Concept : envoi d'éléments d'engagement imprimés
Vous pouvez utiliser des articles d'engagement imprimés pour :
- Coordonner des envois aux étudiants potentiels dans le cadre d'un plan d'engagement.
- Coordonner les envois d'e-mails pour les événements de recrutement des étudiants.
- Générer des fichiers PDF avec un contenu personnalisé à envoyer aux étudiants potentiels.
Fichiers PDF contenant des informations sur le candidat potentiel
L'utilisation de Workday Studio vous permet de créer des communications d'impression personnalisées, telles que des étiquettes et des lettres d'adresse, qui incluent les noms et les adresses des candidats potentiels.
- Grâce au générateur de rapports, vous créez un rapport personnalisé qui récupère les données de candidat potentiel que vous souhaitez inclure. Vous pouvez créer un rapport personnalisé ou copier et modifier le rapport standard WorkdayStudent Prospects for Print Engagement Printing Run. Utilisez la source des données du rapportStudent Prospect Records for Printingpour le rapport sur l'élément de segment imprimé. Partagez la définition du rapport avec tous les utilisateurs autorisés ou avec certains utilisateurs. Le coordinateur d'imputation pour l'élément d'engagement imprimé doit avoir accès au rapport pour pouvoir l'exécuter.
- Avec Report Designer, créez la présentation de formulaire pour la communication. Workday utilise la présentation pour générer des fichiers PDF à partir de votre rapport personnalisé. Vous utilisez la tâcheCréer une présentation de formulaire(sécurisée via le domaineCustom Report Creation) ainsi que le rapport personnalisé que vous avez créé.
- Vous associez ensuite la présentation de formulaire à un élément d'engagement imprimé à l'aide de la tâcheCréer un élément imprimé étudiant.
Responsabilités du coordinateur d'envoi
Le coordinateur d'envoi d'un élément d'engagement imprimé est responsable de l'envoi physique des communications imprimées. Lorsque l'impression est prévue, Workday envoie une liste de 1 000 destinataires maximum dans Mes tâches du coordinateur d'envoi de fichier. Vous pouvez imprimer par lots tous les 1 000 étudiants. La liste est mise à jour si d'autres destinataires sont éligibles pour l'élément ultérieurement. Workday crée ensuite une nouvelle tâche dans Mes tâches, si nécessaire.
À partir des tâches de Mes tâches, le coordinateur :
- Sélectionne les destinataires auxquels envoyer les éléments imprimés.
- Sélectionne :
- Imprimer la sélection permetde lancer une emploi en arrière-plan qui crée des fichiers PDF pour un élément d'engagement qui utilise une présentation de formulaire. Workday joint une copie du fichier PDF en bloc dans l'ongletÉléments d'impression. Un PDF est également créé pour chaque candidat potentiel.
- Envois de lettres envoyésaprès l'envoi des articles imprimés (qu'ils utilisent ou non une présentation de formulaire). Les destinataires passent à l'ongletTerminée.
- Envois annuléspour annuler l'imputation. Les destinataires passent à l'ongletAnnulé.
La tâche reste dans Mes tâches jusqu'à ce qu'elles soient toutes marquées comme
Envois envoyés
ou Envois annulés
. Continuez à actualiser Mes tâches pour rechercher d'éventuelles mises à jour.Dans le groupe de profil Historique du profil de l'étudiant, l'élément d'engagement imprimé s'affiche et contient un lien vers le fichier PDF généré.
Historique du candidat potentiel
Workday indique à quel moment un article imprimé est prévu pour envoi et à quel moment il est envoyé ou annulé. Vous pouvez consulter ces informations dans le groupe de profil Historique du profil du candidat potentiel.
Suivi des impressions
Le rapport Afficher les impressions d'impression des éléments d'engagement pour le coordinateur d'envoi
vous permet de suivre les impressions.
- L'ongletImpressionsinclut un fichier PDF pour chaque impression en bloc.
- L'ongletLots d'impressionsinclut un fichier PDF individuel pour chaque destinataire.