Créer des entités universitaires
- Définissez les rôles des entités universitaires à l'aide de la tâcheMettre à jour les rôles affectables.Workday recommande de ne pas partager les mêmes rôles avec les hiérarchies d'entités universitaires ou les organisations hiérarchiques.
- Sécurité :
- DomaineSet Up: Academic Unitsdans le domaine fonctionnel Academic Recommended.
- DomaineSet Up: Academic Structuredans le domaine fonctionnel Academic Foundation.
- Configurez le processus de gestion Affecter une organisationsupérieure et la règle de sécurité associéedans le domaine fonctionnel Organizations and Roles.
Créez des entités universitaires pour représenter les établissements universitaires, les départements, les établissements, les centres de recherche et d'autres entités de votre établissement. Après avoir créé une entité universitaire, vous avez la possibilité de la désigner comme établissement si vous n'avez pas d'établissement désigné.
Vous pouvez affecter chaque entité universitaire à une entité universitaire supérieure. Ces affectations génèrent une structure hiérarchique unique qui reflète la structure universitaire réelle de votre organisation (sans créer de hiérarchies d'entités universitaires).
Une entité universitaire hérite des affectations de rôles, des règles de calendrier et des définitions de processus de gestion de l'entité universitaire supérieure.
Pour Workday Student, nous vous recommandons :
- Affecter des rôles à l'entité universitaire supérieure la plus élevée.
- Configurez des processus de gestion pour l'entité universitaire supérieure la plus élevée.
- Modifier les processus de gestion pour les unités subordonnées qui fonctionnent différemment.
- Affectez directement des rôles aux entités universitaires subordonnées si vous devez remplacer les rôles hérités.
- Accédez à la tâcheCréer une entité universitaire.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description CodeCe code alphanumérique est utilisé pour référence uniquement. Vous pouvez sélectionnerInclure le code dans le nompour l'inclure dans le nom d'affichage de l'entité universitaire.Unité légaleWorkday impute les paiements étudiants, les remboursements et les autres transactions comptables à l'unité légale associée à l'entité universitaire d'un étudiant.Inclure le rôle de responsable dans le nomSi cette option est sélectionnée, Workday inclut le rôle au nom de votre entité universitaire.son rôle de responsable pour une entité universitaire est configuré dans la tâcheMettre à jour les rôles affectableslorsque les deux conditions suivantes sont réunies :- La colonneActivé pourinclutEntité universitaire.
- L'option Rôle de responsableest sélectionnée dans la colonneRôle de responsable/Rôle de support.
Workday affiche les titulaires du rôleRôle de responsableen tant que responsables dans les organigrammes et les aperçus de l'organisation. Le rôle de responsable contrôle les objets avec affectation de rôles activée dans le rapport et le workletMes rôles de responsable.Inclure le décisionnaire dans le nomSous-type d'organisationSélectionnez l'un des sous-types que vous avez définis dans la tâcheMettre à jour les sous-types d'entité universitaire. Vous pouvez sélectionnerInclure le sous-type dans le nompour l'inclure dans le nom d'affichage de l'entité universitaire.Code CIPSélectionnez le code de l'entité universitaire. Workday gère les codes CIP (Classification of Instructional Programs) tels qu'ils ont été définis par le Department of Education. Accédez au rapportAfficher les codes CIPpour obtenir la liste complète.Organisation hiérarchique associéePour les nominations universitaires : sélectionnez une ou plusieurs organisations hiérarchiques pour :- Fournir des affectations de routage pour les étapes de nomination universitaire dans les processus de gestion d'affectation de personnel.
- Définissez l'entité universitaire par défaut pour la nomination.
Remplacements de type de suiviPour les nominations universitaires, sélectionnez les types de suivi de personnel disponibles ou laissez le champ vide pour autoriser tous les types de suivi. - (Facultatif) Dans la grilleAffecter des rôles, affectez directement des rôles dans l'entité universitaire à des employés.Exemple :
- Affectez un rôle de responsable de service à un employé pour les nominations universitaires.
- Affectez un rôle de recruteur invité aux conseillers aux admissions des étudiants.
Vous pouvez :
- Utilisez les entités universitaires pour :
- Affecter des nominations.
- Configurer des processus de gestion et affecter des rôles.
- Outre les niveaux universitaires, indiquez quelles unités peuvent :
- Admettre des étudiants.
- Proposer des cours.
- Proposer des programmes d'études.
- Recruter des candidats potentiels.
- Utilisez le rapportAfficher une entité universitairepour accéder au profil de l'entité universitaire.
- Désignez un établissement, si vous n'en avez pas encore.
- Vérifiez que les unités universitaires disposent des paramètres et des affectations de rôles appropriés à l'aide du rapportAudit - données de définition d'unité universitaire.
- Affectez une entité universitaire supérieure en sélectionnant dans le menu des actions associées de l'entité universitaire.
- Lorsque vous mettez à jour une structure universitaire existante avec une nouvelle entité :
- Veillez à réviser vos règles de réaction à l'aide financière et vos affectations de stratégies de conditionnement.
- Actualisez vos configurations. Accédez à la tâcheActualiser l'aide financière en fonction des changements de configuration>Actualiser les transactions ISIR et NSLDSpour actualiser l'accès aux transactions ISIR et NSLDS, aux éléments d'action et aux blocages.
- Configurez les entités universitaires du niveau.
- Effectuez le suivi des données supplémentaires des entités universitaires à l'aide de la tâcheCréer un objet personnalisé.
- Créez un élément de frais de récupération du remboursement pour chaque établissement de votre environnement client. Les établissements doivent avoir un élément de frais de récupération du remboursement pour décaisser l'aide financière.