Éléments de définition : fournisseurs
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des fournisseurs. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Vous pouvez définir et gérer les fournisseurs afin de pouvoir obtenir des biens, des services et des intervenants extérieurs/sous-traitants pour votre organisation.
Avantages pour l'entreprise
La fonctionnalité Fournisseurs offre :
- Un environnement collaboratif pour votre entreprise et ses fournisseurs.
- Des outils personnalisables pour vous aider à gérer efficacement le flux d'informations, les règles d'organisation et les processus de gestion.
- Des analyses et rapports pour une meilleure visibilité sur les dépenses de votre unité légale pour vous aider à prendre des décisions informées.
- La possibilité pour vos fournisseurs d'effectuer des transactions dans votre environnement client Workday.
Cas d'utilisation
- Contactez vos fournisseurs potentiels et capturez les informations essentielles les concernant dans votre environnement client Workday.
- Inscrivez des fournisseurs et créez des comptes fournisseurs.
- Permettez à vos fournisseurs d'effectuer les opérations suivantes :
- Charger leurs propres catalogues et articles d'achat dans Workday pour générer un répertoire dans lequel il est possible de rechercher des biens, des services et des catalogues d'intervenants extérieurs/de sous-traitants dans Workday.
- Afficher et approuver les bons de commande et les appels d'offres.
- Déclarer des temps et des tâches.
- Consigner les activités par rapport aux bons de commande de services liés à un projet.
- Émettre des factures qu'ils peuvent approuver et payer.
- Mettre à jour leurs propres coordonnées.
- Générer des rapports sur les dépenses ou consulter les fonds sortants par catégorie de dépense ou par fournisseur.
- Définir des comptes Workday pour leurs fournisseurs afin de pouvoir finaliser le cycle de la demande d'achat jusqu'au paiement dans leur portail fournisseurs.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quel type d'accès de sécurité voulez-vous donner aux utilisateurs pour les transactions et les rapports des fournisseurs ? | Vous pouvez configurer et personnaliser la sécurité segmentée pour limiter l'accès des employés aux fournisseurs dans les rapports et les transactions. Les utilisateurs disposant des droits d'accès appropriés aux fournisseurs peuvent :
Exemple : créez un groupe de sécurité par segment pour les responsables informatiques. Vous pouvez ensuite modifier l'accès au domaine afin que seuls les responsables informatiques puissent créer des fournisseurs informatiques et lancer des transactions avec des fournisseurs de matériel informatique. |
Comment voulez-vous organiser vos fournisseurs dans Workday ? | Pour faciliter le reporting et la recherche de fournisseurs, vous pouvez organiser les fournisseurs par :
Pour limiter l'accès à certains sous-ensembles de fournisseurs, utilisez des groupes ou des catégories de fournisseurs avec la sécurité segmentée par fournisseur. Vous pouvez ensuite configurer des profils de groupe de fournisseurs, afficher des onglets de groupe de profils et ajouter des rapports personnalisés sur les documents fournisseurs. |
Comment prévoyez-vous de saisir les informations sur les fournisseurs ? | Les questionnaires pour les contacts chez le fournisseur vous permettent de recueillir des informations spécifiques sur vos fournisseurs et leurs contacts.
Incluez les questionnaires fournis par Workday ou créez des questionnaires personnalisés pour des fournisseurs spécifiques ou des regroupements de fournisseurs lorsque vous configurez votre portail. Utilisez le processus Demande d’ajout de fournisseur pour envoyer des demandes d'informations directement à vos fournisseurs via le portail fournisseurs. |
Quelles conditions de paiement voulez-vous définir pour vos fournisseurs ? | Vous pouvez créer des conditions de paiement personnalisées pour un fournisseur ou des groupes de fournisseurs que vous pouvez ensuite appliquer à tous leurs documents d'achat.
Vous pouvez configurer :
|
Comment voulez-vous afficher les informations sur les fournisseurs dans Workday ? | Vous pouvez configurer une vue composite de vos fournisseurs pour faciliter l'accès des utilisateurs aux informations à partir d'une seule source, notamment :
Le classement des fournisseurs par priorité permet aux acheteurs d'utiliser plus facilement les fournisseurs principaux lorsqu'ils créent des demandes d'achat pour les articles pour le réapprovisionnement du stock et du stock de consommables. |
Comment prévoyez-vous de gérer les fournisseurs ayant plusieurs sites et emplacements ? | Vous pouvez passer des commandes sur différents sites fournisseurs sur les demandes d'achat et les bons de commande, ce qui vous permet de lier les sites de commande des fournisseurs et les informations de connexion pour les règlements sans créer plusieurs dossiers fournisseurs. |
Recommandations
Pour des performances optimales, ne sélectionnez pas plus de dix rapports lorsque vous configurez des rapports personnalisés à afficher dans le profil de vue composite du fournisseur.
Actions requises
Lorsque des intervenants extérieurs travaillent par l'intermédiaire d'une agence ou d'une entreprise tierce qui paie l'employé, créez l'agence en tant que fournisseur. Vous devez embaucher l'employé comme intervenant extérieur.
Pour vous conformer aux exigences des autorités fédérales, régionales ou locales, ajoutez les classifications appropriées à votre fournisseur.
Limites
Aucun impact.
Définition de l'environnement client
Pour enregistrer la prononciation correcte des noms et des données des fournisseurs sur leurs comptes bancaires de règlement, activez les noms phonétiques dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - global
.Vous pouvez spécifier les types de fichiers joints pour les documents commerciaux du fournisseur dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - système
.Sécurité
Utilisez le rapport
Règles de sécurité des domaines par domaine fonctionnel
et filtrez par Fournisseurs
pour rechercher des domaines de sécurité.Le tableau suivant décrit quelques-uns des domaines de sécurité dont vous aurez besoin :
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Supplier
| Permet de créer de nouveaux fournisseurs. |
Set Up: Supplier Maintenance
| Permet de créer de nouveaux fournisseurs et de gérer les fournisseurs existants. |
Set Up: Supplier Security Segments
| Permet de limiter l'accès aux transactions et rapports fournisseurs par :
|
Set Up: Supplier Contacts
| Permet de définir et de mettre à jour les coordonnées des fournisseurs et d'afficher les rapports associés. |
Set Up: Supplier Sites
| Permet de définir des sites fournisseurs externes dans Workday. |
Set Up: Supplier Categories
| Permet de créer des catégories de fournisseur pour organiser les fournisseurs à des fins de recherche et de rapports. |
Set Up: Supplier Administration
| Permet de restreindre l'accès aux tâches et aux rapports aux seuls administrateurs des fournisseurs. |
Set Up: Spend External Party Checks
| Permet de définir et de mettre à jour des intégrations avec des API externes. |
Process: Supplier Request
| Permet de traiter les demandes d'ajout de fournisseurs et d'afficher les rapports associés. |
Process: Supplier Request - Cancel
| Permet d'annuler les demandes d'ajout de fournisseurs que vous avez créées. Vous devez disposer d'un accès en lecture et en modification sur le domaine Set Up: Supplier Administration pour annuler des demandes d'ajout de fournisseurs créées par d'autres utilisateurs. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Chargement de catalogue
Événement lié aux factures fournisseurs | Pour permettre aux contacts chez le fournisseur de charger des articles de catalogue sur votre site fournisseur externe, ajoutez les éléments suivants :
|
Événement de commande auprès d'une connexion fournisseur
| Configurez pour définir d'autres sites pour un fournisseur principal afin de vous permettre de passer commande sur des sites spécifiques.
Vous pouvez utiliser le processus de gestion pour acheminer les commandes à partir des données de connexion fournisseur pour approbation. |
Événement de demande de fournisseur potentiel
| Contrôle l'auto-inscription des fournisseurs potentiels. |
Événement lié à un bon de commande
| Permettez aux contacts chez le fournisseur d'approuver vos bons de commande à l'aide de l'étape Supplier Collaboration . |
Événement de changement lié à un fournisseur
| Modifiez les données du fournisseur pour mettre à jour ou définir les informations sur les fournisseurs.
Comparez le nom du fournisseur à la liste de présélection consolidée de l’ITA (International Trade Administration), en utilisant l'étape de service Criblage de la liste de sanctions . |
Événement de changement des coordonnées d'un fournisseur
| Permet aux utilisateurs de mettre à jour les coordonnées des contacts chez le fournisseur à l'aide de la tâche Modifier les coordonnées d'un fournisseur .
Seuls les utilisateurs suivants peuvent être ajoutés à ce processus de gestion :
|
Événement fournisseur
| Contrôle le processus d'approbation des fournisseurs.
Vous pouvez définir des workflows conditionnels en fonction des rôles de l'organisation, des centres de coûts et des unités légales. Pour vérifier et mettre à jour les lignes d'immobilisation avec suivi, incluez l'étape d'action Review Trackable Lines for Assets .Pour configurer des groupes de sécurité par rôle pour des initiateurs qui ne sont pas employés, vous pouvez changer l'étape d'approbation et passer du groupe de sécurité par rôle au groupe de sécurité par utilisateur dans la définition du processus de gestion. Comparez le nom du fournisseur à la liste de présélection consolidée de l’ITA (International Trade Administration), en utilisant l'étape de service Criblage de la liste de sanctions . |
Événement de règlement d'une connexion fournisseur
| Configurez les règles de condition pour créer des connexions fournisseurs afin de régler les factures et les paiements aux différentes coordonnées du fournisseur. |
Reporting
Utilisez les rapports suivants pour obtenir des informations sur :
- Le montant des dépenses de biens et services.
- La nature de vos achats.
- Les fournisseurs auprès desquels vous effectuez vos achats.
Rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Analyse des dépenses sur factures
| Suivez les dépenses de votre entreprise sur les factures fournisseurs. Affichez des graphiques et explorez vos factures en détail pour connaître les tendances de votre unité légale en matière de dépenses. |
Analyse des dépenses par cartes d'achat
| Appliquez le même niveau de contrôle sur vos dépenses punchout que sur vos dépenses d'achat facturées. |
Principaux fournisseurs par dépense
| Affichez la liste des fournisseurs que votre entreprise utilise le plus souvent pour s'approvisionner. |
Utilisez les rapports suivants pour comprendre comment votre entreprise gère actuellement ses dépenses et pour connaître les opportunités d'économies potentielles en :
- Négociant des contrats et des escomptes en identifiant les fournisseurs accessibles via des dépenses non gérées.
- Consolidant les dépenses.
Rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Dépenses négociées et non négociées payées par factures
| Comparez vos dépenses négociées payées par carte de crédit à vos dépenses non négociées payées par facture. |
Dépenses négociées et non négociées payées par cartes d'achat
| Comparez vos dépenses négociées payées par carte d'achat à vos dépenses punchout non négociées. |
Utilisez les rapports suivants pour comprendre :
- Le montant que vous devez actuellement à chaque fournisseur.
- La part non facturée de vos dépenses.
- Vos dettes de paiement actuelles et futures.
Rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Balance âgée fournisseurs
| Affichez les montants à payer pour les différentes catégories de classement chronologique du groupe chronologique, les paiements en attente et le montant total pour chaque fournisseur. |
Détail de la balance âgée fournisseurs
| Affichez les montants restant dus pour chaque fournisseur par intervalle chronologique. Le détail inclut les paiements non payés ou partiellement payés et les totaux pour tous les groupes d'âge. |
Utilisez les rapports suivants pour :
- Afficher les modifications apportées aux fournisseurs existants.
- Suivre les approbations des nouveaux fournisseurs.
- Afficher et détecter les doublons de fournisseurs potentiels.
Rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rechercher des événements fournisseurs
| Affichez l'ensemble des demandes d'ajout de fournisseurs et des événements fournisseurs ouverts et en cours. |
Historique des changements liés à un fournisseur
| Affichez les changements apportés à l'historique de ces catégories d'informations sur le fournisseur :
|
Rechercher des doublons de fournisseurs
| Détectez et affichez les doublons de dossiers fournisseurs potentiels.
Vous pouvez également utiliser la source des données du rapport Supplier Duplication pour créer des rapports personnalisés sur les doublons de fournisseurs. |
Intégrations
Vous pouvez créer des modèles d'intégration pour prendre en charge différents formats de fichier EDI :
Modèle d'intégration | Description |
|---|---|
Bon de commande EDI 850 sortant
| Exporte les bons de commande au format EDI X12 850 de l'ASC (American Standards Committee). |
Facture fournisseur EDI 810 entrante
| Importe les factures fournisseurs au format EDI X12 810 de l'ASC (American Standards Committee). |
Avis préalable d'expédition EDI 856 entrant
| Importe les avis préalables d'expédition au format EDI X12 856 de l'ASC (American Standards Committee). |
Accusé de réception de bon de commande EDI 855 entrant
| Importe les accusés de réception de bon de commande au format EDI X12 855 de l'ASC (American Standards Committee). |
Relations et interactions
La fonctionnalité Fournisseurs interagit avec les domaines suivants dans Workday :
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Stocks | Vous pouvez effectuer le cycle de la demande au paiement et :
|
Comptes fournisseurs | Vous pouvez créer et planifier des bons de commande, enregistrer des temps pour les intervenants extérieurs et générer des factures fournisseurs. |
Contrats fournisseurs | Vous pouvez activer l'attribution des appels d'offres aux fournisseurs sélectionnés, et définir et traiter les bons de commande planifiés. |
Comptabilité générale | Vous pouvez créer des provisions FNP à partir de réceptions approuvées et non facturées, de factures fournisseurs et de bons de commande avec facturation uniquement pour les biens et services. |
Banque et règlements | Vous pouvez vérifier les transactions par carte d'achat. |
Immobilisations | Vous pouvez suivre les immobilisations acquises par votre unité légale tout au long du processus d'achat. Vous pouvez :
|
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.