FAQ : Rendez-vous des étudiants

Pourquoi est-ce que je ne trouve pas le motif de nomination que je recherche ?: Les motifs de nomination sont associés à une catégorie de nomination. Vous créez des catégories de nomination au niveau de l'établissement. Chaque catégorie peut être associée à un ou plusieurs motifs. Les catégories et les motifs de nomination sont fondés sur l'établissement ainsi que sur l'entité universitaire et le niveau universitaire de l'étudiant.
Les motifs et les catégories inactifs ne s'affichent pas.

Comment ajouter des catégories et des motifs de nomination obligatoires ?: Accédez à la tâche
Mettre à jour les catégories de nomination des étudiants
pour créer des catégories de nomination.
Accédez à la tâche
Mettre à jour les motifs de nomination des étudiants
pour ajouter des motifs aux catégories.

Sécurité : domaine Set Up: Student Appointments
dans le domaine fonctionnel Academic Engagement.

Comment configurer des durées différentes pour les nominations universitaires ?: Vous pouvez affecter une durée de nomination pour chaque catégorie.
Accédez à la tâche
Mettre à jour les catégories de nomination des étudiants
pour créer des catégories de nomination.
Saisissez la
Durée par défaut (minutes)
pour une catégorie de nomination.

Les conseillers pédagogiques et le personnel peuvent configurer des durées de nomination pour chaque motif d'une catégorie à partir de la tâche Mettre à jour la disponibilité de mes nominations étudiantes
.

Comment fonctionnent les heures de rendez-vous si je planifie avec quelqu'un dans un autre fuseau horaire ?: Les heures de prise de nomination sont indiquées dans le fuseau horaire du demandeur de la nomination universitaire. Les heures du rendez-vous s'ajustent au fuseau horaire de la personne avec laquelle vous prenez rendez-vous.

Créer et gérer vos plannings

Comment gérer mes disponibilités ?: Accédez à la tâche
Mettre à jour la disponibilité de mes rendez-vous étudiants
.
Sécurité : domaine Manage: Student Appointments
dans le domaine fonctionnel Academic Engagement.
Sélectionnez l'établissement auquel votre calendrier s'appliquera, saisissez un calendrier et indiquez sa récurrence. Par exemple, saisissez 1
pour toutes les semaines, 2
pour toutes les deux semaines, etc.
Sélectionnez au moins un motif pour chaque créneau horaire.
Cliquez sur
+
dans la grille pour ajouter d'autres nominations dans cette fourchette de dates.
Les dates de calendrier d'un même établissement ne peuvent pas se chevaucher. Vous ne pouvez avoir qu'un seul planning actif par jour. Pour créer un planning avec des nominations pour une fourchette de dates différente, cliquez sur
Ajouter
.
Sélectionnez le format de rendez-vous pour la disponibilité ajouté à chaque ligne de la grille.
Saisissez le détail du site correspondant au format de nomination sélectionné.
Comment gérer les disponibilités d'un membre du personnel ?: Accédez à la tâche
Edit Student Appointment Availability
et sélectionnez le membre du personnel dont vous souhaitez gérer le planning dans l'invite
Personnel
. Vous pouvez uniquement gérer la disponibilité des membres du personnel qui ont déjà défini leur disponibilité via la tâche
Mettre à jour la disponibilité de mes nominations étudiantes
.
Comment définir la durée pour chaque motif de nomination ?: Accédez à la tâche
Mettre à jour la disponibilité de mes rendez-vous étudiants
.
Sécurité : domaine Manage: Student Appointments
dans le domaine fonctionnel Academic Engagement.
Cliquez sur
Durée du rendez-vous
.
Sélectionnez un
motif
, puis ajoutez la
durée (en minutes)
.
Workday limite les motifs que vous pouvez sélectionner en fonction de l'établissement et des motifs auxquels vous avez accès. Les étudiants ne peuvent planifier des rendez-vous pour la durée que vous avez attribuée que s'ils sélectionnent ce motif spécifique.

Comment configurer un délai pour les demandes de rendez-vous ?: Vous pouvez définir combien de temps à l'avance un étudiant peut prendre un rendez-vous. Sinon, c'est 12 heures à l'avance.
Accédez à la tâche
Mettre à jour la disponibilité de mes rendez-vous étudiants
.
Sécurité : domaine Manage: Student Appointments
dans le domaine fonctionnel Academic Engagement.
Cochez la case Remplacement
dans la planification avancée
.
Ajoutez une valeur dans
le champ Délai de rendez-vous (heures)
.

Comment mettre à jour mes disponibilités en fonction des jours fériés, de mes absences personnelles et de mon calendrier d'enseignement ?: Accédez à la tâche
Mettre à jour la disponibilité de mes rendez-vous étudiants
.
Cliquez sur
Heures chargées
.
Sélectionner (vous pouvez sélectionner les trois options) :

Option
Description

Jours fériés

Les jours fériés de l'établissement proviennent du
calendrier de jours fériés
.

Absences

Vos congés proviennent de la tâche
Créer une absence
.

Calendrier d'enseignement

Cette case à cocher n'est disponible que si vous :
Ont un
rôle de formateur
dans l'établissement.
Calendrier d'enseignement
créé : .

Ces horaires ne s'affichent pas comme disponibles lorsqu'un étudiant essaie de prendre rendez-vous avec vous.

Option	Description
Jours fériés	Les jours fériés de l'établissement proviennent du calendrier de jours fériés .
Absences	Vos congés proviennent de la tâche Créer une absence .
Calendrier d'enseignement	Cette case à cocher n'est disponible que si vous : Ont un rôle de formateur dans l'établissement. Calendrier d'enseignement créé : .

Comment bloquer les autres moment où je ne sera pas disponible ?: Accédez à la tâche
Mettre à jour la disponibilité de mes rendez-vous étudiants
.
Cliquez sur
Heures chargées
.
Saisissez manuellement les dates de début et de fin, les heures et les jours de la semaine où vous ne serez pas disponible.
Cette tranche horaire ne s'affiche pas lorsque l'étudiant tente de rechercher des heures dans votre calendrier.

Pourquoi ai-je toujours des rendez-vous pendant une période chargée ?: Vous bloquez une heure en tant que salarié. Toutefois, Workday n'annule pas automatiquement les rendez-vous confirmés ou les rendez-vous en cours qui chevauchent le même créneau horaire.

Pourquoi n'est-il pas possible de supprimer une planification ?: Vous ne pouvez pas supprimer une planification active.

Est-il possible de synchroniser mon calendrier de rendez-vous avec Google ou Outlook ?: Oui, vous pouvez synchroniser votre planning de rendez-vous dans Workday avec vos calendriers externes Google ou Outlook via une intégration qui utilise les services web Import Student Appointment Business Time et Put Student Appointment Business Time. Vous pouvez également synchroniser vos calendriers externes Google et Outlook via une intégration qui récupère les heures très chargées définies dans Workday à l'aide du service web Get Student Appointment Set Time.

Comment afficher ou mettre à jour le planning d'un autre conseiller pédagogique ?: En tant que responsable de l'affectation de personnel, vous pouvez accéder aux nominations des autres membres du personnel.
Accédez à la tâche
Afficher la disponibilité pour un rendez-vous étudiant
pour afficher les nominations d'un autre membre du personnel.
Accédez à la tâche
Modifier la disponibilité d'un rendez-vous étudiant
pour mettre à jour le détail du rendez-vous.

Sécurité : domaine Manage: Student Appointment Staff
dans le domaine fonctionnel Academic Engagement.

Affichage des nominations

Comment afficher les nominations ?: Vous pouvez accéder au rapport
Afficher les nominations des étudiants
et les étudiants peuvent accéder au rapport
Afficher mes nominations étudiantes
. Afficher en utilisant les onglets suivants :
Nominations à venir
: nominations actuelles et futures.
Nominations passées
: nominations passées, avant la date du jour.
Nominations non confirmées
: nominations non encore acceptées.
Rendez-vous annulés
: rendez-vous annulés par vous-même ou par l'étudiant.

Sécurité : domaine Manage: Student Appointments
dans le domaine fonctionnel Academic Engagement.

Vous pouvez également créer des rapports personnalisés sur l'objet de gestion Rendez-vous des étudiants
, en utilisant la source des données du rapport
Student Appointments
. Voici quelques-uns des champs de rapport que vous pouvez utiliser :
Motif d'annulation
Est annulé
Marqué comme "Non présentation"
Motif principal de nomination des étudiants
Nombre de nominations des étudiants
Rendez-vous des étudiants

Sécurité : domaine Public Reporting Items
dans le domaine fonctionnel Tenant Non-Configurable.

Comment afficher les activités d'affectation de personnel liées aux rendez-vous des étudiants ?: Vous pouvez créer des rapports personnalisés sur la source de données
Staff Setup for Student Appointments
et le filtre de source de données
All Student Appointment Staff
.
Sécurité : domaine Reports: Student Appointment Staff
dans le domaine fonctionnel Academic Engagement.

Workday fournit également des champs de rapport sécurisés via le domaine Public Reporting Items
. Ces rapports sur l'affectation de personnel vous permettent d'afficher les nominations étudiantes passées et à venir pour tous les conseillers pédagogiques.

Vous pouvez aussi utiliser des champs de rapport sécurisés via le domaine Reports: Student Appointment Staff
. Ces champs de rapport vous permettent d'afficher des données supplémentaires, telles que les durées de nomination universitaire, dans la tâche
Mettre à jour mes disponibilités d'étudiants
.