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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-10-04
Importer des données

Importer des données

Soumettez un cas de service client pour activer l'
Outil d'import des données
.
Vous pouvez créer de nouveaux contrats, projets ou fournisseurs dans Workday Strategic Sourcing (WSS) et mettre à jour les données existantes dans WSS à l'aide de l'
Outil d'import des données
. Vous pouvez également télécharger les codes marchandises que vous et vos fournisseurs utilisez.
Workday recommande de tester l’import des données dans votre environnement bac à sable (Sandbox), car vous ne pouvez pas effectuer de suppression en masse des données dans WSS.
  1. Sélectionnez
    Naviguer dans
    l'Outil d'import des données
    .
  2. Téléchargez le modèle pour le type de données que vous importez :
    • Codes marchandises
    • Contrats
    • Options personnalisées
    • Projets
    • Fournisseurs
  3. Saisissez et enregistrez vos données dans le modèle téléchargé. Pour cette étape, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Onglet Dictionnaire des données
    Détaille la configuration des paramètres dans le compte à utiliser comme référence lors du remplissage des onglets.
    Modèle de codes marchandises
    Chaque ligne représente un nouvel enregistrement ou des mises à jour d'un enregistrement existant lorsque vous ajoutez des données à importer.
    Lorsque vous utilisez à la fois Workday et Strategic Sourcing, Workday recommande de configurer vos codes marchandises dans Workday et d'exporter la liste à l'aide du générateur d'interfaces Entreprise (EIB). Vous pouvez ensuite transférer vos codes marchandises vers le modèle d’outil d’import des données pour les télécharger dans WSS.
    Modèle Contrats
    Chaque ligne représente un nouvel enregistrement ou des mises à jour d'un enregistrement existant lorsque vous ajoutez des données à importer. Ce modèle contient les onglets supplémentaires suivants :
    • Jalons
    • Parties prenantes
    • Fournisseurs
    Vous pouvez également importer des contrats dans une hiérarchie. Voir Importer des contrats dans une hiérarchie de contrats.
    Modèle d'options personnalisées
    Les champs personnalisés pouvant être importés dans Strategic Sourcing sont répertoriés dans la colonne
    Nom du champ
     de l'onglet
    Options personnalisées
     du modèle. Les options actuelles sont répertoriées en regard du nom du champ correspondant. Pour ajouter une nouvelle option de champ personnalisé, ajoutez le nom du champ dans une nouvelle ligne, ainsi que la nouvelle option. Ajoutez chaque nouvelle option à une nouvelle ligne.
    Saisissez
    Ajouter
     ou
    Supprimer
     à une option de la colonne
    Action
     . Vous ne pouvez pas supprimer les options actuellement utilisées dans Strategic Sourcing.
    Un champ personnalisé doit exister dans les paramètres de votre unité légale pour que vous puissiez essayer d'importer ses options. Les noms de champ sont sensibles à la casse et doivent correspondre à ce qui est utilisé dans Strategic Sourcing.
    Modèle Projets
    Chaque ligne représente un nouvel enregistrement ou des mises à jour d'un enregistrement existant lorsque vous ajoutez des données à importer. Ce modèle contient les onglets supplémentaires suivants :
    • Jalons
    • Économies
    • Parties prenantes
    • Fournisseurs
    Lorsque vous ajoutez ou mettez à jour des données liées aux économies, leur montant est ajouté par ligne. Vous ne pouvez pas modifier les données liées aux économies existantes avec l'
    Outil d'import de données
    .
    Modèle Fournisseurs
    Chaque ligne représente un nouvel enregistrement ou des mises à jour d'un enregistrement existant lorsque vous ajoutez des données à importer.
    Lorsque le formulaire d'accueil et d'intégration standard est activé, d’autres onglets s'affichent. Les onglets
    Pays
     et
    Régions
     font office de dictionnaires de données pour les onglets suivants :
    • Téléphones
    • Comptes bancaires
    • Identifiants fiscaux
    Vous devez renseigner les onglets uniquement si vous n'avez pas l’intégration avec Workday. Vous pouvez utiliser le connecteur Fournisseur pour renseigner ces données depuis Workday dans Strategic Sourcing.
    • Lorsque vous supprimez des colonnes, des erreurs de validation se produisent. Vous pouvez laisser les colonnes vides s'il n'y a aucune valeur à fournir.
    • Lors de l'importation de données pour des mises à jour, les champs laissés vides dans la feuille de calcul téléchargée ne suppriment pas les données existantes.
    • Lorsque vous créez de nouveaux enregistrements, laissez les colonnes
      Code du contrat
       ou
      Code du projet
       vides.
    • Lorsque vous saisissez des données pour un champ à sélection multiple, séparez plusieurs valeurs par un point-virgule.
    • Nous recommandons d’utiliser des noms de contrat et de projet uniques par enregistrement. Aucune validation n'est effectuée sur les noms de contrat et de projet en double.
  4. (Facultatif) Pour ajouter des pièces jointes aux enregistrements de contrat et de projet, ajoutez le nom du fichier ou du dossier dans la colonne
    Pièces jointes
     de la ligne d'enregistrement dans le modèle. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Fichier de pièce jointe unique
    Vous pouvez préparer des pièces jointes uniques de deux façons :
    • Ajoutez le nom de fichier et l'extension dans la colonne
      Pièces jointes
      . Exemple : filename1234.pdf.
    • Placez un seul fichier dans un dossier et ajoutez le nom du dossier dans la colonne
      Pièces jointes
      .
    Plusieurs fichiers de pièces jointes
    Placez tous les fichiers dans un dossier et ajoutez le nom du dossier dans la colonne
    Pièces jointes
    .
    Les noms figurant dans la colonne
    Pièces jointes
     doivent correspondre exactement au nom de fichier ou de dossier que vous importez. Le nom de chaque élément téléchargé doit être unique. La taille de chaque fichier ou dossier ne doit pas dépasser 5 Go. Vous ne pouvez télécharger qu'un seul fichier ou dossier par enregistrement.
  5. Pour télécharger les données dans WSS, cliquez sur
    Démarrer un nouvel import
    . Pour le téléchargement, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Télécharger le type
    Lorsque vous mettez à jour des données existantes, WSS demande une clé de données principale pour les modifications. Utilisez l'identifiant système dans WSS comme clé principale.
    Lorsque vous téléchargez les options personnalisées, sélectionnez
    Ajouter de nouvelles données
    .
    Type de données
    Sélectionnez le type de données que vous importez.
  6. Pour valider vos données, cliquez sur
    Continuer dans l'éditeur de données
    .
  7. Cliquez sur
    Démarrer la validation
     pour valider toutes les données dans WSS avant de télécharger les données de l'import.
  8. Si la validation ne contient aucune erreur, WSS affiche une coche
    Données valides
     sur la page.
    • WSS met en évidence les lignes qui contiennent des erreurs détectées en les affichant en rouge dans la table de données. Faites défiler les colonnes pour voir les erreurs spécifiques. Lorsque vous cliquez sur la cellule rouge d'une colonne, une fenêtre affiche l'erreur qui s'est produite.
    • Pour corriger les erreurs, vous pouvez modifier directement le fichier Excel ou cliquer sur
      Mettre à jour les données
       pour exporter un fichier Excel. Cet export répertorie les erreurs dans une colonne
      Erreurs de validation
       dans chaque onglet contenant des données.
  9. (Facultatif) Pour joindre des documents à des enregistrements de contrat et de projet dans le cadre du processus d'import, cliquez sur
    Télécharger les pièces jointes
    .
    1. Ajoutez chacune des pièces jointes et les dossiers de pièces jointes dans un seul fichier ZIP. La taille du fichier ne doit pas dépasser 5 Go.
    2. Sélectionnez le fichier ZIP à télécharger.
    3. Une fois les fichiers téléchargés, cliquez sur
      Démarrer la validation
       pour valider les pièces jointes.
    Certains programmes utilisent des algorithmes propriétaires pour créer des fichiers ZIP qui peuvent ne pas être compatibles avec Strategic Sourcing, comme les fichiers ZIP créés avec Microsoft Windows Explorer. Strategic Sourcing prend en charge les fichiers ZIP créés avec les outils suivants, notamment :
    • 7-Zip (libéré et source ouverte)
    • PeaZip ( libre et à source ouverte)
    • WinRAR
    • WindowsZip
    • Bande
    • MacOS Finder
  10. (Facultatif) Après avoir résolu les erreurs de validation, cliquez sur
    Mettre à jour les données
    .
    1. Cliquez sur
      Télécharger les données rectifiées
      .
    2. Cliquez sur
      Démarrer la validation
       pour identifier les erreurs persistantes.
  11. Une fois la validation terminée, cliquez sur
    Commencer l'import des données
    . Cliquez ensuite sur
    Commencer l'import
    .
    • Workday recommande d'effectuer un import sur un sous-ensemble de données en guise de test pour s'assurer qu'il est en tout point conforme une fois importé dans WSS.
    • Le processus d'import se poursuit si vous quittez la page ou fermez l'onglet de votre navigateur.
    • Vous ne pouvez pas importer les lignes contenant des erreurs de validation. L'import affiche
      Échec de l'import
       dans l'
      Outil d'import des données
      , mais WSS continue d'importer toutes les lignes valides.
  12. (Facultatif) Pour vérifier les données importées par WSS, sélectionnez
    Parcourir
    rapport
     et affichez le jeu de données. Les nouveaux enregistrements s’affichent dans le menu Visualisation
    Tableau
     au fur et à mesure de l'import.