Éléments de définition : génération de la DSN (FRA)

Présentation

Vous pouvez utiliser Workday pour préparer les déclarations DSN dans les cas suivants :

Résultats de paie mensuels, y compris résultats de paie supplémentaires à la demande

Absences

Employés de retour après une absence

Fins d'emploi

Vous pouvez aussi utiliser Workday pour générer des envois de DSN et les déposer automatiquement sur le portail net-entreprises.fr.

Avantages pour l'entreprise

La génération de la DSN Workday vous permet de satisfaire aux exigences légales de déclaration de la paie et de cotisations obligatoires des employés.

Vous gagnez en efficacité grâce à la rationalisation du processus de gestion et d'envoi des déclarations DSN. Ainsi, vous utilisez un seul système pour gérer les éléments suivants :

Calculs de la paie

Déclarations DSN

Envois de DSN

Dépôts de DSN

Workday fournit des validations et des rapports pour vous aider à vérifier les données et à générer des DSN exactes.

Workday facilite le suivi de votre niveau de conformité avec les obligations liées à la génération de la DSN dans la mesure où vous recevez un enregistrement électronique de chaque dépôt automatique de DSN.

Cas d'utilisation

Déclarez la paie et les cotisations pour plusieurs types d'employé et de situation, par exemple :

Modifications apportées au statut de l'employé. Exemple : modification d'un contrat d'apprentissage en contrat à durée indéterminée.

Transferts/mutations à l'étranger.

Exposition à des risques sur le lieu de travail.

Fins de contrat ou réembauches.

Transferts entre les organisations.

Outre la génération des envois de DSN, vous pouvez :

Créer des déclarations néant lorsque vous n'avez aucun salarié à déclarer.

Remplacer la version du cahier technique de DSN associé à la DSN.

Remplacer manuellement les données déclarées.

Remplacer et annuler une DSN existante.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Quels établissements voulez-vous inclure dans la DSN ?	Définissez les éléments suivants : Les établissements en charge de la préparation du fichier d'envoi de la DSN pour des natures spécifiques de DSN. Les établissements à déclarer dans chaque DSN.
Comment voulez-vous verser les cotisations aux organismes sociaux ?	Autorisez les aux organismes sociaux à prélever directement les cotisations d'après les montants déclarés dans la DSN. Pour les versements à l'URSSAF, sélectionnez l’une des options suivantes : Tous les établissements paient leurs cotisations au même site URSSAF. Définir différents bénéficiaires des déductions URSSAF pour un ou plusieurs établissements.
Utilisez-vous la subrogation des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) ?	Vous pouvez configurer Workday pour déclarer des données spécifiques d'IJSS lorsque l'établissement applique la subrogation. Configurez des règles pour déterminer la façon d'appliquer la subrogation dans le cadre de la génération de la DSN en fonction des types d'absence et des données de l'employé. Exemple : créez des règles pour les différentes déclarations concernant les employés suivants : Responsables Employés recevant des pourboires Employés avec un type d'absence spécifique
Quelles données de mutuelle et prévoyance déclarer ?	Indiquez les plans de mutuelle et prévoyance obligatoires qui doivent être déclarés dans une DSN. Workday Payroll for France prend en charge la génération de la DSN uniquement pour les régimes d'avantages sociaux de type mutuelle, prévoyance et retraite supplémentaire. Configurez ces plans en tant que régimes de garantie de santé/prévoyance. Pour déclarer les cotisations d'avantages sociaux individuelles des régimes de santé/prévoyance, vous pouvez également : Mapper les éléments de paie des cotisations d'avantages sociaux à la rubrique de DSN appropriée. Définir la cible de la garantie et le groupe d'avantages sociaux applicable pour chaque régime.
Quelles absences déclarer dans une DSN ?	Workday déclare dans une DSN toutes les absences (arrêts de travail et autres suspensions d'exécution du contrat) que vous mappez aux rubriques suivantes : S21.G00.60.001 S21.G00.65.001 Workday déclare également les absences de longue durée que vous mappez à des types de paiement d'absence spécifiques dans ces rubriques. Nous déclarons les absences consécutives que vous mappez à la même valeur de rubrique de la DSN comme une seule absence dans la DSN. Pour générer la DSN, Workday considère que les absences séparées par des jours non travaillés ne sont pas consécutives. Workday vous recommande d'inclure les jours non travaillés dans les absences pour les absences déclarées dans le bloc S21.G00.60.
Quelles données de temps de travail déclarer pour les employés ?	Pour déclarer correctement le temps de travail des employés dans le bloc de DSN S21.G00.53.002, identifiez des éléments de paie qui représentent : Nombre d'heures ou de jours travaillés Absences non rémunérées ou partiellement rémunérées Heures supplémentaires Pour identifier les calculs de votre unité légale, associez les calculs associés d'élément de paie au groupe d'éléments de paie FRA DSN correspondant.
Quels sont les différents éléments de revenu et de salaire perçus par vos employés ?	Pour garantir que les paiements des employés sont correctement déclarés par Workday, mappez les éléments de paie représentant les différents types de paiement aux blocs de génération de DSN correspondants. Exemples : Éléments de salaire Primes et indemnités Frais professionnels, titres-restaurant et autres éléments de salaire brut Lorsque les périodes de référence ne sont pas mensuelles pour des primes ou d'autres éléments de salaire brut, déclarez le détail de la période de référence pour les blocs DSN S21.G00.52 et S21.G00.54. Vous pouvez ajouter des calculs associés pour les gains de prime de façon à définir les éléments suivants : Durée de la période de référence Mois de début de la période de référence Année de début de la période de référence Pour les primes soumises aux cotisations Pôle Emploi, vous pouvez identifier celles à exclure de l'assiette des cotisations Pôle Emploi déclarée.
Quels facteurs d'exposition à des risques sur le lieu de travail devez-vous déclarer dans une DSN ?	Pour déclarer l'exposition des employés à des risques sur le lieu de travail, vous pouvez : Ajouter une saisie d'élément de paie pour le risque approprié sur le lieu de travail dans la Déduction "mémo" - Facteurs d'exposition - Compte de prévention [FRA] . Créer des calculs de comparaison de valeurs qui renvoient un résultat non nul pour l'exposition aux risques sur le lieu de travail et associez le calcul à l'un des groupes d'éléments de paie FRA Compte de prévention .
Comment voulez-vous déposer les envois de DSN ?	Vous pouvez déposer les envois de DSN en effectuant les actions suivantes : Générer un fichier .txt dans Workday et le télécharger manuellement dans net-entreprises.fr. Configurer Workday pour effectuer un dépôt automatique d'envoi de DSN sur le portail net-entreprises.fr. Workday recommande d'effectuer un dépôt automatique des fichiers DSN afin d'en conserver un enregistrement électronique.
Certains de vos employés ont-ils des DSN antérieures envoyées par d'autres systèmes de paie ?	Lors de la génération des DSN, Workday inclut uniquement les éléments suivants : Événements ou modifications liés à l'employé postérieurs aux premiers résultats de paie de l'employé dans Workday. Absences dont la saisie est postérieure au calcul des premiers résultats de paie dans Workday. Pour déclarer des données ou des modifications qui ont eu lieu avant les premiers résultats de paie d'un employé dans Workday, créez une DSN d'absence manuelle, une FCTU ou une saisie manuelle. Les premiers résultats de paie d'un employé sont les premiers résultats de paie pour une catégorie d'exécution standard en France, résultats de l'historique de la paie exclus. Pour garantir la cohérence entre les données de l'employé déclarées dans les DSN générées et celles déclarées dans des DSN antérieures, saisissez manuellement : Un numéro d'ordre minimum pour garantir que Workday continue d'incrémenter les numéros d'ordre déclarés sur les nouvelles DSN événementielles. Le numéro technique temporaire (NTT) de l'employé, déclaré dans des DSN antérieures.
Comment voulez-vous vérifier les valeurs déclarées dans la DSN ?	Lorsque vous utilisez Workday pour préparer une DSN, Workday vérifie que les données déclarées sont conformes aux normes gouvernementales pour la structure de DSN et génère des erreurs en cas d'exceptions. Workday fournit plusieurs rapports que vous pouvez utiliser pour vérifier les valeurs déclarées dans une DSN. Vous pouvez également créer un générateur d'interfaces Entreprise (EIB) pour extraire un envoi de DSN dans un fichier XML, si vous préférez vérifier les données d'envoi dans une feuille de calcul.

Recommandations

Vérifiez la génération de la DSN avant de finaliser la paie, car une fois la paie finalisée, vous ne pouvez plus effectuer de modifications.

Utilisez DSN-val ou votre intégration DSN Polling (Machine to Machine)
et DSN-FPOC pour effectuer une vérification complète avant d'envoyer votre DSN.

Effectuez un dépôt automatique des fichiers DSN pour en conserver un enregistrement électronique.

Conservez des copies des fichiers DSN que vous envoyez.

Associez des calculs de la paie personnalisés aux groupes d'éléments de paie ou rubriques de DSN appropriés afin de garantir qu'ils sont bien déclarés dans la DSN.

Configurez le champ localisé

Contrat de travail : générer un code de contrat pour chaque nouvelle embauche

du domaine

Staffing

dans la tâche

Mettre à jour les paramètres de localisation

. Cela peut vous aider à garantir une continuité dans la génération de DSN en générant des codes de contrat pour les nouveaux contrats en fonction des exigences de la DSN.

Pour les employés dont le contrat est suspendu, assurez-vous de disposer des résultats de paie du mois en cours pour éviter une DSN FCTU non valide.

Actions requises

Pour générer une DSN, vous devez :

Configurer les calculs légaux dans Workday.

Utiliser Workday pour calculer les résultats de paie.

Pour effectuer un dépôt automatique d'envois de DSN, vous devez disposer d'identifiants pour un compte net-entreprises.fr.

Limites

Lors de la génération d'une DSN mensuelle, Workday inclut tous les paiements supplémentaires à la demande ou de remplacement qui ciblent :

Période actuelle

Période précédente qui n'a pas encore été incluse dans une DSN mensuelle

Workday ne prend en charge les envois de DSN que lorsque le nombre d'employés est inférieur à 20 000.

Définition de l'environnement client

Dans la tâche

Mettre à jour les paramètres de localisation

, vous pouvez configurer Workday afin qu'il génère un code de contrat pour les nouveaux contrats en fonction des exigences de la DSN.

Dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - HCM

, vous pouvez configurer un générateur de séquences pour les codes de contrat de travail.

Sécurité

Domaines	Éléments à prendre en compte
Domaines suivants dans le domaine fonctionnel Integration : Integrations: EIBs Integration Build	Permet aux utilisateurs de définir un générateur d'interfaces Entreprise (EIB) pour : Exporter une DSN dans une feuille de calcul. Effectuer des dépôts manuels de DSN.
Process: DSN for Pay Group (Run) - FRA dans le domaine fonctionnel FRA Payroll	Permet aux utilisateurs de générer et de vérifier des DSN, y compris : Ajouter des saisies manuelles. Accéder aux rapports pour vérifier les données et les exceptions de DSN. Afficher un aperçu des données déclarées dans une DSN. Les utilisateurs ayant accès à ce domaine ne peuvent afficher un aperçu des données de DSN que pour les employés d'un lot de paie spécifique.
Process: DSN (Run) - FRA dans le domaine fonctionnel FRA Payroll	Permet aux utilisateurs de générer et de vérifier toutes les données d'une DSN, y compris : Ajouter des saisies manuelles. Accéder aux rapports pour vérifier les données et les exceptions de DSN. Afficher un aperçu des données déclarées dans une DSN.
Process: DSN (Submission) - FRA dans le domaine fonctionnel FRA Payroll	Permet aux utilisateurs de créer des envois pour les DSN générées. Ce domaine ne permet pas aux utilisateurs d’afficher un aperçu du contenu de la DSN. Définissez un accès de types Get et Put à ce domaine lorsque vous configurez l'intégration DSN Deposit Machine to Machine .
Set Up: Payroll - FRA dans le domaine fonctionnel FRA Payroll	Permet aux utilisateurs de mapper : Les absences aux rubriques de DSN. Les informations d'affectation de personnel aux rubriques de DSN.
Set Up: Payroll - Company Specific (Taxes) - FRA dans le domaine fonctionnel FRA Payroll	Permet aux utilisateurs de définir les paramètres de configuration des cotisations dans la tâche Modifier la configuration d'une unité légale - cotisations - FRA , y compris : Définir les organismes sociaux. Définir les régimes de santé/prévoyance à déclarer dans une DSN.
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) dans le domaine fonctionnel Core Payroll	Permet aux utilisateurs d'ajouter des éléments de paie à des groupes d'éléments de paie spécifiques pour la génération de la DSN.
Set Up: Payroll (DSN) - FRA dans le domaine fonctionnel FRA Payroll	Permet aux utilisateurs de configurer les données principales de la DSN, y compris : Définir les établissements à inclure dans une DSN. Mapper les éléments de paie à la DSN.
Set Up: Tenant Setup - Worklets dans le domaine fonctionnel System	Permet aux utilisateurs de définir le tableau de bord Centre de commande DSN .
Worker Data: Payroll (Payroll Input) dans le domaine fonctionnel Core Payroll	Permet aux utilisateurs d'ajouter une saisie d'élément de paie pour la génération de la DSN.

Processus de gestion

Pour générer des dépôts de DSN automatiques via Workday, configurez le processus de gestion Événement d'envoi de DSN.
Vous pouvez configurer le processus de gestion pour traiter à la fois les dépôts automatiques et les dépôts manuels.

Génération de rapports

Rapport	Éléments à prendre en compte
Auditer les employés déclarés dans une DSN	Identifie les employés qui n'ont pas été continuellement sous contrat pendant leur période d'emploi. Lorsque les employés ont des numéros de contrat continus, la continuité des données est assurée dans la génération de la DSN.
Cotisations liées aux avantages sociaux par établissement pour la DSN	Compare les montants d'avantages sociaux agrégés par régime d'avantages sociaux et population aux montants agrégés de la paie.
Tableau de bord Centre de commande DSN	À configurer sur votre page d'accueil pour gérer et suivre les DSN générées.
Cotisations déclarées dans la DSN par établissement	Compare les calculs de cotisations de la paie aux montants URSSAF déclarés dans la DSN. Pour AGIRC-ARRCO, compare les montants calculés par type de population au montant agrégé de la paie déclaré dans la DSN.
Rubriques d'en-tête de la DSN	Compare et vérifie les valeurs dans les résultats d'en-tête de la DSN.
Versements de l'employeur aux organismes fiscaux et sociaux pour la DSN par unité légale	Affiche les valeurs agrégées des versements aux organismes fiscaux et sociaux. Permet également de comparer les versements actuels à ceux du mois précédent.
Versements aux employés pour la DSN par unité légale	Affiche les valeurs agrégées des versements aux employés déclarés.
Statut de la DSN pour un groupe d'employés	Affiche les employés pour lesquels des données sont erronées ou manquantes dans les résultats de paie ou de la DSN. Vérifie la liste des employés déclarés dans une DSN mensuelle et identifie ceux qui manquent le cas échéant.
Rubriques de DSN pour les employés	Compare et vérifie les valeurs de résultat d’une rubrique pour plusieurs employés. Vous pouvez également sélectionner des employés individuels pour afficher uniquement leurs résultats.

Intégrations

Intégration	Éléments à prendre en compte
DSN Deposit (Machine to Machine)	Dépose les envois de DSN sur le site net-entreprises.fr. Cette intégration vous permet d'activer l'accès à un fichier Zip contenant des fichiers DSN créés par Workday.
DSN Polling (Machine to Machine)	Récupère : Le statut d'un envoi de DSN déposé provenant du portail net-entreprises.fr. Les taux de prélèvement à la source transmis par la DGFIP, puis les télécharge dans les options de cotisations des employés. Les comptes rendus métiers (CRM) DSN. Afficher les résultats de paie dans le rapport Afficher les réponses à la DSN (CRM) . AER PDF ou CRM s'il existe un message d'erreur associé.

Intégration

Éléments à prendre en compte

DSN Deposit (Machine to Machine)

Dépose les envois de DSN sur le site net-entreprises.fr.

Cette intégration vous permet d'activer l'accès à un fichier Zip contenant des fichiers DSN créés par Workday.

DSN Polling (Machine to Machine)

Récupère :

Le statut d'un envoi de DSN déposé provenant du portail net-entreprises.fr.

Les taux de prélèvement à la source transmis par la DGFIP, puis les télécharge dans les options de cotisations des employés.

Les comptes rendus métiers (CRM) DSN. Afficher les résultats de paie dans le rapport

Afficher les réponses à la DSN (CRM)

.

AER PDF ou CRM s'il existe un message d'erreur associé.

Vous pouvez créer un générateur d'interfaces Entreprise (EIB) à partir du service web Get DSN Data
afin de générer votre envoi de DSN au format .txt pour les envois manuels.

Relations et interactions

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Contrats	Workday utilise le numéro de contrat comme identifiant unique pour effectuer le suivi de la rémunération du salarié, de l'embauche à la fin d'emploi. Pour garantir l'exactitude de la génération de la DSN, vérifiez que le numéro de contrat ne change pas, quels que soient les transferts/mutations internes et les modifications de contrat pouvant survenir. Pour garantir la continuité, vous pouvez configurer Workday afin de générer des codes de contrat pour les nouveaux contrats en fonction des exigences de la DSN.
Unités légales	Workday reprend les données provenant de votre configuration d'unité légale dans les déclarations DSN. Par exemple : Adresse Code APEN Coordonnées bancaires
Règles de routage bancaire	Workday utilise le compte bancaire par défaut défini dans les règles de routage bancaire lors de la déclaration des éléments suivants : Paiement des cotisations. Versement des IJSS subrogées. Prélèvement à la source
Avantages sociaux	Workday reprend les données provenant de votre configuration des avantages sociaux dans les déclarations DSN. Exemples : Numéros de police de groupe pour les régimes d'avantages sociaux Codes d'organisme d'avantages sociaux
Bénéficiaires de déduction	Configurez un bénéficiaire de déduction pour chaque organisme social pour lequel vous déclarez verser des cotisations URSSAF ou AGIRC-ARRCO. Vous pouvez permettre aux organismes sociaux de prélever les cotisations d'après les montants déclarés dans la DSN, en sélectionnant un mode de paiement par prélèvement automatique.
Établissements	Workday reprend les données provenant de votre configuration d'établissement dans les déclarations DSN. Par exemple : Code d'activité principale Site
Prélèvement à la source	Lorsque vous lancez une intégration DSN Polling (Machine to Machine) , Workday récupère les taux de prélèvement à la source provenant du compte rendu métier (CRM) envoyé par la DGFIP. Workday télécharge ensuite automatiquement les taux dans les options de cotisations des employés.
Cotisations légales	Workday utilise la configuration des cotisations légales pour préparer la déclaration DSN.
Fins d'emploi	Pour garantir l'exactitude des déclarations de DSN pour les employés dont l'emploi a pris fin, saisissez les éléments suivants concernant ces employés : Dernier jour de travail Date de fin de la rémunération Date de fin d'emploi Vous pouvez activer les champs localisés dans le domaine Affectation de personnel de la tâche Mettre à jour les paramètres de localisation afin de sélectionner les options appropriées pour différents types de fin d'emploi, notamment : Date de signature de la convention de rupture en cas de rupture conventionnelle Date d'engagement de la procédure de licenciement Date de début du préavis
Employés	Workday reprend les données personnelles et les informations relatives au contrat de l'employé dans les déclarations DSN. Exemples : Lieu de naissance Convention collective Coordonnées Nationalité Identifiant de l'employé

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.