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Dernière mise à jour : 2026-03-13
Concept : contrats des organismes de financement étudiant

Concept : contrats des organismes de financement étudiant

Les contrats d'organisme de financement étudiants permettent à des entités externes, telles que des entreprises, des établissements d'enseignement, des organismes publics ou des organisations tierces, de régler des frais d'études pour un ou plusieurs étudiants. Les paiements s'appliquent aux frais étudiants en fonction des règles de priorité des paiements.
Workday génère les factures organisme de financement étudiant directement à partir des contrats organisme de financement étudiant . Vous pouvez créer, gérer, consolider, imprimer, envoyer par e-mail et générer des rapports sur les factures organisme de financement étudiant dans Workday Student. Workday génère des écritures comptables à partir des factures organisme de financement étudiant en fonction des règles d'imputation comptable configurées.

Profils de l'organisme de financement

Vous créez et gérez des profils organisme de financement à l'aide de la fonctionnalité Workday Financials Grant Management. Voir Définir et gérer les informations d'un organisme de financement .

Workflows de décaissement et de facturation

Vous pouvez créer le workflow qui correspond le mieux à votre organisation. Vous pouvez utiliser le processus de gestion
Événement de facture d'organisme de financement étudiant
 pour créer des factures à partir des lignes de contrat .
Vous pouvez :
  • Créez des factures pour les lignes de contrat éligibles.
  • Choisissez de décaisser le financement de organisme de financement avant de facture.
  • Choisir de facture les organismes de financement avant d'enregistrer les règlements et de décaisser les fonds.
    Cette option nécessite de consulter votre représentant Comptabilité des subventions Workday Financials pour garantir une conception livre appropriée.
  • Synchronisez les factures avec les modifications des ligne de contrat . Lorsque les montants du contrat :
    • Diminuez, Workday génère des factures de crédit et de refacturation.
    • Augmentation, Workday crée une nouvelle facture pour le montant supplémentaire.

Paiements des organismes de financement

Les administrateurs de contrats enregistrent et lettrent directement les règlements du contrat de organisme de financement sur les factures de organisme de financement étudiant .
Vous pouvez utiliser les :

Factures consolidées de l'organisme de financement étudiant

Vous pouvez regrouper plusieurs factures d' organisme de financement étudiant approuvées dans une seule facture consolidée pour un organisme de financement.
Lorsque vous consolidez des factures, vous pouvez :
  • Incluez uniquement les factures approuvées dont le statut
    est Approuvé
     .
  • Inclure uniquement les factures dont le statut
    est Non payé
     ou
    Partiellement payé
     .
  • Afficher toutes les factures incluses dans le document consolidé.
  • Suivre les paiements, imprimer et envoyer par e-mail la facture consolidée.

Impression et envoi par e-mail

Vous pouvez imprimer et envoyer par e-mail les factures organisme de financement étudiant individuelles et consolidées.
Lorsque vous gérez l'envoi des facture , vous pouvez :
  • Imprimer des factures par lots à l'aide de filtres comme entité universitaire, organisme de financement et statut de la facture .
  • Envoyez la facture directement par e-mail aux organismes de financement.
  • Affichez l'historique des impressions et le statut d'envoi des e-mails envoyés.
Lorsque vous envoyez des factures par e-mail, vous ne pouvez pas envoyer la facture sauf si vous avez configuré une adresse e-mail professionnelle pour l' organisme de financement.

Numérotation des factures

Nous utilisons des générateurs d'identifiants configurables pour les factures de organisme de financement étudiant . Vous pouvez définir des séquences de numérotation pour les factures standard, les factures de refacturation, les ajustements de crédit et les factures consolidées au niveau de l' environnement client ou de unité légale .

Remarques et pièces jointes

Vous pouvez gérer plusieurs remarques et pièces jointes sur chaque facture organisme de financement étudiant .
Lorsque vous gérez la documentation des facture , vous pouvez :
  • Ajouter de nouvelles remarques ou de nouveaux fichiers à une facture existante .
  • Modifiez les remarques existantes pour vérifier qu'elles sont exactes.
  • Retirer des remarques ou des pièces jointes qui ne sont plus pertinentes.