Concept : envoyer des éléments d'engagement imprimés

Avec Workday Studio, vous pouvez créer des communications d'impression personnalisées, comme des étiquettes d'expédition et des lettres, qui incluent des noms et des adresses de candidat potentiel.

Le générateur de rapports vous permet de créer un rapport personnalisé qui récupère les données du candidat potentiel que vous souhaitez inclure. Vous pouvez créer un rapport personnalisé ou copier et modifier le rapport standard de Workday,
Étudiants potentiels pour l'impression de l'engagement imprimé
. Utilisez la source des données du rapport
Student Prospect Records for Printing
pour les étudiants. Partager la définition du rapport avec tous les utilisateurs autorisés ou certains utilisateurs. Le coordinateur de la messagerie de l'élément d'engagement imprimé doit avoir accès au rapport pour l'exécuter.
Avec Report Designer, créez la présentation de formulaire pour la communication. Workday utilise la présentation pour générer des fichiers PDF à partir de votre rapport personnalisé. Vous utilisez la tâche
Créer une présentation de formulaire
(sécurisée via le domaine
Custom Report Creation
) et le rapport personnalisé que vous avez créé.
Vous associez ensuite la présentation de formulaire à un élément d'engagement imprimé à l'aide de la tâche
Créer un élément imprimé de l'étudiant
.

Le coordinateur de messagerie d'un élément d'engagement imprimé est responsable de l'envoi des communications imprimées. Lorsque l'élément imprimé est planifié, Workday envoie une liste de 1 000 destinataires éligibles au worklet Mes tâches du coordinateur de l'envoi. Vous pouvez imprimer par lots pour chaque tranche de 1 000 étudiants. La liste est mise à jour si d'autres destinataires sont éligibles à l'article ultérieurement. Workday crée ensuite une nouvelle tâche dans Mes tâches si d'autres tâches sont admissibles après l'envoi de l'envoi.

À partir des tâches de Mes tâches, le coordinateur :

Sélectionne les destinataires auxquels envoyer les éléments imprimés.
Sélectionne :
Imprimer la sélection
pour lancer une tâche en arrière-plan qui crée des fichiers PDF pour un élément d'engagement qui utilise une présentation de formulaire. Workday joigne une copie du fichier PDF en bloc à l'onglet
Éléments d'impression
. Elle crée également un PDF distinct pour chaque candidat potentiel.
Courrier postal envoyé
après l'envoi des pièces imprimées ( qu'elles utilisent ou non une présentation de formulaire). Les destinataires passent à l'onglet
Terminé
.
Envois annulés
pour annuler l'envoi. Les destinataires passent à l'onglet
Annulé
.

La tâche reste dans mes Tâches jusqu'à ce qu'elles soient toutes marquées comme

Courriers envoyés

ou

Courriers annulés

. Continuez d'actualiser Mes tâches pour toute mise à jour.

Dans le groupe de profil Historique du profil de l'étudiant, l'élément d'engagement imprimé s'affiche et contient un lien vers le fichier PDF généré.

Workday indique lorsqu'un élément imprimé est planifié pour envoi et lorsqu'il est envoyé ou annulé. Vous pouvez afficher ces informations dans le groupe de profil Historique du profil du candidat potentiel.