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Dernière mise à jour : 2025-12-12
Concept : intégration des achats jusqu'aux paiements

Concept : intégration des achats jusqu'aux paiements

Cette thème fournit un aperçu et des instructions d'utilisation des API REST de l'achat au paiement.

Aperçu

L' intégration Procure-to-Pay offre une visibilité et un reporting sur les dépenses de la main-d'œuvre étendue de votre unité légale dans les systèmes d'achat externes qui coexistent avec Workday VNDLY. L'échange des données de budget, énoncé des travaux (SOW) et d'ordre de travail s'effectue via des API indépendantes des systèmes d'achat qui échangent des données et des informations entre VNDLY et les systèmes d'achat. Ces API sont conçues pour le partage des données et non pour une relation API système à système directe.
Les API indépendantes du système reposent sur un processus middleware simplifié qui garantit que les données échangées entre VNDLY et le système d'achat sont correctement formatées et compatibles. Ce middleware fournit une intégration cohérente, ce qui facilite les opérations d'achat et tient à jour les données dans n'importe quel système d'achat.
Composant des achats jusqu'aux paiements
Fonctionnalité d'intégration
Demande de demande d'achat
Vous pouvez soumettre une demande d'achat d'achat dans le système d'achat dès qu'une offre est acceptée par le fournisseur.
Recherche de bon de commande
Vous pouvez vérifier le statut d'un bon de commande dans le système d'achat et renvoyer le numéro du bon de bon de commande une fois que le bon de commande a été approuvé.
Une fois qu'un employé est intégré dans VNDLY, le bon de commande est récupéré depuis le système d'achat.
VNDLY ne finalise pas accueil et intégration tant que le bon de commande n'a pas été approuvé et qu'un bon de commande a été émis.
Changement du bon de commande
Vous pouvez soumettre une demande de bon de commande lorsque le montant budgété du bon de commande de commande change en raison d'un modifier/changer de taux de facturation ou de dates d'affectation.
Les modifications d'un ordre de travail qui modifier/changer le montant du budget lancer un modifier/changer de bon de commande dans le système d'achat.
La modification ne prendra pas effet dans VNDLY tant que le modifier/changer du bon de commande n'aura pas été approuvé dans le système d'achat.
Réception de biens (GR)
Vous pouvez envoyer des transactions de projet en régie au système d'achat pour le rapprochement des.
Les feuilles de temps et les frais sont envoyés sous forme de réception de biens au système d'achat une fois que la facturation est traitée dans VNDLY.
Objets de coût
Vous pouvez importer des objets de coûts (codes de frais) précis dans VNDLY afin que les temps et les dépenses soient affectés aux comptes adéquats.
Le flux global de l' intégration de l'achat au paiement .
Avant de pouvoir utiliser l' API, vous devez configurer les paramètres de unité légale . Voir :Étapes : configurer les paramètres de l'unité légale pour l'intégration des achats jusqu'aux paiements .

Importation d'objets de coût ou Utilisation d'objets de coût existants

Pour rationaliser le processus intégration , vous pouvez utiliser des objets de coûts importés existants ou importer des tables de codes de frais. L'utilisation d'objets ou de tables importés existants permet d'importer les champs et les configurations de code de frais dans VNDLY et de les mapper directement à ceux du système d'achat. Une fois téléchargés, les champs de code de frais sont disponibles sur les formulaires de mission et d'ordre de travail.
Pour accéder à l'import de la définition de codes de frais, accédez à :
Plus > Paramètres de l'unité légale > Consignation des temps et Facturation > Codes de frais
 .
Aucun appel API n'est nécessaire à cette étape. Les téléchargements de fichiers de définition de code de frais doivent être au format JSON .

Création de missions ou d'énoncés des travaux (énoncé des travaux (SOW))

Lorsqu'ils créent une mission ou un énoncé des travaux (SOW), les gestionnaires des ressources peuvent sélectionner des codes de frais importés dans
Répartition des coûts des codes de frais
 sur le
formulaire de mission
 dans VNDLY, afin de garantir que tous les ordres de travail associés peuvent utiliser les codes de frais correspondants lorsque les employés sont intégrés.
Lorsqu'un responsable des ressources crée une mission ou un énoncé des travaux (SOW) dans VNDLY, il peut ajouter plusieurs codes de frais à la mission ou à énoncé des travaux (SOW). Si plusieurs codes de frais sont affectés à une seule mission ou un énoncé des travaux (SOW), les responsables peuvent définir le pourcentage de répartition sur le
formulaire de mission
 ou le montant en devise de la énoncé des travaux (SOW) pour chaque code de frais. Le responsable peut saisir le nombre de postes et la durée de la mission, et il peut réviser le budget si la fonction est activée.
Lorsque la mission est active, les fournisseurs peuvent inviter des candidats à postuler et les postulants peuvent passer en entretien. À ce stade, l' énoncé des travaux (SOW) ou l'ordre de travail est verrouillé et ne peut plus être modifié jusqu'à son approbation ou son rejet. La notification "Statut
de la révision"
 sur la page du candidat et la page de l'ordre de travail dans VNDLY affiche
Demande d'achat demandée, en attente d'approbation
 .

Utiliser les API pour intégrer les employés et faire une demande d'achat

Une fois qu'une mission est publiée, qu'un employé a été approuvé et qu'une offre a été publiée, le statut de l'ordre de travail est défini sur
Prêt pour l'intégration
 . À cette phase , un événement API est disponible dans l' API Événements / Changement de flux . Ces événements peuvent être utilisés pour indiquer au système d'achat qu'une demande d'achat d'achat peut désormais être créée.
Le statut de la demande d'achat d'achat provenant du système d'achat est visible dans le journal d'activité pour indiquer que la demande d'achat d'achat a été effectuée et que vous pouvez effectuer le suivi du statut tout au long du processus d'achat.
Get a List of Purchase Requisition Requests
Événement/scénario de déclenchement
Nom de API
API
Lorsqu'un employé est approuvé et qu'une offre est acceptée.
Renvoie une liste des ordres de travail avec le statut
purchase_order.requested
 en attente d'approbation
Événements / Modifier le flux
GET
~/services/program/events/v2/change_feed/
Catégorie :
purchase_order.requested
L' API des événements renvoie le
id
 de l'ordre de travail associé à la demande demande d'achat' achat. Utilisez le ruban
id
 pour interroger l' API Worker Order Details , qui renvoie le détail du budget et du code de frais associés à l'ordre de travail.
Get Work Order Details
Événement/scénario de déclenchement
Nom de API
API
Utilise l'ordre de travail
id
 depuis l' API Events / Change Feedback pour renvoyer les informations obligatoire pour approuver l'ordre de travail.
Ordres de travail / Détail de l'ordre de travail
GET
~/services/program/work_orders/v2/work_orders/{id}/
Extraire le détail de énoncé des travaux (SOW)
Événement/scénario de déclenchement
Nom de API
API
Utilise l' énoncé des travaux (SOW)
id
 depuis l' API Events / Change Feedback pour renvoyer les informations obligatoire pour approuver l' énoncé des travaux (SOW).
Énoncé des travaux / Détail de l'énoncé des travaux
GET
~/services/program/sows/v2/sows/{id}/
Les mises à jour des ordres de travail sont désactivées jusqu'à ce que la demande demande d'achat' achat ait été approuvée ou rejetée par le système d'achat.

Soumission des feuilles de temps et des factures

Vous pouvez soumettre des feuilles de temps et des factures pour vos codes de frais sur les ordres de travail. Ce processus garantit un suivi précis de la main-d'œuvre et des dépenses, ce qui facilite la facturation et la facturation. Voir :Exemple : créer un rapport de facture personnalisé pour le système d'achat. .
L' API des rapports personnalisés de VNDLY est utilisée pour permettre au système d'achat de consulter les détails de facture nécessaires pour accuser réception et approuver des factures. Lorsque les employés saisissent et soumettent des temps, les informations sur le code de frais sont automatiquement renseignées dans la
synthèse de la feuille de
 temps.

Utilisation des API pour obtenir les données de facture, accuser réception et approuver les données

Vous pouvez utiliser des API pour obtenir la liste des demandes de facture en attente d'approbation. Vous pouvez ensuite utiliser des API pour capturer le statut de la facture du système d'achat, comme confirmé ou approuvé. Ces actions mettent à jour le journal d'activité des facture , informant les utilisateurs du statut de la facture fourni par le système d'achat.
Vous pouvez suivre et synchroniser les factures avec le système d'achat à l'aide d'un code de référence:
invoice_request_ref_id
Liste des demandes de facture et détail de la demande de facture
Événement/scénario de déclenchement
Nom de API
API
Get Invoice Request List
Lorsqu'une facture a été soumise dans VNDLY en attente d'approbation.
Factures/Liste de demandes de facture
GET
~/services/program/invoices/v2/invoice_requests/
Corps de la demande
limit
 : nombre de résultats à renvoyer par page.
offset
: index initial à partir duquel renvoyer les résultats.
Renvoie les identifiants utilisés pour interroger les ordres de travail :
invoice_request_ref_number
 Utilisé pour interroger l' API des rapports personnalisés afin de recevoir le budget et le détail du code de frais associés à la facture.
invoice_request_ref_id
 Utilisé pour accuser réception et approuver la demande de facture .
Get Invoice Request Details
Lorsqu'une facture a été soumise dans VNDLY en attente d'approbation.
Factures/détail de la demande de facture
GET
~/services/program/invoices/v2/invoice_requests/{id}
Corps de la demande :
id
 : code de référence de la demande de facture
Extraire le détail de la facture en utilisant l' API des rapports personnalisés
L' implémentation actuelle utilise l' API des rapports personnalisés VNDLY pour obtenir le détail de la facture . Voir :Exemple : créer un rapport de facture personnalisé pour le système d'achat. .
Événement/scénario de déclenchement
Nom de API
API
Utilisation du rapport personnalisé
id
 et des paramètres de rapport personnalisé , générez le détail des factures.
Rapports personnalisés/Exécuter un rapport personnalisé
GET
~/services/program/custom_reports/v2/custom_reports/
Utilisez le nom du paramètre approprié pour le rapport personnalisé.
Les paramètres sont prédéfinis dans le rapport enregistré et transmis par le paramètre de requête des paramètres. La chaîne de paramètres doit contenir le nom du paramètre et la valeur appliquée au paramètre de rapport enregistré.
Accusés de réception et approbations de factures
Événement/scénario de déclenchement
Nom de API
API
Accuser réception
 : le système d'achat a bien reçu le détail de la facture .
Le système d'achat peut envoyer un accusé de réception de la demande à VNDLY. Met à jour le journal d'activité indiquant que la facture a bien été reçue par le système d'achat.
Factures / Accusé de réception de demande de facture
POST:
~/services/program/invoices/v2/invoicerequests/acknowledge/
Approuver
 : le système d'achat approuve la facture.
Factures/demande de facture approuvée
POST:
~/services/program/invoices/v2/invoicerequests/approve/

Annulation ou rejet de factures

Le processus standard d'annulation de facture est compatible avec les intégrations de l'achat au paiement, mais il s'agit d'un processus manuel plutôt que d'un processus automatisé. Pour que le statut des facture reste synchronisé, les factures doivent d'abord être annulées dans VNDLY avant d'être rejetées dans le système d'achat.
Vous pouvez annuler une facture via l'interface utilisateur de VNDLY. Une fois qu'une facture est annulée, elle peut être interrogée à l'aide de l' API des rapports personnalisés en utilisant le jeu de données Facture > Détail de la facture et le champ Statut. Cela permet de mettre à jour le système d' facture en conséquence et d'assurer la synchronisation des deux systèmes.

Mise à jour des ordres de travail et demande d'approbation

Les mises à jour des ordres de travail peuvent affecter les budgets de code de frais. Toutes les révisions apportées à un ordre de travail doivent être approuvées ou rejetées par le système d'achat pour garantir l'alignement du budget. Le statut de la demande de l'ordre de travail (
En attente d'approbation, Accusé de réception, Approuvé ou Rejeté
 ) est repris dans le journal d'activité de l'ordre de travail.
La liste des demandes de modifier/changer de bons de commande est disponible à l'aide de l' API Events / Change Feedback .
Get Work Order Change Requests
Événement/scénario de déclenchement
Nom de API
API
Renvoie la liste des ordres de travail modifiés.
Événements / Modifier le flux
GET
~/services/program/events/v2/change_feed/
Catégorie :
purchase_order_change.requested
Lorsqu'une demande de révision d'un ordre de travail est faite, l'ordre de travail est verrouillé sur la base de révisions jusqu'à ce que le système d'achat approuve ou refuse la demande. Cela garantit la synchronisation entre notre système et le système d'achat. Les points de terminaison API sont disponibles pour accuser réception, approuver et rejeter les mises à jour des ordres de travail.
Accuser réception, approuver ou rejeter la demande de mise à jour de l'ordre de travail
Événement/scénario de déclenchement
Nom de API
API
Accuser réception
 : le système d'achat a reçu une demande de changement.
Le système d'achat peut envoyer un accusé de réception de la demande à VNDLY.
Met à jour le journal d'activité indiquant que la demande de l'ordre de travail a bien été reçue par le système d'achat.
Accuser réception du changement du bon de commande
POST
~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/acknowledge/
Approuver
 : met à jour le journal d'activité de l'ordre de travail indiquant que la demande de l'ordre de travail a été approuvée.
Les modifications sont répercutées sur l'ordre de travail.
L'ordre de travail est déverrouillé.
Approbation du changement du bon de commande
POST
~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/approve/
Rejeter
 : met à jour le journal d'activité de l'ordre de travail indiquant que la demande de l'ordre de travail a été rejetée.
Aucune modification n'est apportée à l'ordre de mission.
L'ordre de travail est déverrouillé.
Rejet du changement du bon de commande
POST
~/services/program/purchase_orders/v2/purchase_order_changes/reject/