Éléments de définition : lots de paie
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des lots de paie. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Un lot de paie est un type d'organisation qui définit les employés et les éléments de paie à traiter dans les calculs de la paie et de la paie rétroactive, ainsi que la fréquence de paiement. Pour contrôler qui peut configurer et exécuter la paie, et définir à quels employés le rôle a accès, vous pouvez définir une sécurité par rôles pour les lots de paie.
Avantages pour l'entreprise
L'utilisation de lots de paie réduit le traitement manuel dans la mesure où vous pouvez traiter un ensemble d'employés sélectionnés dans une seule exécution de la paie ou de la paie rétroactive. Workday offre également la possibilité de limiter l'accès aux résultats de paie en configurant la sécurité sur les lots de paie.
Cas d'utilisation
Définissez l'éligibilité aux gains et aux déductions à calculer pour les employés de différentes divisions, services, unités légales ou organisations hiérarchiques :
- Avec différents calendriers de périodes, par exemple hebdomadaire, toutes les deux semaines ou mensuel.
- Dans différents pays.
- Avec différents rôles dans votre organisation dont vous souhaitez gérer la paie.
Affinez les calculs en créant des lots de paie pour des sous-ensembles d'employés, par exemple :
- Candidats en cours d'embauche recevant en avance des primes à la signature.
- Employés dont l'emploi a pris fin recevant un paiement post-départ.
- Pour Workday Payroll for Canada, France, Royaume-Uni et les États-Unis, les employés en affectation non rémunérée.
- Pour Workday Payroll for Canada, France, Royaume-Uni et les États-Unis, les employés exonérés et non exonérés de toutes les unités légales.
Sélectionnez les catégories d'exécution pour le lot de paie pour indiquer les types d'employé à traiter (par exemple, les employés dont l'emploi a pris fin ou les employés absents).
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Pour Workday Payroll for Canada et les États-Unis, quels emplois occupez-vous des employés que vous traitez dans la paie ?
| Les employés ayant un seul emploi ne peuvent appartenir qu'à un seul lot de paie. Un employé peut avoir plusieurs lots de paie dans les cas suivants :
|
Combien de lots de paie voulez-vous traiter au cours de la même exécution de la paie ? | Lorsque des lots de paie partagent le même calendrier de périodes et le même pays, vous pouvez les traiter ensemble dans des groupes d'exécution de la paie. Si vous utilisez les fonctionnalités de Workday Payroll, sélectionnez ces groupes d'exécution de la paie plutôt que des lots de paie individuels.
Par exemple, configurez la sécurité pour :
|
Comment voulez-vous affecter les lots de paie aux employés ? | Vous pouvez affecter des lots de paie :
Pour Workday Payroll for Australia, le Royaume-Uni et la France, vous ne pouvez affecter un employé qu'à un seul lot de paie. |
Comment voulez-vous que Workday propose des lots de paie pour les employés ? | Vous pouvez définir :
Le service web Affecter un lot de paie ne fait pas référence aux règles d'affectation ou aux restrictions de poste que vous définissez dans votre environnement client. Vous devez soumettre le lot de paie pour chaque employé. |
Pour Workday Payroll for Canada, quelles sont les exigences de reporting pour les employés qui changent de lots de paie ?
| Workday renseigne les données du relevé d'emploi (ROE) pour les employés :
Vous pouvez créer un relevé d'emplois pour ces employés en accédant à la tâche Créer des données ROE pour des événements . |
Qui doit avoir accès à quels lots de paie ? | Basez vos lots de paie sur les rôles spécifiques auxquels vous souhaitez affecter la sécurité. Exemple : rôle personnalisé, partenaire de la paie. Vous pouvez affecter un ou plusieurs partenaires de la paie à un ou plusieurs lots de paie.
Les administrateurs de la paie peuvent accéder à l'ensemble des lots de paie de votre organisation et les gérer. Configurez les groupes de sécurité pour déterminer les personnes autorisées à afficher les lots de paie et leurs membres. Vous pouvez aussi créer des groupes de sécurité plus complexes de façon à combiner plusieurs facteurs et limiter l'accès en fonction de ces combinaisons. Par exemple, créez des groupes de sécurité afin d'autoriser un administrateur financier ou un partenaire de la paie à accéder à un lot de paie. |
Combien de pays traitez-vous dans la paie ? | Créez un lot de paie par pays que vous souhaitez traiter, car :
Lorsque vous traitez une unité légale dont la devise est différente de celle du lot de paie, Workday utilise le taux de change par défaut. |
Quel est votre calendrier de la paie ? | Créez un lot de paie par fréquence de paiement, car vous ne pouvez affecter qu'un calendrier de périodes par lot de paie et catégorie d'exécution. Vous pouvez sélectionner :
|
Recommandations
Pour optimiser la performance, définissez :
- L'éligibilité au détail du lot de paie des gains et déductions lorsque vous traitez plusieurs lots de paie. Cette configuration vous permet de limiter les calculs à un sous-ensemble d'employés dans un lot de paie spécifique.
- Des lots de paie pour traiter un maximum de 150 000 employés.
- Des règles d'affectation automatique pour chaque lot de paie.
Lorsque vous chargez l'historique dans le cadre d'une acquisition, créez un lot de paie pour les employés payés par l'organisation acquise. Ce lot de paie vous permettra de distinguer les employés dans les audits jusqu'à ce que vous confirmiez que les données chargées sont correctes. Une fois la vérification effectuée, vous pourrez les déplacer dans les lots de paie adéquats de la nouvelle organisation.
Pour Workday Payroll for Canada et les États-Unis, afin d'éviter des résultats inattendus des calculs rétroactifs, au prorata et du Fair Labor Standards Act (FLSA) lors de la mise à jour des lots de paie, ne modifiez pas :
- Les dates d'affectation du lot de paie. Retirez l'affectation initiale et réaffectez le lot de paie avec la nouvelle date.
- Les affectations du lot de paie après avoir ouvert une période si la méthode de calcul au prorata des éléments de paie estAucune des options ci-dessus.
Actions requises
Familiarisez-vous avec la configuration de la sécurité configurable dans Workday.
Affectez des unités légales aux employés.
Limites
- Vous ne pouvez pas supprimer des lots de paie ou des groupes d'exécution de la paie après les avoir inclus dans une exécution de la paie. Vous ne pouvez pas non plus supprimer ou modifier le calendrier de périodes ou les catégories d'exécution de ces lots de paie. Vous pouvez désactiver des lots de paie après en avoir déplacé tous les employés dans un autre lot de paie.
- Lorsque les employés changent de lots de paie au cours d'une période de paie, Workday applique les critères d'éligibilité des employés utilisés pour traiter un élément de paie une seule fois par période de paie.
- Workday ne prend pas en charge les modifications de lot de paie rétroactives ou les modifications de lot de paie des employés pour lesquels il existe un changement d'emploi principal avec une date future.
- Pour finaliser ou annuler l'intégralité des calculs de la paie ou de la paie rétroactive d'un lot de paie, faites-le au niveau du lot de paie. Par exemple, l'annulation des résultats de paie rétroactive de chaque employé de façon individuelle ne remplace pas le statut du calcul de la paie rétroactive du lot de paie parNon commencé.
- Vous ne pouvez pas utiliser le même lot de paie pour Workday Payroll Interface et Workday Payroll. Lorsque la caseUtilisation dans l'interface de la paieest cochée dans les lots de paie externes, vous ne pouvez pas la désactiver. Pour utiliser une configuration de lot de paie externe dans Workday Payroll, créez un nouveau lot de paie avec la case désélectionnée.
- Workday Payroll for Australia, la France et le Royaume-Uni ne prennent pas en charge la fonctionnalité autorisant plusieurs emplois. Si un employé occupe plusieurs emplois, affectez seulement son poste principal à un lot de paie.
- Pour Workday Payroll for Canada, Workday ne calcule pas le ROE Canada pour les employés transférés vers un lot de paie au cours de la période actuelle.
Définition de l'environnement client
La tâche
Modifier la définition de l'environnement client - paie
vous permet d'activer :
- Les pays pouvant être sélectionnés dans le traitement de la paie lors de la création de lots de paie.
- Workday pour traiter les différences de paie rétroactive d'un autre lot de paie dans le lot de paie principal des employés.
Sécurité
Vous pouvez créer des groupes de sécurité par rôle (non limités). Vous pouvez ensuite sélectionner les rôles associés lorsque vous créez des lots de paie afin de contrôler qui peut accéder aux données de paie correspondantes.
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Payroll - Pay Group Specific dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet aux utilisateurs de configurer des :
|
Set Up: Tenant Setup - Payroll dans le domaine fonctionnel System. | Permet aux utilisateurs de configurer les :
|
Worker Data: Payroll (Pay Group Specific) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet aux utilisateurs d'afficher les employés dont l'adresse professionnelle principale est dans un pays différent de celui du lot de paie. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Affecter un lot de paie
| Vous pouvez configurer ce processus de gestion comme sous-processus :
Lorsque vous configurez les règles d'affectation de lot de paie, vous pouvez également ajouter l'étape d'action Réviser l'affectation d'un lot de paie au processus de gestion Affecter un lot de paie . Elle permet aux administrateurs de la paie de réviser le lot de paie proposé et de le remplacer si besoin. Si vous configurez le processus de gestion afin qu'il finalise automatiquement le Lot de paie proposé , Workday ignore l'étape de révision. |
Créer un poste
| Lorsque vous définissez les demandes de poste pour les engagements et les obligations, configurez le sous-processus Affecter un lot de paie pour une restriction de poste dans ce processus de gestion pour :
|
Génération de rapports
Les résultats de paie affichent le lot de paie auxquels les employés appartiennent lors du calcul de la paie, même lorsque les employés changent de lots de paie après l'exécution.
Rapports ou tableaux de bord | Description |
|---|---|
Audit - exceptions des lots de paie par pays
| Permet d'afficher les employés dont l'adresse professionnelle principale est dans un pays différent de celui du lot de paie. |
Historique d'emploi
| Permet d'afficher toutes les affectations de lot de paie des employés. Vous pouvez également afficher les affectations de lot de paie d'un employé en particulier en accédant à son historique d'emploi dans son profil d'employé. |
Tenant Analyzer
| Permet de vérifier que les configurations de lot de paie sont conformes aux recommandations de Workday en matière d'optimisation des performances, en affichant les éléments suivants :
Vous pouvez également afficher d'autres statistiques par lot de paie. Par exemple, le nombre de résultats par lot de paie peut indiquer que des configurations de catégorie d'exécution ne sont pas conformes aux recommandations de Workday. |
Tester une règle d'affectation automatique de lot de paie
View Pay Groups | Permet de tester des règles d'affectation automatique et de les sélectionner pour les lots de paie. |
Vous pouvez utiliser les sources de données suivantes lorsque vous créez des rapports personnalisés sur les lots de paie :
- Tous les lots de paie
- All Pay Group Detail In Progress X Days Before Payment Date
- Pay Calculation Retro Result Lines for Pay Group
- Pay Calculation Result Summary for Period and Pay Run Group
- Pour Workday Payroll for Australia,employés pour les lots de paie AUS
- Pour Workday Payroll for France,employés pour les lots de paie FRA
- Pour Workday Payroll for the UK,Workers for UK Pay Groups
Intégrations
Utilisez le service web
Affecter un lot de paie
pour affecter des lots de paie à plusieurs employés en une seule opération. Le service web est l'étape de lancement du processus de gestion Affecter un lot de paie
. Il déclenche donc les étapes et les approbations du workflow existant. Pour finaliser automatiquement les affectations, en ignorant les étapes et les approbations, sélectionnez Automatic Processing
dans la feuille de calcul du générateur d'interfaces Entreprise (EIB). Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comptabilisation | Workday Payroll convertit la devise après la validation du net à payer. Lorsque vous définissez les lots de paie et la comptabilité de l'unité légale avec des devises différentes, Workday calcule la paie dans la devise des lots de paie et transmet les résultats à la comptabilité dans les deux devises. Les résultats sont ensuite disponibles pour le reporting. |
Calculs continus de la paie | Une fois le calcul continu de la paie activé dans votre environnement client, Workday l'exécute pour tous les lots de paie :
Si vous activez le calcul automatique des résultats de paie initiaux, Workday l'exécute uniquement pour les lots de paie qui sont finalisés aux date et heure de début prévues. |
Pour Workday Payroll for France, génération de la DSN
| Pour garantir une configuration de la sécurité appropriée pour la génération de la DSN, affectez le même lot de paie à l'ensemble des employés d'un établissement. |
Gestion financière | Vous pouvez filtrer les lignes d'écriture comptable pour rechercher celles qui utilisent le worktag de lot de paie d'un employé. Vous pouvez également utiliser des lots de paie dans les règlements :
|
Saisies d'élément de paie | Lorsque vous ajoutez des saisies d'élément de paie, vous pouvez :
|
Bulletins de paie | Pour chaque lot de paie, vous pouvez définir quand afficher les bulletins de paie dans le libre-service du salarié, en fonction de la date de paiement. |
Calendriers de périodes
Catégories d'exécution | Lorsque vous configurez des lots de paie, définissez les calendriers de périodes et les catégories d'exécution à traiter. Un lot de paie peut avoir plusieurs catégories d'exécution, mais une seule catégorie d'exécution standard. |
Calcul au prorata | Lorsque les employés occupant plusieurs emplois changent de lots de paie ou d'unités légales, Workday gère le calcul au prorata :
|
Calculs de la paie rétroactive | Vous pouvez configurer un paramètre au niveau de l'environnement client pour :
Après l'exécution de la paie rétroactive, vous pouvez mettre à jour le lot de paie cible vers un autre en fonction de l'éligibilité de l'employé. |
Affectation de personnel | Vous pouvez affecter des lots de paie aux employés lorsque vous gérez des emplois et des postes dans le cadre des processus de gestion RH.
Lorsque vous mettez à jour la date d'embauche d'un employé, vous pouvez modifier la date d'effet des affectations de lot de paie dans le cadre de la tâche Demander la correction de la date de début d'un employé . |
Workday Student | Vous pouvez identifier les lots de paie à évaluer dans le calcul des coûts du programme travail-études pour les employés étudiants. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.