibile utilizzare i seguenti report standard per la riconciliazione:
Report | Considerazioni |
|---|---|
Contabilità leasing finanziario - Riconciliazione stato patrimoniale
| Saldi delle passività per leasing dei contratti fornitore di tipo leasing finanziario in uno specifico periodo di rata. Riconcilia inoltre gli importi residui con i saldi dei conti CoGe risultanti. |
Contabilità leasing operativo - Riconciliazione stato patrimoniale
| Saldi delle passività per leasing e delle attività per diritto d'uso dei contratti fornitore di tipo leasing operativo in uno specifico periodo di rata. Riconcilia inoltre gli importi residui con i saldi dei conti CoGe risultanti. |
È possibile anche utilizzare il report
Valore netto contabile beni
per visualizzare il valore netto dei singoli beni in un'azienda.Integrazioni
Servizi Web | Considerazioni |
|---|---|
Get Supplier Contracts
| Recupera tutte le informazioni associate al contratto fornitore. Consente di visualizzare informazioni dettagliate su più contratti fornitore di tipo leasing. |
Put Lease Contract Book Code Configurations
| Crea configurazioni di codici libro dei contratti di leasing. Consente di impostare più tipi di contratto per configurazioni di codici libro contemporaneamente. |
Put Supplier Contract Type
| Crea tipi di contratto fornitore. Consente di impostare più tipi di contratto fornitore contemporaneamente. |
Put Supplier Contract Type Security Segment
| Crea una sicurezza segmentata nei tipi di contratto fornitore. Consente di concedere l'accesso a più tipi di contratto fornitore a un gran numero di ruoli. |
Submit Receipt
| Crea ricevimenti di beni. Consente di creare ricevimenti per più contratti fornitore di tipo leasing. |
Submit Supplier Contract
| Consente di creare rapidamente un gran numero di contratti fornitore di tipo leasing. È possibile utilizzare il servizio Web per registrare un gran numero di contratti di leasing. |
Connessioni e touchpoint
Aree funzionali | Considerazioni |
|---|---|
(Facoltativo) Business Asset Accounting
(Facoltativo) Business Asset Tracking | Registrare e monitorare le transazioni dei beni in leasing. |
Procurement | Creare ed elaborare i ricevimenti dei contratti fornitore di tipo leasing. |
Supplier Accounts | Generare le rate delle fatture fornitore nel piano fatture fornitore di un contratto fornitore di tipo leasing. |
Supplier Contracts | Creare un leasing da un contratto fornitore che utilizza un tipo di contratto di leasing. |
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.