Concept : options de cotisations des employés (USA)
Tâches administratives
- Tâches administratives liées aux options de cotisations
- Les administrateurs et les partenaires de la paie peuvent finaliser les options de cotisation des employés à l'aide des tâches administratives suivantes :
- Ajouter les options de cotisations des employés aux États-Unis
- Ajouter les options de cotisations des employés (USA) arrivant à expiration
- Choisir les options de retenues fédérales
- Choisir les options de retenues locales et d'État pour l'employé
- Copier les options de cotisations des employés
- En outre, vous pouvez inclure les processus de gestion suivants dans les processus de gestionChanger d'emploi,Modification des coordonnéesetAccueil et intégration:
- Choisir les options de retenues fédérales
- Choisir les options de retenues locales et d'État
Effectuer les options de retenues locales et d'Étatpour les employés en détachement à l'international aux États-Unis. - Une fois cette option configurée, Workday envoie une notificationMes tâchesaux salariés qui peuvent avoir besoin de mettre à jour leurs options de retenues.
- Routage des options de cotisations pour approbation
- Utilisez ces champs de rapport comme règles de condition pour les processus de gestion des options de cotisations afin de router l'étape d'approbation. Une fois configurés, Workday achemine le processus de gestion pour approbation en fonction des règles de condition que vous avez définies :Options de cotisationsChamps de rapportFédéral
- Retenue fédérale : indicateur Exonéré
- Retenue fédérale : étranger non résident
- Retenues fédérales : nombre d'indemnités
État- Retenue d'état : exonérée
- Retenue d'état : MSRR exonéré
- Retenue d'état : étranger non-résident
- Retenue d'état : nombre d'indemnités
- Administration de l'état de la paie retenue à la source
- Formulaire de l'administration fiscale de la paie retenue à la source de l'état
- Pièces jointes au formulaire d'option de retenue à la source de l'état
Définir la déclaration des taxes personnelles tierces des unités légales aux États-Unis
Vous pouvez définir votre unité légale de façon à autoriser les employés à transmettre leurs données fiscales personnelles à un prestataire de services fiscaux tiers. Une fois ce processus configuré, la tâche
Déclaration automatique de données personnelles
sur le libre-service du salarié (ESS) devient disponible pour les employés pouvant autoriser la transmission de leurs données fiscales personnelles. Utilisez la tâche Modifier la déclaration fiscale personnelle d'un tiers aux États-Unis
pour :
- Définissez une unité légale pour transmettre les données fiscales à un partenaire du fournisseur de services fiscaux tiers.
- Permettre aux employés d'activer l'envoi de leurs données fiscales personnelles à un fournisseur tiers.
- Définir une date de verrouillage à laquelle les employés ne peuvent plus activer l'option pour l'année fiscale en cours.
Options de cotisation du libre-service du salarié
- Tâches liées aux options de cotisations du libre-service du salarié
- Pour des raisons de sécurité, Workday masque automatiquement les numéros de sécurité sociale (SSN) des employés pour toutes les options de prélèvement à la source. Cochez la case Afficherl'identifiant nationaldans la sectionUSA and CAN ESS Withholding Electionsde la tâcheModifier la définition de l'environnement client - paiepour afficher tous les numéros de sécurité sociale des employés. Les employés peuvent utiliser l'action associée à partir de leur page de profil pour valider leur numéro de sécurité sociale. Pour valider leur numéro de sécurité sociale, les employés doivent avoir accès au domaineSelf Service: Verify National IDdans le domaine fonctionnel Personal Data.
- Les salariés peuvent utiliser le libre-service pour afficher et mettre à jour les options de cotisation fédérales, régionales et locales en utilisant les tâches suivantes :
- Choisir les options de retenues fédérales
- Choisir les options de cotisations locales et d'État
Pour ajouter une première option de cotisation, les salariés peuvent accéder au rapportOptions de retenuessi vous avez configuré leurs groupes de sécurité pour l'utiliser. Pour mettre à jour les options existantes, les salariés peuvent cliquer sur le boutonMettre à jourdans les ongletsFédéral, État et Options locales, soit depuis le rapport, soit dans leur profil d'employé, selon votre configuration. Ils peuvent également ajouter ou mettre à jour des options de cotisation fédérales, régionales et locales en utilisant Workday pour Android, iPad et iPhone. - Pour que les candidats en cours d'embauche puissent accéder à ces tâches et choisir des options de retenue à la source, configurez les mêmes groupes de sécurité dans la règle d'authentification ainsi que le domaineManage: Company.Exemple : vous saisissez les groupes de sécuritéTous les salariésetTous les salariés en préembauchedans le domaineManage: Companysous la tâcheRègles de sécurité des domaines par domaine fonctionnel. Vous saisissez les mêmes groupes de sécurité dans le rapportManage Authentication Policies.
- Ils peuvent sélectionnerRetenues sursalaire dans le workletPaie, puis sélectionnerMettre à jourdans les ongletsFédéral,Étatetadministration locale.
- Pour les options de cotisations du libre-service salarié, les groupes de sécurité suivants doivent avoir les autorisations indiquées :Groupe de sécuritéDomaineAutorisation
- Salarié (pour lui-même)
- Salarié en préembauche (pour lui-même)
Self-Service: Payroll (My Withholding Elections) - USAdans le domaine fonctionnel USA Payroll.Modifier- Tous les salariés
- Tous les salariés en préembauche
DomaineManage: Companydans le domaine fonctionnel Organizations and Roles.Afficher - Workday fournit des formulaires d'option de cotisations d'état sous forme de pièces jointes, et les employés peuvent en remplir d'autres dans Workday. Voir la liste des formulaires d'options de retenue ESS d'un État sur le site Community.
- Pour afficher les formulaires d'état complétés :Formulaires Workday personnalisésFormulaires soumis comme pièces jointesDans le menu des actions associées du profil de l'employé, sélectionnez , puis sélectionnezAfficher le formulaire complété.Dans le menu des actions associées du profil de l'employé, sélectionnez de l'employé. Recherchez le processus de gestionOptions de cotisations de l'Étatet sélectionnez le formulaire PDF.
- Pour afficher les formulaires fédéral complétés, sélectionnez l'action associée de l'employé dans le profil de l'employé. Recherchez le processus de gestionOptions de cotisations de l'Étatet sélectionnez le formulaire PDF.
- Les prélèvements d'impôts fédéraux bloquent les options de cotisations fédérales en libre-service
- Workday coche automatiquement la caseBloquer les modifications des options de cotisations dans le libre-service salarié (ESS)lorsque les employés sont soumis à un prélèvement d'impôt fédéral. Les salariés peuvent ne plus utiliser la tâche en libre-serviceAjouter des options de retenues fédérales. Les modifications d'options de cotisation peuvent modifier les calculs de gains disponibles. Toutefois, les administrateurs peuvent toujours utiliser la tâcheAjouter les options de cotisations des employéspour effectuer des mises à jour.
Options de cotisations manquantes ou expirées
- Calculs
- Lorsqu'il manque les options de cotisation d'un employé, Workday utilise les options de retenues par défaut et la situation de famille pour calculer les retenues fédérales et nationales. Voir le rapportValeurs par défaut de l'administration fiscale de la paie.
- Rapports
- Vous pouvez utiliser ces rapports pour identifier les employés dont les options de cotisation sont manquantes ou arrivant à échéance, par exemple lorsque :
- L'employé est transféré/muté d'une unité légale à une autre.
- Une nouvelle année civile commence.
- Les obligations militaires actives prennent fin pour un conjoint.
RapportDescriptionAfficher les employés avec des options de cotisations manquantes aux États-UnisPour une utilisation par les administrateurs de la paie et les partenaires de la paie pour l'organisation hiérarchique de l'employé. Répertorie les employés d'une unité légale pour lesquels il manque des options de cotisation fédérales ou nationales à la fin de la période sélectionnée. Les colonnes de rapport affichent une valeur lorsque les options de cotisation sont manquantes et sont vides si des options existent.Options de cotisations exonérées arrivant à échéanceAffiche la liste des salariés qui sont exonérés de retenue à la source fédérale, locale ou d'un État à la date saisie dans le champOptions d'exonération en date du.Prend en charge les options d'exonération locales pour :- Michigan
- New York
- Taxe sur les services locaux de Pennsylvanie (LST)
Exclut les salariés qui :- Vous avez un prélèvement d'impôt fédéral actif ou un verrouillage dans la lettre.
- Transféré(e) en dehors de l'unité légale.
Dans le rapport, vous pouvez choisir d'inclure ou d'exclure les éléments suivants :- Employés dont l'emploi a pris fin.
- Employés ayant une option MSRR.