Créer et publier des modèles Docs
Sécurité : domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
- Drive
- Docs
- Bibliothèque de documents
Gardez à l'esprit les éléments suivants lors de la création et de la publication de modèles :
- Docs ne prend pas en charge la conversion automatique des modèles basés sur des blocs de texte au format de modèle Docs.
- Docs ne prend pas en charge le contenu réutilisable d'un modèle à l'autre. Exemple : si le même contenu se trouve dans deux modèles, vous devez le mettre à jour dans les deux modèles.
- Si vous souhaitez partager automatiquement un modèle Docs avec un ensemble d'utilisateurs, vous pouvez partager un dossier dans Drive avec des utilisateurs individuels ou un groupe de sécurité et placer le nouveau modèle dans ce dossier.
- Docs ne prend pas automatiquement en charge la publication automatique à une date future. Si vous souhaitez conserver vos modifications jusqu'à une date précise, vous devez publier manuellement cette date.
- Docs ne prend pas en charge la modification simultanée ou la publication de modèles par plusieurs utilisateurs.
- Docs ne prend pas en charge le format de langue de droite à gauche (RTL).
- Lorsque vous créez un nouveau modèle, ce dernier sera disponible pour configuration dans le processus de gestion même si vous ne l'avez pas encore publié. Jusqu'à ce que vous le publiiez, le document généré à partir du rapport sera vierge. Nous vous recommandons de ne pas configurer de modèle en tant que processus de gestion avant de le publier.
- Si vous chargez un fichier de modèle déjà téléchargé, assurez-vous de le publier avant de le configurer dans le processus de gestion.
- Dans Drive, sélectionnezNouveau>Modèle de documentet nommez le modèle.Pour DocuSign, vous devez utiliser un nom avec Moins de 100 caractères. Pour Adobe Sign, les noms ne peuvent pas contenir de caractères spéciaux, tels que l'esperluette..Le cas échéant, Workday Docs définit automatiquement les rrésultant ddocument eexpiration ocompenser sur 10 ans ; cette valeur n'est pas modifiable pour le moment.
- Sélectionnez une source.Le sest le type de processus de gestion qui utilise l'étapeGénérer un documentpour le document. Exemple : le type de processus de gestionOffrepeut être un ssource.
- Sélectionnez une catégorie.Les catégories vous permettent d'organiser et de gérer différents types de document associés à des employés ou d'autres objets dans Workday. Vous pouvez utiliser la sécurité segmentée pour limiter les catégories de document. que afficher dans l'invite.
- (Facultatif) Sélectionner , pour ajouter une langue de base.Lorsque vousVous créez le modèle, Workday Docs définit la langue de base sur l'anglais.. Atoutes les nouvelles instances de langue use le contenu en anglais comme point de départ pour votre modèle traduit.PériodeVous enregistrez le changement dans la langue de base, toutes les nouvelles instances de langue que vous créez à partir du modèle de langue de base copient le nouveau contenu de la langue de base.Les instances de langue de modèle existantes conservent le même contenu.Nous recommandons d'effectuer toute modification de la langue de base séparément de l'ajout de nouvelles instances de langue dans la boîte de dialogue Langues. Si vous ouvrez la boîte de dialogue Langues, modifiez la langue de base, ajoutez des langues puis enregistrez, les nouvelles langues hériteront du contenu de la langue de base précédente et non de celle que vous venez de sélectionner.
- Ajoutez du contenu au modèle.Le modèle est initialement non publié.APubliéouModifications non publiéesL'indicateur s'affiche en haut du modèle pour indiquer le statut du contenu.
- (Facultatif) Ajouter nouveau les instances de langue pour le modèle en cliquant sur .Lorsque vous créez une instance de langue, Docs copie le contenu existant de la langue de base dans la nouvelle instance. Vous pouvez ensuite utiliser ce contenu comme guide et le remplacer manuellement par le contenu de la langue souhaitée.Vous pouvez créer et gérer le contenu traduit dans les en-têtes et les bas de page de la même manière que le contenu du modèle. Chaque langue a des en-têtes et des bas de page distincts.Les instances de langue n'ont pas d'exigences de langue spécifiques ; le nom de la langue est simplement un identifiant qui vous permet de suivre les instances de langue différentes dans le modèle.Si un document généré est envoyé à un utilisateur dont la langue privilégiée ne correspond à aucune des instances de langue définies, Workday envoie à cet utilisateur le document en langue de base.
- Cliquez surPublierpour rendre le contenu actuel actif dans le modèle.Période Vous publiez le modèle, les processus de gestion commencent à utiliser le modèle mis à jour lors de la génération de documents.Lorsque vous cliquez surPublier, si des erreurs existent dans le modèle :
- Un point rouge s'affiche en regard d'une langue dans la liste déroulante de l'éditeur de texte et dans la liste déroulante des en-têtes/ pieds de page si l'instance de langue contient une ou plusieurs erreurs dans les champs de données, règles de condition ou images.
- Une bordure rouge apparaît autour de la liste déroulante de l'éditeur de texte et de la liste déroulante des en-têtes/ pieds de page si une langue comporte des erreurs. La bordure rouge s'affiche jusqu'à ce que vous corrigiez toutes les erreurs dans toutes les instances de langue.
- Une bannière rouge et une case à cocher s'affichent dans le panneau de la règle de condition ou du champ de données, ce qui vous permet d'afficher uniquement les règles ou les champs contenant des erreurs.
- Apportez d'autres modifications au modèle si nécessaire. Dès que vous effectuez une modification, son statut prend la valeur Non publié et l'indicateur orangedes modifications non publiéess'affiche en haut du modèle. Vos modifications de modèle ne sont pas utilisées dans le processus de gestion tant que vous ne cliquez pas surPublierpour activer ces modifications.