Éléments de définition : traitement de la paie pour le Fair Labor Standards Act (FLSA)
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de FLSA. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Une fois configurée, Workday traite la paie conformément au Fair Labor Standards Act (FLSA) pour payer les salariés au taux requis pour les heures supplémentaires. Par exemple, les salariés non exonérés qui travaillent plus de 40 heures au cours d'une semaine doivent être rémunérés pour des heures supplémentaires au taux de 1,5 fois leur taux normal de rémunération.
Il arrive qu'un salarié reçoive un paiement supplémentaire pour une période de travail, sous la forme d'une prime par exemple. Vous saisissez cette prime comme saisie d'élément de paie et indiquez les dates de garantie. La prime s'ajoute en fait au taux de rémunération horaire utilisé pour calculer la majoration des heures supplémentaires. Workday peut automatiquement :
- Ajustez le taux normal FLSA pour chaque période de travail FLSA impactée par la prime.
- Recalculez toute majoration pour heures supplémentaires.
- Payer la différence.
Le traitement de la paie Workday FLSA permet :
- Le chevauchement des périodes de travail FLSA avec les périodes de paie.
- Le cumul des résultats de paie manuels et à la demande par période de travail FLSA.
- Le traitement de la paie rétroactive des primes éligibles selon le FLSA.
Avantages pour l'entreprise
Workday FLSA vous permet de :
- Passer moins de temps à calculer manuellement les taux FLSA.
- Renforcez la précision du traitement FLSA.
- Réduire le nombre de corrections à apporter.
Cas d'utilisation
Une fois ces périodes configurées, Workday calcule le FLSA pour les types de période de travail suivants :
Durées des périodes de travail | Salariés |
|---|---|
7 jours | Employés dont la semaine de travail standard est de 40 heures, 7 jours. |
14 jours | Professionnels de santé, semaine de travail standard de 80 heures sur 14 jours. |
De 7 à 28 jours | Employés de la sécurité publique, tels que la police et les police, dont les semaines de travail peuvent aller de 7 à 28 jours. Chaque durée de semaine de travail a un nombre d'heures et un seuil d'heures supplémentaires différents.
Avec ce type de période de travail, vous devez utiliser Workday Time Tracking ou une application tierce de gestion des temps. Vous devez pouvoir calculer les heures supplémentaires par période. |
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Votre secteur d'activité est-il soumis aux règles FLSA pour une semaine de travail standard de 7 jours et de 40 heures ? | Vous pouvez utiliser le type de période de travail prédéfini par Workday Standard 7-day Workday . Lorsque le salarié soumet des heures supplémentaires, Workday calcule les heures supplémentaires en fonction des périodes de travail de 7 jours. Exemple : un salarié déclare 40 heures normales et 7 heures supplémentaires. Workday calcule 7 heures de majoration pour le temps de travail supplémentaire en fonction des règles du FLSA et traite la paie en conséquence. |
Votre secteur d'activité est-il soumis à la règle FLSA 8/80 ? | Utilisez la semaine de travail standard de 14 jours prédéfinie par Workday . Lorsque le salarié soumet des heures supplémentaires, Workday calcule celles-ci en fonction d'une période de travail de 14 jours. Exemple : un professionnel de santé travaille 56 heures la première semaine et 27 heures la deuxième, pour un total de 83 heures. Workday calcule 3 heures de majoration pour le temps de travail supplémentaire et traite la paie en conséquence. |
Travaillez-vous dans le secteur de la sécurité publique, comme les services de police ou d'évacuation, où les semaines de travail vont de 7 à 28 jours ? | Lorsque le salarié soumet des heures supplémentaires, Workday se réfère aux tables contenant les seuils d'heures supplémentaires réglementaires pour les semaines de travail de chaque durée. Workday calcule alors les heures supplémentaires et traite la paie en conséquence.
Par exemple, selon la réglementation, les tireurs travaillant sur une semaine de travail de 21 jours ont un seuil légal de 159 heures. Les agents de police travaillant sur une semaine de travail de 21 jours ont un seuil réglementaire de 128 heures. Workday se réfère au seuil de la semaine de travail de 21 jours, calcule les heures supplémentaires au-delà de 128 heures et traite la paie en conséquence. |
Recommandations
Définissez votre application de gestion des temps pour déclarer les heures normales et les heures supplémentaires. Exemple : lorsqu'un salarié travaille 48 heures dans une semaine de travail, votre application de gestion des temps déclare 40 heures normales et 8 heures supplémentaires.
Dans votre liste de vérification annuelle de fin d'année, assurez-vous de créer des calendriers de périodes de travail FLSA pour l'année à venir.
S'il y a une modification de lot de paie en milieu de période et que vous ajoutez une saisie d'élément de paie dont les dates de garantie incluent les deux lots de paie ; vous devez terminer le traitement en cycle standard et payer la prime hors cycle au lot de paie et au poste actuel de l'employé.
Lors de la détermination de l'éligibilité en vue d'un calcul associé, il est recommandé d'utiliser l'éligibilité de l'employé ou d'utiliser un élément de rémunération spécifique, plutôt que de rendre plus complexe le calcul associé. Que votre calcul inclue ou non des champs numériques.
Traiter la paie dans un ordre séquentiel en fonction des dates de début et de fin de la période de paie. Utiliser les dates de début et de fin de la garantie pour traiter une prime (période en cours ou précédente). Vous avez ainsi la garantie que la prime est affectée aux sous-périodes FLSA appropriées et la création d'éventuelles différences d'ajustement des primes, le cas échéant. Par exemple, en tant qu'administrateur de la paie, vous :
- Exécutez et finalisez un calcul de la paie pour un employé pour la période de paie du 02/10/2022 au 15/10/2022.
- Payer une prime annuelle entre votre prochaine date de paie en cycle standard pour la période de travail du 13/06/2021 au 11/06/2022.
Lorsque vous contrepassez une paie précédemment finalisée, supprimez manuellement la différence dans la période actuelle. Exemple : vous pouvez mettre à jour les heures via la tranche horaire en cas de correction des heures de l'employé.
Lorsque vous devez mettre à jour un élément de paie FLSA après la finalisation de vos résultats de paie ; Workday vous recommande de créer un nouvel instantané à date d'effet et :
- Ne modifiez pas l'instantané à date d'effet existant pour le gain FLSA.
- N'ajoutez pas ou ne supprimez les groupes d'éléments de paie FLSA sans date d'effet pour le gain.
Automatisez la mise à jour de vos calendriers de périodes de travail FLSA en utilisant la tâche
Planifier la mise à jour du calendrier des périodes de travail
. Actions requises
Pour calculer les heures supplémentaires de sécurité publique, vous devez disposer de Workday Time Tracking ou d'une application tierce de suivi des temps. L'application de gestion des temps doit pouvoir calculer les heures supplémentaires par période.
La paie rétroactive finalisée doit avoir un résultat cible. Dans le cas contraire, cela aura un impact négatif sur votre calcul FLSA pour cette période. Vous pouvez identifier les employés sans résultat cible en utilisant le
Rapport sur le traitement du calcul de la paie rétroactive
et en cochant la case N'afficher que les employés dont les résultats de paie rétroactive n'ont pas été extraits
.Limites
Workday calcule uniquement les dates de garantie à partir de la date à laquelle vous avez activé les ajustements FLSA.
Lorsqu'une période de paie couvre plusieurs périodes FLSA, les bruts reconstitués fixes ne créent pas de sous-périodes FLSA. Workday paie le montant brut reconstitué complet de la première période FLSA.
Lorsque vous créez un gain de prime FLSA :
- Référencent directement le montant saisi dans la saisie d'élément de paie ou le paiement unique comme étant fondé sur un montant et non sur un taux avec des pourcentages.
- Vous ne pouvez pas utiliser un calcul associé ou un calcul associé d'élément de paie.
Workday ne prend pas en charge le FLSA pour les employés qui occupent un poste en détachement à l'international aux États-Unis.
L'acquisition de droits à absence ne doit pas être considérée comme une éligibilité au FLSA.
La tâche
Planifier la mise à jour du calendrier des périodes de travail
marque uniquement les calendriers de périodes de travail FLSA dont l'expiration est définie dans les 90 jours précédant la date du jour. Exemple : si la date du jour est le 01/06/2025 et que votre calendrier FLSA est configuré via le 01/01/2026, la tâche ne vous tient pas au courant de l'expiration du calendrier.Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Domaine Process: Run Batch Calculations (Payroll Calculation) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet aux utilisateurs d'afficher et de traiter des calculs par lots pour la paie. |
Domaine Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet aux utilisateurs de créer et de modifier des gains et des déductions. |
Domaine Set Up: Payroll (FLSA) - USA dans le domaine fonctionnel USA Payroll. | Permet aux utilisateurs de créer et de modifier la configuration FLSA et les gains. |
Processus de gestion
Aucun impact.
Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Modifications du calendrier FLSA par employé
| Utilisez ce rapport pour afficher les employés qui ont modifié des calendriers FLSA pour des périodes de paie terminées ou en cours par :
|
Statut du traitement FLSA pour un groupe d'employés
| Utilisez ce rapport avant d'exécuter la paie pour vérifier que les paramètres sont corrects. Il indique si la période est synchronisée avec la période de travail FLSA.
Utilisez-la après le traitement de la paie pour afficher les résultats et vérifier le statut de n'importe quel employé. |
Registre de paie
| Ce rapport permet de vérifier les données par date de sous-période. |
Résultats du calcul de la paie pour un groupe d'employés
| Ce rapport permet de vérifier les données par date de sous-période. |
Afficher un calendrier des périodes de travail FLSA
| Utilisez ce rapport pour réviser les périodes de travail définies pour un calendrier FLSA. |
Afficher les règles du calendrier des périodes de travail FLSA
| Utilisez ce rapport pour réviser les règles FLSA pour le traitement de la paie, leurs conditions et les calendriers qui les utilisent. |
Intégrations
Aucun impact.
Relations et interactions
Interactions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rémunération | Les plans de rémunération sont liés à des éléments de rémunération, eux-mêmes liés à leur tour aux gains de la paie. Si la configuration n'est pas correcte, les montants de la rémunération ne sont pas transmis à la paie.
Les plans de rémunération, et leurs montants respectifs, sont associés aux salariés. Ces informations sont transmises à la paie pour traitement. Vérifiez que vous avez correctement configuré les règles d'éligibilité aux plans. Exemple : vous pouvez cocher la case Activer les dates de garantie dans les plans de paiement unique . |
Time Tracking | Avec le type de période de travail Compris entre 7 jours et 28 jours, vous devez utiliser l'un des éléments suivants :
|
Différences de paie rétroactive provenant du changement actuel d'administration fiscale | Lorsque Workday reporte la paie rétroactive, y compris les majorations pour heures supplémentaires, dans une paie à la demande auprès des administrations fiscales de la période source ; vous pouvez payer les ajustements de prime pour heures supplémentaires suivants dans la paie en cycle standard en utilisant les administrations fiscales de la période en cours. |
Postes pour le traitement de la paie | En configurant le poste pour le traitement de la paie pour les employés ayant plusieurs emplois :
|
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.