Concept : embauche rétroactive

Lorsque vous embauchez des employés de façon rétroactive, Workday traite leurs résultats de paie à compter de leur date d'embauche. Pour les embauches en milieu de période, Workday crée des sous-périodes et calcule au prorata les montants de l'élément de paie si vous le configurez pour le calcul au prorata.

Lors du calcul des résultats de paie d'une embauche rétroactive, Workday traite également :

Tous les autres événements de paie rétroactive pris en charge. Par exemple : paie rétroactive liée à une saisie des temps, à une absence.
Les événements de paie rétroactive non pris en charge ayant une date d'effet identique à celle de l'embauche rétroactive. Par exemple : affectations dans l'unité légale.

Pour Workday Payroll for the UK, pour les montants de sécurité sociale, Workday :

Calcule la sécurité sociale dans la période de paie lorsque le gain est gagné, et non lorsqu'il est payé.
Utilise les taux et les seuils de la période actuelle.
Utilise la dernière catégorie de sécurité sociale. Par exemple, la catégorie de l'employé change entre sa date d'embauche rétroactive et la date de traitement de la paie actuelle.

Pour Workday Payroll for Ireland, Workday calcule le nombre de semaines assurables de l'employé dans la période actuelle. Vous devez ajuster manuellement le nombre de semaines assurables.

Pour les montants de la paie Workday Payroll for Australia :

Si l'embauche rétroactive a eu lieu dans un exercice fiscal précédent, Workday calcule le montant PAYG en utilisant la méthode B(i). La pension de retraite est calculée en utilisant le taux en vigueur à la date de paiement de la période d'embauche rétroactive.
Si l'embauche rétroactive a eu lieu dans l'année fiscale en cours, Workday calcule le montant PAYG en utilisant le calcul standard.

Pour Workday Payroll for France et le Royaume-Uni, Workday ne traite pas les fins d'emploi ou les fins d'emplois supplémentaires dans le cadre d'une embauche rétroactive.

Lors d'un calcul de la paie rétroactive, Workday calcule la différence entre les résultats de paie initiaux et les résultats recalculés. Toutefois, dans de nombreux cas, les employés embauchés de façon rétroactive n'ont pas de résultats de paie en cycle standard pour la période précédente. Pour ces employés, Workday crée un résultat de paie égal à zéro pour toutes les périodes de paie manquantes, à compter de la date d'embauche.

Le tableau de bord

Paie

du libre-service du salarié et le profil de l'employé masquent les bulletins de paie générés par les événements d'embauche rétroactive sur lesquels figure un résultat de paie égal à zéro.

Les calculs de paie en cycle standard peuvent ignorer les embauches car la période d'embauche :

N'a ni résultat de paie existant ni paie rétroactive. Exemple : vous embauchez un employé et vous l'affectez à un lot de paie non rémunéré.
Contient des résultats de paie qui ne tiennent pas compte des embauches. Exemple : vous annulez les résultats ou ne les recalculez pas une fois l'embauche terminée.
Contient des critères de catégorie d'exécution qui excluent les embauches. Exemple : vous configurez votre catégorie d'exécution pour ignorer toutes les embauches survenant après le 20 de chaque mois.

Lorsque la date d'effet de l'embauche se situe dans la période la plus récente recalculée dans la paie rétroactive, Workday la traite comme une embauche rétroactive. Workday recommande que la première fois que vous exécutez la paie rétroactive pour une nouvelle période, vous le fassiez par statuts du calcul. Cette pratique permet de garantir que la paie rétroactive prend bien en compte toutes ces embauches. Si vous constatez que le calcul a omis certains employés, vous pouvez les sélectionner en exécutant la paie rétroactive par employés.

Exemple : en juin, vous saisissez une embauche pour Paul avec une date de début en juillet. En raison de documents manquants, vous affectez Paul à un lot de paie non rémunéré en juillet. Lorsque vous exécutez la paie de juillet, Workday ignore l'embauche. En août, Paul soumet tous ses documents. Vous le transférez donc dans un lot de paie standard à compter de sa date d'embauche initiale en juillet. Lorsque vous exécutez la paie rétroactive, Workday traite une embauche rétroactive pour lui à compter du mois de juillet.