Éléments de définition : programmes d'études
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des programmes d'études. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Un programme d'études est un cheminement universitaire structuré qui permet aux étudiants d'atteindre un objectif d'études dans votre établissement. La finalisation de certains types de programme d'études, comme un programme officiel ou un programme conjoint finalisé, peut aboutir à un diplôme que vous définissez.
Les dossiers universitaires des étudiants incluent au moins un objectif d'études contenant un programme d'études ainsi que les éléments suivants :
- Date de déclaration du programme d'études pour l'étudiant.
- Date de fin prévue du programme d'études pour l'étudiant.
- Statut du programme d'études.
Avantages pour l'entreprise
Avec les programmes d'études, vous pouvez :
- Activer le traitement automatique en aval dans d'autres domaines de Workday Student, tels que l'aide financière, en fonction des statuts de programme d'études des étudiants.
- Offrir une large gamme de filières universitaires que les étudiants peuvent suivre, notamment des programmes de conseil pédagogique et des programmes non-diplômes.
- Répondez aux exigences et politiques propres à votre établissement en affectant des politiques universitaires aux programmes d'études.
- Suivre la progression des étudiants dans la réalisation de leurs objectifs d'études.
Vous devez créer des programmes d'études pour utiliser Workday Student.
Cas d'utilisation
Vous pouvez :
- Affecter des critères universitaires que les étudiants doivent satisfaire pour achever leurs programmes d'études.
- Calculez la moyenne générale des programmes d'études.
- Configurer le routage de l'approbation approprié pour les transactions de programme d'études, par exemple lorsque des étudiants ajoutent ou modifient un programme d'études.
- Créer des taux de scolarité différents pour des programmes d'études spécifiques.
- Générer des instantanés d'enregistrements d'aides financières pour calculer le statut de chargement du programme d'études d'un étudiant. Voir Concept : instantanés des enregistrements d'aide financière et statuts de chargement POS.
- Générer un rapport sur les données d'inscription des étudiants au National Student Loan Data System en fonction du statut du programme d'études principal des étudiants.
- Définissez chaque programme d'études de sorte à avoir un programme spécifique, comme une majorité en administration des ventes avec un programme spécifique en comptabilité.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quelle est la structure universitaire de votre établissement ? | Chaque programme d'études appartient à une entité universitaire spécifique et à un niveau universitaire.
La hiérarchie de vos entités universitaires dans votre structure universitaire détermine le programme suivant :
|
Quels types de programme d'études votre établissement propose-t-il ? | Réfléchissez à la manière dont les types de programme d'études proposés par votre établissement sont mappés aux catégories de type de programme d'études prédéfinies par Workday. La catégorie affectée à un type de programme d'études détermine si le programme peut :
Par exemple, vous pouvez créer un type de programme Majeure et le mapper à la catégorie Programme officiel de Workday. Vous pouvez également créer un type de programme mineur et le mapper à la catégorie Programme secondaire . |
Avez-vous plusieurs services qui gèrent le même programme d'études ? | Indiquez une entité universitaire de coordination lors de la création d'un programme d'études.
Exemple : bien que le programme d'études Grec ancien supérieur appartienne à l'entité universitaire Département des lettres et des Lettres, le service des lettres classique coordonne ses offres de cours. Vous pouvez définir le service des classiques comme entité universitaire de coordination. |
Qui approuve les programmes d'études et les modifications qui leur sont apportées dans votre établissement ? | Pour garantir un routage de l'approbation approprié et en temps voulu, vous pouvez configurer des rôles et des processus de gestion directement dans un programme d'études ou dans une configuration d'entité universitaire.
Vous pouvez également activer le routage segmenté dans les processus de gestion de manière à ce que les approbations soient transmises au programme d'études actuel de l'étudiant ou à son nouveau programme d'études. Vous pouvez également configurer le routage du processus de gestion en fonction des entités universitaires auxquelles le programme d'études cible appartient. |
Comment voulez-vous regrouper les programmes d'études qui partagent des exigences universitaires spécifiques ? | Vous pouvez créer un domaine de programme pour regrouper des programmes d'études similaires entre plusieurs entités universitaires.
Exemple : vous pouvez regrouper tous les programmes de sciences, de technologies, d'ingénierie et de mathématiques dans un domaine de programme SEM. Vous pouvez affecter des exigences universitaires au domaine de programme SEM, par exemple achever au moins 5 cours dans le service de mathématiques. Un programme d'études peut appartenir à plusieurs domaines de programme, à condition que chaque domaine de programme ait un type de domaine de programme différent. |
Combien de temps faut-il à vos étudiants pour achever les différents programmes d'études ? | Chaque entité universitaire responsable d'un programme d'études doit avoir sa propre règle de calendrier.
Pensez à définir de nouvelles années et périodes universitaires pour votre calendrier universitaire avant la fin de l'année universitaire en cours. Assurez-vous de créer suffisamment de calendriers universitaires et d'années universitaires pour pouvoir intégrer le programme d'études le plus long que votre établissement propose. Exemple : pour répondre aux programmes de 5 ans proposés par votre établissement, configurez suffisamment de calendriers et d'années universitaires pour s'étendre sur plus de 5 ans. |
Quelles sont les première et dernière dates d'inscription aux programmes d'études de votre établissement ? | La première date d'entrée représente la première date à laquelle les étudiants peuvent s'inscrire au programme d'études. Assurez-vous que la date de début d'un programme d'études est exacte, car cette date peut affecter le processus de recrutement et d'admission de votre établissement.
La dernière date d'entrée dans un programme d'études détermine la dernière date à laquelle les étudiants peuvent s'inscrire au programme. Pensez à sélectionner une dernière date d'entrée pour le programme d'études si votre établissement prévoit d'interrompre le programme dans le futur. La dernière date d'inscription à un programme d'études n'affecte pas les étudiants actuellement inscrits au programme. |
Comment voulez-vous autoriser les étudiants à poursuivre plusieurs programmes d'études en même temps ? | Les étudiants peuvent avoir plusieurs programmes d'études dans leur dossier universitaire.
Les étudiants peuvent :
|
Quels certificats d'études les étudiants reçoivent-ils lorsqu'ils obtiennent leur diplôme ? | Veillez à indiquer les qualifications pour chaque programme d'études à la fin du programme. Vous pouvez configurer un seul programme ou une entité universitaire entière pour attribuer plusieurs identifiants.
Pensez à configurer une règle de qualification des programmes pour déterminer les programmes figurant dans les dossiers universitaires des étudiants qui attribuent des qualifications une fois le programme terminé. Vous pouvez demander aux étudiants d'obtenir des identifiants de leur programme principal, de leur programme empilable ou de tous leurs programmes, y compris plusieurs identifiants du même type. Exemple : vous pouvez configurer une règle de droits d'accès aux programmes pour l'entité universitaire la plus supérieure de sorte que tous les étudiants ayant une double majoration dans votre établissement obtiennent un diplôme de licence en lettres d'études. |
Quelles récompenses ou distinctions universitaires proposez-vous aux étudiants ? | Vous pouvez créer des distinctions et des récompenses et les affecter à une entité universitaire spécifique. Vous pouvez ensuite sélectionner une attribution à affecter au dossier universitaire d'un étudiant spécifique. L'entité universitaire à laquelle le programme d'études d'un étudiant appartient détermine les attributions que vous pouvez choisir.
Exemple : vous pouvez créer l'attribution Dean's List with Distinction sous l'entité universitaire Alma Mater University, ce qui vous permet de sélectionner n'importe quel étudiant inscrit pour recevoir cette attribution. Vous pouvez également créer l'attribution Distinction dans Mathematiques appliquées sous l'entité universitaire Département de Mathématiques à affecter à l'étudiant ayant la moyenne générale la plus élevée dans la section Majeure de mathématiques appliquées. |
Avez-vous des critères d'éligibilité pour les programmes d'études ? | Vous pouvez définir des critères d'entrée pour déterminer l'éligibilité des étudiants à ajouter des programmes d'études spécifiques ou à en changer. Voir Définir des critères d'entrée pour les programmes d'études. |
Recommandations
- Pour réduire le traitement manuel, Workday vous recommande de configurer un routage du processus de gestion pour toutes les transactions de programme d'études.
- Pour recueillir plus d'informations auprès des étudiants sur les transactions relatives aux programmes d'études, ajoutez des questionnaires au workflow de votre processus de gestion.
- Lorsque vous affectez des rôles, configurez des processus de gestion et définissez des exigences et des politiques universitaires, commencez par l'entité universitaire supérieure la plus élevée.Les configurations de programme d'études héritent des entités universitaires subordonnées.
Actions requises
- Configurez la structure universitaire de votre établissement.
- Vous assurer que la date d'effet d'un programme d'études correspond au premier jour de la période universitaire.
Limites
Aucun impact.
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Manage: Program Area Spécified dans le domaine fonctionnel Academic Foundation. | Permet de définir et de mettre à jour les domaines de programme. |
Manage: Program of Study dans le domaine fonctionnel Academic Foundation. | Permet d'afficher des rapports sur les programmes d'études. |
Manage: Program of Study Declarations dans le domaine fonctionnel Student Records. | Ce rapport permet de réviser, d'accepter ou de refuser les déclarations relatives aux programmes d'études des étudiants. |
Manage: Program of Study Honors and Awards dans le domaine fonctionnel Student Records. | Permet de gérer les distinctions et les récompenses associées aux programmes d'études. |
Program of Study: Roles dans le domaine fonctionnel Academic Foundation. | Permet d'afficher et d'affecter des rôles pour les programmes d'études. |
Reports: Programs of Study dans le domaine fonctionnel Student Records. | Permet d'accéder aux sources de données et aux filtres de source de données associés aux programmes d'études. |
Student Data: Programs of Study dans les domaines fonctionnels Academic Advising et Student Records. | Ce domaine permet d'accéder aux données du programme d'études des étudiants. |
View: Programs of Study dans le domaine fonctionnel Academic Foundation. | Permet d'afficher les programmes d'études. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement d'ajout de programme d'études
Événement de changement de programme d'études Événement lié à la déclaration de programme d'études Événement de retrait du programme d'études | Permet à vous et à vos étudiants de gérer les transactions relatives aux programmes d'études suivantes :
Vous pouvez configurer ces processus de gestion à partir du menu des actions associées d'un programme d'études. À partir de là, vous pouvez configurer un routage d'approbation approprié pour votre établissement. Vous pouvez configurer le processus de gestion Déclarer un événement lié à un programme d'études pour que les étudiants remplissent tous les questionnaires applicables et soumettent tous les documents requis pour déclarer des programmes d'études spécifiques. |
Événement de modification de la date de fin prévue du programme
| Permet de modifier la date de fin prévue du programme pour un étudiant. |
Événement de changement du programme d'études principal
| Permet de modifier le programme d'études principal d'un étudiant. |
Événement lié au programme d'études
| Permet de créer et de modifier des programmes d'études. |
Reporting
Rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rechercher des programmes d'études
| Permet d'afficher tous les programmes d'études disponibles. |
Afficher le programme d'études
| Permet d'afficher le détail d'un programme d'études et de définir les programmes pouvant être ajoutés et empilables associés au programme sélectionné. |
Afficher l'historique du programme d'études de l'étudiant
| Ce rapport permet d'auditer l'historique des transactions relatives au programme d'études d'un étudiant. |
Afficher une distinction ou une récompense du programme d'études
| Permet d'afficher le détail d'une distinction ou d'une récompense associée à un programme d'études. |
Afficher les catégories de type de programme d'études
| Permet d'afficher les descriptions de toutes les catégories de type de programme d'études. |
Afficher la déclaration du programme d'études
| Ce rapport vous permet d'afficher le détail des déclarations des programmes d'études des étudiants. |
Workday fournit les sources de données de rapport suivantes, que vous pouvez utiliser pour créer des rapports personnalisés :
- Candidature pour les événements de finalisation de programme
- Programmes d'études disponibles
- Affectations des critères de programme
- Déclarations de programme d'études
- Dossiers de programmes d'études
Intégrations
Service web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Accéder aux politiques d'identification du programme
Règle d'identification de programme | Ce domaine permet de créer, de mettre à jour ou d'afficher les programmes figurant dans le dossier universitaire d'un étudiant qui attribuent un code à la fin du programme. |
Afficher les politiques d'exigences relatives aux entrées de programme d'études
Définir la politique d'application des critères d'entrée au programme d'études | Ce rapport vous permet de créer, de mettre à jour ou d'afficher la règle relative aux exigences d'entrée pour un programme d'études. |
Demander la distinction ou les récompenses de l'achèvement du programme
Insérer une distinction ou une récompense à l'achèvement du programme | Ce domaine permet de créer, de mettre à jour ou d'afficher les distinctions ou récompenses que les étudiants peuvent attribuer à la fin du programme. |
Soumettre un ajout de programme d'études
| Permet d'ajouter un programme d'études à un étudiant immatriculé. |
Soumettre un changement de programme d'études
| Permet de modifier le programme d'études d'un étudiant. |
Soumettre un programme d'études
| Permet de supprimer un programme d'études du dossier universitaire d'un étudiant. |
Récupérer des codes CIP pour des établissements d'enseignement
Insérer des codes CIP pour un établissement d'enseignement
| Ces services web mappent les programmes d'études à des établissements d'enseignement externes à l'aide des codes CIP (Classification of Instructional Program). Vous pouvez utiliser les codes CIP pour garantir l'exactitude des établissements et des programmes d'études prévus ajoutés par vous ou par les étudiants. |
Relations et interactions
Fonctionnalité | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Conseils universitaires | Vous pouvez :
|
Fondation universitaire | Vous pouvez associer un programme d'études à une entité et un niveau universitaires.
La règle de calendrier qui s'applique au programme d'études d'un étudiant détermine tous les processus et transactions spécifiques à une date pour l'étudiant. |
Campus Engagement | Pour envoyer des communications ciblées aux étudiants, vous pouvez créer un public pour un plan d'engagement des étudiants basé sur les programmes d'études principaux des étudiants. |
Gestion des programmes de formation | Vous pouvez restreindre l'accès à certains cours de sorte à ce qu'ils ne soient accessibles qu'aux étudiants qui suivent un programme d'études spécifique en utilisant des règles d'éligibilité. |
Aide financière | Vous pouvez calculer les statuts de chargement du programme d'études des étudiants pour inclure des unités pour certains cours qui s'appliquent au programme d'études.
Workday utilise la durée d'un programme d'études pour :
La date de fin prévue d'un programme d'études est prise en compte pour le calcul des décaissements d'aide financière. Vous pouvez créer des politiques fédérales d'aide aux étudiants pour les programmes d'études, ce qui vous donne la possibilité d'appliquer des règles d'aide financière différentes pour différents programmes d'études. |
Admissions des étudiants | Vous pouvez créer des processus d'admission confidentiels pour évaluer les étudiants en fonction de critères que vous définissez pour un programme d'études spécifique. |
Recrutement des étudiants | Vous pouvez identifier les étudiants potentiels qui déclarent un intérêt pour un programme d'études spécifique. |
Inscription des étudiants | Vous pouvez déterminer les étudiants qui peuvent s'inscrire à un cours donné en fonction de leur programme d'études principal. |
Workday Student Financials | Vous pouvez créer des frais ou des frais de scolarité différentiels spécifiques d'un programme d'études. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.