Concept : moteur d'optimisation de la planification

Le moteur d'optimisation utilise l'intelligence artificielle pour comparer de nombreux scénarios de planification possibles et générer le planning qui répond le mieux à vos besoins. Pour créer un planning, le moteur d'optimisation tient compte des facteurs suivants :

Besoins en demande de main-d'œuvre.
Caractéristiques de l'employé (qualifications, disponibilité et préférences, par exemple).
Configuration et objectifs professionnels.

Pour créer des plannings, le moteur d'optimisation établit des périodes de travail en déterminant leur durée, leur heure de début et leur heure de fin. Lorsque le moteur d'optimisation conçoit les périodes de travail, il affecte simultanément ces dernières à des employés qualifiés pour répondre aux besoins en demande de main-d'œuvre. Le moteur optimise également le planning de manière à atteindre autant que possible les objectifs de l'entreprise sans pour autant enfreindre de contrainte stricte.

Pour générer les plannings, le moteur d'optimisation s'appuie sur les données de demande de main-d'œuvre définies au niveau de l'organisation de planification. Vous définissez la demande de main-d'œuvre pour une organisation en indiquant les éléments suivants :

Type de travail qui doit être effectué.
Nombre d'employés nécessaires pour effectuer le travail.
Période spécifique pendant laquelle le travail doit être effectué.

La durée des périodes de travail est déterminée par une combinaison des paramètres de l'organisation de planification de niveau supérieur et de la demande de main-d'œuvre. Le moteur d'optimisation ne crée pas de périodes de travail qui ont lieu en dehors de la période requise par la demande de main-d'œuvre. Il ne crée pas non plus de périodes de travail qui ne respectent pas les validations de durée minimum ou maximum ni les règles relatives aux pauses repas que vous avez définies pour l'organisation de planification de niveau supérieur. En effet, le moteur d'optimisation crée des périodes de pause repas comme définies dans l'organisation de planification de niveau supérieur et tente de les échelonner pour couvrir au mieux les besoins. Si le paramètre de cohérence est supérieur à zéro, le moteur d'optimisation peut également créer des périodes de travail en fonction des heures de début et de fin du roulement d'un employé dans la période rétrospective.

Workday ne génère jamais de planning avec des périodes de travail non affectées. Si un employé n'est pas disponible pour être affecté à une période de travail, cette dernière n'est pas incluse dans le planning. Workday indique automatiquement les écarts de couverture entre la demande de main-d'œuvre et les périodes de travail générées et affectées. Workday signale également les situations où il risque d'y avoir une couverture des besoins exagérée ou, au contraire, insuffisante.

Le moteur d'optimisation crée uniquement des plannings qui n'enfreignent aucune des contraintes strictes fixes suivantes :

Disponibilité : si un employé a une absence ou une absence de longue durée sans incidence sur la planification qui chevauche la période de travail, l'employé est considéré comme non disponible.
Durée maximum d'une période de travail : une période de travail ne peut pas dépasser la durée maximum définie dans l'organisation de planification de niveau supérieur.
Repos minimum entre périodes de travail.
Durée minimum d'une période de travail : une période de travail doit avoir au moins la durée minimum définie dans l'organisation de planification de niveau supérieur.
Règles de pauses repas : une période de travail doit être conforme à la règle de pauses repas définie dans l'organisation de planification de niveau supérieur.
Une période de travail par jour : Workday n'affecte automatiquement un employé qu'à une seule période de travail par jour, même si l'employé occupe plusieurs postes ou a plusieurs affectations de marqueur de calendrier.
Aucun chevauchement de périodes de travail : un employé ne peut pas être affecté à plus d'une période de travail à la fois.
Qualification de marqueur de planning : pour pouvoir être affecté à une période de travail, un employé doit être qualifié pour la période de travail via l'affectation de marqueur de planning.

La seule fois où une contrainte stricte peut être enfreinte, c'est lorsque la cohérence est activée pour la semaine de planning en cours de génération. Dans ce cas, si une période de travail a été mise à jour manuellement pour enfreindre une règle d'horaire minimum ou maximum ou une règle de pause repas dans la période rétrospective, il se peut que cette violation soit reportée sur la semaine en cours de planification.

Il existe également des contraintes pouvant être assouplies, strictes ou non. Lorsqu'il ne s'agit pas de contraintes strictes, on les appelle des objectifs. Vous pouvez configurer si ces contraintes peuvent être assouplies (et traitées comme des objectifs) ou sont des contraintes strictes via les paramètres du planning :

Horaire hebdomadaire maximum.
Nombre maximum de jours ouvrés.

Si le moteur d'optimisation ne parvient pas à trouver une solution de planning qui n'enfreint pas une contrainte stricte, il peut assouplir les contraintes strictes Demande de main-d'œuvre et Horaire hebdomadaire minimum. Le moteur d'optimisation traite ces contraintes comme étant souples, afin de trouver une solution qui n'enfreint aucune des autres contraintes strictes.

Lorsque Workday Labor Optimization résout les contraintes strictes, il tente également d'atteindre les objectifs de l'entreprise définis au moment de la génération du planning. Les contraintes souples ajustables sont des objectifs que le moteur d'optimisation tente de respecter autant que possible. Lorsque le moteur d'optimisation respecte ces contraintes, il améliore la qualité et le score du planning. Toutefois, si les contraintes souples ne sont pas respectées, le moteur d'optimisation génère tout de même un planning. Les contraintes souples incluent les éléments suivants :

Cohérence
Couverture de la demande
Coût de la main-d'œuvre
Horaire hebdomadaire maximum
Horaire hebdomadaire minimum
Nombre maximum de jours ouvrés
Jours/heures privilégiés
Marqueurs de planning privilégiés
Horaire hebdomadaire privilégié

Les contraintes souples sont configurées par l'organisation de planification de niveau supérieur et pondérées sur une échelle de 0 à 100. Pour configurer le moteur d'optimisation afin qu'il ignore une contrainte souple, vous pouvez définir une pondération de zéro. Vous pouvez remplacer ces paramètres au niveau de l'employé. Les remplacements au niveau de l'employé sont prioritaires sur les paramètres du curseur au moment de la génération du planning.

Workday met à jour les pondérations intrinsèques qui déterminent l'importance relative de chacune des contraintes souples. Voici les pondérations intrinsèques de Workday, de la plus élevée à la plus faible :

Cohérence.
Horaire hebdomadaire maximum.
Horaire hebdomadaire minimum.
Nombre maximum de jours ouvrés.
Couverture de la demande.
Coût de la main-d'œuvre.
Horaire hebdomadaire privilégié.
Marqueurs de planning privilégiés.
Jours/heures privilégiés.

Ces paramètres sont automatiquement renseignés par la configuration des paramètres de l'organisation de planification de niveau supérieur.

Lorsque les responsables génèrent un planning, ils peuvent utiliser des curseurs pour contrôler les pondérations des différentes contraintes souples. Au départ, lorsqu'un planning est généré, Workday place automatiquement les curseurs en fonction des paramètres définis pour l'organisation de planification de niveau supérieur. Une fois que les responsables ont ajusté les paramètres des curseurs et généré le planning, Workday reporte les paramètres correspondants sur la semaine suivante.

La valeur de cohérence vous permet de créer des plannings qui sont des copies (identiques ou presque) d'une semaine à l'autre. La cohérence copie les heures de début et de fin des périodes de travail et les pauses repas, mais pas les marqueurs de planning. Si le paramètre de planification est supérieur à zéro, la cohérence sera plus fortement pondérée que toutes les autres contraintes souples.

Workday revient une ou deux semaines en arrière (selon la configuration de remplacement au niveau de l'organisation de planification de niveau supérieur) pour trouver un planning de référence à comparer. Si le planning de référence inclut des absences, Workday revient en arrière sur un autre cycle rétrospectif d'une ou deux semaines supplémentaires, pour trouver une semaine sans absence. Si Workday ne trouve aucun planning de référence pour un employé, le moteur d'optimisation ignore la cohérence pour cet employé.

Si le paramètre de cohérence est supérieur à zéro et qu'il existe une période de travail dans la semaine de référence pour laquelle vous avez manuellement remplacé une ou plusieurs des règles suivantes, Workday peut respecter le remplacement manuel et l'appliquer à la semaine en cours :

Pause repas.
Durée maximum d'une période de travail.
Durée minimum d'une période de travail.

Si une période de travail dans la semaine de référence n'est pas nécessaire pour répondre à la demande de main-d'œuvre de la semaine en cours, Workday peut quand même générer la période de travail dans la semaine en cours.

Une fois que le moteur d'optimisation a généré un planning, il lui attribue un score global en fonction des dimensions suivantes :

Cohérence.
Couverture.
Minimisation des coûts de main-d'œuvre.
Marqueurs de planning privilégiés des employés.
Horaire hebdomadaire privilégié des employés.

Workday fournit également un score pour chaque dimension et une description de la façon dont le planning respecte chaque dimension. Les pondérations de contraintes souples que vous avez définies n'affectent pas le score du planning ni les scores de chaque dimension. Exemple : vous définissez la pondération

Cohérence

sur

Faible

. Le moteur d'optimisation génère un planning qui inclut des périodes de travail qui ne sont pas cohérentes avec celles du cycle rétrospectif précédent. Par conséquent, le score de

Cohérence

affiché sera probablement mauvais (

Poor

).

Lorsque les employés peuvent prendre une période de travail sans enfreindre de contrainte stricte (telles que les disponibilités et les qualifications des marqueurs de planning), Workday les recommande comme employés de remplacement pour les périodes de travail existantes. Workday classe les employés recommandés en fonction de leur score de remplacement. Workday affiche un score de remplacement sous forme de pourcentage de

Correspondance

. Workday calcule ce pourcentage de

Correspondance

en tenant compte des facteurs suivants :

Les employés dont le taux de rémunération est plus élevé ou qui effectueront des heures supplémentaires sont considérés comme une correspondance faible.
Moins la période de travail correspond à l'horaire de travail privilégié d'un employé, plus son score de correspondance est faible.
Workday considère un employé comme adéquat si l'un de ses marqueurs de calendrier privilégiés existe dans la période de travail.