Traiter les renouvellements automatiques des contrats fournisseurs
- Accédez à la tâcheModifier la définition de l'environnement client - notificationset sélectionnez le type de notificationRenouvellements de contrats fournisseurs.Workday envoie alors des notifications par e-mail aux spécialistes des contrats fournisseurs une fois le traitement du renouvellement terminé.
- L'échéancier lié au contrat fournisseur initial doit être :
- Approuvé.
- Défini avec la méthodeRépartition à parts égales.
- Défini sur une fréquenceMensuelleouAnnuelle.
- Sécurité : domaineProcess: Supplier Contractsdans le domaine fonctionnel Supplier Contracts.
Définissez des critères pour planifier le traitement automatique du renouvellement des contrats fournisseurs arrivant à échéance.
- Accédez à la tâchePlanifier le renouvellement des contrats fournisseurs.
- Sélectionnez laFréquence d'exécutionpour contrôler l'ongletPlanificationet définir la fréquence à laquelle les spécialistes des contrats fournisseurs reçoivent des notifications.
- Pour les champs de l'ongletCritères de renouvellement automatique des contrats fournisseurs, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Unité légaleSélectionnez les unités légales pour cette tâche de renouvellement de contrat afin de déterminer si des contrats arrivent à échéance.Type de contratSélectionnez un ou plusieurs types de contrat avec l'optionRenouvellements de contrat.FournisseurSélectionnez des fournisseurs pour déterminer s'ils sont associés à des contrats arrivant à échéance avec des conditions de renouvellement.Délai de création des avenants (en jours)Indiquez le nombre de jours avant laDate limite de non-renouvellementpour créer l'avenant de renouvellement.Prévoyez suffisamment de temps pour les approbations avant l'échéance du contrat. Le planificateur utilise la valeurDélai de création des avenantspour calculer le nombre de jours avant laDate limite de non-renouvellementpour générer l'avenant de renouvellement.Soumettre automatiquement les avenants de contrat fournisseurCochez cette case pour soumettre automatiquement les avenants au contrat fournisseur au processus de gestionÉvénement lié à un avenant au contrat fournisseur. Si vous ne sélectionnez pas cette option, Workday crée l'avenant au contrat fournisseur avecle statut Brouillon.Soumettre automatiquement les échéanciers liés à un contrat fournisseurCochez cette case pour soumettre automatiquement de nouveaux échéanciers pour le contrat de renouvellement au processus de gestionÉvénement lié à un avenant au contrat fournisseur. Si vous ne sélectionnez pas cette option, Workday crée l'échéancier avec lestatut Brouillon.AperçuCochez cette case pour prévisualiser les contrats inclus dans la première exécution de cette tâche de notification. - Ouvrez l'ongletPlanificationet renseignez les champs des sectionsCritères de récurrenceetPlage de récurrence, le cas échéant.
Workday crée automatiquement les éléments suivants :
- Avenants aux contrats fournisseurs.
- Échéanciers de bons de commande ou de factures fournisseurs basés sur l'échéancier du contrat initial.
- Nouvelles échéances correspondant au calendrier de renouvellement.Une fois le traitement terminé, les spécialistes des contrats fournisseurs reçoivent une notification répertoriant les échéances et les contrats fournisseurs renouvelés. La notification répertorie également tous les contrats fournisseurs avec des avenants en cours.