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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-04-18
Enregistrer une retenue sur salaire (état) (USA)

Enregistrer une retenue sur salaire (état) (USA)

Saisissez le numéro d'
identification
fiscale
 de l'unité légale dans l'onglet Identifiants fiscaux de la tâche
Modifier le détail des taxes
 d'une unité légale.
Sécurité : domaine
Worker Data: Payroll (Income Withholding Orders) - USA
 dans le domaine fonctionnel USA Payroll.
Enregistrez une retenue sur salaire de l'impôt de l'État pour commencer les déductions automatiques pendant le traitement de la paie.
  1. Accédez à la tâche
    Enregistrer la retenue sur salaire d'un employé (USA)
     .
  2. Saisissez le nom
    de l'employé
     et sélectionnez le
    type de retenue
    sur salaire (USA)
     .
    Workday affiche de manière dynamique les champs obligatoires pour ce type de retenue sur salaire.
  3. Complete the
    Order Info
     fields. These fields are common to all withholding order types. As you complete this task, consider:
    Option Description
    Case Number
    Enter the
    Case Number
     listed on the order. It must be unique for the:
    • Company.
    • Order date.
    • Order type.
    • Worker.
    You can't change this number once the order has pay results.
    Withholding Order ID
    If you defined a default withholding order ID for integrations, Workday sets that as the default.
    To define a default
    Withholding Order ID
    , see Create ID Definitions and Sequence Generators.
    To associate the withholding order ID you formatted, see the
    ID Sequence Generators
     section of the Reference: Edit Tenant Setup - Payroll topic.
    When you define a sequence generator using these tasks, you can leave the
    Withholding Order ID
     field blank. Workday enters the generated ID when you complete the task.
    Order Number
    Identification number on the order. Some states use the term
    Order Identifier
    .
    Order Date
    Issue date of the order or judgment. When the order includes a serve date, enter that date instead.
    Date Received
    Date and time your company received the withholding order, as stamped on the form. Workday requires this date for auditing purposes.
    Begin Date
    Workday deducts the initial withholding amount in the pay period that includes the
    Begin Date
    . To determine this date, follow the state laws of the employee’s principal place of employment.
    Workday deducts the full pay period amount, even if the begin date is mid pay period.
    You can define a later begin date for fees on the
    Order Fees
     tab.
    End Date
    Doesn't apply to child support orders or federal tax levies.
    Workday deducts the final withholding amount (including any agency or employer fees) in the pay period that's before the 1 with the
    End Date
    .
    Regardless of the
    End Date
    , for most types of withholding orders, Workday stops processing a withholding order as soon as it is:
    • Terminated.
    • Marked inactive.
    • Repaid (the worker has satisfied the total debt amount).
    To stop federal and state tax levies after receiving a release from the tax authority:
    1. Edit the order.
    2. Select the
      Inactive Order
       check box.
    Workday doesn't stop processing tax levies until you select this check box.
    You can define an earlier end date for agency and employer fees on the
    Order Fees
     tab.
    Company
    Displays the company the employee is in as of the date entered in the
    Date Received
     field.
    Select the company when:
    • The employee has a future hire date.
    • The employee has positions in multiple companies on the
      Date Received
      .
    • You've terminated the employee.
    You can't change the company once there are completed income withholding order pay results.
    Inactive Order
    Select to make the order inactive.
    For termination support orders, select to reactivate the original support order.
    Amount Type
    Select the amount type indicated on the order.
    Pay Period Amount
    Doesn't apply to state tax levies issued in Kentucky or Virginia. Usage varies by order type. For orders that specify the
    Amount Type
    Amount on Order
    , enter the total amount to withhold each pay period as specified on the order.
    Amount as Percent
    Doesn't apply to federal tax levies. When the
    Amount Type
     on the order is
    Percent of Disposable Earnings
     or
    Percent of Gross
    , enter the percent to withhold from the worker's income.
    Pay Period Frequency
    Frequency of the pay period amount as indicated on the withholding order, such as weekly or monthly. Workday calculates the amount to deduct in each pay period when a worker's pay frequency differs from the frequency on the withholding order.
    Example: Alan has a withholding order for 200 USD monthly and he's paid weekly. To calculate the deduction amount, Workday:
    • Annualizes the pay period amount based on the pay period frequency of the withholding order (200 x 12 months = 2400 USD).
    • Deannualizes the result based on the pay period frequency (2400/52 = 46.15 USD per week) of Alan.
    Total Debt Amount
    Total amount of the worker's debt or the balance due as indicated on the order.
    This is required for these order types:
    • Creditor garnishment.
    • Federal administrative wage assignment.
    • Federal tax levy.
    • State tax levy.
    • Student loan.
    • Wage assignment.
    If the order doesn't specify the total amount, enter 999,999.00.
    When a bankruptcy order has no total amount, Workday continues to take the deduction until the
    End Date
     or until the order is made inactive.
    Monthly Limit
    Workday supports monthly limits for allocations and order amount calculations for all withholding order types except:
    • Federal tax levies.
    • State tax levies.
    If an order provides a monthly deduction amount, Workday ensures that the deduction amount doesn't exceed the monthly limit.
    If a previous pay period in the current month didn't have sufficient funds, Workday takes up to that amount to recoup the funds. Workday checks the balances until it reaches the monthly limit.
    Process in Regular Pay Period
    Applies only to support orders that are a lump sum.
    Select to withhold wages only in regular pay runs; clear to withhold wages only in nonregular pay runs, such as bonus runs.
  4. Renseignez les champs
    Informations sur la retenue
     dans la droite de la page. Certains de ces champs sont propres aux retenues sur salaire de type prélèvement d'impôt sur le revenu. Pour cette étape, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Afficher les États éligibles au calcul du prélèvement d'impôt fédéral
    S'applique aux prélèvements d'impôts par l'état émis en Illinois, au Kentucky ou en Virginie.
    Lorsque cette case est cochée, les champs pour l’enregistrement des informations du formulaire 668-W sont disponibles.
    Pour l'Illinois, Workday utilise le calcul du prélèvement d'impôt fédéral et les informations que vous saisissez dans le formulaire 668-W pour déterminer le montant de la retenue.
    Pour le Kentucky et la Virginie, vous pouvez saisir les données de la partie 3 du formulaire 668-W ou sélectionner le champ Type de montant et saisir les informations associées. Workday utilise le calcul du prélèvement d'impôt fédéral uniquement si vous saisissez des données dans la Partie 3.
    Pour la Virginie, utilisez le champ
    Montant de remplacement du montant de l'exonération pour la période de paie
     si les données de la partie 3 ne sont pas applicables.
    À la date d'émission
    Sélectionnez l'État qui a émis l'ordre.
    Remplacer une règle de retenue sur salaire
    Utilisez ce champ pour remplacer l'administration fiscale et la règle de taxe par défaut de Workday pour un salarié individuel. Workday calcule les critères de déduction de retenue sur salaire suivants en fonction de cette règle :
    • Priorité de la déduction.
    • Gains disponibles.
    • Facteur de conversion de fréquence.
    • Montant maximum à retenir.
    Administration fiscale de la paie utilisée
    Affiche l'administration fiscale de la paie affectée à Workday.
    Code FPS du comté
    S'applique uniquement aux prélèvements d'impôts de l'État du Maryland.
    Bénéficiaire de la déduction
    Sélectionnez le bénéficiaire tiers de la déduction retenue à la source. Si le bénéficiaire de déduction n'est pas défini dans Workday, sélectionnez
    Créer
     pour ajouter le bénéficiaire.
    Entité d'origine
    L'organisme ou le gouvernement qui a émis la retenue sur salaire.
    Nombre de personnes à charge
    S'applique uniquement à :
    • Massachusetts
    • Washington
    • Dakota du Sud
    • Virginie-Ouest
    L'employé est un ouvrier ou un mécanicien
    S'applique uniquement à l'Arkanas.
    Le revenu de l'employé est égal au niveau de paie
    S'applique uniquement au New York.
    Date d'effet de la partie 3
    S'applique aux prélèvements d'impôt fédéral.
    Workday utilise le graphique de la publication 1494 pour l'année saisie ici.
    Montant de remplacement de l'exonération pour la période de paie
    Pour les prélèvements d'impôts par l'état émis en contrats d'expédition, de gestion du Kentucky ou de Virginie.
    Lorsque cette case est cochée, les champs pour l’enregistrement des informations du formulaire 668-W sont disponibles.
    Pour l'Illinois, Workday utilise le calcul du prélèvement d'impôt fédéral et les informations que vous saisissez dans le formulaire 668-W pour déterminer le montant de la retenue.
    Pour le Kentucky et la Virginie, vous pouvez saisir les données de la partie 3 du formulaire 668-W ou sélectionner le champ
    Type de montant
     et saisir les informations associées. Workday utilise le calcul du prélèvement d'impôt fédéral uniquement si vous saisissez des données dans la Partie 3.
    Pour la Virginie, utilisez le champ
    Montant de remplacement de l'exonération pour la période de paie
    si les données de la partie 3 ne sont pas applicables.
    Numéro de formulaire et de révision
    Pour les prélèvements d'impôts de l'état émis dans le Michigan.
    Sélectionnez les numéros figurant en haut de la retenue sur salaire :
    • 3793 (Rev. 16/01/01)
    • 3793 (Rev. 22/05)
    • 3793A (rév. 18/09/09)
    Le nombre que vous saisissez détermine les règles de calcul de retenue utilisées par Workday pour calculer la retenue. Vous pouvez consulter les règles de calcul pour les numéros de formulaire et de révision dans les rapports
    All Payroll Withholding Order Data
     et
    Afficher les données de retenue sur salaire
     .
    Situation de famille
    Pour les prélèvements d'impôt fédéral et du Mexique.
    Situation de famille indiquée dans la partie 3 du formulaire 668-W (avis de prélèvement sur les salaires, salaires et autres revenus). Peut différer de la situation de famille de l'employé figurant sur le formulaire W-4.
    Pour un formulaire du Michigan et les numéros de révision suivants, la situation de famille est obligatoire :
    • 3793 (Rev. 22/05)
    • 3793A (rév. 18/09/09)
    Exonérations personnelles
    Saisissez le nombre d'exonérations personnelles de la partie 3 du formulaire 668-W.
    Autres 65 ans ou plus
    Saisissez le nombre d'exonérations supplémentaires de la partie 3 du formulaire 668-W.
    Montant de l'exonération pour la période de paie
    Pour les prélèvements d'impôt fédéral.
    Saisissez le montant de l'exonération pour la période de paie du formulaire 668-W. Si la date d'effet de la partie 3 est antérieure au 01/01/2007, Workday calcule ce montant comme étant égal au remplacement du montant de l'exonération multiplié par la fréquence de la période de paie divisée par la fréquence d'exonération.
    Date de fin d'emploi
    Pour les prélèvements d'impôt fédéral.
    Saisissez la date de fin du prélèvement sur le formulaire 668-D (libération du prélèvement/libération de la propriété du prélèvement). C'est le seul moyen de mettre fin à une retenue sur un prélèvement d'impôt fédéral.
    Pourcentage de la limite de cause valide
    S'applique uniquement aux créanciers de l'Indaya.
    Traiter jusqu'au
    S'applique uniquement à Porto Rico.
    Date de fin du calcul au prorata
    S'applique uniquement à Porto Rico.
    Note explicative
    Indiqué uniquement à titre informatif. Utilisez ce champ pour renseigner d'autres données sur cette retenue sur salaire.
  5. Renseignez les champs de l'onglet
    Personnes faisant l'objet d'une demande d'exonération personnelle
     .
    Ne peut pas être la même que les personnes incluses dans une retenue sur salaire pour enfant.
    1. Saisissez
      le nom de la personne à charge
      .
    2. Saisissez le numéro de sécurité sociale de chaque personne dans le champ
      Numéro d'identification de personne à charge
       .
  6. Renseignez les champs de l'onglet Frais
    de retenue sur salaire
     . Pour cette étape, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Type de frais
    Sélectionnez le type de frais applicable.
    Type de montant des frais de retenue sur salaire
    Sélectionnez le type de montant de frais applicable.
    Montant des frais/Pourcentage
    Saisissez le montant des frais à payer. Workday met à jour les limites des charges patronales mais pas les limites des frais d'agence. Bien que Workday n'applique pas les limites
    Montant des frais/Pourcentage
     définies par les administrations fiscales, il émet un avertissement pour vous informer si le montant que vous saisissez dépasse la limite.
    Vous pouvez configurer Workday de façon à déduire les frais partiels lorsque la prise en compte de la totalité des frais entraîne le dépassement du montant maximum à retenir. Cochez la case
    Autoriser les frais partiels
     dans la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - paie
     .
    Limite mensuelle des frais
    Disponible uniquement pour les
    types de frais
    suivants :
    • Charges patronales par période de paie
    • Frais d'agence par période de paie
    Workday fournit un avertissement si les frais dépassent la limite mensuelle définie par l'État.
    Calendrier des frais
    Vous pouvez cocher la case
    Remplacer le calendrier des frais
     pour indiquer à quel moment vous souhaitez que les frais soient déduits. Lorsque vous cochez cette case, vous pouvez saisir une
    Date de début des frais
     et
    une Date de fin des frais
    .
  7. Dans l'onglet
    Pièces jointes
     , sélectionnez les pièces jointes dont vous avez besoin.
  8. (Facultatif) Pour remplacer le taux de salaire minimum local défini pour le site de l'employé, dans l'onglet
    Salaire minimum local
      :
    • Cochez la case
      Utiliser le taux de remplacement
       .
    • Saisissez un nouveau taux de salaire minimum dans le champ
      Salaire minimum local
       .
Workday déduit le montant total des périodes initiales et finales, si cette dernière est autorisée par les lois fédérales et nationales.
Vous pouvez associer les actions suivantes à la retenue sur salaire :
Option
Description
Modifier
Modifiez une retenue sur salaire.
Supprimer
Vous pouvez supprimer une retenue sur salaire qui ne comporte pas de saisie d'élément de paie ni de résultats finalisés.
Modifier la définition d'une retenue sur salaire de remplacement
S'applique uniquement à :
  • Avis à tiers détenteur.
  • Prélèvements d'impôts des États.
  • Retenues sur salaire (y compris le montant forfaitaire).
  • Affectations de salaire.
Utilisé pour modifier l'administration fiscale de toutes les retenues sur salaire du type spécifié dans une administration fiscale.
Remplacer la priorité
Lorsqu'un salarié fait l'objet de plusieurs retenues sur salaire, Workday affecte une priorité de traitement à chacune conformément aux réglementations fédérales et nationales. Utilisez cette tâche pour modifier la priorité affectée.
Afficher l'historique des déductions
Afficher le détail de la déduction.
Révisez les résultats de paie pour vous assurer que les bons montants de déduction et de frais ont été retenus.