Étapes : définir la distribution de documents pour les étudiants
Workday vous permet d'envoyer des documents aux étudiants pour révision en cas de besoin. En général, les étudiants révisent les documents pendant
l'accueil et l'intégration des étudiants
ou la suite de l'inscription des étudiants
. Cependant, vous pouvez parfois avoir besoin d'envoyer des documents aux étudiants qu'ils doivent accuser réception en dehors du processus de gestion.Configurez le processus de gestion
Événement de distribution d'étudiants
pour distribuer des documents aux étudiants ad hoc. Vous pouvez distribuer des documents à un étudiant ou à une population d'étudiants que vous définissez à l'aide de recherches enregistrées, de rapports personnalisés ou de cohortes d'étudiants. Configurez le processus de gestion pour créer, modifier et réviser une distribution.Workday fournit également des champs de rapport Répartition des documents que vous pouvez utiliser dans des règles de condition et des rapports personnalisés.
Vous avez la possibilité de configurer les étapes d'application et de suppression des blocages dans le processus de gestion. Workday applique le blocage aux étudiants et ne retire le blocage que lorsque l'étudiant révise le document distribué.
- Configurez le processus de gestionÉvénement de répartition des étudiantset la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Action Items and Hold.
- Vérifiez que les utilisateurs ou groupes appropriés disposent des autorisations requises pour créer et afficher des distributions et réviser des documents dans le processus de gestion.
- Seuls les utilisateurs appartenant au groupe de sécurité pour les actions de lancement peuvent lancer le processus de distribution de documents.
- Configurer les approbations. Voir Concept : étape d'approbation.
- Sélectionnez dans le processus de gestionÉvénement de répartition des étudiants.
- Assurez-vous que la tâcheRéviser les documentsest une étape du processus de gestion.Pour affecter l'étape à un étudiant, configurez le groupe de sécuritéÉtudiant (pour lui-même)dans la règle de sécurité.
- (Facultatif) Configurez les étapes de serviceAppliquer le blocage des étudiantsetRetirer le blocage des étudiantsdans le processus de gestion.Assurez-vous que l'étapeDébloquer un étudiantest postérieure à l'étapeRéviser les documents.Workday fournit les champs de rapport suivants dans l'objet de gestionDistribution Event (Récapitulatif):
- Tout document révisé a une pièce jointe
- Catégories de document
- Documents à réviser
Utilisez ces champs de rapport pour créer des règles de condition dans le processus de gestion pour l'application des blocages sur la révision de documents. - Configurez le domaineManage: Student Document Distributiondans le domaine fonctionnel Action Items and Holds. Le domaine sécurise :
- Tâches Create Student DistributionetEdit Student Distribution.
- RapportAfficher la répartition des étudiants.
- (Facultatif) Configurez les documents d'étudiant.Voir Étapes : définir des documents révisés pour un étudiant.Une fois que l'étudiant a révisé un document, il apparaît dans le rapportDocuments révisésdu profil de l'étudiant. Vérifiez que l'étudiant peut afficher le document révisé.
- (Facultatif) Créez des rapports personnalisés.Sécurité : domaineCustom Report Creationdans le domaine fonctionnel System.Workday fournit les sources de données suivantes pour créer des populations d'étudiants pour les recherches enregistrées et les rapports personnalisés :
- Dossiers universitaires
- Enregistrements de la période d'aide financière
- Étudiants
Workday fournit également les champs de rapport suivants dans l'objet de gestionDossier universitaire:- Poursuivre les événements d'accueil et d'intégration des étudiants
- Événements d'accueil et d'intégration des étudiants
Utilisez ces champs de rapport pour créer des rapports personnalisés et des règles de condition.