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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-06-14
Concept : notifications personnalisées

Concept : notifications personnalisées

Vous pouvez créer des notifications personnalisées qui se déclenchent à n'importe quelle étape du processus de gestion ou en fonction du statut du processus de gestion dans son ensemble. Vous pouvez également différer l'envoi d'une notification personnalisée en configurant un report de notification dans le processus de gestion et pas uniquement pour les processus de gestion de recrutement.
Vous pouvez également configurer un processus de gestion pour envoyer des notifications personnalisées via le canal de remise Workday Messaging sous forme de message SMS.
Il se peut que vous deviez effectuer des étapes supplémentaires pour activer cette fonctionnalité en fonction de l'accord de service d'abonnement de votre organisation. Pour plus d'informations, voir cet article de Workday Community .
Pour configurer les messages SMS, vous devez :
  1. Activez le SKU Workday Messaging.
  2. Configurez les paramètres des SMS dans la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - notifications
     de votre environnement client.

Adresse e-mail de l'expéditeur dans les notifications

Dans n'importe quelle définition de processus de gestion, vous pouvez créer des notifications de processus de gestion personnalisées pour utiliser une adresse e-mail d'envoi différente dans la notification. Exemple : vous souhaitez envoyer des factures clients à partir d'une adresse e-mail différente pour chaque filiale de votre organisation parent.
Dans la tâche de notification de workflow, vous pouvez sélectionner une option de configuration SMTP client dans l'invite
Configuration de l'e-mail
 .
En fonction de la configuration des notifications de processus de gestion personnalisées, Workday traite la configuration et affiche les adresses e-mail respectives dans la notification au destinataire. Dans la tâche de notification de workflow, lorsque vous :
  • Sélectionnez une configuration SMTP client, nous affichons l'
    adresse de l'expéditeur
     que vous y avez indiquée comme adresse e-mail de l'expéditeur.
  • Ne sélectionnez pas de remplacement pour la configuration SMTP du client, nous affichons l'
    adresse de l'expéditeur
     que vous avez indiquée dans la configuration SMTP par défaut de la
    tâche Modifier la définition de l'environnement client - notifications
     comme adresse e-mail de l'expéditeur.
  • Saisissez une adresse e-mail dans le champ
    Adresse e-mail Répondre à
     et sélectionnez un Remplacement de la configuration SMTP du client. Nous affichons l'
    adresse de l'expéditeur
     que vous avez indiquée dans le remplacement de la configuration SMTP du client comme adresse e-mail de l'expéditeur. Nous affichons l'
    adresse e-mail de réponse
     à l'adresse e-mail de réponse.
  • Saisissez une adresse e-mail dans le champ
    Répondre à l'adresse e-mail
     , mais ne sélectionnez pas de valeur de remplacement pour la configuration SMTP du client, nous affichons l'
    adresse e-mail de
     réponse à l'adresse e-mail. Nous affichons l'
    adresse d'envoi que
     vous avez indiquée dans la configuration SMTP par défaut de la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - notifications
     en tant qu'adresse e-mail envoyée.
Lorsque vous utilisez le type de catégorie de notification dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - notifications
 et que la règle de routage de notification est définie avec une fréquence de :
  • Immédiat
    : nous utilisons le remplacement de la configuration SMTP du client dans la tâche de notification de workflow. L'
    adresse de l'expéditeur
     est affichée comme e-mail envoyé de l'expéditeur dans la notification.
  • Quotidien
     : nous utilisons la configuration SMTP au niveau de l'environnement client et affichons l'
    adresse de l'expéditeur
     comme e-mail envoyé dans la notification.

Délégations et notifications personnalisées

Lorsque vous déléguez des éléments de Mes tâches et le lancement d'actions du processus de gestion à une autre personne, le délégataire reçoit les notifications personnalisées associées.
Un délégataire reçoit une notification personnalisée lorsque vous créez une notification personnalisée et identifie les éléments suivants :
  • Délégant comme destinataire dans l'invite
    Destinataires
     (en sélectionnant un champ de rapport auquel la personne est associée) ou utiliser le groupe de sécurité dans l'invite
    Groupes
     (en sélectionnant le rôle de sécurité associé à l'événement).
  • Déléguez en tant que destinataire dans l'invite
    Destinataires
     (en sélectionnant un champ de rapport auquel la personne est associée) ou utilisez le groupe de sécurité dans l'invite
    Groupes
     (en sélectionnant le rôle de sécurité associé à l'événement). Si le délégant conserve l'accès à Mes tâches, il reçoit également la notification personnalisée.
    Le délégataire peut recevoir plusieurs notifications. Exemple : Logan et Betty travaillent au bureau d'Osana. Logan délègue à Betty et conserve l'accès à Mes tâches. Workday envoie une notification aux employés au Japon. Betty reçoit deux notifications : une en tant que destinataire et l'autre en tant que délégataire de Logan. Logan a conservé un accès à Mes tâches et reçoit donc également une notification.
Workday envoie uniquement des notifications de délégation au délégataire, sauf si ce dernier conserve l'accès à Mes tâches.
Ceci s'applique également aux autres délégations.

Délais de notification

Si vous ne souhaitez pas envoyer de notifications immédiatement, vous pouvez configurer un report pour les notifications personnalisées.
Par exemple, le 15/11/2023, un responsable effectue une évaluation de la période d'essai/probatoire pour un salarié quelques mois avant la fin de la période d'essai/probatoire, mais vous ne voulez pas envoyer la notification au salarié immédiatement. Vous configurez un délai de notification pour envoyer la notification personnalisée après la fin de la période d'évaluation de la période d'essai/probatoire, le 15/02/2024.
Lorsque vous créez ou modifiez une notification de processus de gestion personnalisée dans le processus de gestion, vous pouvez configurer le report dans la section
Report de la notification
 . Vous pouvez créer le report en utilisant la date et l'heure où le déclencheur intervient, ou un champ de rapport. Vous pouvez également définir la durée du report.
Lorsque vous basez le report de notification sur un champ et que ce champ est vide, Workday évalue le report et envoie la notification en fonction de la date du jour. Exemple : vous configurez une notification personnalisée pour qu'elle soit reportée de 2 jours en fonction d'une date d'embauche. Workday déclenche la notification le lundi, mais sans date d'embauche. Par conséquent, la notification est envoyée le mercredi.
Lorsque le contenu du message SMS et le délai de notification sont configurés dans le processus de gestion, Workday envoie la notification en même temps que la notification par e-mail. Lorsque vous désactivez les SMS dans votre environnement client mais qu'il existe une notification par SMS en attente, Workday n'envoie pas le message SMS.

Fuseau horaire et délais de notification

Dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - système
 , vous pouvez définir les paramètres de fuseau horaire pour différer l'envoi des notifications. Dans la section
Configuration du fuseau horaire
 , vous pouvez indiquer le paramètre Fuseau horaire pour calculer la date du report de la notification. Vous pouvez sélectionner les éléments suivants :
  • Workday Default Time Zone Settings (PST)
    : Workday envoie les notifications dans l'heure standard du Pacifique (PST).
  • Paramètres du fuseau horaire par défaut de l'environnement client
    : Workday envoie les notifications dans le fuseau horaire de l'environnement client. Workday utilise la valeur de l'invite
    Fuseau horaire par défaut
     pour calculer le report de la notification. Lorsque vous ne sélectionnez aucune valeur dans l'invite Fuseau
    horaire par défaut
     , nous utilisons le fuseau horaire de la personne qui reçoit la notification personnalisée pour calculer le délai de la notification. Toutefois, si la personne qui reçoit la notification n'a pas de fuseau horaire, nous utilisons PST pour calculer le délai de la notification.
  • Fuseau horaire associé à l'événement
    : Workday envoie les notifications en fonction du fuseau horaire dans l'ordre suivant. Lorsque :
    1. L'événement concerne un employé, nous utilisons le fuseau horaire de cet employé.
    2. L'événement ne concerne pas un employé (comme une facture fournisseur), mais un employé lance l'événement. Nous utilisons le fuseau horaire de l'initiateur pour calculer à quel moment le report de notification commence. Lorsque l'action de lancement est déléguée, nous utilisons le fuseau horaire du délégant et non le fuseau horaire du délégataire.
    3. La notification est envoyée à une personne, nous utilisons le fuseau horaire de cette personne.
    4. La personne qui reçoit la notification n'a pas de fuseau horaire, nous utilisons la configuration du champ Fuseau
      horaire par défaut
       .

Messages SMS pour notifications personnalisées

Lorsque vous activez la messagerie SMS dans votre environnement client et les e-mails, les notifications push mobile et les SMS sont des canaux de livraison pour les notifications personnalisées, nous envoyons des notifications en fonction de la configuration de la tâche de notification de workflow :
Configuration
Notifications
Dans la tâche de notification de workflow, vous configurez les éléments suivants :
  • Les champs
    Objet
     et
    Corps
     du
    message de la section Contenu de l'e-mail
     ou de l'
    invite Remplacer le modèle d'e-mail
     .
  • Contenu du message SMS
     .
Workday envoie :
  • Un e-mail.
  • Une notification push mobile.
  • Un message SMS.
Workday génère le message SMS en fonction du contenu configuré dans la section
Contenu du message SMS
 . Workday utilise la même langue et les mêmes paramètres régionaux que ceux de l'e-mail.
Dans la tâche de notification de workflow, vous ne configurez pas les éléments suivants :
  • Les champs
    Objet
     et
    Corps
    du message dans la section Contenu de l'e-mail
     .
  • Invite Remplacer le modèle d'e-mail
     .
  • Contenu du message SMS
     .
Workday envoie :
  • Un e-mail à contenu statique sans corps d'e-mail.
  • Une notification push mobile.
Dans la tâche de notification de workflow, vous :
  • Configurez les champs
    Objet
     et
    Corps
    du message dans la section Contenu de l'e-mail
     ou dans l'invite
    Remplacer le modèle d'e-mail
     .
  • Ne configurez pas la section
    Contenu du message SMS
     .
Workday envoie :
  • Un e-mail.
  • Une notification push mobile.
Dans la tâche de notification de workflow, vous :
  • Ne configurez pas les champs
    Objet
     et
    Corps
    du message dans la section Contenu de l'e-mail
     ou dans l'invite
    Remplacer le modèle d'e-mail
     .
  • Configurez la section
    Contenu du message SMS
     .
Workday envoie :
  • Une notification push mobile.
  • Un message SMS.
Workday génère le message SMS en fonction du contenu configuré dans la section
Contenu du message SMS
 . Workday utilise la même langue et les mêmes paramètres régionaux que ceux de l'e-mail.
Lorsque vous utilisez un champ de rapport dans le message SMS auquel le destinataire ne dispose pas des autorisations de sécurité, nous affichons
Non disponible
 à la place de la valeur du champ de rapport dans la notification.
Workday génère le contenu du message SMS en utilisant la même langue et les mêmes paramètres régionaux que ceux de l'e-mail.
Workday ne crée pas d'événement de notification si le destinataire n'a pas activé l'envoi de SMS avec son numéro de téléphone portable. Si des utilisateurs n'acceptent pas les SMS sur leur numéro de téléphone portable, Workday envoie uniquement les SMS selon une règle de routage. Workday n'envoie pas de message SMS et aucune notification ne s'affiche sur la page
Notifications
 d'un utilisateur.