Concept : instantanés des enregistrements d'aide financière et statuts de chargement POS
Lorsque vous mettez à jour le dossier universitaire d'un étudiant, Workday stocke un instantané à cette date d'effet afin que vous puissiez consulter l'historique des modifications. Si plusieurs modifications prennent effet à la même date, Workday utilise la modification la plus récente comme instantané de l'enregistrement de l'aide financière.
Workday utilise les instantanés pour calculer le statut de chargement du programme d'études (POS) d'un étudiant à un moment donné. Les statuts de chargement POS incluent des unités pour certains cours uniquement, plutôt que tout ce à quoi l'étudiant s'est inscrit. Pour déterminer les cours à inclure dans les calculs de statut de chargement POS, Workday se réfère aux éléments suivants :
- Le paramètreConfiguration du statut de chargement par défaut (POS)dans la règle du programme fédéral d'aide aux étudiants pour le programme d'études principal du dossier de reporting de l'étudiant.
- Tous les programmes d'études que vous avez indiqués manuellement à l'aide du rapportReview Programs of Study for Load Status.
Lorsque vous apportez des modifications qui ont un impact sur le POS ou le dossier universitaire d'un étudiant, Workday recalcule parfois automatiquement son statut de chargement POS. À d'autres périodes, vous devez réviser manuellement les programmes d'études à inclure dans le statut de chargement POS avant que Workday puisse les recalculer.
Workday place un
statut de chargement
en attente sur les étudiants jusqu'à ce que vous ayez la possibilité de réviser les programmes d'études qui constituent leur statut de chargement POS. Vous pouvez désactiver la mise en attente du statut du chargement
si nécessaire. Voir Gérer la configuration des blocages de statut du chargement pour les programmes d'études.Lorsque Workday exige une révision manuelle
Vous devez toujours réviser manuellement les programmes d'études qui constituent le statut de chargement POS d'un étudiant lorsque vous finalisez les processus de gestion suivants :
- Événement de modification d'enregistrement de rapports d'étudiant
- Événement de modification du statut de programme d'études
Workday vous demande également de réviser manuellement le statut du chargement POS lorsque toutes les conditions suivantes sont réunies :
- Un étudiant est admis ou l'un des processus de gestion suivants se termine pour lui :
- Événement d'ajout de programme d'études
- Événement de changement du programme d'études principal
- Congé pour événement de finalisation de programme
- Événement de retrait du programme d'études
- Demander une absence de longue durée
- Événement de retrait d'une candidature d'étudiant
- Il existe un instantané en vigueur après celui que vous avez créé :
- A plus d'un programme d'études.
- N'est pas mis à jour. Un instantané futur est mis à jour s'il a lieu à la même date que l'instantané que vous avez créé.
- L'étudiant est inscrit à plusieurs programmes d'études et l'une des conditions suivantes est requise :
- L'étudiant a désormais un programme d'études dans n'importe quel enregistrement avec un niveau de qualification différent de celui du programme d'études principal du dossier de reporting.
- Le programme d'études principal du dossier de rapport n'est pas éligible au Titre IV, mais l'étudiant a également un autre programme d'études dans n'importe quel dossier éligible au Titre IV.
- Le programme d'études principal du dossier correspondant est inactif, mais l'étudiant a un autre programme d'études actif dans n'importe quel dossier. Workday considère un programme d'études actif pour l'aide financière s'il a l'un des statuts suivants :
- En cours
- Matricule
- Finalisation en attente