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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-09-19
Concept : comptes étudiants en temps réel

Concept : comptes étudiants en temps réel

Workday permet aux étudiants, administrateurs et proxys tiers d'afficher des informations spécifiques sur les comptes d'étudiants en temps réel, ce qui permet aux utilisateurs de prendre des décisions financières opportunes et éclairées.
Lorsque vous activez l'évaluation en temps réel, toute réaction financière d'un étudiant déclenche une mise à jour immédiate des éléments suivants :
  • Frais étudiants
  • Paiements de l'exonération de frais étudiants
  • Soldes des comptes
  • Bloquer les retraits
Exceptions en temps réel
Workday reporte l'évaluation en temps réel entre les établissements lorsque :
  • L'activité a lieu pendant la fenêtre d'inscription de maximum de 10 minutes (5 minutes avant et après l'heure de début du rendez-vous d'inscription). Une fois qu'une activité de facturation a lieu pour un étudiant après la fenêtre d'inscription maximum, Workday reprend l'évaluation en temps réel et renvoie tous les indicateurs de gestion financière des étudiants actifs.
    Les administrateurs peuvent configurer le bouton
    Actualiser le compte de sorte
     à ce qu'il s'affiche pendant l'inscription au nombre maximum à l'aide de la tâche
    Maintain Institutional Student Financial Options
     .
  • Ces tâches sont déjà en cours d'exécution :
    • Lettrage automatique de règlement étudiant
    • Générer des enregistrements de période pour Finances Étudiants
    • Affecter des frais étudiants via SFPR
    • Tâche de balance âgée des frais et des échéances pour affecter des blocages et un abandon
    • Bloque en cours, abandon, retrait du format de classement chronologique
    Workday évalue les étudiants nouvellement inscrits une fois ces tâches terminées. Un délai peut s'afficher au niveau des mises à jour en temps réel lorsque vous utilisez la Gestion des opérations en masse ou des traitements en arrière-plan de services web qui déclenchent ces tâches.
  • Un étudiant s'inscrit à un cours dont la date de début est postérieure à sa date d'achèvement prévue. Lors de l'exécution de l'orchestration nocturne, la tâche Edit Student Financials Period Records génère le SFPR après le contenu d'élément, puis affecte les frais.
Lorsque l'évaluation en temps réel est activée et que les calculs de paiement de frais ou de refus utilisent des champs de rapport qui ne sont pas mis à jour en temps réel (exemple : champs de rapport de l'objet de gestion Financial Aid Period Records), les paiements de frais et de refus peuvent être imputés de manière incorrecte en raison du calcul. informations sont obsolètes.
Les comptes étudiants ne sont pas mis à jour en temps réel lorsque les indicateurs de réaction financière des étudiants sont créés par les emplois suivants :
  • Traiter les cohortes d'étudiants dynamiques
  • Actualiser le plan de présence
Les comptes étudiants ne sont pas mis à jour en temps réel lorsque les indicateurs de réaction financière des étudiants sont créés par les services web suivants :
  • Importer des résidences d'étudiants
  • Importer les données personnelles des étudiants
  • Importer des instantanés d'affectations de site étudiant
Les comptes étudiants seront mis à jour tous les soirs ou à la prochaine exécution de la tâche Affecter des frais étudiants via SFPR.
Exemple 1 : inscription fixe
Le 15 décembre 2025 tombe au cours d'un calendrier d'évaluation des charges actif pour le semestre printemps 2026, pendant une inscription en dehors des heures de pointe.
  1. Un étudiant s'inscrit au printemps 2026. Workday affecte automatiquement les frais et les paiements de dérogation, puis exécute la tâche Student Payment Auto-Adoption.
  2. Lorsqu'un étudiant consulte son compte ce même jour, le statut de son compte est à jour.
Exemple 2 : enregistrement autre que de pointe pendant l'enregistrement d'un lot
Le 1er août 2025 tombe pendant un calendrier d'évaluation des charges actif pour le trimestre de l'automne 2025, pendant une inscription en dehors des heures de pointe.
  1. Le bureau du registre se charge en un grand nombre de 1 000 inscriptions pour les nouveaux nouveaux arrivants. Workday affecte automatiquement les frais et les paiements de frais, puis exécute la tâche de lettrage automatique des règlements étudiants pour tous les étudiants chargés.
  2. Immédiatement après, un étudiant s'inscrit pour l'automne 2025. La tâche Affecter des frais étudiants via SFPR est mise en file d'attente pour cet étudiant une fois le processus pour les étudiants précédents terminé.
  3. Lorsque le demandeur consulte son compte le même jour et à la même heure que la tâche Affecter des frais étudiants via SFPR, il voit le statut "Mise à jour du compte" et ne peut pas cliquer sur le bouton
    Actualiser le compte
     tant que le processus n'est pas terminé.
Exemple 3 : enregistrement d'un maximum
Le 17 décembre 2025 tombe au cours d'un calendrier d'évaluation des charges actif pour le semestre printemps 2026, pendant l'inscription des heures maximum. L'heure de début du rendez-vous des inscriptions est 10:00.
  1. À 10:01, Brian s'inscrit pour le printemps 2026. En arrière-plan, Workday n'affecte pas les frais et les exonérations, et n'exécute pas la tâche de lettrage automatique des règlements étudiants.
  2. À 10:03, Brian consulte son compte, qui n'est pas à jour car il se trouve encore dans la fenêtre d'inscription maximum. Brian clique sur le bouton
    Actualiser le compte
     , ce qui met à jour son compte.
  3. À 10:07, Diane est la première étudiante à s'inscrire pour le printemps 2026 en dehors de la fenêtre d'inscription maximum, ce qui permet à Workday de reprendre l'évaluation des frais en temps réel. Diane et tous les autres étudiants peuvent maintenant voir les informations mises à jour sur leur compte.