Définir le partage dans un groupe sur Drive

Sécurité : domaine Drive Administrator
dans le domaine fonctionnel System.

Pour chaque groupe de sécurité avec lequel vous voulez partager des articles, assurez-vous qu'il est à la fois :

Le domaine Drive.

Domaine du type d'élément que vous souhaitez partager. Par exemple, si vous souhaitez partager des classeurs Worksheets avec un groupe de sécurité, ce dernier doit disposer des autorisations d'accès au domaine Worksheets.

Vous pouvez permettre aux utilisateurs du libre-service de partager des éléments de types spécifiques avec un ou plusieurs groupes de sécurité. Un utilisateur peut partager des éléments de ce type avec le groupe, même si l'utilisateur qui partage l'élément n'est pas membre de ce groupe.

Si vous décidez de ne pas configurer le partage dans le groupe, l'option ne s'affichera pas dans la boîte de dialogue Partager. Drive continuera d'autoriser uniquement le partage avec des personnes et le partage à l'aide d'un lien/d'une URL.

Le tableau ci-dessous identifie les types d'élément et les groupes de sécurité avec lesquels vous pouvez partager des données. Gardez à l'esprit que, bien que Drive ne permette pas le partage avec des groupes de sécurité limités, certaines intégrations d'application Drive autorisent un partage de groupe limité. Le cas échéant, le groupe s'affiche dans la liste des groupes de sécurité pouvant être sélectionnés. Par exemple, Worksheets ne permet pas le partage avec des groupes de sécurité limités, mais certaines applications qui intègrent Worksheets dans leur workflow l'autorisent.

Vous pouvez configurer :

Les groupes par rôle s'ils satisfont aux restrictions définies dans le tableau.

Des groupes publics pour tous les types d'élément, à l'exception des modèles de document et des modèles de notification, s'ils satisfont aux restrictions définies dans le tableau.

Drive ne prend pas en charge le partage dans des groupes avec les Groupes de sécurité d'intersection.

Type d'article	Groupe de sécurité
Tableau de découverte de données	N'importe quel groupe de sécurité du système. Pour partager avec l'autorisation Afficher, le groupe doit avoir accès à au moins une source de données utilisée dans le tableau de bord. Pour partager avec l'autorisation Modifier, le groupe doit disposer de l'accès Modifier au domaine Discovery Board: Create .
Modèle de document	N'importe quel groupe non limité ajouté à la règle de sécurité du domaine Docs.
Fichier	N'importe quel groupe non limité a été ajouté à la règle de sécurité du domaine Drive.
Dossier	N'importe quel groupe non limité a été ajouté à la règle de sécurité du domaine Drive.
Médias	N'importe quel groupe non limité a été ajouté à la règle de sécurité du domaine Drive.
Modèle de notification	N'importe quel groupe non limité ajouté à la règle de sécurité du domaine Notification Designer.
Afficher en mode présentation	N'importe quel groupe non limité ajouté à la règle de sécurité du domaine Slides.
Classeur	N'importe quel groupe non limité a été ajouté à la règle de sécurité du domaine Worksheets.

Éléments de configuration :

Indiquez aux utilisateurs du libre-service à quel moment le partage dans un groupe est approprié.

Lorsque vous configurez des groupes pour le partage, assurez-vous que tous les membres du groupe connaissent leur propre appartenance au groupe et qu'ils connaissent les autres membres du groupe.

Si vous créez des groupes de sécurité pour configurer le partage dans un groupe, donnez-leur des noms significatifs et compréhensibles par les utilisateurs du libre-service.

Si vous avez utilisé un groupe important tel que Tous les employés pour autoriser l'accès à une application, pensez à ajouter des groupes plus petits pour répondre à vos besoins en matière de cas d'utilisation de partage de groupe. Exemple : au lieu de sélectionner l'option Activer le partage dans le groupe pour le groupe de sécurité Tous les employés, vous pouvez choisir de le limiter au groupe Recruteurs.

Accédez à la tâche Configurer le partage dans un groupe sur Drive
.

(Facultatif) Cochez la case Seuls les administrateurs peuvent partager avec des groupes
.

Si cette option est sélectionnée, la configuration que vous avez définie au cours de ces étapes s'applique uniquement aux administrateurs de Drive. La recherche de partage de groupe n'est pas visible par les utilisateurs du libre-service.

Si vous limitez le partage dans un groupe aux administrateurs :

Seuls les administrateurs de Drive disposant d'un accès en modification ou d'un niveau supérieur à un élément Drive peuvent partager cet élément avec un groupe de sécurité.

Les utilisateurs du libre-service ne verront pas l'option

Partager avec le groupe

dans la boîte de dialogue Partager.

Les utilisateurs du libre-service peuvent être les destinataires des éléments partagés d'un groupe et ils peuvent voir quels éléments ont été partagés avec eux en tant que groupe, mais ils ne peuvent pas modifier ou retirer leurs autorisations de partage.

Ajoutez chaque type d'élément que vous souhaitez partager avec un groupe de sécurité, puis sélectionnez les groupes de sécurité avec lesquels les éléments peuvent être partagés.

Par défaut, une fois que vous avez sélectionné le type d'élément, tous les groupes de sécurité disposant des droits d'accès à ce type d'élément s'affichent automatiquement. Supprimez les groupes de sécurité avec lesquels vous ne voulez pas que les utilisateurs partagent.

Le type d'élément Fichier est associé à tous les types de fichier qui n'appartiennent pas à une catégorie plus spécialisée dans Drive ; En d'autres termes, il s'agit des types de fichier que vous activez dans Workday à l'aide de la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - système

de la section

Instructions pour la définition du type de fichier

. Lorsque vous activez le partage dans un groupe pour le type d'élément Fichier, vous activez le partage dans un groupe pour tous ces types de fichier.

Pour le type d'élément Dossier, si vous activez le partage dans un groupe et qu'un utilisateur partage un dossier avec un groupe, les autorisations se propagent aux fichiers du dossier, que le type de fichier individuel soit activé ou non pour le partage dans un groupe. Exemple : les fichiers média d'un dossier partagé héritent des autorisations en fonction du paramètre du dossier partagé, même si le type de fichier média n'est pas spécifiquement activé pour le partage dans un groupe.

Les utilisateurs du libre-service voient les modifications suivantes dans l'interface utilisateur une fois que vous avez activé le partage de groupe, si vous ne l'avez pas limité aux administrateurs :

Les utilisateurs de Drive verront la section

Partager avec les groupes

de la boîte de dialogue

lorsqu'ils choisiront de partager un élément Drive.

Les utilisateurs de Drive peuvent commencer à saisir un nom de groupe dans le champ

Partager avec les groupes

pour voir avec quels groupes ils peuvent partager.

Les utilisateurs de Drive peuvent afficher et gérer les groupes qui ont accès (et le niveau d'accès) à un élément partagé dans l'onglet

Qui y a accès

de la boîte de dialogue

Lorsqu'un utilisateur devient membre ou perd d'un groupe, il gagne ou perd automatiquement l'accès aux éléments qu'un autre utilisateur partageait avec ce groupe.

Contrairement au partage avec des utilisateurs individuels, lorsque vous partagez un élément avec un groupe, Workday n'envoie pas de notifications. Vous pouvez informer des personnes que vous avez partagées un élément avec elles. Exemple : si vous avez partagé un classeur Worksheets avec un groupe, vous pouvez lui envoyer un e-mail contenant un lien.