Éléments de définition : blocage des étudiants

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des blocages des étudiants. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Les blocages étudiants sont des tranches que vous placez dans des processus, tels que l'inscription à des cours ou la réception d'une aide financière. La mise en attente est effective jusqu'à ce que l'étudiant résolve le motif de la mise en attente.

Les blocages d'étudiant dans Workday se composent de 3 attributs :

Motif de blocage
, tel que les paiements en retard ou les livres personnalisés.

Bloquer le type
, par exemple non autorisé à s'inscrire à d'autres cours ou à recevoir un relevé de notes.

Bloquer le contexte
, par exemple le blocage d'un processus pour tous les établissements ou un établissement subordonné.

Avantages pour l'entreprise

Avec les blocages étudiants, vous pouvez :

Créez des motifs de blocage propres à votre établissement qui vous permettront d'appliquer les règles de votre établissement.

Configurer plusieurs types de blocage pour un seul motif de blocage vous fait gagner du temps.

Définissez la sécurité segmentée pour les motifs de blocage. Vérifiez que les utilisateurs appropriés ont les accès appropriés pour créer, appliquer, remplacer et retirer des motifs de blocage.

Appliquer automatiquement des blocages en masse à des groupes d'étudiants en fonction de critères que vous définissez. Les blocages en masse évitent d'avoir à créer des blocages individuels pour chaque étudiant.

Définir des processus de gestion avec des approbations et des notifications, ce qui vous permet de gérer efficacement les blocages.

Cas d'utilisation

Vous pouvez appliquer un blocage des inscriptions ou un blocage des diplômes si un étudiant :

A un solde échu.

N'indique pas d'importance majeure par son année d'ancienneté.

Des classes sont manquantes.

A des notes faibles ou d'échec.

Ne respecte pas les règlements de l'université.

N'a pas de vérification fédérale.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Quels motifs de blocage voulez-vous configurer ?	Aligner les motifs de blocage sur les règles de votre établissement. Vérifiez : Les noms des blocages sont descriptifs. Les descriptions des blocages sont complètes. Les instructions de la résolution sont informatives et complètes.
Quels types de blocage conviennent le mieux aux motifs que vous avez configurés ?	Processus que vous voulez bloquer pour le motif de blocage. Par exemple, vous pouvez empêcher les étudiants qui ont des livres de bibliothèque en retard de s'inscrire à d'autres cours et d'obtenir un relevé de notes.
Dans quel contexte voulez-vous appliquer des blocages ?	Contexte d'un type de blocage. Par exemple, vous pouvez empêcher un étudiant de s'inscrire à des cours dans tous les établissements ou dans un seul établissement.
Comment voulez-vous configurer la sécurité pour les blocages ?	Pour sécuriser les blocages, déterminez les groupes qui peuvent : Créez des motifs de blocage. Appliquer des motifs de blocage. Remplacer et retirer des blocages pour un motif de blocage donné. Vous pouvez utiliser la sécurité segmentée pour sécuriser les motifs de blocage. Déterminez si vous souhaitez créer des groupes de sécurité segmentée pour créer et gérer différents motifs de blocage.
Quand souhaitez-vous utiliser les blocages en masse ou individuels ?	Vous pouvez : Définissez les critères pour lancer une mise en attente en masse sur un groupe d'étudiants. Décidez si l'opération en masse doit être une occurrence ponctuelle ou une récurrence planifiée. Définissez un processus de révision et d'approbation des blocages en masse.
Avez-vous besoin d'annuler une mise en attente pour une période spécifique ?	Gardez à l'esprit les exceptions fondées sur des circonstances spéciales. Autoriser l'accès à un sous-ensemble d'utilisateurs plus restreint pour la suppression et le remplacement des blocages.

Recommandations

Ajoutez de nouveaux motifs de blocage à un segment de sécurité. Seuls les groupes configurés dans la règle de sécurité du domaine ou du processus de gestion ont accès au nouveau motif. Seuls les utilisateurs ayant accès au segment de sécurité ne verront pas les nouveaux motifs de blocage.

Créez un segment de rattrapage et accordez aux groupes l'accès à ce segment. Workday accepte les droits d'accès les plus larges de l'utilisateur. Respecter les droits d'accès que vous accordez aux groupes non segmentés.

Alignez les droits d'accès du domaine Access Hold Reasons
et des processus de gestion Override Student Bloquer l'affectation
et Retirer un événement de blocage des étudiants
.

Configurez directement vos groupes de sécurité segmentée dans le processus de gestion. Vous pouvez le faire car le motif de blocage lance les processus de gestion.

Lorsque vous configurez des groupes de sécurité dans la règle de processus de gestion, gardez à l'esprit que :

Les groupes par utilisateur sont habilités à remplacer ou à retirer toute affectation de blocage.

Les groupes par rôle sont autorisés à remplacer ou retirer toute affectation de blocage. Pour remplacer ou retirer des données, ils ont un rôle dans l'entité universitaire ou le niveau universitaire associé au motif de blocage de l'affectation.

Les groupes par segment ont le droit de remplacer ou de retirer toute affectation de blocage avec n'importe quel motif dans leur segment sécurisé.

Définissez un processus de révision des blocages en masse.

Assurez-vous que le rapport personnalisé

Exécutions de gestion des opérations en masse

s'exécute dans un délai de 5 minutes ; sinon, il expire.

Actions requises

Aucun impact.

Limites

Vous ne pouvez pas appliquer un blocage de relevé de notes à un dossier d'étudiant actif ou à un dossier universitaire historique. En évitant de bloquer les relevés de notes des étudiants actifs ou des dossiers universitaires historiques, vous pouvez facilement gérer les étudiants de plusieurs établissements.

Définition de l'environnement client

Aucun impact.

Sécurité

Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Action Items and Holds :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Motifs de blocage de l'accès	Ce domaine permet d'accéder aux motifs de blocage à partir de l'invite Motif de blocage du processus de gestion Appliquer le blocage des étudiants . Vous pouvez ajouter l'un des types de groupe de sécurité suivants au domaine : Par utilisateur Par rôle Par segment Par segment, par rôle Assurez-vous que l'utilisateur définissant la tâche Gestion des opérations en masse peut afficher les motifs de blocage appropriés.
Gérer l'application des blocages	Déterminez qui peut appliquer un blocage pour quel motif de blocage. Exemple : un subordonné du bureau de l'Aide financière peut appliquer un blocage de paiement, tandis qu'un autre employé du bureau des admissions peut appliquer un blocage d'enregistrement. Déterminez qui a accès à la tâche Mettre à jour les blocages liés aux étudiants afin de pouvoir modifier un blocage. Activez l'accès aux utilisateurs ayant accès au motif de blocage.
Domaine Set Up: Bloquer les motifs	Déterminer les utilisateurs qui peuvent créer des motifs de blocage. Pour limiter l'accès aux motifs de blocage, configurez la sécurité segmentée.
Définir les segments de motif de blocage	Déterminez quels groupes ou utilisateurs sont autorisés à créer et gérer des segments de sécurité pour les motifs de blocage. Si un utilisateur ou un groupe peut créer des motifs de mise en attente, accordez-lui l'autorisation de saisir ces motifs dans un segment de sécurité. Lorsque vous créez de nouveaux motifs de blocage, déterminez si vous souhaitez les ajouter à des segments de sécurité nouveaux ou existants.

Processus de gestion

Processus de gestion	Descriptions
Appliquer un événement de blocage des étudiants	Applique un blocage sur un compte d'étudiant.
Terminer l'événement lié à l'élément d'action	Définit un élément d'action pour télécharger des documents et les router pour approbation, si cette option est configurée.
Remplacer le statut Bloqué pour l'affectation	Permet un remplacement temporaire de l'affectation de blocage.
Débloquer un événement lié à un étudiant	Supprime le blocage du compte d'étudiant.

Reporting

Noms de rapport	Descriptions
Rechercher des motifs de blocage des étudiants	Permet d'afficher tous les blocages, y compris les blocages inactifs, par niveau universitaire, entité universitaire et type de blocage.
Rechercher des étudiants avec blocage	Ce rapport permet d'afficher les étudiants par type de blocage et motif de blocage.
Afficher les blocages actifs	Ce rapport vous permet d'afficher les blocages actifs pour un étudiant.
Afficher les blocages résolus	Ce rapport vous permet d'afficher les blocages résolus pour un étudiant.
Afficher les exécutions planifiées de lettrage en masse des blocages	Permet d'afficher les exécutions planifiées lorsque Workday applique plusieurs blocages à l'aide de la Gestion des opérations en masse.
Afficher les exécutions planifiées de déblocage en masse	Permet d'afficher les exécutions planifiées lorsque Workday retire plusieurs blocages à l'aide de la Gestion des opérations en masse.

Intégrations

Vous pouvez utiliser les opérations de service web suivantes pour obtenir plus d'informations sur les blocages et les motifs de blocage des étudiants :

Récupérer les affectations d'étudiants bloquées

Demander des motifs de blocage des étudiants

Bloquer une affectation étudiant

Motif de mise en attente de l'étudiant

Vous pouvez utiliser les services web suivants pour affecter des éléments d'action liés à la mise en attente à des étudiants dans un système tiers et transférer leurs réponses dans Workday :

Extraire des événements d'élément d'action terminés

Événement d'insertion d'élément d'action terminé

Relations et interactions

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Concept : blocages des étudiants