Éléments de définition : rapports personnalisés
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de rapports personnalisés. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Vous pouvez créer des rapports personnalisés pour répondre aux exigences de reporting et d'analyse spécifiques aux besoins de votre entreprise.
Comme avec les rapports standard, les rapports personnalisés vous permettent de :
- Accéder aux données pertinentes en temps réel.
- Intervenir sur les données directement à partir des résultats du rapport.
- Utilisez la sécurité configurable pour limiter l'accès aux données de rapport.
Avantages pour l'entreprise
Les rapports personnalisés vous permettent de :
- Créer des rapports pour les besoins spécifiques de votre entreprise.
- Active un rapport sous forme de worklet.
- Garantir un meilleur contrôle sur vos rapports, car ils restent inchangés lorsque Workday met à jour des rapports standard.
- Planifier les rapports et partager les résultats avec d'autres groupes sous différents formats.
- Transférer des données dans ou hors de Workday en activant des rapports en tant que services web.
- Traduit un rapport dans une autre langue.
Cas d'utilisation
- Copier un rapport standard existant et modifier-le pour votre entreprise.
- Créez un rapport personnalisé.
- Créez ou modifiez des tableaux de bord pour afficher plusieurs rapports associés.
- Extraire les données de Workday via une intégration du générateur d'interfaces Entreprise (EIB).
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quel rapport standard pouvez-vous utiliser pour fournir les résultats dont vous avez besoin ? | Vous pouvez exécuter le rapport Rapports standard Workday pour afficher les deux types de rapport standard prédéfinis par Workday suivants :
Si aucun des rapports standard ne correspond à vos besoins, vous pouvez copier, puis modifier un rapport existant ou créer un rapport personnalisé. |
Voulez-vous déléguer la gestion des rapports à un rôle dans votre organisation/environnement client ? | Vous pouvez désigner un administrateur des rapports pour gérer tous les rapports de votre environnement client. |
Quelle source de données de rapport (RDS) devez-vous sélectionner ? | Les données auxquelles vous pouvez accéder dans un rapport dépendent de la source de données du rapport que vous sélectionnez. Chaque source de données de rapport contient les instances d'un objet de gestion, qui sert d'objet de gestion principal. Plusieurs sources de données de rapport peuvent avoir le même objet de gestion principal.
Pensez à sélectionner une source des données du rapport avec un objet de gestion principal incluant la plupart des champs dont vous avez besoin. Dans la mesure du possible, sélectionnez une source de données du rapport indexée. Les sources de données de rapport indexées permettent à votre rapport d'être exécuté plus rapidement que les sources de données de rapport standard. Si votre rapport doit avoir une date d'effet, utilisez une source des données du rapport standard. |
Comment utiliser plusieurs sources de données de rapport sur un rapport ? | Vous pouvez combiner les données de plusieurs sources de données de rapport dans des rapports composites. Les rapports composites accèdent aux données via les sources de données du rapport des sous-rapports. Vous pouvez référencer les types de rapport suivants comme sous-rapports :
|
Comment inclure des champs qui ne figurent pas dans la source des données du rapport ? | Vous pouvez créer des champs calculés qui utilisent des données existantes dans Workday pour :
Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés aux objets de gestion lorsque vous créez un objet personnalisé. |
D'autres utilisateurs ont-ils besoin d'accéder aux données de ce rapport ? | Si les utilisateurs ont accès aux domaines de sécurité appropriés, ils peuvent exécuter le rapport et modifier la définition du rapport.
Vous pouvez également exporter les résultats du rapport dans une feuille de calcul ou au format PDF et partager le fichier avec d'autres utilisateurs. Les feuilles de calcul et les PDF ne conservent aucune restriction de sécurité. |
Voulez-vous activer votre rapport en tant que service web ? | Vous pouvez activer les rapports avancés et de recherche en tant que services web, ce qui permet d'accéder aux résultats des rapports via des URL. Vous pouvez utiliser les services web suivants dans :
|
Les rapports doivent-ils être exécutés à des heures spécifiques ou à intervalles réguliers ? | Vous pouvez planifier l'exécution des rapports et la fréquence à laquelle ils s'exécutent. Les rapports planifiés s'exécutent en arrière-plan et vous pouvez télécharger les fichiers de sortie de rapport. |
Voulez-vous exécuter plusieurs rapports en même temps ? | Vous pouvez créer des groupes de rapports associés et planifier leur exécution au même moment. Exemple : rapports financiers de fin d'exercice.
Vous pouvez également décomposer les rapports en utilisant un groupe de rapports pour exécuter un rapport unique avec des valeurs d'invite différentes en une succession rapide. |
Comment voulez-vous afficher les résultats du rapport ? | Vous pouvez afficher les résultats du rapport dans un graphique, un tableau ou les deux. Les rapports matriciels constituent le meilleur type de rapport pour afficher la plupart des types de graphique.
Vous pouvez également afficher des rapports sous forme de worklets dans un tableau de bord pour donner aux parties prenantes un aperçu des données importantes. Exemples : les tableaux de bord Rémunération prédéfinis par Workday et Diversité et avantages sociaux . |
Comment organiser et gérer tous les rapports dans votre environnement client ? | Vous pouvez marquer les rapports pour les organiser et faciliter la recherche.
Workday vous recommande de réviser régulièrement vos rapports personnalisés et de supprimer les rapports inutilisés. |
Recommandations
Utilisez les rapports
Workday Standard Reports
pour rechercher les rapports standard existants qui pourraient correspondre à vos besoins avant de créer un nouveau rapport personnalisé.Créer des rapports personnalisés dans des environnements clients d'implémentation ou Sandbox avant de les migrer vers votre environnement client de production, puis valider les rapports au cas où il y aurait un impact en aval sur les alertes et autres processus.
Avant de migrer les rapports, tenez compte de l'impact en aval sur les rapports modifiés dans les environnements clients de niveau inférieur afin de ne pas migrer les problèmes potentiels.
Pour des performances optimales :
- Utilisez des sources de données de rapport indexées.
- Sélectionnez la plus petite source de données du rapport qui inclut toutes les instances d'objet de gestion dont vous avez besoin.
- Au lieu de créer votre propre filtre dans la définition du rapport, utilisez autant que possible les filtres RDS intégrés plus rapides. Exemple : utilisez le filtreEmployés par rôledans la source des données du rapportWorkers for HCM Reporting. Le rapportSources de donnéescomporte une colonne qui indique les filtres RDS.
- Sélectionnez une source des données du rapport qui inclut des invites intégrées au lieu de créer vos propres invites. Le rapportSources de donnéescomporte une colonne qui indique si une source de données du rapport inclut des invites intégrées.
- Limitez le nombre de champs calculés dans votre rapport.
Limites
Limites | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Copier des rapports | Votre rapport doit avoir la valeur
Générateur de rapports dans le rapport Rapports standard Workday . |
Durée de traitement du tableau de bord | Les tableaux de bord expirent au bout de 30 secondes. Par conséquent, les rapports que vous déployez en tant que worklets dans les tableaux de bord doivent être terminés pendant ce temps. |
Filtre | Workday ne prend pas en charge le filtrage des champs qui renvoient des instances dérivées, tels que les champs calculés de regroupement de dates. |
Figer les colonnes | Vous ne pouvez pas figer les colonnes à l'aide de l'option Préférences de la grille dans la barre d'outils du tableau :
|
Durée de traitement du rapport | Les rapports ont des limites de temps de traitement différentes selon l'endroit où vous les exécutez :
Après 20 secondes, Workday vous permet de planifier l'exécution du rapport en tant que traitement en arrière-plan. Si le traitement du rapport dépasse 30 minutes, Workday affiche une erreur. |
Sécurité
Les domaines de sécurité suivants se trouvent dans le domaine fonctionnel System :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Possibilité de créer uniquement des rapports temporaires
| Permet d'empêcher les utilisateurs de créer uniquement des rapports temporaires. |
Custom Report Administration
| Permet d'effectuer les actions suivantes sur les rapports personnalisés :
|
Custom Report Creation
| Permet de créer et de modifier des rapports personnalisés. |
Traduction de données
| Permet de traduire des rapports personnalisés. |
Manage: All Custom Reports
| Permet d'effectuer les actions suivantes sur les rapports personnalisés :
|
Partage de la définition du rapport - tous les utilisateurs autorisés
| Permet de partager les définitions de rapport avec tous les utilisateurs autorisés à accéder à la source de données du rapport de la définition de rapport. |
Partage de définitions de rapport - groupes spécifiques
| Permet de partager des définitions de rapport avec d'autres utilisateurs dans un groupe de sécurité. |
Partage de la définition du rapport - utilisateurs spécifiques
| Permet de contrôler quels utilisateurs peuvent partager des définitions de rapport avec des utilisateurs spécifiques désignés. |
Report Tag Management
| Permet aux utilisateurs de gérer les marqueurs de rapport. |
Processus de gestion
Vous pouvez exécuter un rapport personnalisé en tant qu'étape de processus de gestion en ajoutant une étape de type
Rapport
. Par exemple, dans le processus de gestion Embaucher
, Workday envoie un rapport sur les subordonnés au responsable, y compris sur la nouvelle embauche.Lors de l'exécution du processus de gestion, Workday applique la sécurité associée au rapport. Le rapport affiche uniquement les informations auxquelles le destinataire est autorisé à accéder.
Reporting
Vous pouvez utiliser les rapports et tableaux de bord prédéfinis par Workday suivants afin de suivre l'utilisation des rapports dans votre environnement client :
- RapportTous les rapports personnalisés en arrière-plan uniquement: affiche tous les rapports personnalisés activés en arrière-plan uniquement dans votre environnement client, en plus du propriétaire du rapport, de la zone d'utilisation, etc.
- RapportHistorique des exécutions de tableaux de bord: affiche les statistiques sur l'utilisation du tableau de bord des six derniers mois et inclut des données telles que le nom de la personne qui a exécuté le rapport et l'heure à laquelle le rapport a été exécuté.
- RapportSources de données: affiche les informations de rapport suivantes :
- Invites intégrées.
- Filtres de source RDS.
- Groupes de sécurité autorisés.
- Objet de gestion principal.
- Le tableau de bordAdministrateur des rapports: affiche les rapports et les tâches qui vous aident à gérer les rapports dans votre environnement client.
- Rapport Historique des exécutionsde rapports : affiche le nombre d'exécutions d'un rapport et inclut des informations telles que le nom de la personne qui a exécuté le rapport et l'heure à laquelle le rapport a été exécuté.
- Rapports standard Workday: affiche les rapports prédéfinis par Workday.
Vous pouvez créer des rapports personnalisés et effectuer un suivi des informations, comme le propriétaire du rapport et l'heure de la dernière mise à jour, en fonction des sources de données de rapport suivantes :
- Tous les rapports personnalisés
- Tous les rapports standard
- Historique des exécutions de tableaux de bord indexés
- Historique des exécutions de rapport indexé
Intégrations
Vous pouvez activer les rapports personnalisés avancés et de recherche en tant que services web et les utiliser dans les intégrations entre Workday et des services de gestion externes.
Relations et interactions
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.