Éléments de définition : Workday Payroll et Workday Benefits
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de Workday Payroll et Workday Benefits. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Lorsqu'ils sont utilisés ensemble, Workday Payroll et Workday Benefits vous permettent d'intégrer les avantages sociaux des employés avec leurs coûts associés, notamment :
- Définition des régimes d'avantages sociaux.
- Configuration des gains et déductions de la paie pour les avantages sociaux.
- Intégration avec des organismes d'avantages sociaux tiers pour gérer les montants des cotisations.
Cette rubrique traite uniquement de la façon dont Workday Payroll interagit avec Workday Benefits. Elle ne traite pas de la façon dont Cloud Connect for Third-Party Payroll (CCTPP) interagit avec Workday Benefits.
Avantages pour l'entreprise
Réduisez le risque d'erreurs liées aux saisies manuelles en utilisant Workday pour extraire automatiquement les dernières valeurs relatives aux avantages sociaux afin de les intégrer à la paie.
Configurez des règles de sécurité pour empêcher les utilisateurs non autorisés d'afficher les données confidentielles sur les avantages sociaux et la paie.
Cas d'utilisation
- Traiter les plans 401 (k), les comptes d'épargne santé et les comptes de frais via la paie.
- Traiter les crédits et les majorations du régime d'avantages sociaux via la paie.
- Déduire les coûts des régimes d'avantages sociaux pour la santé/prévoyance et l'assurance via la paie.
- Configurer un calendrier de paie toutes les deux semaines pour 26 chèques de paie par an, avec déductions du compte de frais et du compte épargne santé deux fois par mois.
- Coordonner les modifications des avantages sociaux pour les absences de longue durée passant d'une invalidité de courte durée à une invalidité de longue durée.
- Traiter les modifications d'avantages sociaux résultant de modifications de salaire.
- Inscrire automatiquement les employés à un régime d'avantages sociaux en fonction de règles d'éligibilité.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Faut-il appliquer des limites de déduction aux montants des avantages sociaux ? | Si vous devez appliquer une limite de déduction aux montants des avantages sociaux, configurez cette limite dans Workday Payroll. Exemple : limites fédérales sur les régimes de retraite ou les comptes épargne santé.
Si vous n'utilisez pas Workday Payroll, contactez votre prestataire de paie pour définir des limites. |
Avez-vous besoin de créer une nouvelle déduction ou un nouveau gain ? Ou pouvez-vous réutiliser un élément existant ? | Lorsque vos régimes d'avantages sociaux changent, vous pouvez réutiliser les gains et les déductions.
Ne retirez pas le mappage entre un ancien régime d'avantages sociaux et le gain ou la déduction associés. Lorsque vous retirez le mappage pour un employé avec un événement de paie rétroactive pris en charge, Workday tente de retirer toutes les déductions calculées pour l'employé dans le nouveau calcul de la paie rétroactive. Workday recommande de laisser l'ancien régime mappé aux déductions. Vous pouvez retirer le régime d'avantages sociaux de l'année de régime d'avantages sociaux. Si vous créez un nouveau régime, mappez-le aux déductions en tant que régime actif. |
Votre paie hebdomadaire ou bimensuelle chevauche-t-elle des années de paie à la fin de l'année ? | Workday traite automatiquement une déduction si la date de fin de la période de paie est identique ou postérieure à la date de début de la déduction.
Pour éviter que Workday n'utilise les taux de déduction d'une année erronée, vous devrez peut-être modifier la façon dont Workday applique la date de début de la déduction. Lorsque vous créez ou modifiez des déductions dans Workday Payroll, vous pouvez sélectionner la garantie ou le coût à compter de la date de paiement. Workday traite la déduction si la date de paiement est identique ou postérieure à la date de début de la déduction. Workday ne tient pas compte de la période de paie au cours de laquelle la déduction commence. |
Voulez-vous que Workday ajuste le dernier chèque de paie pour atteindre l'objectif de déduction annuelle de l'employé pour le compte épargne santé et les comptes de frais ? | Vous pouvez configurer un groupe d'avantages sociaux afin que Workday Payroll ajuste les déductions dans la période de paie finale pour atteindre les objectifs annuels.
Pour régulariser le dernier chèque de paie, vous devez configurer la déduction pour qu'elle ait lieu dans la dernière période de paie de l'année. Pour activer cette option de régularisation de déduction :
|
Vous avez besoin de gérer la Déclaration Sociale Nominative (DSN) pour la France ? | Vous pouvez utiliser Workday Payroll for France pour déclarer les informations sur les avantages sociaux dans la DSN. Pour ce faire, vous devez :
Pour garantir une DSN correcte, ne mappez pas la même déduction à plus d'un régime d'avantages sociaux désigné comme régime de prévoyance dans la DSN lors de la définition des régimes de santé/prévoyance. Utilisez le régime déclaré comme garantie de santé/prévoyance obligatoire dans la DSN. |
Avez-vous des employés basés en Irlande ou au Royaume-Uni ? | La législation irlandaise et britannique implique que vous devez fournir un régime de retraite pour les employés qui répondent à des critères spécifiques.
Vous pouvez combiner les évaluations d'éligibilité dans Workday Payroll avec un régime de retraite dans Workday Benefits. En fonction des résultats de l'évaluation, vous pouvez inscrire les employés éligibles au régime. |
Mettez-vous en correspondance les cotisations des employés 401(k) des États-Unis ? | Vous pouvez configurer des cotisations définies pour le régime d'avantages sociaux. Si vous calculez les correspondances d'employeur en fonction des cotisations de l'employé, définissez le calcul sur la déduction de la paie. |
Autorisez-vous vos employés à verser régulièrement une partie de leur paie à un régime d'avantages sociaux externe ou à un organisme caritatif ? | Il est parfois peu pratique de proposer un régime d'avantages sociaux, par exemple lorsqu'il ne s'applique qu'à quelques employés. Dans ce cas, Workday propose une fonctionnalité alternative qui permet aux employés de vous demander de prélever des déductions volontaires ou des paiements modulables de leur paie.
Exemple : un employé souhaite faire un don à un organisme caritatif spécifique ou rembourser un prêt pour frais de mobilité octroyé par l'entreprise. |
Quand voulez-vous commencer et mettre fin aux déductions de la paie pour un régime d'avantages sociaux ? | Vous pouvez définir des règles d'événement d'adhésion pour indiquer quand commencer ou mettre fin aux déductions de la paie. Vous pouvez indiquer à quel moment effectuer la déduction de la paie d'un employé en configurant les éléments suivants :
Workday ne retient les déductions que pour les employés couverts par un régime. Il utilise la combinaison de la date de début de la garantie et de la date de début de la déduction pour déterminer à quel moment la première déduction a lieu. De la même façon, vous pouvez configurer quand arrêter les déductions de la paie en fonction des éléments suivants :
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Recommandations
- Performance
- Workday recommande de créer un nombre minimum de gains et de déductions pour optimiser les performances.Pour optimiser les performances en rationalisant le traitement de la paie, définissez des gains et déductions à l'aide de critères précis. Utilisez des critères d'éligibilité spécifiques afin que Workday exécute les calculs uniquement pour les employés et les groupes de paie et d'avantages sociaux applicables.
- Critères de sélection
- Pour éviter d'éventuelles incohérences de calcul, Workday vous recommande d'utiliser les mêmes critères de sélection lorsque vous créez des règles pour :
- Inscrire des employés à un régime dans Workday Benefits.
- Calculer les cotisations des employés dans Workday Payroll.
- Paie globale et avantages sociaux
- Workday vous recommande d'utiliser Workday Benefits pour favoriser l'intégration avec Workday Payroll.Les clients Workday Payroll for the UK qui ne disposent pas d'une licence pour Workday Benefits peuvent utiliser des fonctionnalités d'avantages sociaux limitées pour prendre en charge la définition de l'adhésion automatique au régime de retraite au Royaume-Uni.Si vous calculez la paie avec Workday Payroll for France, Workday recommande d'utiliser des tables de recherche avancée pour stocker les taux d'avantages sociaux afin de répondre aux critères du régime.
- Comptes d'épargne santé et comptes de frais
- Pour simplifier les configurations d'adhésion et de déduction pour les régimes de comptes épargne santé de rattrapage, Workday recommande aux employeurs de créer un régime distinct pour chacun des groupes d'âge suivants :
- Employés de moins de 55 ans.
- Employés de 55 ans et plus.
- Si vous utilisez un calendrier de déductions différent de la fréquence de paie, utilisez à la fois le remplacement et le calendrier personnalisé dans Workday Payroll pour garantir l'exactitude des déductions. Exemple : vous utilisez un calendrier de paie toutes les deux semaines pour 26 chèques de paie en un an, mais effectuez les déductions du compte épargne santé et du compte de frais deux fois par mois.
- Gains et déductions liés aux avantages sociaux
- Workday vous recommande de ne pas supprimer un régime d'avantages sociaux des gains et déductions. Ces modifications peuvent entraîner le paiement supérieur ou inférieur des déductions précédentes, ou une déduction forfaitaire. À la place, retirez le régime d'avantages sociaux de l'année du régime.Exemple : vous retirez un ancien régime d'avantages sociaux de la déduction et ajoutez le nouveau régime. Lorsque vous exécutez des calculs rétroactifs, Workday recalcule et tente de retirer toutes les déductions précédentes pour l'employé, ce qui entraîne des valeurs de calcul incorrectes.
- Pensez à omettre le compte épargne santé et les plans de frais dans les calculs rétroactifs. Des calculs rétroactifs indésirables peuvent avoir lieu après des modifications du régime ou lorsqu'un employé atteint son objectif annuel.
- Évitez d'utiliser les régimes d'avantages sociaux portant la mentionNe pas utiliser. Les administrateurs des avantages sociaux peuvent ajouter ce libellé aux régimes pour masquer ceux qui sont obsolètes selon une date d'effet. L'inviteRégime d'avantages sociauxs'affiche dans l'ongletSans date d'effetpour les tâches suivantes :
- Créer une déduction.
- Create Credit.
- Workday ajoute la date d'effet des régimes d'avantages sociaux futurs au libelléNe pas utiliser.
Actions requises
Définissez vos régimes d'avantages sociaux avant de créer les gains et les déductions associés.
Si vous gérez le reporting de la DSN, indiquez le numéro de police du groupe sur le régime d'avantages sociaux et le code de l'organisme.
Limites
- Workday Payroll ne prend pas en charge la date d'effet des déductions et des gains. À la place, Workday Benefits vous permet d'enregistrer une date d'effet entre les régimes d'avantages sociaux et les déductions et gains.
- Pour éviter de traiter un calcul de paie rétroactive, vous pouvez rendre les régimes indisponibles pour les employés après une certaine date en utilisant les éléments suivants :
- Règles d'éligibilité aux avantages sociaux.
- Définitions de l'année du régime.
- Workday Payroll for the UK ne prend pas en charge l'adhésion automatique au régime de retraite dans les périodes de paie précédentes. Si vous exécutez la paie à terme échu, vous pouvez soit désactiver la fonctionnalité d'adhésion automatique au régime de retraite, soit contrôler le processus et effectuer les ajustements nécessaires.
- Workday Payroll for Australia ne prend pas en charge les données de pension de retraite configurées avec Workday Benefits.
Définition de l'environnement client
Pour déterminer le cumul annuel des cotisations de la paie, vous pouvez sélectionner une option cible de garantie du compte épargne santé supplémentaire dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - HCM
. Cette option vous permet également de configurer les limites familiales ou individuelles de l'IRS dans Workday Payroll pour la cible de la garantie supplémentaire.Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Manage: Benefits for Organizations dans le domaine fonctionnel Benefits. | Permet de créer des groupes d'avantages sociaux. |
Set Up: Benefits dans le domaine fonctionnel Benefits. | Permet de créer des régimes d'avantages sociaux et de définir l'adhésion. |
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet de créer et de modifier des gains et déductions. |
Set Up: Tenant Setup - HCM dans le domaine fonctionnel System. | Permet d'activer l'application mobile Workday Benefits et configurer les options de l'environnement client. |
Vous pouvez autoriser l'administrateur des avantages sociaux et le partenaire des avantages sociaux à afficher les déductions du régime d'avantages sociaux des employés. Vous pouvez appliquer une sécurité segmentée aux rapports personnalisés en fonction des sources de données segmentées suivantes :
- Earning/Deduction Payroll Balances for Organization
- Earning/Deduction Payroll Balances for Worker
- Earning/Deduction Payroll Results for Organization (As of Sub Period End Date)
- Earning/Deduction Payroll Results for Organization, Worker, Period and Date Range (As of Sub Period End Date)
- Earning/Deduction Payroll Results for Worker (As of Sub Period End Date)
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Modifier les avantages sociaux
| Permet d'ajouter ce processus en tant qu'étape à d'autres processus de gestion, tels que Changer d'emploi ou Fin d'emploi . Lance le processus de gestion Modifier les avantages sociaux à la suite d'un événement de vie , qui utilise la règle de condition S'il y a une incidence sur les avantages sociaux du salarié pour déterminer s'il convient de créer un événement lié aux avantages sociaux. |
Modifier les avantages sociaux à la suite d'un événement de vie
| Permet aux utilisateurs de modifier leurs avantages sociaux à la suite d'événements de vie, notamment les naissances, les divorces et les promotions. |
Modifier les avantages sociaux pour l'adhésion ouverte
| Permet d'ouvrir l'adhésion aux avantages sociaux. Vous pouvez ajouter des worklets associés aux étapes en sélectionnant Processus de gestion > Mettre à jour les worklets associés à l'étape dans le menu des actions associées de la tâche Modifier les avantages sociaux pour l'adhésion ouverte . |
Changer d'emploi
| Permet d'apporter des modifications au poste d'un employé (promotion ou mutation, par exemple) qui peuvent affecter ses avantages sociaux. Vous pouvez ajouter une étape pour lancer le processus de gestion Modifier les avantages sociaux à la suite d'un événement de vie pour lancer un événement lié aux avantages sociaux. |
Génération de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Toutes les déductions
Tous les gains | Utilisez ces rapports pour vérifier les configurations des éléments de paie, notamment le régime d'avantages sociaux auquel l'élément de paie fait référence. |
Éligibilité par groupe d'avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour afficher les groupes d'avantages sociaux à venir. |
Cotisations liées aux avantages sociaux par établissement pour la DSN | Utilisez ce rapport pour comparer les montants d'avantages sociaux agrégés par régime d'avantages sociaux et population aux montants agrégés de la paie. (Pour la génération de la DSN dans Workday Payroll for France uniquement.) |
Afficher les résultats des règles d'éligibilité aux avantages sociaux
| Utilisez ce rapport pour déterminer pourquoi une personne satisfait ou non à une règle d'éligibilité. Il peut être utile pour résoudre les problèmes liés aux déductions et aux crédits. |
Afficher l'audit des employés dans plusieurs groupes d'avantages sociaux
| Utilisez cette tâche avec une date d'effet pour vous assurer que les salariés ne sont éligibles qu'à un seul groupe d'avantages sociaux. Elle peut être utile pour résoudre les problèmes liés aux déductions et aux crédits. |
Intégrations
Intégration | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Cloud Connect for Benefits
| Workday propose des modèles d'intégration pour les organismes d'avantages sociaux via Cloud Connect for Benefits (CCB). |
Modifier les avantages sociaux
| Ce service web charge les options d'avantages sociaux et les plans d'épargne retraite des employés. |
Adhésion aux plans d'épargne retraite
| Ce service web charge les options de plans d'épargne retraite des employés. Il inscrit les employés, met à jour les options existantes et reporte les options précédentes, à moins qu'elles ne soient modifiées de façon explicite. |
Relations et interactions
Interaction | Élément à prendre en compte |
|---|---|
Absences | Lorsque vous configurez des régimes d'absences pour effectuer le suivi des soldes dans Workday Absence Management, vous pouvez récupérer les unités des absences approuvées dans le cadre du calcul des gains et des déductions. Utilisez les calculs associés d'élément d'absence pour associer les régimes d'absences aux gains et déductions. Assurez-vous de mapper tous les régimes d'absences pouvant avoir un impact sur la paie ou sur les gains ou les déductions des avantages sociaux. |
Affectation de personnel et rémunération HCM | Permet de fournir des données relatives aux employés et à l'emploi pour la paie et le traitement des avantages sociaux, telles que :
|
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.