Concept : étape de participation partagée

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Gérer Workday (Workday 2025R2)
Processus de gestion
Types d'étape du processus de gestion

Dernière mise à jour : 2024-06-14

Les étapes de participation partagée permettent à des participants spécifiques d'effectuer des actions dans une étape de processus de gestion sans faire passer le processus de gestion à l'étape suivante. Seuls les rôles ayant accès à l'action du contrôleur dans la règle de sécurité du processus de gestion peuvent faire passer le processus de gestion à l'étape suivante. Les étapes de participation partagée permettent également d'améliorer la collaboration entre les participants pour les types de processus de gestion pour lesquels cette fonctionnalité est activée.

Le rôle affecté à l'étape de participation partagée (le contrôleur) dans la définition du processus de gestion effectue l'événement de contrôle du participant. Chaque participant effectue un événement lié au détail du participant.

Lorsqu'une étape de participation partagée est lancée, les participants sont informés de leur engagement dans le processus de gestion. Selon le rôle de chaque participant, il peut être nécessaire d'effectuer des actions spécifiques. Chacune de ces actions est un événement lié au détail d'un participant. Toutefois, la finalisation de tout ou partie des événements de détail des participants ne fait pas passer le processus de gestion à l'étape suivante. Le contrôleur doit soumettre l'événement de contrôle des participants pour faire passer le processus de gestion à l'étape suivante.

Vous pouvez ajouter une étape de participation partagée à une définition de processus de gestion uniquement si Workday a configuré au moins une action autorisée pour ce type de processus de gestion afin d'activer le workflow fondé sur le participant. Lorsque vous ajoutez une étape de participation partagée à une définition de processus de gestion :

Vous pouvez uniquement indiquer les actions autorisées pour lesquelles le workflow fondé sur le participant est activé.

Vous pouvez uniquement ajouter des groupes de sécurité configurés pour l'action du contrôleur dans la règle de sécurité du processus de gestion.

Après avoir enregistré une définition de processus de gestion contenant une étape de participation partagée, cliquez sur

Configure Participation

pour sélectionner :

date d'effet

. La date d'effet par défaut correspond à la date du jour.

fuseau horaire

. Le fuseau horaire par défaut est le fuseau horaire actuel de l'utilisateur.

Vous pouvez saisir un fuseau horaire uniquement si vous avez sélectionné l'option

Fuseau horaire pour la configuration du processus de gestion

dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - système

Si vous saisissez la date du jour dans le fuseau horaire indiqué, les modifications prennent effet immédiatement. Les utilisateurs se trouvant dans d'autres fuseaux horaires voient immédiatement les modifications.

Si vous saisissez une date future dans le fuseau horaire indiqué, les modifications prendront effet à minuit à la date indiquée dans le fuseau horaire indiqué. Les utilisateurs se trouvant dans d'autres fuseaux horaires voient les modifications à la date et à l'heure correspondants à leurs fuseaux horaires.

Si vous saisissez une date passée dans le fuseau horaire indiqué, les modifications prennent effet à 23:59:59 à la date indiquée dans le fuseau horaire indiqué. Les utilisateurs se trouvant dans d'autres fuseaux horaires voient les modifications à la date et à l'heure correspondants à leurs fuseaux horaires.

type d'organisation à utiliser

Cette option n'est pas disponible si :

Workday n'a pas indiqué de type d'organisation pour les étapes de participation partagée.

Les organisations personnalisées ne sont pas autorisées.

Groupe

de sécurité des participants qui effectuent les événements liés au détail des participants. L'invite affiche uniquement les groupes disposant des autorisations Modifier dans la règle de sécurité du domaine

Participant

, configuré par Workday pour ce type de processus de gestion.

Cette option n'est pas disponible si :

Workday n'a pas indiqué de type d'organisation pour les étapes de participation partagée.

Les organisations personnalisées ne sont pas autorisées.

Vous pouvez également :

Indiquez que tous les participants répondant à ces critères doivent finaliser l'événement lié au détail des participants.

Ajouter un remplacement de libellé d'étape qui s'affiche dans les éléments Mes tâches des participants.

Sous

Report d'étape du détail des participants

, vous pouvez sélectionner pour les événements liés au détail des participants :

Un champ de rapport sur lequel le

report est fondé sur

Report calculé supplémentaire

Si vous copiez une définition de processus de gestion contenant une étape de participation partagée, Workday copie également la configuration du participant pour cette étape.

Si vous remplacez une étape de participation partagée par un autre type d'étape (par exemple, étape d'action
ou d' approbation
), Workday supprime la configuration de participant pour cette étape.

Vous pouvez utiliser la tâche

Mettre à jour les notifications système

dans l'onglet

Notifications

de la définition du processus de gestion pour désactiver les notifications système sur les étapes de participation partagée. Cela empêche Workday d'envoyer des notifications système au contrôleur ou aux participants. Workday affiche les notifications qui sont associées à un événement lié au détail d'un participant dans l'enregistrement complet du processus de cet événement lié au détail d'un participant, et non à l'événement de contrôle d'un participant.

Vous pouvez configurer des étapes de participation partagée de sorte à avoir des dates d'effet futures et appliquer des règles de condition aux étapes de participation partagée.

Vous pouvez configurer un texte d'aide sur une étape de participation partagée. Vous pouvez :

Sélectionnez

Processus de gestion -

mise à jour du texte d'aide

dans le menu des actions associées de la définition du processus de gestion.

Sélectionnez

Processus de gestion

Mettre à jour le texte d'aide des étapes

dans le menu des actions associées de l'étape de participation partagée.

Vous pouvez indiquer si vous souhaitez que le texte d'aide s'affiche dans l'événement de contrôle du participant ou sur l'événement lié au détail du participant, et définir du texte d'aide différent pour le contrôleur et pour les participants.

Le contrôleur peut utiliser la délégation de Mes tâches pour déléguer l'événement de contrôle des participants à un autre utilisateur en fonction des paramètres de délégation de leur environnement client. Accédez à la tâche

Gérer les délégations

pour sélectionner un délégataire et configurer la délégation. Workday envoie une notification système au délégataire pour l'informer qu'il agit pour le compte du délégant.

Le contrôleur peut également :

Soumettez

l'étape et faites passer le processus de gestion à l'étape suivante même si tous les événements liés au détail des participants ne sont pas soumis.

L'état des tâches qui ne sont pas soumises apparaît sous la forme Avancé manuellement dans l'onglet

Détail

des événements et chaque tâche est retirée de l'onglet Mes tâches du participant.

Annulez

l'étape. Tous les événements liés au détail d'un participant sont annulés, y compris les tâches qui sont soumises.

L'état de chaque tâche est indiqué comme annulé dans l'onglet

Détail

de l'événement et chaque tâche est retirée de Mes tâches du participant.

Faire avancer à l'étape suivante

un événement lié au détail d'un participant qui n'est pas soumis.

L'état de la tâche s'affiche avec la valeur Avancé manuellement dans l'onglet

Détail

de l'événement. La tâche est supprimée de Mes tâches du participant.

Les membres des groupes de sécurité disposant de l'autorisation

Réaffecter des tâches

dans la règle de sécurité de processus de gestion peuvent réaffecter les événements liés au détail d’un participant aux utilisateurs qu'ils gèrent. Les administrateurs de processus de gestion peuvent également utiliser

Réaffecter des tâches

pour réaffecter des événements de détail de participant pour le compte d'autres utilisateurs.

Les participants à une étape de participation partagée peuvent utiliser l'icône engrenage dans l'élément Mes tâches pour :

Déléguer un événement lié au détail d'un participant à un autre utilisateur en fonction des paramètres de délégation de son environnement client. Workday envoie une notification système au délégataire pour l'informer qu'il agit pour le compte du délégant.

Réaffectez la tâche aux autres utilisateurs du groupe de sécurité configuré pour l'étape de participation partagée. Les destinataires d'une tâche réaffectée reçoivent la tâche dans Mes tâches. Mais ils peuvent uniquement voir les autres participants pour lesquels ils disposent des droits d'accès contextuels.

Lorsqu'un participant à une étape de participation partagée a soumis un événement de détail, l'événement apparaît dans l'onglet