FAQ : Stockage d'éléments Drive et intégrations

Où sont stockés les éléments Drive ?

Drive stocke les articles à différents emplacements, en fonction du type d'article. Ce tableau montre les types d'article pris en charge et leurs emplacements de stockage.

Type d'article	Emplacement de stockage	Remarques
Dossiers Drive	Centre de données de l'environnement client
Fichiers	Centre de données de l'environnement client	Le type d'élément Fichier est associé à des types pris en charge qui n'appartiennent pas à une catégorie plus spécialisée : BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, HTM, HTML, JPEG, JPG, PDF, PNG, PPT, PPTX, SVG, TIF, TIFF, XLS, XLSM et XLSX.
Tableaux de découverte de données	Centre de données de l'environnement client	Workday stocke les données des tableaux de découverte de données dans la base de données OMS. Workday stocke les clés faisant référence aux données dans un magasin de données propriétaire distinct.
Modèles de notification	Centre de données de l'environnement client	Base de données propriétaire dans le centre de données de l'environnement client. Remarque : Notification Designer utilise un réseau de distribution de contenu (CDD) tiers pour fournir des images dans les e-mails que Workday envoie aux utilisateurs.
Classeurs Worksheets	Centre de données de l'environnement client	Base de données propriétaire dans le centre de données de l'environnement client.
Présentations Slides	Centre de données de l'environnement client	Base de données propriétaire dans le centre de données de l'environnement client.
Fichiers Workday Media (vidéo, audio, flux en direct et contenu de formation en ligne packagé (zIP) (tels que SCORM, AICC ou d'autres formats))	Fournisseur de centre de données Cloud (accord d'embauche obligatoire)	Vous pouvez choisir de télécharger des fichiers de formation de trois façons. Une fois le téléchargement terminé, les fichiers deviennent disponibles dans Drive, mais Workday les stocke auprès du fournisseur du centre de données Cloud. Lors de la création d'un cours/d'une leçon en accédant à un emplacement sur votre ordinateur. En tant qu'action autonome dans Drive ; vous pouvez ensuite y accéder lors de la définition d'un cours/d'une leçon. À l'aide d'un service web. Pour plus d'informations sur les fichiers Workday Media Cloud, voir Workday Media Cloud - FAQ sur Community.

Mes téléchargements Drive sont-ils analysés ?

Oui, sauf pour les fichiers média.

Quelle est la limite de stockage pour les fichiers Drive ?

Drive ne limite pas le nombre de fichiers que vous pouvez télécharger. La taille maximum du fichier dépend du type de fichier que vous chargez. Les vidéos sont limitées à 20 Go, et les fichiers SCORM, AICC et Zip sont limités à 4 Go. Les autres fichiers comme les PDF ou XLSX sont limités à 30 Mo par fichier individuel. Il n'existe actuellement aucune limite concernant la capacité totale du stockage Drive dans votre environnement client. Toutefois, nous vous déconseillons d'utiliser Drive comme référentiel de fichiers pour tous les fichiers de votre organisation. En effet, Drive est davantage utilisé pour les contenus et les fichiers spécifiques de vos workflows dans Workday. Workday travaillera directement avec les clients si des modèles d'utilisation anormales ou excessives affectent la performance des opérations commerciales normales.

Comment optimiser les performances dans Drive ?

Nous vous recommandons de définir un dossier contenant les fichiers fréquemment utilisés comme vue par défaut, plutôt que la vue Drive. Exemple : créez un dossier nommé

Éléments importants

et déplacez-y les éléments fréquemment utilisés. Cliquez sur l'icône

Paramètres

. Sélectionnez

+Ajouter un dossier

et ajoutez le dossier

Éléments importants

au menu de navigation de gauche. Faites ensuite glisser le dossier vers la position supérieure. devient votre Page d'accueil dans Drive. Cliquez sur Enregistrer.

Utilisez des dossiers au niveau de "Mon Drive" pour stocker des éléments, afin de limiter le nombre de fichiers stockés dans la vue principale de Drive. Lorsque la vue Drive comporte des milliers de fichiers individuels, la performance commence à se dégrader.

Utilisez les partages groupés plutôt que le partage avec un grand nombre d'utilisateurs.

Est-il possible aux utilisateurs de télécharger des éléments sensibles ou soumis à droit d'auteur dans Drive ?

Chaque client est entièrement responsable de tout le contenu hébergé sur Drive, y compris des fichiers qui ont été initialement créés en dehors d'un environnement Workday, puis téléchargés sur Drive. Nous vous recommandons de collaborer avec vos équipes informatiques et juridiques pour définir et publier une règle d'utilisation acceptable et du contenu de données.

Existe-t-il un processus de gestion configurable associé à la possibilité d'envoyer des fichiers à Drive ?

Non, n'importe quel utilisateur ayant accès au domaine Drive peut télécharger des fichiers avec des types de fichier pris en charge directement sur Drive.

Workday a-t-il accès aux fichiers stockés dans Drive ?

Non. Les fichiers Drive sont sécurisés pour chaque client et Workday n'y a pas accès. La seule exception serait si le client accordait explicitement l'autorisation d'afficher temporairement dans le cadre d'une demande de support technique ou d'une situation similaire.

Les fichiers dans Drive sont-ils sauvegardés ?

Workday a un plan de stockage défini pour chaque type de fichier. Tous les fichiers, à l'exception des fichiers média, sont stockés sur un serveur dans un centre de données Workday. Les fichiers média sont stockés dans un centre de stockage basé sur un cloud tiers (généralement Amazon Web Services, bien que d'autres fournisseurs soient disponibles) géré par un accord tiers.

Est-il possible de supprimer des fichiers Drive ?

Les propriétaires de contenu peuvent supprimer des fichiers, ce qui les place dans la corbeille. Cela rompt toutes les relations de partage de fichier associées aux fichiers. Les fichiers restent dans la corbeille de l'utilisateur et vous pourrez les restaurer ultérieurement.

Les administrateurs de Drive peuvent supprimer définitivement la plupart des types de fichier à l'aide de la tâche Supprimer définitivement un fichier de Drive. Les types de fichier exclus de la tâche sont les suivants :

Tableaux de découverte de données utilisés comme worklets sur la page d'accueil.

Fichiers média (vidéo et contenu packagé).

Classeurs utilisés dans des applications d'intégration telles que Payroll, Recruiting ou HCM.

Éléments référencés à partir d'un article de la base de connaissances.

Dossiers contenant des éléments.

Classeurs utilisés comme modèle par d'autres classeurs.

Modèles de document (utilisés pour générer des documents dans un processus de gestion) ayant comme référence un document généré ou une étape de révision de document.

Existe-t-il des services web publics pour Drive ?

Oui, Drive fournit des services web publics, sécurisés via le domaine Drive Web Services. L'autorisation Propriétaire est obligatoire. Les services web sont disponibles pour des types de fichier tels que PDF, DOCX, PPT, JPG, etc. Actuellement, nous ne prenons pas en charge les dossiers ou les éléments dans des domaines spécifiques du produit, tels que :

Tableaux de découverte de données

Modèles Docs

Fichiers média (y compris des fichiers ZIP)

Modèles de notification

Présentations Slides

Classeurs Worksheets

Éléments à prendre en compte :

Les fichiers que vous téléchargez sur Drive à l'aide d'un service web s'affichent dans la vue principale de Drive.

Drive ne convertit pas automatiquement les fichiers que vous téléchargez à l'aide d'un service web. Exemple : lorsque vous téléchargez un fichier CSV à partir de l'interface utilisateur de Drive, Drive le convertit automatiquement en classeur Worksheets. Cette conversion n'a pas lieu avec les services web.

Services web	Description
Extraire le contenu d'un document Drive	Afficher le contenu d'un document Drive
Extraire les configurations de partage de groupe dans la définition de l'environnement client	Afficher les configurations de partage groupé dans l'environnement client
Insérer le contenu d'un document Drive	Créer ou mettre à jour le contenu d'un document Drive
Insérer des configurations de partage de groupe de définitions d'environnement client	Créez ou mettez à jour des configurations de partage groupé dans l'environnement client.