Éléments de définition : définition des cotisations (USA)

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la définition de la cotisation. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Workday fournit des données fiscales ainsi que des tâches et calculs associés qui vous permettent de gérer les taxes fédérales, nationales et locales pour la paie. Vous saisissez les données de cotisation spécifiques des employés et de l'unité légale.

Workday fournit également un tableau de bord Mises à jour liées à la conformité de la paie
pour vous donner un aperçu des mises à jour qui pourraient vous affecter, vous et vos salariés.

Avantages pour l'entreprise

Workday Payroll effectue les mises à jour des taxes par administration fiscale et par type. Workday Payroll vous permet d'effectuer les opérations suivantes :

Respecter facilement les exigences légales en matière de déduction et de déclaration de la paie et des cotisations des employés.

Gagner en efficacité en rationalisant le processus de gestion et de soumission des déclarations fiscales.

Gagner du temps en calculant automatiquement les taxes fédérales, régionales et locales, y compris les taux de cotisation, les limites de l'assiette de cotisations et les indemnités.

Cas d'utilisation

Vous pouvez définir les cotisations de la paie pour :

Permettre aux employés de choisir leurs cotisations via le libre-service du salarié (ESS).

Calculer et suivre les cotisations salariales et patronales sur la base des cotisations.

Ajuster automatiquement les calculs des cotisations lorsque la législation modifie les taux d'imposition.

Déclarer le détail et le total des cotisations fiscales fédérales, régionales et locales par unité légale et par salarié.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
À quelle fréquence vos salariés sont-ils affectés à des emplois dans différentes juridictions fiscales ? OU Quelle est la nature des affectations de vos salariés dans d'autres juridictions fiscales ?	Vous pouvez définir des taxes pour les employés ayant des affectations de tâches dans différentes juridictions fiscales. Pour : Les affectations récurrentes peu fréquentes, vous pouvez utiliser des saisies d'élément de paie avec des worktags. Exemple : un représentant du support technique ne se rend dans une juridiction fiscale que lorsqu'un problème technique survient. Des affectations ponctuelles, vous pouvez utiliser le mappage des sites de rattachement fiscal ou la saisie d'élément de paie avec des worktags pour taxer l'employé en fonction du lieu de travail. Exemple : un employé travaille parfois dans le bureau le plus proche de son domicile d'origine. Pour les affectations récurrentes basées sur un calendrier défini, vous pouvez configurer des juridictions du travail multiples. Après avoir saisi la juridiction fiscale du salarié en fonction des pourcentages applicables, Workday applique automatiquement ce pourcentage à chaque période de paie. Exemple : un représentant commercial affecté à une région à trois-états travaille le même pourcentage de temps dans chaque juridiction à chaque période de paie.
Employez-vous des étrangers non-résidents ?	Vous pouvez permettre à Workday de calculer et de déclarer les taxes pour les intérêts minoritaires. Workday fait référence aux conventions fiscales que vous définissez lors du calcul des taxes et des bases soumises aux cotisations pour la déclaration 1042-S.
Où travaillent vos salariés ?	Workday tient à jour les données fiscales à jour et calcule et génère des rapports sur les taxes pour tous les États et les territoires suivants : Guam. Porto Rico. Îles Vierges américaines.
Certains salariés de votre unité légale résident-ils dans un État et travaillent dans un autre ?	Lorsque les salariés résident dans un État et travaillent dans un autre, Workday peut calculer automatiquement les cotisations en fonction des accords de réintégration fiscale des États-Unis. Cela concerne la retenue à la source et la méthode de calcul de la taxe spécifiée dans les accords. Lorsqu'ils travaillent et résident dans le même État, Workday calcule les cotisations en fonction du lieu de travail.
Les salariés saisissent-ils leurs temps dans Workday Time Tracking ?	Vous pouvez définir TLM pour que les salariés puissent indiquer leur lieu de travail lorsqu'ils saisissent leurs temps.
Votre unité légale fait-elle appel à un tiers pour les indemnités de maladie ?	Si tel est le cas, vous avez la possibilité de configurer Workday de façon à afficher les indemnités de maladie sur les bulletins de paie et les formulaires W-2. Si votre fournisseur tiers fournit les W-2, vous pouvez également définir cette option dans Workday.
Vos salariés sont-ils exonérés de l'assurance chômage fédérale (FUI) ou de l'assurance chômage d'état (SUI) ?	Si oui, vous pouvez configurer Workday de manière à ce qu'il gère cette exonération. Si ce n'est pas le cas, Workday peut retenir et générer des rapports sur les taxes FUI et SUI.
Payez-vous les primes par chèque ou combinez-vous les primes avec la paie standard ?	Si vous combinez les primes avec la paie standard, vous pouvez définir l'imposition fédérale en utilisant un taux forfaitaire ou une retenue standard. Si vous les payez par chèque, vous avez la possibilité d'utiliser un taux forfaitaire ou l'agrégation - imposition standard. Vous pouvez également configurer Workday de manière à retenir les taxes locales et d'état sur les gains supplémentaires.

Recommandations

Workday Payroll for US est conçu pour vous aider à retenir les taxes et autres montants requis par la loi. Toutefois, vous devez effectuer une vérification indépendante de vos obligations en matière de retenue sur salaire et de versement requises par les différentes juridictions dans lesquelles vous opérez.

Actions requises

Mettre à jour les exceptions de votre propre administration fiscale. Exemple : le groupe d'éléments de paie Réduction de la retenue sur salaire de l'État
(PCG) réduit le revenu imposable de l'État pour les cotisations 401(k) dans tous les États sauf Pennsylvanie. L'élément de paie 401(k) [USA]
doit donc être exclu pour l'administration fiscale de Pennsylvanie du Générateur d'éléments de paie pour la réduction de l'impôt sur le revenu
.

Limites

Quelle que soit la manière dont vous définissez les répartitions de taxes, Workday n'applique pas de répartition par pourcentage aux salaires imposables et assujettis à la SUI. Workday applique toujours l'assurance chômage d'état (SUI) et les autres taxes associées à l'assurance chômage d'état (SUI) à l'État de l'emploi principal.

Définition de l'environnement client

Aucun impact.

Sécurité

Domaines	Éléments à prendre en compte
Domaine Set Up: Company General dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.	Permet aux utilisateurs d'enregistrer les identifiants fiscaux des unités légales.
Domaine Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Permet aux utilisateurs de définir des calculs spécifiques de la paie, tels que les gains, les déductions, les cumuls de paie et les soldes. Il permet de définir des périodes de solde utilisées dans les calculs de la paie et la définition des rapports.
Domaine Set Up: Payroll - Company Specific (Taxes) - USA dans le domaine fonctionnel USA Payroll.	Permet aux utilisateurs d'afficher et de saisir la définition de la paie pour les cotisations de l'unité légale.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Choisir les options de retenues fédérales	Route la tâche relative aux options de retenues fédérales aux salariés pour finalisation. Vous pouvez également configurer une logique conditionnelle et inclure des notifications et des approbations.
Choisir les options de retenues locales et d'État	Route la tâche relative aux options de retenues de l'état aux salariés pour finalisation. Vous pouvez également configurer une logique conditionnelle et inclure des notifications et des approbations.
Choisir les options de retenues locales et d'État pour un employé	Permet à l'administrateur de la paie de finaliser les options de retenues locales et d'État pour les employés.

Reporting

Utilisez ces rapports pour afficher les données fédérales, nationales et autres que Workday utilise pour calculer les cotisations. Workday met à jour les données fiscales afin de répondre aux modifications apportées par les administrations fiscales.

Rapports ou tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Toutes les données de cotisation/indemnité	Affiche les éléments de paie pour toutes les administrations fiscales fédérales et nationales.
Tous les salaires minimum attribués par l'administration de la paie	Affiche les salaires minimum locaux et d'état pour tous les états. Vous pouvez ajouter les groupes de sécurité suivants au domaine Set Up: Payroll (Maximum Wages View) - USA dans le domaine fonctionnel USA Payroll afin qu'ils puissent accéder au rapport : Responsable de la rémunération Partenaire de la rémunération
Toutes les données de cotisation	S'affiche pour les combinaisons de déductions de cotisations que vous sélectionnez : Méthodes de calcul. Valeurs de calcul. Taux ou montants fédéraux et d'état. Limites.
Options de cotisations exonérées arrivant à échéance	Affiche la liste des salariés qui sont exonérés de retenue à la source fédérale, locale ou d'un État à la date saisie dans le champ Options d'exonération en date du . Prend en charge les options d'exonération locales pour : Michigan New York Taxe sur les services locaux de Pennsylvanie (LST) Exclut les salariés qui : Vous avez un prélèvement d'impôt fédéral actif ou un verrouillage dans la lettre. Transféré(e) en dehors de l'unité légale. Dans le rapport, vous pouvez choisir d'inclure ou d'exclure les éléments suivants : Employés dont l'emploi a pris fin. Employés ayant une option MSRR.
Tableau de bord Mises à jour liées à la conformité de la paie	Affiche les mises à jour de conformité les plus importantes pour vous. Vous pouvez rapidement voir si une mise à jour de conformité peut concerner vos salariés et mettre en place l'action appropriée, notamment : Prévenir les salariés. Contrôler les résultats de la paie. Se préparer à répondre aux questions.
Attributs des administrations de l'état (paie)	Affiche les situations de famille, les indemnités et les pourcentages de retenue valides par état. La date de début par défaut indique à quel moment Workday commence le suivi de ces données.
Valeurs par défaut de l'administration fiscale de la paie	Affiche les données par défaut des administrations fiscales fédérales et nationales.
Salaires minimum de l'administration de la paie	Affiche les salaires minimum locaux et nationaux pour l'état spécifié. Vous pouvez ajouter les groupes de sécurité suivants au domaine Set Up: Payroll (Maximum Wages View) - USA dans le domaine fonctionnel USA Payroll afin qu'ils puissent accéder au rapport : Responsable de la rémunération Partenaire de la rémunération
Désactivation du mappage des cotisations d'un employé	Affiche les données d'administration fiscale pour les configurations TLM au niveau des employés.
Mappages des cotisations sur le site	Affiche tout : Sites de rattachement fiscal. Statut d'activation de TLM. Données respectives d'administration fiscale. Utilisé pour la fonctionnalité TLM.
Afficher la paie - autres administrations fiscales	Affiche les données fiscales pour les administrations fiscales locales et d'état, à l'exception des données de retenue sur salaire et de chômage, y compris : Région. Date de début. Taxe associée à l'administration. Codes de taxe. Si l'administration autorise le remplacement du taux de taxe dans le reporting de l'unité légale. Si l'exonération de cotisations des employés est autorisée (pour les cotisations obligatoires) ou si les options sont obligatoires (pour les cotisations facultatives). Si la taxe pour les employés occupant plusieurs emplois est basée sur l'État de l'emploi principal (administration fiscale de l'assurance chômage d'état (SUI)).
Afficher les données de cotisation/indemnité de la paie	S'affiche pour chaque administration fiscale : Méthodes de calcul. Mises à jour de conformité. Taux ou montants fédéraux ou d'état. Limites. Valeurs.
Afficher une administration fiscale (paie)	Affiche toutes les administrations fiscales : Indemnités par défaut. Situations de famille valides et par défaut. Modes de cotisation supplémentaire valides et par défaut.
Afficher les employés avec des options de cotisations manquantes aux États-Unis	Affiche une liste des employés pour lesquels il manque des options de cotisation fédérales ou nationales à la fin de la période sélectionnée.

Intégrations

Services web	Éléments à prendre en compte
Demander les options de cotisations du W-4 fédéral de la paie	Extrait les données d'options de cotisations fédérales W-4 des employés provenant soit du code de référence, soit de la date de référence de l'employé/de l'unité légale/de la date d'effet.
Get Payroll FUTAs	Extrait les données d'options de cotisations des employés pour le FUTA du code de référence ou de la date de référence de l'employé/de l'unité légale/date d'effet.
Générer les FICA des bénéficiaires de la paie	Récupère les données d'exonération de la FICA pour un employé et un poste. Utilise le poste à traiter pour les employés occupant plusieurs emplois si vous avez activé la fonctionnalité.
Insérer les options de cotisations W-4 fédérales de la paie	Saisit les données d'options de cotisations fédérales W-4 des employés.
Insérer le FUTA de la paie	Saisit et modifie les enregistrements FUTA.
Insérer la FICA du bénéficiaire de la paie	Saisit et modifie les enregistrements FICA. Utilise le poste à traiter si vous : Vous avez activé la fonctionnalité pour les employés occupant plusieurs emplois. N'indiquez pas de poste pour l'employé et définissez les règles relatives aux postes pour le traitement de la paie de façon à utiliser le remplacement des postes.

Relations et interactions

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Avantages sociaux	Workday utilise les gains que vous créez pour les crédits et les revenus théoriques.
Time Tracking	Workday Payroll peut utiliser le site saisi lors de la saisie des temps pour calculer l'imposition locale et au niveau de l'état des gains associés.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Concept : répartition des taxes multi-juridictionnelles (USA)

Référence : tableau de bord Mises à jour liées à la conformité de la paie