Considerazioni sulla configurazione: Riconciliazione conti in AP&C
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito configurazione pianificazione all'utilizzo della riconciliazione dei conti in Adaptive Planning and Consolidation (AP&C). Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
La riconciliazione dei conti è una soluzione end-to-end completa per confrontare due insiemi di record finanziari al fine di garantire che siano accurati e coerenti. La riconciliazione conti obiettivo supportato la multivaluta, consentendo di convertire gli importi in diverse valute di transazione o mastro in una valuta specifica per la riconciliazione.
Vantaggi per l'azienda
Questa funzionalità consente di identificare e risolvere in modo semplice e rapido le discrepanze nei record finanziari durante la chiusura di fine mese, garantendo la correttezza e l'affidabilità dei dati finanziari.
È possibile:
- Semplificare le operazioni monitorando lo stato di avanzamento e assegnando priorità al lavoro in modo efficace.
- Risparmiare tempo accedendo a tutte le informazioni e le azioni obbligatorio da un'unica sede.
- Ridurre il lavoro manuale grazie a un controllo della copertura della riconciliazione che verifica che tutti i conti mastro siano inclusi.
- Gestisci facilmente le voci di riconciliazione, incluso il riporto automatico delle voci in sospeso al periodo successivo e il monitoraggio dell'età delle voci.
- Comprendere rapidamente il contesto delle riconciliazioni attraverso lo storico dei commenti e un audit trail completo.
- Offrire ai team la opzione di certificare le riconciliazioni manualmente o automaticamente.
- Gestire il rischio e gestire il controllo sul processo riconciliazione dei conti attraverso report dettagliati.
Casi d'uso
Gli amministratori di sistema possono:
- Controllare l'accesso alle attività e ai report riconciliazione conti.
- Impostare gruppi di preparatori e responsabile approvazione .
- Impostare definizioni riconciliazione conti e assegnare agli utenti ruoli in tali definizioni.
- Impostare la certificazione automatica per le riconciliazioni che non sono state avviate, non hanno attività nel periodo da riconciliato e non hanno voci di riconciliazione o saldi di supporto.
I contabili possono:
- Visualizzare le riconciliazioni conti a cui sono stati assegnati da un amministratore di sistema.
- Assegnarsi alle riconciliazioni come preparatori.
- Preparare le riconciliazioni aggiungendo saldi di supporto e voci di riconciliazione.
- Inviare le riconciliazioni per la certificazione.
Gli Accounting manager e i controller possono:
- Visualizzare le riconciliazioni conti a cui sono stati assegnati da un amministratore di sistema.
- Certificare o rinviare le riconciliazioni.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Quali criteri si desidera utilizzare per impostare le definizioni riconciliazione dei conti? | Una definizione riconciliazione conti specifica i saldi da riconciliare.
È possibile impostare definizioni riconciliazione conti per azienda o gerarchia, conti mastro e riepiloghi conto CoGe , libro, worktag, giudizio del rischio e frequenza. In ogni definizione riconciliazione conti, gli utenti vengono assegnati anche ai ruoli di preparatore e responsabile approvazione per le riconciliazioni create dalla definizione. |
In quale valuta si desidera eseguire la riconciliazione? | È possibile eseguire riconciliazioni nella valuta transazione, valuta mastro e nella valuta riconciliazione desiderate. Si seleziona una valuta riconciliazione in ogni definizione riconciliazione conti.
Non è possibile eseguire la riconciliazione in una valuta mastro alternativa (ALC). |
Chi sarà responsabile dell'impostazione riconciliazione dei conti ? | Workday consigliabile che gli amministratori di sistema completino la configurazione iniziale.
È possibile consentire ad altri utenti, come i responsabili della contabilità, di gestire assegnazione ruolo nelle riconciliazioni per le aziende e le gerarchie a cui hanno accesso. A tale scopo, concedere loro l'accesso in visualizzazione solo al dominio Set Up: Account Reconciliation nell'area area funzionale Financial Accounting tramite ruoli in aziende o gerarchie e aggiungerli alla colonna Assigned/Reviewed by Security Groups per il ruolo in Gestione ruoli assegnabili attività.Potranno assegnare agli utenti ruoli in acconto definizioni riconciliazione dei conti per le aziende o le gerarchie a cui gli utenti hanno accesso. |
Chi sarà responsabile della preparazione e dell'approvazione delle riconciliazioni dei conti? | È possibile impostare e assegnare utenti ai seguenti ruoli:
Gli utenti assegnati a questi ruoli possono assumersi la responsabilità della preparazione e dell'approvazione delle riconciliazioni dei conti create da una determinata definizione riconciliazione dei conti. Questi ruoli sono collegati a definizioni riconciliazione conti individuali anziché ad aziende o gerarchie azienda . Di risultato, gli utenti assegnati a questi ruoli possono visualizzare le informazioni riconciliazione derivanti da aziende a cui non hanno accesso quando tali aziende sono specificate nella definizione riconciliazione conti. |
Quali sono le autorizzazioni di accesso ai report per i preparatori e i responsabili dell'approvazione previsti? | Dalla sezione Riepilogo riconciliazione di una riconciliazione conti , i preparatori e i responsabili dell'approvazione possono visualizzare le registrazioni sottostanti eseguendo il drill-down del saldo mastro per accedere al report Bilancio di verifica per ogni azienda della riconciliazione.
Per accedere al report, gli utenti devono accedere a:
Quando un utente non dispone di questo accesso, può drill-down dei saldi mastro per visualizzare una dettagli per azienda, ma il Workday non visualizza un collegamento al report Bilancio di verifica . |
Quali azioni possono intraprendere i responsabili dell'approvazione in acconto ? | I responsabili dell'approvazione possono rinviare, commentare e certificare le riconciliazioni.
I domini Process: Account Reconciliation - Reconciling Items e Process: Account Reconciliation - Supporting Balances controllano se gli utenti possono visualizzare o modifica le voci di riconciliazione e i saldi di supporto. Assicurarsi che il ruolo di Responsabile approvazione riconciliazione conti disponga dell'accesso in Visualizzazione solo a report e attività in questi domini. In questo modo si impedisce ai responsabili dell'approvazione di modificare le riconciliazioni e si preservano i controlli interni. |
Quali piani contabili sono utilizzati dalle aziende nelle gerarchie azienda ? | La riconciliazione conti non supporta le gerarchie azienda che contengono aziende con piani fiscali principali diversi. Non è possibile selezionare queste gerarchie azienda quando si imposta una definizione riconciliazione conti.
Quando si utilizza una gerarchia aziende in una definizione riconciliazione conti, assicurarsi di non aggiungere in seguito alla gerarchia azienda che utilizza un piano contabile principale diverso . |
Con quale frequenza è possibile modificare le definizioni riconciliazione dei conti? | Dopo aver creato le riconciliazioni per un periodo utilizzando una definizione, le uniche impostazioni che è possibile modificare nella definizione sono le assegnazioni ruolo e la regola di autocertificazione. Per modificare qualsiasi altra impostazione, è possibile:
|
Come si tiene traccia della durata delle voci di riconciliazione? | Il Workday visualizza la durata delle voci di riconciliazione in intervalli, ad esempio da 1 a 30 giorni o da 30 a 60 giorni.
Il Workday calcola l'età come numero di giorni tra la data della voce di riconciliazione e la prima tra:
|
Suggerimenti
Se si sta eseguendo la migrazione parziale alla riconciliazione conti e non sono stati inclusi tutti i conti mastro nelle definizioni riconciliazione , è consigliabile eseguire una copia del report standard
Controllo definizione riconciliazione
e aggiungere un filtro per escludere i conti mastro .Quando si esegue il report personalizzato, utilizzare questo filtro per escludere i conti mastro che non si desidera riconciliare utilizzando la funzionalità riconciliazione conti.
Se al momento si utilizza la certificazione conti di base , per ottenere il massimo vantaggio e semplificare la report economico, si consiglia di non utilizzare contemporaneamente la certificazione conti di base e la riconciliazione .
Se si sceglie di adottare un approccio graduale pur continuando a utilizzare la certificazione conti, tenere presente che non verrà visualizzata una panoramica olistica dello stato riconciliazione di fine mese
nell'Hub riconciliazione conti
.Quando si accede per la prima volta alle attività riconciliazione conti, è consigliabile bloccare, ridimensionare, riordinare e nascondere le colonne nelle varie griglie per visualizzare le informazioni più importanti in base alle proprie preferenze.
È possibile personalizzare:
- grigliaRiconciliazioninella schedaPanoramicadell'Hub riconciliazione conti.
- Le griglieVoci di riconciliazioneeSaldi di supportonel reportVisualizzazione area di lavoro riconciliazione.
Per garantire performance costanti, è consigliabile non superare le 5.000 voci di riconciliazione o saldi di supporto per ogni riconciliazione.
Requisiti
Nessun impatto.
Limitazioni
La riconciliazione conti non è supportata per la valuta mastro alternativa (ALC). Il Workday obiettivo supportato la riconciliazione solo per il mastro principale.
Al momento il Workday non fornisce un audit trail per il processo aziendale
Evento periodo riconciliazione
nel report Visualizzazione area di lavoro riconciliazione
. È invece possibile visualizzare l'audit trail tramite il report Find Events
(protetto al dominio Business Process Administration
nell'area area funzionale System ).Configurazione del tenant
Nessun impatto.
Criteri di sicurezza
Dominio | Considerazione |
|---|---|
Set Up: Account Reconciliation nell'area area funzionale Financial Accounting . | Consente agli utenti di accedere alle attività di configurazione per le definizioni riconciliazione dei conti. Gli utenti con accesso a questo dominio possono visualizzare tutte le definizioni riconciliazione dei conti.
È possibile aggiungere i seguenti tipi gruppo di sicurezza a questo dominio:
|
Process: Account Reconciliation - Run Period nell'area area funzionale Financial Accounting . | Consente agli utenti di accedere alle attività di creazione delle riconciliazioni dei conti. |
Process: Account Reconciliation nell'area area funzionale Financial Accounting . | Consente agli utenti di accedere ad attività e report per visualizzare e gestire le riconciliazioni dei conti.
Questo dominio ha cinque sottodomini:
|
Process: Automatic Certification for Account Reconciliation nell'area area funzionale Financial Accounting . | Consente agli utenti di configurare il Workday per certificare automaticamente le riconciliazioni dei conti che non hanno attività nel periodo da riconciliato. |
Reports: Financial Accounting nell'area funzionale Financial Accounting. | Consente agli utenti di accedere al report Bilancio di verifica .
I preparatori e i responsabili dell'approvazione riconciliazione conti con accesso a questo dominio possono drill-down dei saldi delle riconciliazioni e visualizzare le registrazioni sottostanti per le aziende e i conti mastro a cui hanno accesso. |
Processi aziendali
Configurare il processo aziendale
Evento periodo riconciliazione
per gestire le approvazioni delle riconciliazioni. Quando i responsabili dell'approvazione ricevere una riconciliazione, possono approvarla o rinviarla al responsabile della preparazione. Il processo aziendale obiettivo supportato il routing avanzato e la delega. Consultare:
Per aggiungere più approvazioni, aggiungere due o più step
di approvazione
nella sequenza obbligatorio .Quando a una riconciliazione è assegnato più di un responsabile approvazione , non è possibile assegnare un determinato responsabile approvazione a step
di approvazione
specifici, ma è possibile configurare il processo aziendale in modo che richieda un responsabile approvazione diverso per le approvazioni successive.Questo processo aziendale attualmente non supporta l'approvazione condizionale.
È consigliabile configurare il processo aziendale in modo da visualizzare le attività riconciliazione conti solo tramite l'
Hub riconciliazione conti
.Se si sceglie di mantenere le notifiche posta in arrivo , il Workday fornisce un collegamento dall'elemento della elemento in Posta in arrivo all'area di lavoro riconciliazione per facilitare la navigazione.
Report
Oggetto report | Nome | Descrizione |
|---|---|---|
Report avanzato | Controllo copertura definizione riconciliazione
| Il report avanzato consente agli amministratori finanziari e ai manager della contabilità di determinare se le righe di registrazione dell'anno corrente sono coperte da una definizione riconciliazione conti. Il report utilizza l' origine dati report Reconciliation Definition Coverage Check .
Valori obbligatori: Insieme di conti , Aziende/Gerarchie , Periodo . |
Report di ricerca | Ricerca eventi
| Il report di ricerca consente agli utenti di accedere agli audit trail per il processo aziendale Evento periodo riconciliazione . |
origine dati vista aziendale | Visualizzazione aziendale per voci di riconciliazione riconciliazione conti
| Fornisce informazioni dettagliate sulle voci di riconciliazione e sulle definizioni riconciliazione dei conti.
Consente agli utenti di visualizzare i dettagli sulle voci di riconciliazione in acconto e la definizione riconciliazione dei conti da cui è stata creata ogni riconciliazione . Restituisce solo i dati a cui l'utente ha accesso. Include azienda, il conto CoGe, il tipo di articolo, gli importi, la durata dell'articolo e altri dati come commenti e allegati. La granularità più bassa per ogni riga di dati è una voce di riconciliazione in una riconciliazione. Quando si creano report personalizzati utilizzando l' origine dati della vista aziendale , è consigliabile deselezionare la casella di controllo Ottimizzato per performance per assicurarsi di poter filtro e elenco valori in base a tutti i campi di report nella vista aziendale.Per maggiori informazioni, consultare:
|
origine dati vista aziendale | Visualizzazione aziendale per i saldi di supporto per la riconciliazione conti
| Fornisce informazioni dettagliate sulle definizioni di saldi e riconciliazione dei conti.
Consente agli utenti di visualizzare i dettagli sui saldi di supporto in acconto e la definizione riconciliazione dei conti da cui è stata creata ogni riconciliazione . Restituisce solo i dati a cui l'utente ha accesso. Include azienda, conto CoGe, importo, data saldo e altri dati come commenti e allegati. La granularità più bassa per ogni riga di dati è un saldo di supporto in una riconciliazione. |
origine dati report | Controllo copertura definizione riconciliazione
| Accede a Controllo copertura definizione riconciliazione come oggetto business principale e restituisce una riga per ogni combinazione di azienda, conto CoGe, codice libro e worktag nelle righe di registrazione che non corrisponde alla combinazione in una definizione riconciliazione conti. Valuta solo le righe di registrazione dall'inizio dell'anno fino alla fine del periodo specificato. Richiede Periodo per filtro i risultati del report. |
È possibile accedere ai seguenti campi di report tramite l' origine dati
Business View for Account Reconciliation Reconciliation Reconciling Items
(protetto al dominioProcess: Account Reconciliation - Reporting
):Per le definizioni riconciliazione :
- Inattivo
- Nome definizione riconciliazione
- Giudizio del rischio
Per le voci di riconciliazione:
- Aggiunto da
- Età in giorni
- Età in giorni alla data report
- Allegati
- Codice libro
- Commenti
- Azienda
- Data aggiunta
- Descrizione
- Conto CoGe
- Importo mastro
- Valuta mastro
- Definizione riconciliazione
- Voce di riconciliazione
- Data voce di riconciliazione
- Stato voce di riconciliazione
- Stato voce di riconciliazione alla data report
- Tipo voce di riconciliazione
- Nota di riferimento
- Data risoluzione
- Importo transazione
- Valuta transazione
- Worktag
È possibile accedere ai seguenti campi di report tramite l' origine dati
Business View for Account Reconciliation Supporting Balances
(protetto al dominioProcess: Account Reconciliation - Reporting
):Per le definizioni riconciliazione :
- Inattivo
- Nome definizione riconciliazione
- Giudizio del rischio
Per i saldi di supporto:
- Allegati
- Data saldo
- Codice libro
- Commenti
- Azienda
- Descrizione
- Conto CoGe
- Definizione riconciliazione
- Nota di riferimento
- Origine
- Saldo di supporto
- Importo transazione
- Valuta transazione
- Worktag
È anche possibile utilizzare i seguenti campi di report oggetto business Reconciliation Definition Coverage Check (Derived) (protetto al dominio
Public Reporting Items
) nei report personalizzati:
- Accounting Worktag
- Codice libro
- Azienda
- Conto CoGe
Integrazioni
Integrazione o servizio Web | Considerazioni |
|---|---|
Operazione servizio Web Get Account Reconciliation Definitions
Operazione servizio Web Put Account Reconciliation Definition | È possibile utilizzare queste operazioni servizio Web per creare, aggiornare e recuperare le definizioni riconciliazione dei conti. |
Operazione servizio Web Get Reconciling Items
Operazione servizio Web Put Reconciling Item | È possibile utilizzare queste operazioni servizio Web per creare, aggiornare e recuperare le voci di riconciliazione in acconto . Per utilizzare l'operazione servizio Web Get Reconciling Items , è necessario:
Per utilizzare l'operazione servizio Web Put Reconciling Item , è necessario:
|
Operazione servizio Web Get Supporting Balances
Operazioni servizio Web Put Supporting Balance | È possibile utilizzare queste operazioni servizio Web per creare, aggiornare e recuperare i saldi di supporto in acconto .
Per utilizzare l'operazione servizio Web Get Supporting Balances , è necessario:
Per utilizzare l'operazione servizio Web Put Supporting Balance , è necessario:
|
Operazione servizio Web Assign Roles
| È possibile utilizzare questa operazione servizio Web per assegnare gli utenti ai ruoli nelle definizioni riconciliazione in acconto . |
Connessioni e touchpoint
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit sono disponibili nella Workday Community.