Créer et publier des modèles Docs
Sécurité : domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
- Drive
- Docs
- Bibliothèque de documents
Gardez à l'esprit les éléments suivants lorsque vous créez et publiez des modèles :
- Si vous souhaitez partage/partager automatiquement un modèle Docs avec un ensemble d'utilisateurs, vous pouvez partage/partager un dossier dans Drive avec des utilisateurs ou un groupe de sécurité et placer le nouveau modèle dans ce dossier.
- Docs ne prend pas en charge la publication automatique à une date future. Si vous souhaitez reporter vos modifications jusqu'à une date précise, vous devez procéder à une publication manuelle à cette date.
- Docs ne prend pas en charge la modification ou la publication simultanée de modèles par plusieurs utilisateurs.
- Docs ne prend pas en charge le formatage de langue droit à gauche (RTL).
- Lorsque vous créez un nouveau modèle, ce dernier devient disponible pour configuration dans le processus de gestion, même si vous ne l'avez pas encore publié. Tant que vous ne l'avez pas publié, le document généré à partir de celui-ci sera vide. Nous vous recommandons de ne pas configurer un modèle dans un processus de gestion tant que vous ne l'avez pas publié.
- Si vous télécharger un fichier modèle déjà téléchargé, assurez-vous de le publier avant de le configurer dans le processus de gestion.
- Dans Drive, sélectionnezNouveau>Modèle de document, puis nommez le modèle.Pour DocuSign, vous devez utiliser un nom comportant moins de 100 caractères. Pour Adobe Sign, les noms ne peuvent pas contenir de caractères spéciaux, comme l'esperluette.
- Sélectionnez une source.La source est le type de processus de gestion qui utilise l'étapeGénérer un documentpour le document. Exemple : le type de processus de gestionOffrepeut être une source.
- Sélectionnez une catégorie.Les catégories vous permettent d'organiser et de gérer différents types de document associés à des employés ou à d'autres objets dans Workday. Vous pouvez utiliser des groupes de sécurité par segment pour limiter les catégories de document qui s'affichent dans l' invite.
- (Facultatif) Sélectionnez pour modifier/changer la langue de base.Lorsque vous créez le modèle, Workday Docs définit l'anglais comme langue de base . Toutes les nouvelles instances de langue utilisent le contenu en anglais comme point de départ pour votre modèle traduit.
- Ajouter du contenu au modèle.Le modèle est initialement non publié. Un indicateurModificationspubliéesou non publiées s'affiche en haut du modèle pour indiquer le statut du contenu.
- (Facultatif) Ajoutez de nouvelles instances de langue pour le modèle en cliquant sur .Lorsque vous créez une instance de langue , Docs copie le contenu existant à partir de la langue de base dans la nouvelle instance. Ensuite, vous utilisez ce contenu comme guide et le remplacez manuellement par le contenu dans la langue souhaitée.Vous créez et gérez le contenu traduit dans les en-têtes et les pieds de page de la même manière que le contenu du modèle. Chaque langue a des en-têtes et des pieds de page distincts.Si un document généré est envoyé à un utilisateur dont la langue privilégiée ne correspond à aucune des instances de langue définies, Workday envoie à cet utilisateur le document dans la langue de base .
- Cliquez surPublierpour activer le contenu actuel dans le modèle.Lorsque vous publiez le modèle, les processus de gestion commencent à utiliser le modèle mis à jour lors de la génération des documents.Lorsque vous cliquez surPublier, s'il existe des erreurs dans le modèle :
- Un point rouge s'affiche en regard d'une langue dans la liste déroulante de éditeur de texte et dans la liste déroulante En-têtes/pieds de page si l' instance de la langue contient une ou plusieurs erreurs dans les champs de données, les règles de condition ou les images.
- Une bordure rouge s'affiche autour de la liste déroulante de éditeur de texte et de la liste déroulante En-têtes/pieds de page si une langue contient une erreur. La bordure rouge s'affiche tant que vous n'avez pas corrigé toutes les erreurs dans toutes les instances de langue.
- Une bannière rouge et une case à cocher s'affichent dans le panneau de la règle de condition ou du champ de données, ce qui vous permet d'afficher uniquement les règles ou les champs contenant des erreurs.
- Apportez les modifications supplémentaires au modèle si nécessaire. Dès que vous apportez une modifier/changer à, son statut passe à non publié et l'indicateur orangeModifications non publiéess'affiche en haut du modèle. Vos modifications de modèle ne seront pas utilisées dans le processus de gestion tant que vous n'aurez pas cliqué surPublierpour activer ces modifications.