Tâches de création et de planification automatisées des factures
Vous devez avoir configuré l' autorisation de sécurité
Settings.admin
pour accéder aux Paramètres des factures planifiées
.Utilisez la page
Paramètres des factures planifiées
pour configurer un processus de création de facture automatisé.Vous pouvez configurer VNDLY pour :
- Appliquer les règles de regroupement des facture et générer automatiquement des fichiers de facture et des modèles PDF lors de l'exécution de la tâche de facturation planifiée.
- Sélectionnez automatiquement toutes les transactions ayant le statutNon démarrépour ce cycle de facturation et créez la facture lors de l'exécution de la tâche planifiée.
- Désignez une heure et un nombre de jours après la clôture du cycle de facturation précédent pour créer une facture.
- Accédez à la pageScheduled Invoice Settings(ou recherchezScheduled Invoice Settingsdans ).
- Recherchez le cycle de facturation correspondant pour lequel vous souhaitez planifier l'exécution d'une tâche de facture . Les cycles de facturation qui s'affichent dansScheduled Invoice Settingssont configurés dansManage Billing Cycles(). Les cycles de facturation nouveaux créés s'affichent avec le statutSuspendujusqu'à ce que vous configuriez une tâche de facturation planifiée.
- Lorsque vous configurez une tâche de facture planifiée, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Jour d'exécutionSaisissez le nombre de jours après la date de fin du cycle de facturation lorsque vous souhaitez exécuter la tâche de facture planifiée.Heure d'exécutionetfuseau horaireIndiquez l'heure et le fuseau horaire au moment où vous souhaitez exécuter la tâche planifiée.(Facultatif) Planifier un remplacementVous pouvez remplacer la tâche de facture planifiée pour une période de facturation spécifique.Exemple : vous planifiez normalement des tâches de facture hebdomadaire pour le lundi, un jour après la fin de la période de facturation le dimanche. Cette semaine, il y a un jour férié dans unité légale le vendredi. Vous voulez donner aux responsables plus de temps pour approuver et réviser leurs informations de facturation. Vous planifiez donc une tâche de remplacement pour qu'elle s'exécute le mardi.Pour planifier un remplacement : sélectionnez Ajouter un remplacement.- Sélectionnez le cycle de facturation et la date d'exécution pour souhaitez que le remplacement de la facturation planifiée s'exécute.
- Vérifiez que la date d'exécution du remplacement est postérieure à la date d'exécution du cycle de facturation précédent .
La configuration d'un remplacement n'interrompt pas la tâche de facture planifiée pour les autres périodes de facturation dans le cycle de facturation.S'il existe un remplacement, vous ne pouvez pas supprimer le cycle de facturation.ActualiserSi vous voulez annuler vos modifications avant d'enregistrer, sélectionnezActualiserpour rétablir les paramètres précédents.CVActiver la tâche de facture planifiée. Le statut de Suspendu passe deSuspenduàActif.DésactiverS'affiche pour les tâches facture actives. Sélectionnez cette option pour désactiver la tâche de facture planifiée actuelle. - Cliquez surEnregistrerpour conserver vos modifications.