Étapes : créer des flux d'approbation de projet
Vous pouvez demander à ce que les projets soient approuvés par des personnes et des groupes de votre unité légale. Avec les approbations de projet, vous pouvez :
- Créer des règles pour automatiser le processus d'approbation et l'ordre des approbations.
- Autoriser des modifications ad hoc à apporter aux flux d'approbation.
Lorsque vous activez les modifications d'approbation ad hoc, les rôles suivants peuvent modifier les workflows d'approbation des projets :
- Administrateurs de l'unité légale disposant de l'autorisation Lecture/écriture
- Administrateurs de service disposant de l'autorisation Lecture/écriture
- Responsables du sourcing disposant des autorisations Lecture/écriture
- Le propriétaire du sourcing du projet
Lorsque vous ajoutez des approbateurs ad hoc, Strategic Sourcing envoie des e-mails de notification aux approbateurs nouvellement ajoutés et remplacés lorsque les approbations sont envoyées. Lorsque des modifications sont apportées à un flux d'approbation, ces modifications ne sont pas conservées si l'état d'approbation est retiré. Lorsqu'un enregistrement est retiré puis envoyé de nouveau pour approbation, l'approbation ad hoc doit être redéfinie. Vous ne pouvez pas supprimer les utilisateurs du groupe d'approbation existant du projet. Vous pouvez modifier l'ordre des approbateurs uniquement pour les groupes d'approbation dont l'ordre est déjà déterminé.
Lorsque vous activez les approbations de projet, les projets existants et les nouveaux projets nécessitent que les utilisateurs envoient les projets pour approbation avant de passer au statut Terminé, même si aucun groupe d'approbation ni aucun flux d'approbation n'est configuré. Si vous ne configurez pas de groupes d'approbation ou de flux d'approbation, Strategic Sourcing approuve automatiquement les projets lorsque vous les faites passer au statut Envoyer pour approbation.
- Lors de la création de groupes d'approbation, vous ne pouvez pas router vers des rôles. Vous devez créer des groupes d'approbation avec des utilisateurs spécifiques.
- Accédez à à partir du menuParamètres.
- Cliquez surCréer un nouveau fluxpour créer un nouveau flux d'approbation de projet.
- (Facultatif) Sélectionnez l'option Autoriser les modifications d'approbation ad hocpour modifier les workflows d'approbation de projet au sein d'un projet.
- Dans le nouveau flux d'approbation, cliquez surAjouter une nouvelle phase.
- Cliquez surCréer une nouvelle règle.
- Pour ajouter des critères de workflow d'approbation de projet, cliquez surModifier les règles. Sélectionnez des filtres et des colonnes pour définir les critères auxquels un projet doit répondre pour démarrer le flux d'approbation.Lorsque vous ajoutez plusieurs champs à la règle, le projet doit inclure une valeur de chacun des champs ajoutés.Lorsque vous ajoutez plusieurs valeurs à un champ, le projet doit inclure l'une de ces valeurs.
- Cliquez surAjouter des groupes d'approbation. Sélectionnez des groupes d'approbation pour les critères définis.Les groupes d'approbation :
- Une même phase unique recevra toutes les demandes d'approbation simultanément, sauf si vous définissez un ordre dans la sectionAlors envoyer à…
- reçoivent les demandes de manière séquentielle, dans le cas de phases consécutives.
Toutes les règles s'exécutent simultanément au cours d'une même phase. Une fois que toutes les règles applicables à une phase sont approuvées, le processus d'approbation passe à la phase suivante. - Ajoutez des règles et des phases supplémentaires pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Vous pouvez :
- Envoyer et suivre des demandes d'approbation avant la fin du projet.
- Retirer des demandes d'approbation.
- Enregistrer le détail de l'approbation.
Cet exemple décrit comment créer une règle qui exclut un type de projet spécifique.
Les types de projet pour GMS, Inc. sont les suivants :
- Projet général
- Évaluation de la performance
- Sourcing
- Référencement des fournisseurs
Pour router tous les types de projet à l'exception du type
Évaluation de la performance
vers le groupe d'approbation des achats :
- Pour ajouter une nouvelle règle, cliquez surModifier les règles.
- Cliquez surChoisir les filtres et les colonnes.
- SélectionnezType de projetdans la section Champs du pipeline.
- Cliquez surEnregistrer.
- Dans l'invitePar type de projet, sélectionnez les options suivantes :
- Projet général
- Sourcing
- Référencement des fournisseurs
- Cliquez surAjouter.
- Ajoutez legroupe d'approbation des achats.
- Enregistrez la règle.